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年度會(huì )議組織要點(diǎn)與代表座次大綱
年會(huì )是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績(jì)、聯(lián)系客戶(hù)的重要手段。通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶(hù)美好的體驗。下面，按照年會(huì )的七個(gè)環(huán)節（確定活動(dòng)立項/制定預算/選定會(huì )務(wù)代理/確定方案/確認實(shí)施細節/結算/總結），就年會(huì )的組織要點(diǎn)，綜述如下，供大家參考：
年會(huì )的組織有五個(gè)要素是我們必須首先確定的：預算、人數、參會(huì )人員組成、會(huì )議主要議題、會(huì )議時(shí)間，這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì )組織過(guò)程中選址、酒店、餐標、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預算環(huán)節，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì )議綜費、禮品，有的年會(huì )還要加上會(huì )后的旅游預算。
選定會(huì )務(wù)代理是組織年會(huì )便捷可靠的方法。第一，可以節省預算，花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì )分為:門(mén)市價(jià)、前臺折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì )議團價(jià)、旅游團價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì )務(wù)公司報價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節省時(shí)間、簡(jiǎn)化操作流程。專(zhuān)業(yè)的會(huì )展代理對酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì )組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì )務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應該可以很快報出初步的預算供您參考。第三，更好地協(xié)調酒店關(guān)系，以保障會(huì )議的順利進(jìn)行。年會(huì )的組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調工作的系統工程。會(huì )務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會(huì )務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會(huì )務(wù)活動(dòng)人數眾多（比如用房數在100間以上）,而酒店在前一天是滿(mǎn)房的情況下,就會(huì )造成大批客人到店后無(wú)法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì )務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(mén)（前臺、禮賓部、客房部等）進(jìn)行協(xié)調,以解決入住問(wèn)題.又或者在會(huì )場(chǎng)搭建時(shí)的提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間,需要和酒店工程部、宴會(huì )廳及保安部進(jìn)行協(xié)調,如果沒(méi)有會(huì )務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì )增加很大的難度.
在確定方案環(huán)節,首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì )議議程當中。主會(huì )場(chǎng)、舞臺及背景搭建、節目選擇、餐標及菜單、房間、接送機、會(huì )后旅游這七項是在這一環(huán)節最須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認實(shí)施細節了。首先，要創(chuàng )建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內容要包括以下幾個(gè)方面：
1、邀請的貴賓及確認其成行；
2、舞臺設計、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書(shū)工作、會(huì )議資料的準備；
4、房間分配表；
5、用餐（餐標、菜單、主桌、臺卡）；
6、交通安排；
7、各項工作的負責人及聯(lián)絡(luò )方式；
8、支付各項定金的時(shí)間表；
9、表演者的邀請及確認；
10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；
11、會(huì )務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。
在檢查準備工作的時(shí)候，關(guān)鍵點(diǎn)是：圍繞年會(huì )的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動(dòng)是否夠豐富、夠突出。在客戶(hù)年會(huì )上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。
在結算環(huán)節，關(guān)鍵是在活動(dòng)進(jìn)行過(guò)程當中，要事先指定專(zhuān)人在酒店的每個(gè)消費場(chǎng)所簽單確認。比如自助餐的用餐人數、用車(chē)的時(shí)間及里程、洗衣及長(cháng)途電話(huà)費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會(huì )議茶歇的人數等等。一般而言，酒店的各項預定都有保證人數的要求，在預計人數的5-10％以?xún)�，酒店是可以靈活處理的。
總結報告的內容應該包括此次活動(dòng)是否達到了預期目的，預算執行情況、對會(huì )務(wù)代理的服務(wù)評價(jià)、不足和建議。
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