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接待首長(cháng)接見(jiàn)禮儀
任務(wù)繁雜。來(lái)訪(fǎng)者有的是事先約定，有的是突然造訪(fǎng);有的是首長(cháng)認識，有的是首長(cháng)不認識;有的是首長(cháng)的遠親，有的是首長(cháng)的老上級、老戰友、老部下;有的是第一次來(lái)訪(fǎng)，有的是三次五次還會(huì )再來(lái);有的是代表一級組織，有的是代表個(gè)人或家庭;有的是專(zhuān)程看望，有的是前來(lái)挑刺;有的是衣錦還鄉，有的是上門(mén)求助;如此等等，繁瑣而又麻煩。有的來(lái)訪(fǎng)，首長(cháng)親自出面接待;有的來(lái)訪(fǎng)，首長(cháng)不便出面接待;有的來(lái)訪(fǎng)，首長(cháng)脫不開(kāi)身無(wú)法出面接待。所有這些，都需要秘書(shū)去辦理。
工作具體。人來(lái)了，要接送、要吃住、要辦事。來(lái)人層次不同，要求各異。如何安置處理不僅費心思而且費體力，哪一個(gè)環(huán)節沒(méi)想到、沒(méi)說(shuō)到、沒(méi)跑到都可能出差錯。來(lái)人會(huì )說(shuō)“不熱情”“不講交情”“忘恩負義”等，對首長(cháng)有想法。首長(cháng)會(huì )說(shuō)“粗心大意”“不懂禮貌”“不考慮影響”等，對秘書(shū)不滿(mǎn)意。
問(wèn)題棘手。一是碰到不講理的人。本來(lái)事情的處理是公道的、正確的，秘書(shū)的接待也是恰當的，可他就是不聽(tīng)不從，與你吵鬧。二是與首長(cháng)沾親帶故的人。他們中有的與首長(cháng)家庭關(guān)系密切，有的與首長(cháng)家庭很疏遠，秘書(shū)的分寸很難把握。軟了不行，硬了也不行;輕了不行，重了也不行。三是過(guò)去受過(guò)不公正對待的人。由于種種原因，他們當年受過(guò)不公正對待，現在找來(lái)算老賬。
接待首長(cháng)接見(jiàn)禮儀：接待工作的原則
一視同仁。所謂一視同仁，講的是態(tài)度上，對每個(gè)來(lái)訪(fǎng)者都要以禮相待。不論上、下、內、外的來(lái)訪(fǎng)者，都一樣的熱情。要改變門(mén)難進(jìn)、人難見(jiàn)、臉難看、話(huà)難聽(tīng)、事難辦的衙門(mén)作風(fēng)。做到“一請坐、二倒茶、三問(wèn)好、四辦事、五送客”。有的秘書(shū)品行不正，表現出一些問(wèn)題。例如：上面來(lái)的討好，下邊來(lái)的生硬;有權的來(lái)了重禮厚待，無(wú)權的來(lái)了不聞不問(wèn);認識的來(lái)了熱情，不認識的來(lái)了冷淡;穿著(zhù)好的來(lái)了彬彬有禮，穿著(zhù)差的來(lái)了愛(ài)理不理;如此等等，沒(méi)有做到一視同仁。
用語(yǔ)文明。每個(gè)人都有受人尊重的心理需要，來(lái)訪(fǎng)者表現得就更為明顯，不管抱著(zhù)什么目的來(lái)，都希望得到尊重或理解。秘書(shū)在接待中講究談話(huà)的藝術(shù)，用語(yǔ)文明，就會(huì )使來(lái)訪(fǎng)者心理上的需要得到某種滿(mǎn)足，這就為接待工作奠定了良好的基礎。
用語(yǔ)文明，首先要富有情感。話(huà)不在多，有情則靈。伴之以平易近人的神態(tài)、和藹可親的笑容、謙虛溫和的語(yǔ)調，就能產(chǎn)生良好效應。其次要始終如一。在正常情況下，秘書(shū)都能做到用語(yǔ)文明。但在自己受罵、受辱的情況下還能這樣，就需要很高的個(gè)人修養。能做到這一點(diǎn)，不敢說(shuō)能把“硬漢說(shuō)哭，憂(yōu)婦說(shuō)笑，蠻者說(shuō)服”，至少也可以使氣氛融洽，不出現尷尬。再次還需要正確的肢體語(yǔ)言相配合。肢體語(yǔ)言不僅能傳遞信息，而且會(huì )影響人際互動(dòng)。例如笑臉相迎(面部語(yǔ)言)、熱情握手(手部語(yǔ)言)、側身讓座(軀干語(yǔ)言)等。再如坐的距離不能太遠也不能太近，太遠了有敬而遠之之感，太近了有缺乏敬重之感。又如邊聽(tīng)邊記、不時(shí)點(diǎn)頭、眼睛不東張西望等，都會(huì )使來(lái)訪(fǎng)者感到熱情而莊重，產(chǎn)生好感和信任感。
