管理規范化面向信息化的功能拓展論文
摘要：通過(guò)管理規范的制定和實(shí)行，以形成管理運行的良好秩序是管理的基本手段和過(guò)程。信息化對管理規范化既有推動(dòng)作用，也提出了支撐性的要求。面向信息化的深入發(fā)展，管理規范化應實(shí)現有效的功能拓展，以確保管理信息化穩步持續的發(fā)展，并提高管理規范化自身的質(zhì)效。
關(guān)鍵詞：信息化；管理規范化；功能拓展
管理規范化，作為組織管理制度化建設的有機組成部分，是組織管理的一項經(jīng)常性工作。任何企業(yè)或政府部門(mén)要形成正規的管理秩序，長(cháng)期保持健康穩定發(fā)展，勢必要經(jīng)歷管理規范化環(huán)節。不同時(shí)期的管理規范化，有其不同的特點(diǎn)。面對信息化的特殊要求和有利條件，管理規范化需要在功能上有所拓展，以其與信息化的蓬勃發(fā)展相適應，同時(shí)實(shí)現自身的發(fā)展。
1基本概念界定
1.1管理工作規范
規范，作為日常用語(yǔ)，一般是指對討論對象行為的約束和限制。具體到管理領(lǐng)域，則是指對管理主體、客體及管理主體與客體交互作用行為的約束和限制。本文所指的管理規范，主要是對管理主體管理行為的明確而具體的規定。它與管理標準有所區別，后者主要是對管理業(yè)務(wù)目標、要求、范圍等的約束和限定。所謂管理工作規范，主要是指對于重復性管理活動(dòng)的目標、程序，對每一工序的活動(dòng)內容、方式、方法、工作標準、承辦者及其職責權利、考核辦法等做出的明確具體的規定[1]。
1.2管理規范化
管理規范化，主要是指研究制定、推行并不斷優(yōu)化管理工作規范的過(guò)程，以及該過(guò)程所指向的管理運行達到規范、有序、有效和可持續發(fā)展的狀態(tài)[1-2]。它是現代管理的基本方法，它是管理活動(dòng)的基本內容，是形成和提升管理有序性的基本手段，是管理效能達成的基本保證，是管理成果固化的基本方式，也是管理質(zhì)效提升的基本途徑。
1.3信息化
信息化一般與具體領(lǐng)域相關(guān)，它既指一個(gè)過(guò)程，也指向一定的狀態(tài)和目標。一般是指以信息技術(shù)發(fā)展與運用為基礎，以信息資源開(kāi)發(fā)與利用為核心，以信息平臺建設與使用為依托，以領(lǐng)域要素的信息改造和融合為手段和支撐，實(shí)現領(lǐng)域形態(tài)轉向信息主導的持續過(guò)程和最終目標[3-4]。信息化通過(guò)信息技術(shù)的運用，促進(jìn)領(lǐng)域信息活動(dòng)效率的快速提升；通過(guò)對相關(guān)領(lǐng)域信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現信息資源和流程的整合和優(yōu)化；通過(guò)信息平臺的建設和使用，為領(lǐng)域業(yè)務(wù)活動(dòng)的展開(kāi)和效能提升提供技術(shù)支撐；通過(guò)領(lǐng)域要素的信息改造和融合，實(shí)現相應領(lǐng)域管理觀(guān)念、組織結構和運行方式的全面、系統轉變，并最終促使領(lǐng)域整體形態(tài)的信息主導。從本質(zhì)上講，信息化通過(guò)信息技術(shù)的運用，實(shí)現了對領(lǐng)域信息活動(dòng)的流程改造和優(yōu)化，并通過(guò)信息活動(dòng)與組織活動(dòng)的內在聯(lián)系，通過(guò)“信息技術(shù)運用—信息活動(dòng)組織—組織活動(dòng)設計”三者的持續互動(dòng)，對組織整體產(chǎn)生了深刻的影響，使組織從思想觀(guān)念、組織結構、運行機制等各方面呈現出信息特色。
2管理規范化的基本功能
