【精】公司檔案管理制度15篇

　　在生活中，很多場(chǎng)合都離不了制度，制度是國家機關(guān)、社會(huì )團體、企事業(yè)單位，為了維護正常的工作、勞動(dòng)、學(xué)習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開(kāi)展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那么什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編收集整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。

公司檔案管理制度1

　　1、遵守國家法律法規及公司內各項規章制度。

　　2、服從管理，聽(tīng)從指揮，廉潔奉公，潔身自好，敢于同不法分子作斗爭。

　　3、堅守崗位，忠于職守，嚴格執行崗位責任制。

　　4、儀容整潔，文明執勤，禮貌待人。

　　5、值勤期間禁止酗酒、吸煙、吃零食；不準嬉笑、打鬧；不準會(huì )客、看書(shū)報；不準做其它與工作無(wú)關(guān)的事。

　　6、不準包庇壞人，不準貪污受賄，不準徇私舞弊。7、不準擅自帶外人進(jìn)單位留宿，有特殊情況必須經(jīng)單位主管部門(mén)領(lǐng)導批準。

　　8、愛(ài)護執勤用品及設施，不得丟失、損壞，轉借或隨意攜帶外出。

　　9、嚴格執行請銷(xiāo)假制度。

　　10、完成上級領(lǐng)導交付的其他任務(wù)。

公司檔案管理制度2

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作,是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分,各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā),把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中,切實(shí)加強領(lǐng)導,部門(mén)負責人為本部門(mén)檔案第一負責人。

　　3、各部門(mén)都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門(mén)的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

　　二、管理結構和職責

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén),根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導。其主要職責:

　�、僦贫ü�司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門(mén)貫徹執行情況;

　�、趯Ω鞑块T(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

　�、劢M織培訓各部門(mén)兼職檔案管理員;

　�、茇撠煿�司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;

　　2、部門(mén)應根據本部門(mén)檔案數量、使用頻度、重要性等特點(diǎn),設立部門(mén)內的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門(mén)內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結點(diǎn),其基本職責:

　�、儇瀼貓绦泄�司有關(guān)檔案管理的`系列規范,制定本部門(mén)檔案工作各項實(shí)施細則;

　�、谪撠熓占�本部門(mén)內的檔案材料,并進(jìn)行系統整理、編目、科學(xué)排列,做到查找方便,為各項工作提供服務(wù);

　�、墼陧椖拷Y束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個(gè)項目相關(guān)的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案,由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時(shí)期向總辦移交;

　　3、會(huì )計檔案由于其特殊性及重要性,會(huì )計憑證、報表、帳冊等財務(wù)資料由財務(wù)部根據國家財政部的有關(guān)政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無(wú)條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號并進(jìn)行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子,房間或柜內保持適當的溫、濕度,并應有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應經(jīng)常對檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現問(wèn)題除及時(shí)報告本部門(mén)領(lǐng)導外,應采取補救措施,以減少檔案的損失;

　　4、檔案管理部門(mén)應建立登記制度,對檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;

　　5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案,并及時(shí)與總辦檔案管理員對接;

　　6、常用檔案在使用中,檔案管理員必須保持一份復印件存檔,以便其他相關(guān)工作的查閱;

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者,必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整,并節省公司人力、物力,縮短辦文時(shí)間;

　　8、部門(mén)撤消或變動(dòng),以及項目結束時(shí),應將其檔案收集齊全,妥善整理,嚴格按類(lèi)別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續;

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;

　　10、檔案的保管期限分永久、長(cháng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開(kāi)展檔案的利用,各部門(mén)因工作需要可查閱檔案,充分發(fā)揮公司檔案在項目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;

　　2、凡借閱檔案的人員,必須愛(ài)護檔案,不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注,必須保證檔案的保密性,按時(shí)歸還,如有損壞、涂改、丟失等,應及時(shí)追查責任。

　　六、檔案的銷(xiāo)毀

　　1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　2、按規定需要銷(xiāo)毀的,凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準,一般內部檔案須經(jīng)總辦主任批準。

　　3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案,檔案管理人員應認真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并由專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

