做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考論文
【摘要】本文闡述了作為一名高校的教學(xué)秘書(shū)在教務(wù)管理過(guò)程中應具備的素質(zhì)及能力。重點(diǎn)從獨立學(xué)院的特殊性出發(fā),分析獨立學(xué)院在人員方面存在的三大特點(diǎn),提出做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作應培養的四種能力。
【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院 教學(xué)秘書(shū) 能力
教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理環(huán)節中最基層的管理者、實(shí)踐者、服務(wù)者和信息反饋者。在獨立學(xué)院中,教學(xué)秘書(shū)是各系基層教學(xué)管理人員,是系里不可或缺的教學(xué)管理者,也是教務(wù)部與各系聯(lián)系的紐帶。教學(xué)秘書(shū)的工作是一項平凡而又復雜但重要的工作,它直接影響整個(gè)學(xué)校教學(xué)工作的開(kāi)展。教學(xué)秘書(shū)的素質(zhì)及管理能力在一定程度上直接影響這個(gè)教學(xué)活動(dòng)的運行,與學(xué)校的教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量密切相關(guān).
1 對于任何一所高校的教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)都應該具備以下的素質(zhì)及能力:
1.1 熱情認真,真誠對待
因為教務(wù)管理工作本身具有繁瑣的一大特點(diǎn),所以作為一名最基礎的教務(wù)管理工作者,首先要有熱愛(ài)本工作的熱情之心,這樣在工作中才能積極應對,更好地發(fā)揮自己。而因為工作中遇到瑣碎的事情比較多,且工作比較重要,若出現小的差錯就會(huì )影響到整個(gè)教學(xué)工作,因此認真就顯地尤為重要。同時(shí),教學(xué)秘書(shū)的工作需要與領(lǐng)導、老師、學(xué)生進(jìn)行不斷地溝通,所以在工作地過(guò)程中,教學(xué)秘書(shū)因真誠對待自己需處理的事情及接觸的老師及學(xué)生。
1.2 熟悉教學(xué)管理工作流程,合理安排相關(guān)工作
教學(xué)秘書(shū)從事的教務(wù)管理工作具有時(shí)效性強的一大特點(diǎn)。不同學(xué)期卻都主要包括三個(gè)階段的內容
1)學(xué)期初的教學(xué)準備工作(包括學(xué)生注冊、開(kāi)學(xué)教學(xué)準備、開(kāi)學(xué)初教學(xué)檢查、退補選及重修工作以及上學(xué)期相關(guān)教學(xué)資料的整理)
2)期中階段,主要是期中教學(xué)檢查,安排下學(xué)期課程及教材等征訂工作
3)期末工作安排,主要包括期末教學(xué)檢查、期末考試相關(guān)工作。當然除了固定流程的內容外,其實(shí)每個(gè)學(xué)期都有零散或者特殊的工作。所以說(shuō)熟悉這個(gè)流程,相關(guān)工作進(jìn)程是很順利的,但也需要學(xué)會(huì )應對突發(fā)的、臨時(shí)的事宜。
1.3 注重工作的協(xié)調與平衡
教學(xué)秘書(shū)的管理工作涉及的部門(mén)和人員較多。既要承擔教務(wù)部指定的任務(wù),又要做好系的相關(guān)教學(xué)管理工作;既要與教師溝通又要與學(xué)生聯(lián)系;既要與本部門(mén)的人員聯(lián)系,又需要與其他部門(mén)人員溝通;既有常規的日常管理工作,又有突發(fā)臨時(shí)的事件。因此需要教學(xué)秘書(shū)在工作過(guò)程中做好協(xié)調與平衡,根據事情的輕重緩急來(lái)區別對待及處理。
1.4 注重檔案管理
教學(xué)秘書(shū)不僅僅要做好對事情的管理,更要做好對檔案的管理。檔案管理主要分為兩種:紙質(zhì)材料和電子文件。紙質(zhì)材料是目前常用的歸檔及查閱資料也是將來(lái)教學(xué)評估的必要資料,因此一定要做好相應的管理工作。紙質(zhì)材料主要可以分為:教學(xué)日志管理、試卷管理、成績(jì)管理、畢業(yè)論文管理、日常教務(wù)文件管理、教學(xué)教改文件管理。同時(shí)可以根據學(xué)年或者學(xué)期對以上材料進(jìn)行歸檔。由于現在工作中電子文件傳輸的頻繁與普遍性,因此也需增加對電子文件的整理歸類(lèi)。
2 然而,獨立學(xué)院采用的是民辦機制,具有機制靈活、自負盈虧的特點(diǎn)。具體分析,其在人員方面主要呈現出以下三大特點(diǎn)
2.1 教務(wù)管理人員少,工作量大
由于獨立學(xué)院需要自負盈虧,具有明顯的“人少多辦事”的特點(diǎn)。教務(wù)管理人員少,每個(gè)系的教學(xué)秘書(shū)也嚴格按照學(xué)生比例進(jìn)行安排。而教務(wù)管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到民辦教學(xué)的經(jīng)濟和社會(huì )效益,學(xué)院需要最大限度的發(fā)揮現有資源的作用,對應的教務(wù)管理人員及教學(xué)秘書(shū)就需要最大的發(fā)揮自己的能力和效用,所以從總體來(lái)看,教務(wù)管理者的工作量比較大。
2.2 學(xué)生文化基礎等方面相對較弱,但個(gè)性強,較難管理