作為對管理者所展開(kāi)的管理活動(dòng)的約束和限定，作為對管理運行流程、方式、方法的系統設計，作為管理理論與管理實(shí)踐有機銜接的重要環(huán)節，管理規范化傳統上具有以下六個(gè)方面的基本功能。
2.1管理秩序的形成和提升
管理秩序是管理工作有效展開(kāi)的基礎。通過(guò)管理體制設計和推行，組織建立了基本的管理秩序，各級各層次的管理者被賦予一定的職責、權力，部門(mén)間也確定了相互聯(lián)系和協(xié)同作用的基本關(guān)系，為管理運行提供了基本的框架。管理規范化在管理體制和組織結構設計的基礎上，通過(guò)管理工作規范的設定，使管理者的管理行為受到約束和限定，它與管理標準化一起，使組織的管理主體、客體總體上按照既定的標準、規范展開(kāi)活動(dòng)，對管理運行秩序的形成、維持提供了基本的保證。同時(shí)通過(guò)持續的規范化活動(dòng)，能夠持續穩步地提高這種管理運行秩序。
2.2管理知識的匯聚和傳承
管理規范化的基本活動(dòng)包括：“管理工作研究—管理工作規范設計—管理工作規范施行—管理工作研究”的循環(huán)過(guò)程。其中的管理工作研究既包括對管理工作規范實(shí)施情況的評估與反思，也包括對管理工作規律的認識和總結，更包括對先進(jìn)管理理念、理論、方法與技術(shù)的學(xué)習和運用，事實(shí)上就是一個(gè)管理知識的匯聚過(guò)程，其結果就是形成規范、有效的管理知識。通過(guò)規范的設計、更新和實(shí)施，使這些體系化了的、規范而有效的管理知識得以傳承。
2.3管理效能的保持和優(yōu)化
從管理規范化的作用機理[5]可以看出，管理規范化通過(guò)管理規范的制定和實(shí)施，既盡可能地實(shí)現了管理活動(dòng)的相對穩定性和有序性，同時(shí)也確保了管理運行于管理目標的有效性，并穩步朝向以組織結構所限定的管理效能最大化前進(jìn)。管理規范化實(shí)際上是通過(guò)對組織目標可行的實(shí)現路徑進(jìn)行選擇、優(yōu)化，并以規范的形式加以固化并推行，而實(shí)現對管理效能的保持。通過(guò)持續的管理規范化活動(dòng)，促使管理效能穩步地提升，直至達到組織結構所限定或規定的效能最大值。
2.4管理活動(dòng)的評價(jià)與監控管理
規范化之管理規范，不僅僅包括對管理者管理行為的限定和約束，更包括管理的目標及其分解，包括對管理目標達成的效能評價(jià)標準和方法。因此，管理工作規范作為管理規范化的核心成果，它還為管理活動(dòng)的評價(jià)與監控提供了基本的標準，在一定意義上具備管理活動(dòng)的評價(jià)與監控功能。
2.5理論與實(shí)踐的互動(dòng)平臺
從理論與實(shí)踐互動(dòng)的角度來(lái)看，管理規范化通過(guò)管理工作研究，一方面實(shí)現了對現實(shí)管理活動(dòng)中規律性知識的挖掘，為管理理論的發(fā)展提供了養料，另一方面通過(guò)先進(jìn)管理理論與技術(shù)的學(xué)習與運用，使理論與實(shí)踐在經(jīng)驗基礎上形成了有機聯(lián)系，在管理工作規范的實(shí)施過(guò)程中得到了檢驗，通過(guò)管理規范化的持續推行而得到鞏固、發(fā)展和提升。為此可以認為管理規范化還是管理理論與管理實(shí)踐實(shí)現持續互動(dòng)的良好平臺。
2.6管理機制的創(chuàng )建與優(yōu)化