　　七、附則

　　1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門(mén)應參照本規范制定部門(mén)內實(shí)施細則,報總辦備案;

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規范,與本規范配合執行。

　　4、對檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查,發(fā)現因管理不善,造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行,并且應采取一切補救措施。

　　八、項目圖紙移交規定

　　1、針對地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項目,在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙),作為公司的絕密文件,由專(zhuān)人負責保管。

　　2、工程竣工驗收后,地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料,物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認。

　　3、服務(wù)中心成立后,項目資料移交服務(wù)中心,由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖:

　　1、項目資料:

　　相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理

　　列出清單

　　部門(mén)經(jīng)理審查簽字

　　項目結束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎杯等實(shí)物:

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔:

公司檔案管理制度3

　一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、歸檔范圍

　　公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

　　四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、資料的收集與整理

　　公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

　　七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。

　　凡應該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。

　　各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

　　檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、資料的分類(lèi)與歸檔

　　1.公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。

　　公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。

　　七、檔案的借閱

　　總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。

　　因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準�？偨�(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內容執行。

　　檔案借閱者必須做到：

　�、賽�(ài)護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

　�、谧⒁獍踩�保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　八、檔案的銷(xiāo)毀

　　公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執行。

　　凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷(xiāo)毀。

　　經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

　　在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。

　　第一章總則

　　第一條為規范集團檔案管理,特制訂本工作細則。

　　第二條本工作細則適用于江蘇xx實(shí)業(yè)集團有限公司檔案工作人員。

　　第二章日常事務(wù)工作細則

　　第三條檔案人員崗位職責

　　(一)貫徹執行國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規和上級有關(guān)檔案工作的指示規定、辦法等。

　　(二)負責制訂集團公司有關(guān)檔案工作的規章制度和檔案工作的發(fā)展規劃。

　　(三)督促、檢查和指導各分子公司檔案立卷部門(mén)對檔案材料進(jìn)行完整、系統、正確的立卷歸檔。

　　(四)負責集團專(zhuān)兼職檔案人員的`業(yè)務(wù)培訓和業(yè)務(wù)指導工作。

　　(五)負責接收、整理、分類(lèi)、保管和統計集團公司的各類(lèi)檔案。

　　(六)負責檔案的開(kāi)放利用工作,辦理檔案的借閱,對所保管檔案的數量、狀況、利用情況及利用效果進(jìn)行統計。

　　(七)做好檔案檢索工具的編制工作,開(kāi)展檔案的編研工作。

　　(八)收集、整理保管反映公司各方面工作的報刊、雜志等資料,并提供利用。

　　(九)對檔案室所藏已過(guò)保管期的檔案負責組織鑒定,并提出處理意見(jiàn)。

　　(十)認真做好檔案保管工作,對庫房要做到'八防'(防火、防潮、防塵、防光、防高溫、防鼠、防蟲(chóng)、防盜),定期清掃、通風(fēng)、更換防蟲(chóng)用品,延長(cháng)檔案壽命。

　　(十一)承辦公司交辦的其他工作。

　　第四條流程圖

　　(一)接收流程:

　　材料齊全

　　缺少材料

　　1.執行標準

　　(1)應歸檔文件齊全完整;

　　(2)應歸檔文件為原件;

　　(3)及時(shí)登記;

　　2.處理措施

　　(1)檔案資料發(fā)生損毀時(shí),由于檔案員疏忽造成的,首次罰款50元,再次罰款100元,由交接人造成的等同檔案員處罰。

　　(2)未能及時(shí)登記,扣除責任人績(jì)效1-5分/次;

　　(二)借閱流程

　　1.執行標準

　　(1)借閱登記;

　　(2)保持文檔完整;

　　(3)遵守檔案管理制度。

　　2.處理措施

　　(1)違反檔案管理制度規定的,視具體情況扣除責任人績(jì)效1-5分/次;