認真負責。對來(lái)訪(fǎng)者的談話(huà)，要認真聽(tīng)、記，不能敷衍了事。要弄清問(wèn)題的原委和性質(zhì)，該上報的上報，該解釋的解釋?zhuān)撧k理的馬上辦理。要按正式程序處理接待中的問(wèn)題，設身處地為來(lái)訪(fǎng)者著(zhù)想，絕不能踢皮球或欺騙對方。認真負責還表現為實(shí)事求是，堅持原則。介紹成績(jì)不夸大，談到不足不掩飾，匯報情況有充分的事實(shí)做依據。不信口開(kāi)河，不隨便表態(tài)，能辦到的努力辦，辦不到的不許愿。對拿不準的問(wèn)題、重大原則問(wèn)題一定要經(jīng)過(guò)請示才能答復辦理。
勤儉節約。堅決反對大吃大喝，鋪張浪費，講排場(chǎng)，擺闊氣，超標準，搞特殊。一個(gè)客人九個(gè)陪，來(lái)時(shí)接風(fēng)，中間宴請，走時(shí)送行，幾頓飯就把一年的血汗錢(qián)吃完了。熱情不只表現在吃、住、行上，更重要的是態(tài)度的誠懇和尊重，這樣才是既禮貌又節儉。
內外有別。來(lái)訪(fǎng)者代表組織還是代表個(gè)人，是老同志還是后來(lái)人，是家人還是外人等，接待時(shí)要有區別。要嚴守紀律，注意保密。能講還是不能講，能多講還是應少講，要內外有別，這一點(diǎn)上不能“一視同仁”。
接待首長(cháng)接見(jiàn)禮儀：接待工作的技巧
對上級機關(guān)來(lái)人的接待。上級機關(guān)來(lái)人，主要是了解情況、視察工作、檢查指導。秘書(shū)應立即向首長(cháng)報告，由首長(cháng)出面接待。來(lái)人向秘書(shū)問(wèn)起情況時(shí)，不要對肯定或否定的問(wèn)題夸夸其談，應只作簡(jiǎn)要匯報，詳細情況由首長(cháng)和有關(guān)部門(mén)匯報。對上級來(lái)人的接待，秘書(shū)的任務(wù)重點(diǎn)是安排吃、住、行，溝通首長(cháng)和有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系。對于吃、住、行和有關(guān)活動(dòng)的安排，除按有關(guān)規定標準辦理外，還應請示首長(cháng)，看有什么具體交代，不要自作主張。
對下級機關(guān)來(lái)人的接待。下級來(lái)人一般目的有這幾種：一是匯報請示工作;二是反映一些重大問(wèn)題;三是找首長(cháng)辦些私事。秘書(shū)接待時(shí)要詳細記錄，記準記實(shí)。要問(wèn)清情況，有價(jià)值的可以錄音，或寫(xiě)成匯報稿、文字材料等，同時(shí)盡快給首長(cháng)匯報，以便答復來(lái)訪(fǎng)者。下級匯報的情況是首長(cháng)決策的重要參考，不能馬虎。來(lái)辦私事不便直說(shuō)的，秘書(shū)可轉告首長(cháng)后另行安排見(jiàn)面時(shí)間。
對外單位來(lái)人的接待。這項接待非常重要，不僅涉及雙方的關(guān)系，也涉及互通情況、相互學(xué)習借鑒的問(wèn)題。秘書(shū)要先問(wèn)明情況，了解身份，以此來(lái)作安置�？梢暽矸莺鸵蠓謩e介紹給有關(guān)首長(cháng)或部門(mén)對口接待。談話(huà)要有余地，遵守有關(guān)規定，不能自以為是，順口就答“首長(cháng)可以接見(jiàn)”，結果不符合首長(cháng)意圖。
對新聞單位來(lái)人的接待。新聞單位來(lái)人采訪(fǎng)，秘書(shū)在接待中要盡量多提供方便，少提供“新聞”。多提供方便主要是住和行，少提供“新聞”主要是一些內部情況等，不宜公開(kāi)的不說(shuō)。在介紹有關(guān)情況時(shí)應防止作假，為了上報紙、上電視，任意拔高、夸大，甚至無(wú)中生有。這樣做一時(shí)痛快，但可能要犯錯誤。
對首長(cháng)親戚朋友的接待。一當上首長(cháng)，親戚朋友似乎就多了，有些根本不認識，也找上門(mén)來(lái)。有的人來(lái)時(shí)，首長(cháng)事先知道，有的則是突然登門(mén)。秘書(shū)要先接待，同時(shí)匯報給首長(cháng)或其家屬，看如何接待，再去安置。無(wú)論如何，都要精心辦理，不能馬虎。
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