管理機制，與管理體制和管理組織結構一起，構成組織管理的有機體系。作為管理運行具體方式、方法和路徑及其組合，管理機制是組織管理體系不可或缺的重要環(huán)節，直接對應和決定了組織管理系統的效能。而管理規范化的基本過(guò)程，正是這種管理運行機制形成的核心過(guò)程。管理規范的設計和推行，是在管理體制和組織結構設計的基礎上，進(jìn)一步實(shí)現了管理運行的設計，使管理運行更加具有穩定性和確定性，使具體管理行為有規可依、有方可行、有據可評，減小和降低管理行為的不確定性。管理體制和組織結構確定了管理的職能區分和職能關(guān)系，明確了不同職能和部門(mén)在組織運行過(guò)程的責權范圍，在此基礎上，管理規范化對管理具體如何展開(kāi)和實(shí)施，如何穩步達成管理目標的內在機理和模式進(jìn)行了明確、規范，實(shí)際上實(shí)現了對管理運行機制的設計。為此，管理規范化，又可稱(chēng)之為管理系統運行機制構建過(guò)程。它是組織管理制度設計的末端和重要環(huán)節。綜上所述，管理規范化源于人類(lèi)活動(dòng)認識與實(shí)踐的有限性，建立在對管理實(shí)踐與管理理論有限性認識的基礎上，人們通過(guò)管理工作規范的設計和推行，使管理運行相對穩定而有效地實(shí)現管理目標，并通過(guò)對管理工作規范的持續更新，使管理運行的效能得到穩步提升，直至達到管理組織結構所限定的組織管理的最佳效能的過(guò)程。圍繞管理秩序的維持、管理效能的提升、管理機制的構建等，管理規范化具有六項基本的管理功能。
3管理規范化與信息化的相互關(guān)系
從信息化的概念及分析，容易看到，信息化是一個(gè)持續的過(guò)程，它建立在對組織從體制、結構到運行的建�；A上的，通過(guò)信息活動(dòng)的激化和強化，并通過(guò)信息活動(dòng)與組織其他活動(dòng)的持續、有機和高效的互動(dòng)，實(shí)現組織信息效能的提升和優(yōu)化，并進(jìn)而轉化為組織整體效能的躍升和強化。信息化使信息活動(dòng)異�；钴S的同時(shí)，也因信息活動(dòng)的廣泛性、深入性和信息自身的性質(zhì)，促使事物之間更加廣泛、多樣而近似實(shí)時(shí)的聯(lián)系，它一方面為組織活動(dòng)的.有效開(kāi)展提供快速、精確、高效的信息保證，信息獲取的便利性、實(shí)時(shí)性，使面向現實(shí)和未來(lái)的不確定性得到了最大程度上的消除，為組織系統運行有序性的提升奠定了基礎；另一方面，它所帶來(lái)的事物（事務(wù)）間聯(lián)系的多樣性、緊密性、實(shí)時(shí)性和不確定性，使得管理面臨異常復雜和不確定性的環(huán)境和條件。當然，信息化對管理及其規范化的支撐作用也會(huì )表現在對其活動(dòng)效率和效能的提升上。概而言之，管理規范化與信息化之間的關(guān)系主要有以下四個(gè)方面。
3.1信息化以規范化為基礎
信息化，特別是信息資源的開(kāi)發(fā)和利用、信息平臺的構建和使用，需要建立在管理業(yè)務(wù)流程的標準化、規范化基礎上。沒(méi)有對管理活動(dòng)的統一理解，沒(méi)有對管理信息活動(dòng)的規范化，就難以構建統一而規范的信息流程，也就難以進(jìn)行深入、系統的管理信息資源開(kāi)發(fā)，就難以構建有效而完備的管理信息系統，基于不同語(yǔ)義基礎和數據表達標準的管理信息平臺之間難以實(shí)現信息的有效互通和互操作。同時(shí)由于信息活動(dòng)是組織業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理業(yè)務(wù)活動(dòng)一個(gè)側面的反映，它的標準化與規范化，勢必要引起管理業(yè)務(wù)活動(dòng)本身的規范化、管理對象的標準化，以與之相應。只有適度規范化、標準化的管理運行行為，才能使信息化的效能得到有效發(fā)揮，否則，難以使管理信息化的效能發(fā)揮出來(lái)，甚至反而會(huì )導致管理整體效能的下降。所以通常而言，信息化總要以業(yè)務(wù)活動(dòng)的標準化與規范化為基礎，只有理順管理運行行為，統一人們對管理運行路徑和方法的認知，才能組織信息技術(shù)的運用、信息資源的開(kāi)發(fā)、信息系統的運用，進(jìn)而沿著(zhù)信息主導方向從組織結構到運行方式的全面調整甚至變革。