　　(2)涉嫌泄密的,予以記過(guò)處理,并視情節輕重責任人扣除績(jì)效獎金5-10分/次;觸及國家法律法規的,按國家相關(guān)法律法規執行。

　　(3)由于借閱者疏忽造成的資料損毀,首次罰款50元,再次罰款100元。

　　(4)檔案資料遺失者,遺失一般資料罰款200元/次,遺失重要資料,追究當事人行政法律責任。

　　第三章附則

　　第五條檔案管理考核辦法

　　(一)為切實(shí)提高檔案管理水平,結合檔案工作目標的考核,對檔案工作實(shí)行必要的獎懲考核;

　　(二)檔案達標工作作為全年工作目標之一,考核集團行政部檔案室以及檔案網(wǎng)絡(luò )成員的工作;

　　(三)集團各部門(mén)、分子公司、項目部必須把檔案工作作為工作目標管理的主要內容,納入全年目標,落實(shí)責任人;

　　(四)檔案工作結合全年工作進(jìn)行全面綜合的考核評比;

　　(五)考核內容:各部門(mén)、分子公司、項目部的年度目標責任書(shū)中檔案管理工作指標是否完成。

　　(六)考核由集團檔案管理領(lǐng)導小組負責,對工作成績(jì)突出者給予適當的表彰的獎勵,對違反規定或工作不負責的人員視情節輕重,將給予必要的教育或扣發(fā)目標管理獎。

　　第六條本工作細則解釋權歸行政部,監督執行權歸總經(jīng)辦。

　　第七條本工作細則自頒布之日起正式執行。

公司檔案管理制度4

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專(zhuān)人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類(lèi)

　　一、綜合類(lèi)

　�。ㄒ唬┕�司發(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見(jiàn)書(shū)、認股書(shū)等；

　�。ǘ�）公司編文號的全部文件；

　�。ㄈ�）公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、專(zhuān)業(yè)委員會(huì )、總裁辦公會(huì )、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì )等會(huì )議文件；

　�。ㄋ模┕�司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

　�。ㄎ澹┕�司的各種請示報告及上級部門(mén)的批復；

　�。�六）集團內各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件；

　�。ㄆ撸┱�府各級部門(mén)發(fā)送的文件；

　�。ò耍┕�司領(lǐng)導班子會(huì )議紀錄，辦公會(huì )議記錄，黨委會(huì )議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì )議記錄；

　�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；

　�。ㄊ�）公司檔案的交接清冊和銷(xiāo)毀清冊；

　�。ㄊ�一）各職能部門(mén)、綜合類(lèi)檔案目錄。

　　二、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T(mén)管理文件、重要資料目錄；

　�。ǘ�）公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況；

　�。ㄈ�）公司各部經(jīng)濟考核指標；

　�。ㄋ模┕�司和業(yè)務(wù)部門(mén)對外簽訂的協(xié)議、合同；

　�。ㄎ澹┥霞壊块T(mén)制定的政策、規定等指導性文件。

　　三、財務(wù)類(lèi)

　�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾�；

　�。ǘ�）年初預算報告；

　�。ㄈ�）財務(wù)分析報告；

　�。ㄋ模┴攧�(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類(lèi)

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導成員的任免申報及上級批復；

　�。ǘ�）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　�。ㄈ�）職工獎懲情況記錄；

　�。ㄋ模┞毠さ霓D正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　�。ㄎ澹﹦趧�(dòng)工資報表（年報）；

　�。�六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開(kāi)支情況資料

　　五、行政類(lèi)

　�。ㄒ唬┕潭ㄙY產(chǎn)登記，產(chǎn)權移交、清冊報表和資料；

　�。ǘ�）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的'全套資料（包括水、電、氣在內）；

　�。ㄈ�）購買(mǎi)固定資產(chǎn)計劃、資料。

　　六、工程類(lèi)

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門(mén)或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類(lèi)大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門(mén)和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門(mén)窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現象，應及時(shí)向分管領(lǐng)導匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺(jué)辦理借閱手續，認真填寫(xiě)檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實(shí)行部門(mén)立卷，各職能部門(mén)、二級公司、控股公司按照檔案分類(lèi)大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時(shí)間：各部門(mén)、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì )計檔案資料由財務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門(mén)和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門(mén)和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

公司檔案管理制度5

　　第一章總則

　　第一條為加強投資管理中心（有限合伙）（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“中心”）檔案管理工作,根據《中華人民共和國證券投資基金法》、《私募投資基金監督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內部控制指引》等法律法規、規范性法律文件及相關(guān)監管要求制定本制度。

