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金正昆談禮儀電話(huà)禮儀
打電話(huà)時(shí)，需注意以下幾點(diǎn)：
【要選好時(shí)間】
打電話(huà)時(shí)，如非重要事情，盡量避開(kāi)受話(huà)人休息、用餐的時(shí)間，而且最好別在節假日打擾對方。
【要掌握通話(huà)時(shí)間】
打電話(huà)前，最好先想好要講的內容，以便節約通話(huà)時(shí)間，不要現想現說(shuō)，“煲電話(huà)粥”，通常一次通話(huà)不應長(cháng)于3分鐘，即所謂的“3分鐘原則”。
【態(tài)度友好】通話(huà)時(shí)不要大喊大叫，震耳欲聾。
【用語(yǔ)規范】通話(huà)之初，應先做自我介紹，不要讓對方“猜一猜”。請受話(huà)人找人或代轉時(shí)，應說(shuō)“勞駕”或“麻煩您”，不要認為這是理所應當的。
國際商務(wù)運作離不開(kāi)電話(huà)這一便捷的通訊工具，當你的聲音通過(guò)話(huà)筒傳向世界各地時(shí)，是否也能做到彬彬有禮? 語(yǔ)調的魅力用清晰而愉快的語(yǔ)調接電話(huà)能顯示出說(shuō)話(huà)人的職業(yè)風(fēng)度和可親的性格。雖然對方無(wú)法看到你的面容，但你的喜悅或煩躁仍會(huì )通過(guò)語(yǔ)調流露出來(lái)。打電話(huà)時(shí)語(yǔ)調應平穩柔和、安詳，這時(shí)如能面帶微笑地與對方交談，可使你的聲音聽(tīng)起來(lái)更為友好熱情。千萬(wàn)不要邊打電話(huà)邊嚼口香糖或吃東西。
【得體的問(wèn)答來(lái)電】
應在第二聲鈴響之后立即接聽(tīng)，在禮貌問(wèn)候對方之后應主動(dòng)報出公司或部門(mén)名稱(chēng)以及自己的姓名，切忌拿起電話(huà)劈頭就問(wèn)：“喂，找誰(shuí)?”同樣，來(lái)電話(huà)人需要留話(huà)也應以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言清晰地報出姓名、單位、回電號碼和留言。結束電話(huà)交談時(shí)，通常由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別。無(wú)論什么原因電話(huà)中斷，主動(dòng)打電話(huà)的一方應負責重撥。
電話(huà)留言在商業(yè)投訴中，不能及時(shí)回電話(huà)最為常見(jiàn)。為了不喪失每一次成交的機會(huì )，有的公司甚至作出對電話(huà)留言須在一小時(shí)之內答復的規定。一般應在24小時(shí)之內對電話(huà)留言給予答復，如果回電話(huà)時(shí)恰遇對方不在，也要留言，表明你已經(jīng)回過(guò)電話(huà)了。如果自己確實(shí)無(wú)法親自回電，應托付他人代辦。
【留意時(shí)差】
打電話(huà)前要搞清地區時(shí)差以及各國工作時(shí)間的差異，不要在休息日打電話(huà)談生意，以免影響他人休息。即使客戶(hù)已將家中的電話(huà)號碼告訴你，也盡量不要往家中打電話(huà)。
【恰當地使用電話(huà)】
在美國你可以通過(guò)電話(huà)向一個(gè)素不相識的人推銷(xiāo)商品，而在歐洲、拉美和亞洲國家，電話(huà)促銷(xiāo)或在電話(huà)中長(cháng)時(shí)間地談生意就難以讓人接受。發(fā)展良好商務(wù)關(guān)系的最佳途徑是與客戶(hù)面對面地商談，而電話(huà)主要用來(lái)安排會(huì )見(jiàn)。當然一旦雙方見(jiàn)過(guò)面，再用電話(huà)往來(lái)就方便多了。
【禁忌在接電話(huà)時(shí)切忌使用“說(shuō)!”“講!”】
說(shuō)、講是一種命令式的方式，即難讓人接受，又不禮貌。有的人在接聽(tīng)電話(huà)時(shí),一接起電話(huà)馬上說(shuō):“說(shuō)”或“講”, 或者多加一兩個(gè)字“聽(tīng)到，說(shuō)!”
這種行為在公司、企業(yè)內部也許還可以理解，由于某種原因工作繁忙，時(shí)間緊張，沒(méi)有太多的時(shí)間應對電話(huà)，希望對方直截了當，別浪費時(shí)間。但這種硬邦邦的電話(huà)接聽(tīng)方式顯得過(guò)于粗魯無(wú)禮，有一種盛氣凌人的氣勢，好像是擺架子。給人的感覺(jué)是“有什么話(huà)快說(shuō)，老子沒(méi)空和你在電話(huà)里啰嗦!