3.2信息化對規范化的特殊要求
信息化通過(guò)人、物、信息、事之間關(guān)系的強化，使得人與人之間、物與物之間、人與物之間的相互關(guān)系產(chǎn)生越來(lái)越緊密、廣泛而深入的關(guān)系，這種不斷緊密的關(guān)系超越了個(gè)人和單個(gè)物品，超越了組織之間的間隔，甚至超越了一般的國與國之間的距離，這種持續擴展和膨脹的相互關(guān)系，使得管理面臨日益復雜和不確定性的環(huán)境。這種復雜和不確定性變化集中體現在管理環(huán)境變化的多樣性、快速性，以及變化的不確定性上。它要求管理建設與發(fā)展必須有效應對這種環(huán)境的變化，具備高度的適應性。這一方面要求管理目標必須能夠響應多樣化的社會(huì )需求，同時(shí)組織更需要根據環(huán)境變化和自身條件，重新選擇和調整自身的發(fā)展目標，這種目標的選擇往往具有高度的不確定性。目標的多樣化、快速變化和不確定性，對管理的組織結構乃至管理運行的具體方式都提出了新的要求。阿什比的“必要的多樣性”定律指出，管理系統的復雜性需要與管理對象系統的復雜性相適應。作為管理活動(dòng)的有機組成部分，管理規范化活動(dòng)理應為管理活動(dòng)的環(huán)境適應性提升提供技術(shù)支撐。
3.3規范化對信息化的支撐作用
管理規范化作為對管理主體行為的系統化約束，作為對管理運行的持續優(yōu)化，對信息化乃至管理的信息化起到十分重要的推動(dòng)作用。一是為信息化的發(fā)展提供“規范”支撐。信息化無(wú)論是對于單個(gè)社會(huì )組織或者整個(gè)社會(huì )而言，都是一個(gè)漸進(jìn)的、持續的過(guò)程。管理信息化的階段性成果需要通過(guò)管理運行得以體現，也只有人們廣泛運用信息技術(shù)、信息系統、信息資源，使之真正成為管理活動(dòng)的有機組成部分和管理效能提升的推手，才可以說(shuō)組織或社會(huì )正處于信息化的進(jìn)程之中。這種在運行上的體現過(guò)程正需要管理規范化這種管理運行設計手段加以保證。通過(guò)基于信息流程優(yōu)化的管理運行再設計和持續優(yōu)化，使管理信息化以某種強制的形式加以推行，為信息化的快速展開(kāi)和取得效果奠定基礎。二是為適應信息化所帶來(lái)的環(huán)境變化提供“動(dòng)態(tài)規范”支撐。以管理環(huán)境變化的多樣性、快速性和不確定性為特征的管理復雜性，倒逼管理自身的復雜性。管理規范體系本身就是有效的確定性的組合體。要適應管理環(huán)境的復雜性，管理規范體系自身也必須通過(guò)某種方式提高其復雜性。從目前來(lái)看，主要通過(guò)管理規范的模塊化和管理規范組合的多樣化來(lái)實(shí)現這種管理的適應性。針對管理環(huán)境的復雜性要求，通過(guò)將管理活動(dòng)區分為基本的管理活動(dòng)和基本管理活動(dòng)的組合，將管理規范化的規范設計過(guò)程，進(jìn)一步延展為對基本管理工作規范的模塊化設計和對管理規范模塊運用的規則設計。針對穩定性更強的基本管理業(yè)務(wù)工作，仍然按照傳統的管理規范化的思路進(jìn)行規范設計，以形成基本的管理運行規范模塊；針對基本管理業(yè)務(wù)工作的組合，則更加側重于基本管理規范模塊的組合方式和規則的設計與推行。以此種方式構建動(dòng)態(tài)的管理規范體系，就可以實(shí)現對管理復雜性要求的動(dòng)態(tài)適應。通過(guò)持續的管理規范化進(jìn)程，可以使這種模塊化的、動(dòng)態(tài)組合的管理規范體系更加合理而有效。
3.4信息化對規范化的支撐作用