　　第二條檔案是中心及各部門(mén)在各項工作中形成,具有參考利用價(jià)值、進(jìn)行分類(lèi)集中保管的文件材料。

　　第三條加強檔案管理工作,是規范中心內部管理的重要內容,對于提高中心管理水平具有重要意義。

　　第二章歸檔范圍

　　第四條中心檔案分為以下幾種:

　　(一)中心級證件

　　營(yíng)業(yè)執照正副本;組織機構代碼證正副本;稅務(wù)登記證正副本;開(kāi)戶(hù)許可證;機構信用代碼證、會(huì )員證等其他證件。

　　(二)企業(yè)治理結構

　　1．合伙人、投資決策委員會(huì )、總經(jīng)理、各部門(mén)決議及會(huì )議材料;

　　2．高管人員資料檔案;

　　3．合伙人情況相關(guān)材料

　　4．其他相關(guān)資料。

　　(三)中心文書(shū)檔案

　　1．外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等

　　2．外收文件:

　�。�1）監管部門(mén)的批文、批復、通知等;

　�。�2）上級管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要中心執行的指示、決定、命令、條例、規定、辦法和通知等;

　�。�3）其他金融機構的往來(lái)文件;

　�。�4）社會(huì )有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;

　�。�5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。

　　3.內部文件:各部分告訴、轉達、請示、報告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。

　　(四)基金交易及基金清算

　　包括不限于：合伙人會(huì )議記錄、投資決策委員會(huì )會(huì )議記彔、監察委員會(huì )會(huì )議記彔、清算指令等。

　　(五)合規檔案

　　各種風(fēng)控合規報告及提示函等。

　　(六)行政物業(yè)

　　1．辦公樓相關(guān)文檔:辦公物業(yè)租賃文檔，財產(chǎn)保險相關(guān)文檔等;

　　2．辦公家具類(lèi)文檔;

　　3．電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;

　　4．物業(yè)管理相關(guān)文檔;

　　5．空調、電梯相關(guān)資料;

　　6．辦公樓消防、水系統圖紙等等;

　　7．購置各類(lèi)設備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等;

　　8．其他需要歸檔的文件。

　　(七)信息系統

　　信息系統工程建設等資料。

　　(八)合同類(lèi)

　　中心對外簽訂簽訂的協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等。

　　(九)基金業(yè)務(wù)

　　1．基金發(fā)行過(guò)程中形成的文件,如申報材料、宣傳資料等；

　　2．基金合同、托管協(xié)議及其他有關(guān)文件;

　　3．基金年度報告等;

　　4．其他。

　　(十)會(huì )計檔案

　　1．會(huì )計憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的會(huì )計憑證；

　　2．帳簿包括:會(huì )計總帳、明細帳、輔劣帳,現金和銀行存款日記帳,涉及外事活動(dòng)的會(huì )計帳簿；

　　3．報表:年度會(huì )計報表(決算)及附注,會(huì )計月報表及附注；

　　4．審計報告、驗資報告等。

　　(十一)人事檔案

　　1．經(jīng)驗材料

　　2．自傳材料

　　3．鑒定材料

　　4．考核材料

　　5．勞動(dòng)合同

　　6．參加黨團組織的材料

　　7．英雄模范先進(jìn)古跡材料

　　8．處分、取消處分以及復查材料

　　9．反映職務(wù)、職稱(chēng)、工資等方面的材料

　　10．其他材料

　　(十二)聲像檔案

　　1．本單位各種會(huì )議的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　2．重要的合同、協(xié)議簽字儀式的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　3．重大節日、晚會(huì )活動(dòng)的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　4．本單位歷屆主要領(lǐng)導的照片

　　5．其他重要的照片、底片、錄音帶、錄像帶

　　6．各類(lèi)紈念品、榮譽(yù)證書(shū)、獎杯、獎牉、獎品、出版刊物等。

　　第三章檔案管理的組織和分工

　　第五條行政人事部是賣(mài)力中央檔案管理工作的部分,職責是:

　　(一)負責收集、整理、保管和統計中心的檔案資料

　　(二)督促指導中心各部門(mén)和有關(guān)人員把應歸檔的文件材料正確整理立卷,按規定時(shí)間向檔案室移交歸檔,幵檢查其落實(shí)情況;

　　(三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作;

　　(四)中心應該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當性管理等方面的記錄集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10年。進(jìn)行檔案的鑒定工作,對已超過(guò)保管期限的檔案,提出存毀意見(jiàn)。

　　(五)各部門(mén)要配備兼職檔案(文書(shū))管理員,負責部門(mén)檔案材料的`收集、整理和保管,按規定時(shí)間及時(shí)向檔案室移交歸檔。

　　(六)中央財務(wù)會(huì )計檔案和統計檔案由財務(wù)部賣(mài)力保管。

　　(七)基金交易及基金清算的材料屬與項機密檔案，機密材料采用密封歸檔方式。

　　第四章整理歸檔方法和要求

　　第六條文書(shū)檔案的分類(lèi)可采用多種方式,可根據實(shí)際情況靈活掌握:

　　第五章保管和查閱

　　第七條負責集中保管檔案的部門(mén)應明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和丟失,發(fā)現因信息載體而影響檔案壽命時(shí),要及時(shí)搶救復制,有條件時(shí)應劃出與用房間存放檔案。

　　第八條嚴格檔案調閱的管理

　　(一)外單位查閱、摘抄、復印檔案資料,須憑單位介紹信,經(jīng)中心領(lǐng)導批準,按查閱規定辦理。

　　(二)本中央人員因工作需要,履行規定的審批手續后,可以調閱檔案材料。

　　1．查閱本部門(mén)的檔案資料,經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準;

　　2．查閱中心的檔案資料,由各線(xiàn)部門(mén)負責人審批。

　　(三)查閱檔案時(shí),應辦理有關(guān)登記手續,在指定地址查閱。查閱時(shí),不得在檔案材料上標記、涂改、折疊和拆散。清償檔案時(shí),管理人員要仔細檢查清點(diǎn),發(fā)現丟失、損壞應及時(shí)報告和處理。

　　第六章附則

　　第九條本制度由行政人事部負責制定、修訂與解釋。本制度未盡事宜，按相關(guān)法律法規執行。

公司檔案管理制度6

　　第一條 為了加強公司檔案的系統管理，實(shí)現檔案管理的規范化、制度化，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據檔案法和公司有關(guān)規定，結合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。

　　第二條 凡公司各部門(mén)、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何部門(mén)、單位和個(gè)人不得據為已有。

　　第三條 公司檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統籌管理，由綜合部指定專(zhuān)職人員負責；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作，由各部門(mén)指定人員專(zhuān)（兼）職本部門(mén)的檔案管理工作，或由綜合部派駐專(zhuān)職人員協(xié)助管理。

　　第四條 公司檔案管理的分散與集中。

　　1、與公司財務(wù)有關(guān)的資料由財務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財務(wù)管理方面的文件資料復印件。

　　2、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專(zhuān)員保管。

　　3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門(mén)可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個(gè)月內，把所有檔案移交到綜合部檔案室統一保管。

　　4、設計部負責工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結的資料，但屬機密級以上的資料應當在辦結后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實(shí)際需要報請分管領(lǐng)導批準。

　　5、營(yíng)銷(xiāo)中心對外簽定的廣告、策劃合同，應當在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門(mén)可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結的有關(guān)上個(gè)月市場(chǎng)調查報告，項目策劃與廣告，和銷(xiāo)售策劃方案方面的資料。

　　6、銷(xiāo)售合同的檔案管理：銷(xiāo)售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續，合同上加蓋備案章 （按揭貸款需再加蓋預抵押章）后，當日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標價(jià)書(shū)各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標價(jià)書(shū)對應原合同編號永久保存。待公司向客戶(hù)交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶(hù)服務(wù)中心辦理產(chǎn)權證，并最終將此合同移交給房管局。

　　7、招標中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對外經(jīng)濟合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門(mén)可視情況保存復印件。并在每一合同執行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財務(wù)部保存。