獨立學(xué)院每年所招的學(xué)生整體的水平是低于公辦本科所招收的學(xué)生。學(xué)生的文化素質(zhì)及其他能力相比呈現略差的特點(diǎn),但他們的個(gè)性強烈,學(xué)習自由散漫,因此在教務(wù)管理過(guò)程中容易出現更多的問(wèn)題,這在一定程度上也就加大了教學(xué)秘書(shū)平時(shí)管理以及相關(guān)工作的量度和難度。
2.3 教師資源有限,有較多的母體學(xué)校的老師及一定的外聘教師
由于獨立學(xué)院比較重視資源的合理配置及優(yōu)化重組,獨立學(xué)院的師資主要有三部分組成:一是獨立學(xué)院所聘用的教師,二是母體學(xué)校的教師(占了比較大的比例),三是部分外聘教師。由于師資隊伍的復雜及特殊性,對于同一問(wèn)題或者教學(xué)管理上,教學(xué)秘書(shū)需要采取不同的溝通方式或者溝通時(shí)間,這就在一定程度上增加了獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作量。
3 目前,隨著(zhù)獨立學(xué)院辦學(xué)自主性的加大以及學(xué)院二級管理,獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)的工作被賦予了更多新的內容
因此,筆者認為基于獨立學(xué)院的特殊性,獨立學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)除了應具備教學(xué)秘書(shū)的基本素質(zhì)和能力外,更應注重以下幾種能力的`培養
3.1 注重相互交流,提高工作效率
相對與其他公辦的高校來(lái)說(shuō),在獨立學(xué)院從事教學(xué)秘書(shū)工作的人員都是從高校剛畢業(yè)的,工作經(jīng)驗不是很豐富。同時(shí),獨立學(xué)院本身也是處于一個(gè)發(fā)展階段,會(huì )遇到很多教學(xué)問(wèn)題,或者出現完全不同于公辦學(xué)校的教學(xué)現象,所以不同系的教學(xué)秘書(shū)的相互溝通顯得尤為重要。通過(guò)溝通交流能學(xué)到好而快的工作方法,從而有效地提高工作效率。
3.2 加強細節管理,注重尋求輔導員的協(xié)助配合
由于學(xué)生基礎相對較差,對自己學(xué)業(yè)不是很重視。這就需要教學(xué)秘書(shū)對學(xué)生管理工作做的更為細致。同時(shí)由于學(xué)生的個(gè)性問(wèn)題,學(xué)業(yè)方面的管理也可以尋求輔導員的配合,做好相應的教育和管理工作。比如說(shuō),畢業(yè)學(xué)生學(xué)分審核問(wèn)題。雖然首先是學(xué)生的自我審核,但更需要教學(xué)秘書(shū)仔細并且多次審核。發(fā)現學(xué)分問(wèn)題后,還要與其及時(shí)聯(lián)系。針對于問(wèn)題比較多的學(xué)生,應通過(guò)輔導員協(xié)助配合做好相關(guān)提醒工作,從而為其正常畢業(yè)做好保障。
3.3 注重溝通的方式方法
因為獨立學(xué)院的師資力量很大一部分是由母體學(xué)校的老師組成,但是他們除了有課的時(shí)間,平時(shí)都不會(huì )來(lái)獨立學(xué)院,并且存在一種我是“外聘”老師的心理,所以很多工作不能及時(shí)或者積極完成。這就需要教學(xué)秘書(shū)注意與這些老師的溝通方式和方法。比如說(shuō)教學(xué)日歷的收集,應該在規定的時(shí)間內提早一周,并且是通過(guò)郵箱及短信的提醒。對于外聘教師更應如此,要特別注意時(shí)間問(wèn)題,爭取提早適時(shí)地通知,并特別注意提醒時(shí)語(yǔ)言的表達。
3.4 學(xué)會(huì )提議參謀
雖然教學(xué)秘書(shū)工作的性質(zhì)一貫被定義為任務(wù)的執行者,或者有時(shí)候甚至被認為就是“傳話(huà)筒”。但隨著(zhù)越來(lái)越多的獨立學(xué)院二級管理,以及教學(xué)秘書(shū)對工作的熟悉及對各類(lèi)信息的掌握,有時(shí)候完全可以為系主任針對具體的教學(xué)問(wèn)題提出一定的建議,以便更好更快的解決相關(guān)問(wèn)題。
總之教學(xué)秘書(shū)是一項服務(wù)工作,我們需要在實(shí)踐中不斷提高服務(wù)意識、總結經(jīng)驗、勇于創(chuàng )新,從而有效地提高服務(wù)效率和質(zhì)量,為整個(gè)教學(xué)活動(dòng)的正常地運行及教學(xué)質(zhì)量的提高建立良好的基礎。
參考文獻
[1] 張楚珊.淺談如何提高獨立學(xué)院系部教務(wù)管理能力[J]科教文化.2009(4):76.
[2] 房文娟,何如海.基于獨立學(xué)院學(xué)生特點(diǎn)的教學(xué)管理研究[J]安徽農業(yè)大學(xué)學(xué)報.2009(18):92-95.
[3] 李婭妮.淺談如何做好民辦獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)[J]哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報.2006(6):52-53.
[4] 陳娜,張彥通.對獨立學(xué)院教學(xué)管理工作若干問(wèn)題的分析[J].理工高教研究,2005(24):64—65.
[5] 何穎,周松青.對提升獨立學(xué)院教學(xué)管理水平探析[J].湖南科技學(xué)院學(xué)報,2006(27):254—255.
【做好獨立學(xué)院教學(xué)秘書(shū)工作的幾點(diǎn)思考論文】相關(guān)文章：
于國畫(huà)臨摹教學(xué)的幾點(diǎn)思考論文07-12
有關(guān)獨立學(xué)院鋼琴教學(xué)的論文04-03
養成教育在獨立學(xué)院的實(shí)踐與思考論文01-03
試析兒童鋼琴教學(xué)的幾點(diǎn)思考論文07-09