信息化的深入發(fā)展，帶來(lái)的是信息活動(dòng)成本的極大降低和信息活動(dòng)效能的極大提升，而管理活動(dòng)的主體就是信息，管理規范化的關(guān)鍵———管理工作規范體系的設計，其主要過(guò)程也是信息過(guò)程。因此，信息技術(shù)、信息資源、信息平臺等等信息化的要素，勢必對管理規范化活動(dòng)產(chǎn)生較大地促進(jìn)和支撐作用。具體表現在：一方面它為管理規范體系的更為精確、合理地構建提供信息和方法支撐。在信息方面，它能為管理工作研究提供更為豐富而便利的信息支持。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)能夠獲取關(guān)于先進(jìn)管理理論、理念、技術(shù)方面的信息，通過(guò)信息系統的運用，也使管理工作研究建立在豐富的現實(shí)數據基礎上，使管理工作研究成果更具針對性；通過(guò)仿真、模擬技術(shù)的運用，可以更為快速、有效地輔助管理工作研究，大大提升管理工作研究的質(zhì)效。另一方面，它可以使管理規范化的形式更加靈活、多樣。以往的管理規范體系，大多以紙質(zhì)的管理工作流程圖的形式或懸掛于墻上，或收錄于書(shū)本、手冊中，不便于學(xué)習、掌握和更新。信息化所提供的先進(jìn)技術(shù)和方法可以使管理規范體系電子化，從而依托EDA、PDA等終端設備，可以實(shí)現管理規范查閱、學(xué)習、反饋和更新的實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化和多樣化，也便于管理規范的遵循，促進(jìn)了管理規范相關(guān)知識與管理實(shí)踐的互動(dòng)，促進(jìn)了管理理論與實(shí)踐的循環(huán)速度和效率。
3.5信息化與規范化的相輔相成關(guān)系
通過(guò)以上的分析，容易看到，信息化實(shí)際上實(shí)現的是將信息技術(shù)優(yōu)勢轉化為信息資源優(yōu)勢，進(jìn)而將信息資源優(yōu)勢轉化為組織信息優(yōu)勢、組織整體優(yōu)勢的過(guò)程；管理規范化實(shí)現的則是將管理的有序性轉化為適應的穩定性，并通過(guò)穩步改進(jìn)，提高管理活動(dòng)有效性的過(guò)程。兩者之間的關(guān)系事實(shí)上是相輔相成的關(guān)系。其中管理規范化是信息化的基礎，為信息化成果的鞏固和持續推進(jìn)提供支撐、創(chuàng )造氛圍；而信息化反過(guò)來(lái)既要求管理規范化具有動(dòng)態(tài)適應性，又為管理規范化的效能提升、功能拓展提供了重要基礎。兩者相互作用、相互協(xié)同，共同推動(dòng)管理在新時(shí)期面向科學(xué)化的持續進(jìn)步與發(fā)展。
4管理規范化的功能拓展
總體來(lái)看，信息化要求管理規范化的支撐，又對管理規范化提出了新的要求，同時(shí)還給管理規范化提供了必要的技術(shù)支撐。這些都使得管理規范化相比較于以往，在具體管理運行的內容和方式上呈現不同的特點(diǎn)，促使管理規范化的功能拓展。具體有以下四個(gè)方面。
4.1技術(shù)運用的必要環(huán)節
先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習與運用，是管理工作研究的重要方面。在當今信息化深入發(fā)展的時(shí)期，管理先進(jìn)技術(shù)層出不窮，為管理效能提升提供了大量的機遇，這就為管理規范化在技術(shù)運用方面的功能發(fā)揮奠定了基礎。技術(shù)運用必須與管理實(shí)際相結合，在管理工作研究對管理實(shí)際進(jìn)行歸納、總結的基礎上，運用信息技術(shù)提供的方法和技術(shù)，綜合討論先進(jìn)技術(shù)在管理領(lǐng)域運用的可能行、可行性，研討適用的方式、方法和策略，并統一管理思想，融入到管理運行規范的設計中，通過(guò)管理運行規范實(shí)施環(huán)節，在固化技術(shù)運用的同時(shí)，發(fā)掘新技術(shù)運用的其他潛力和找出存在的問(wèn)題，并在新一輪的管理規范化進(jìn)程中加以解決。
