文秘崗位基礎專(zhuān)業(yè)知識
人類(lèi)在創(chuàng )造了文字的同時(shí),就開(kāi)始用文字(書(shū)面語(yǔ)言)進(jìn)行交流,用書(shū)面語(yǔ)言來(lái)記錄事件、發(fā)表議論、抒發(fā)情懷。隨著(zhù)時(shí)代的不斷進(jìn)步和人類(lèi)的探索和總結,逐步形成了幾種相對固定的書(shū)面語(yǔ)言表達方法,即記敘、議論、說(shuō)明、和抒情(描寫(xiě)),古今中外的所有用文字記錄的文體都離不開(kāi)這幾種基本表達方法。
在我國,無(wú)論是古代的先秦文學(xué)如諸子散文、詩(shī)經(jīng)、楚辭,還是唐詩(shī)、宋詞、元曲、明清小說(shuō)或其他文化現象中的各種文體,也無(wú)論是近代還是現代文化現象中的各種文體,都離不開(kāi)以上幾種表達方法。
,并非所有的文體都用這幾種方法,在文秘工作中占重要部分的公文,就只是多用記敘、說(shuō)明和議論,甚至連議論也用得很少,抒情和描寫(xiě)兩種方法幾乎不用。在這淵遠流長(cháng)、博大精深的文化領(lǐng)域中,雖然文秘涉及的范圍很廣:黨政機關(guān)、軍隊、企事業(yè)單位、人民團體等凡是有人群的地方都無(wú)處不在,但它僅僅是滄海一粟。而就是這小小的一席之地,在人們的書(shū)面語(yǔ)言交流中起著(zhù)舉足輕重的作用。
我們在座的都是從事企業(yè)管理的,雖不是專(zhuān)職文秘工作人員,但所做的工作中,有相當一部分涉及文秘工作,因此學(xué)習和探討文秘工作十分必要。我今天講的,有的教科書(shū)上有,有的教科書(shū)上沒(méi)有,是根據本人從事多年文字和新聞工作積累的點(diǎn)滴經(jīng)驗,并且,也是從本公司常用的、最基本的文秘工作出發(fā),注重于實(shí)用性和可操作性。因時(shí)間倉促,準備不充分,如有謬誤,以教科書(shū)為準。
在一個(gè)企業(yè)中,文秘工作具有十分重要的`作用,相關(guān)政策法規的宣傳貫徹、老總的指令、公司的決策、企業(yè)的理念、員工的聲音,規章制度、信息傳遞、社交關(guān)系、溝通聯(lián)絡(luò )等等,都會(huì )在文秘工作中體現出來(lái)。換句話(huà)說(shuō),企業(yè)文秘工作對內,在一定程度上可證明企業(yè)的實(shí)力,尤其是體現企業(yè)的文化底蘊,規范化運作程度;對外,可以擴大企業(yè)知名度,展示企業(yè)形象。
為什么這樣說(shuō)呢?以文秘工作中最基本的部分——公文為例,一份好的公文,對受文單位來(lái)說(shuō)影響重大,如果是質(zhì)量較高的報告或請示類(lèi)上行公文,可引起上級的高度重視,如果是通知、規定之內的下行公文,可發(fā)揮較好的指導監督作用;如果是公函、倡議、挑戰書(shū)之類(lèi)的平行公文,受文者一定不會(huì )等閑視之,而會(huì )慎重對待。當然,好的公文不僅是內容,形式也很重要。
形式即格式,一般說(shuō)來(lái),公文的格式是相對固定的,如果我們的公文格式不規范,內容再好也會(huì )影響到受文單位或個(gè)人的接受程度,最起碼第一印象就不好,一是認為發(fā)文單位不正規,其二是認為不嚴肅,對受文單位不尊重,特別是上行文,有些一看就不規范的公文,也許上級領(lǐng)導連看都不會(huì )看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。誰(shuí)還愿為你解決問(wèn)題和矛盾?由此可見(jiàn),企業(yè)文秘工作對于企業(yè)的發(fā)展和壯大息息相關(guān)。
文秘工作范圍較廣,包括公文寫(xiě)作、公文處理、檔案管理等等。這里的學(xué)問(wèn)很深,大學(xué)里有專(zhuān)門(mén)的學(xué)科,我們沒(méi)有時(shí)間和精力、也沒(méi)有必要去深究,從我們的工作實(shí)際出發(fā),只膚淺地探討一下我們平時(shí)所涉及的文秘工作。
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