有的人對這樣的電話(huà)應答方式也懶得再“說(shuō)”，干脆一聲不吭將電話(huà)掛了。本來(lái)還想聯(lián)系一些業(yè)務(wù)或者提供一些信息，一聽(tīng)他這口氣就不舒服，說(shuō)了等于白說(shuō)，這種人懶得理他。
大家每個(gè)人都希望別人以禮相待，有誰(shuí)愿意同不懂得禮貌的人打交道呢?所以，在接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，一定要注意應有的禮貌。
【重要的第一聲】
當打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì )很愉快，使雙方對話(huà)能順利展開(kāi)，對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì )給電話(huà)禮儀對方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)：“你好， 這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會(huì )有好印象。因此要記住，接電話(huà)時(shí)，應有“代表單位形象”的意識。
【要有喜悅的心情】
打電話(huà)時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調中也會(huì )被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì )影響聲音的變化， 所以即使在電話(huà)中，也要抱著(zhù)“對方看著(zhù)”的心態(tài)去應對。
打電話(huà)過(guò)程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽(tīng)”得出來(lái)。如果你打電話(huà)的時(shí)候，彎著(zhù)腰躺在椅子上，對方聽(tīng)你的聲音就是懶散的，無(wú)精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì )親切悅耳，充滿(mǎn)活力。因 此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。
【迅速準確的接聽(tīng)】
現代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應準確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內接聽(tīng)。電話(huà)鈴聲響一聲大約3秒種，若長(cháng)時(shí)間無(wú)人接電話(huà)，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時(shí)心里會(huì )十分急躁，你的 單位會(huì )給他留下不好的印象。即便電話(huà)離自己很遠，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個(gè)辦公室工作人員都應該養成的。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應該先向對方道歉，若電話(huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂”了一聲，對方會(huì )十分不滿(mǎn)，會(huì )給對方留下惡劣的印象。
【認真清楚的記錄】
隨時(shí)牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指① When何時(shí)② Who何人③ Where何地 ④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話(huà)，接電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5WIH技巧。
【了解來(lái)電話(huà)的目的】
上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話(huà)都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。首先應了解對方來(lái)電的目的，如自己無(wú)法處理， 也應認真記錄下來(lái)，委婉地探求對方來(lái)電目的，就可不誤事而且贏(yíng)得對方的好感。
【掛電話(huà)前的禮貌】
要結束電話(huà)交談時(shí)，一般應當由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。
接聽(tīng)電話(huà)不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會(huì )。無(wú)論是打電話(huà)還是接電話(huà)，我們都應做到語(yǔ)調熱情、大方自然、聲量適中、表達清楚、簡(jiǎn)明扼要、文明禮貌。
【及時(shí)接】
一般來(lái)說(shuō)，在辦公室里，電話(huà)鈴響3遍之前就應接聽(tīng)，6遍后就應道歉：“對不起，讓你久等了�！比绻茉�(huà)人正在做一件要緊的事情不能及時(shí)接聽(tīng)，代接的人應妥為解釋。如果既不及時(shí)接電話(huà)，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽(tīng)電話(huà)會(huì )給對方留下好印象，讓對方覺(jué)得自己被看重。
【確認對方】
對方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì )自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應該主動(dòng)問(wèn)：“請問(wèn)您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習慣的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒盤(pán)問(wèn)一句：“喂!哪位?”這在對方聽(tīng)來(lái)，陌生而疏遠，缺少人情味。接到對方打來(lái)的電話(huà)，您拿起聽(tīng)筒應首先自我介紹：“你好!我是某某某�！比绻麑Ψ秸业娜嗽谂赃�，您應說(shuō)：“請稍等�！比缓笥檬盅谧≡�(huà)筒，輕聲招呼你的同事接電話(huà)。如果對方找的人不在，您應該告訴對方，并且問(wèn)：“需要留言嗎?我一定轉告!”
【講究藝術(shù)】
接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應注意使嘴和話(huà)筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細傾聽(tīng)對方的講話(huà)。
最后，應讓對方自己結束電話(huà)，然后輕輕把話(huà)筒放好。不可“啪——”的一下扔回原處，這極不禮貌。最好是在對方之后掛電話(huà)。
【調整心態(tài)】
當您拿起電話(huà)聽(tīng)筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會(huì )藏在聲音里。親切、溫情的聲音會(huì )使對方馬上對我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著(zhù)臉，聲音會(huì )變得冷冰冰。
打、接電話(huà)的時(shí)候不能叼著(zhù)香煙、嚼著(zhù)口香糖;說(shuō)話(huà)時(shí)，聲音不宜過(guò)大或過(guò)小，吐詞清晰，保證對方能聽(tīng)明白。
【左手接聽(tīng)】
便于隨時(shí)記錄有用信息。
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