4.2知識管理的基礎平臺
知識管理是現代組織管理的重要內容。管理規范化作為理論與實(shí)踐的交互載體，一方面強調先進(jìn)理論與技術(shù)的運用，另一方面也強調管理經(jīng)驗的歸納、總結和提高。通過(guò)管理規范及其體系的構建和完善，實(shí)際上完成了管理知識的一種挖掘、顯化和體系化的過(guò)程，它既是理論研究材料的重要來(lái)源，也是組織內部管理知識的重要來(lái)源。通過(guò)管理工作研究和管理工作規范設計，進(jìn)一步促進(jìn)了知識的收集、規范和共享，是知識管理的基礎平臺。
4.3組織學(xué)習的重要載體
組織學(xué)習是組織適應環(huán)境的必要手段。管理規范化通過(guò)管理工作研究，搜集、整合不同個(gè)體和渠道來(lái)源的關(guān)于組織管理環(huán)境的復雜性信息，進(jìn)而與組織管理內部狀態(tài)結合起來(lái)，加以分析和研究，為組織戰略調整和組織結構調整提供原料，并通過(guò)管理工作規范的設計為前者的制定、調整提供支撐。從以上來(lái)看，管理規范化，特別是管理工作研究過(guò)程，實(shí)際上就是組織學(xué)習的重要過(guò)程。這一過(guò)程通過(guò)規范的制定與實(shí)施的反復循環(huán)將學(xué)習與實(shí)踐有機結合起來(lái)，是學(xué)以致用的有效形式。
4.4長(cháng)效機制的構建路徑
組織學(xué)習是組織適應環(huán)境變化的有效手段，其關(guān)鍵還在于形成和完善組織適應環(huán)境變化的良性、長(cháng)效機制。以管理規范化為基礎，可以有效構建這種長(cháng)效機制。一是針對環(huán)境的動(dòng)態(tài)變化，可以通過(guò)管理規范體系內部要素的動(dòng)態(tài)整合，實(shí)現管理自身的多樣性。二是通過(guò)對管理工作研究自身的規范化和技術(shù)強化，提高管理規范體系的精確性、可操作性和先進(jìn)性，提高管理規范指導管理實(shí)踐的針對性和有效性，進(jìn)而提高管理的環(huán)境適應能力。三是通過(guò)管理規范化的持續、動(dòng)態(tài)循環(huán)，使管理規范及其體系持續處于動(dòng)態(tài)變化之中，以確保其適應性。通過(guò)強化管理工作研究、強調管理規范要素的動(dòng)態(tài)組合、強調管理規范的動(dòng)態(tài)更新，能夠形成組織環(huán)境變化的長(cháng)效機制。
5結論
管理規范化是促使管理業(yè)務(wù)工作規范有序開(kāi)展、穩步達成管理目標，并使管理效能穩步提升的基本過(guò)程。管理規范化一般而言，具有管理秩序的形成和提升、管理知識的匯聚和傳承、管理效能的保持和優(yōu)化、管理活動(dòng)的評價(jià)與監控、理論與實(shí)踐的互動(dòng)平臺、管理機制的創(chuàng )建與優(yōu)化等六項基本功能。面對信息化的適應性要求，以及信息化對管理規范化的推動(dòng)作用、管理環(huán)境的變化要求，管理規范化在技術(shù)運用、知識管理、組織學(xué)習、長(cháng)效機制的構建等方面具有功能拓展的潛力。為進(jìn)一步推動(dòng)管理規范化的深入發(fā)展，還應在管理規范化的指導理論上求突破、在業(yè)務(wù)管理規范體系的適應性建設上求發(fā)展、在信息技術(shù)手段運用上求創(chuàng )新、在管理適應環(huán)境變化的長(cháng)效機制構建上求深入。
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