　　8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，原則上公司應保留兩份原件，財務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財務(wù)部保存原件，綜合部保存復印件（售樓合同除外）。

　　9、各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料復印件等由各部門(mén)自行保管。

　　10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個(gè)工作日內移交到綜合部檔案室統一保管，本單位可視情況保留復印件。

　　第五條 各部門(mén)、單位形成的文件材料原則上由本部門(mén)負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，并且每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。

　　第六條 各部門(mén)向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續。資料管理員應保持相對穩定，人員變動(dòng)應及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。

　　第七條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤(pán)片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門(mén)類(lèi)和各種載體檔案均屬歸檔范圍。

　　1、部門(mén)（含部門(mén)）以上的各種計劃、方案、規劃，各種重大決議、總結、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會(huì )議紀要、大事記。

　　2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò )函、設計變更通知書(shū)等工程資料。

　　3、各類(lèi)工程檢測、鑒定報告。

　　4、各種協(xié)議書(shū)、合同書(shū)，各種技術(shù)資料，和各種設備檔案及說(shuō)明書(shū)。

　　5、公司年初財務(wù)預算報告及年終財務(wù)報告，各種財會(huì )報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。

　　6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。

　　7、公司各種管理規章制度和人事檔案。

　　8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。

　　9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。

　　10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì )等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì )活動(dòng)，及用于營(yíng)銷(xiāo)策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。

　　11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。

　　12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規等文件；上級主管部門(mén)、單位的來(lái)文等。

　　13、其他需要歸檔的重要文件。

　　第八條 檔案在形成過(guò)程中，經(jīng)辦人員應及時(shí)對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員負責收集。

　　第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。一般不得用復印件代替原件存檔。

　　第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門(mén)資料員應在規定時(shí)間內將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門(mén)視實(shí)際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管者，應經(jīng)綜合部負責人同意后妥為保存，綜合部以復印件歸檔，經(jīng)辦部門(mén)在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。

　　第十一條 各種實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱(chēng)、份數、原件或復印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱(chēng)、份數及必要說(shuō)明并辦理簽收手續。移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。

　　第十三條 立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。

　　第十四條 立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的標題、日期、單位、部門(mén)等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無(wú)任何金屬物。

　　第十五條 檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的.順利進(jìn)行。

　　第十六條 檔案分類(lèi)與編號規則，見(jiàn)附表。

　　第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件，門(mén)窗應結實(shí)牢固。各部門(mén)根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜。

　　第十八條 歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據公司檔案的分類(lèi)規則對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)編號，分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

　　第十九條 檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的內容，發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)上報綜合部負責人，重要問(wèn)題應及時(shí)上報總經(jīng)理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。要經(jīng)常清理檔案柜衛生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

　　第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉借，或替當事人涂改內容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無(wú)故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內容。

　　第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據給公司所造成損失的大小，按規定對有關(guān)責任人進(jìn)行處罰。

　　第二十二條 根據檔案的內容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面來(lái)鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和密級。

　　第二十三條 保管期限

　　文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

　　1、永久保存：

　�。�1）公司章程；

　�。�2）股東名簿；

　�。�3）組織規程及辦事細則；

　�。�4）董事會(huì )及股東會(huì )紀錄；

　�。�5）財務(wù)報表；

　�。�6）政府機關(guān)核準文件；

　�。�7）不動(dòng)產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；

　�。�8）工程設計圖；

　�。�9）規章制度；

　�。�10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書(shū)。

　　2、10年保存：

　�。�1）預算、決算書(shū)類(lèi)；

　�。�2）會(huì )計憑證；

　�。�3）事業(yè)計劃資料；

　�。�4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書(shū)。

　　3、5年保存：

　�。�1）期滿(mǎn)或解除之合約；

　�。�2）其他經(jīng)核定保存5年的文書(shū)。

　　4、1年保存：結案后無(wú)長(cháng)期保存必要者。

　　第二十四條 檔案密級

　　公司檔案文書(shū)分絕密、機密、密、普通四個(gè)等級，按檔案性質(zhì)、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。

　　1、“絕密”文書(shū)含：相關(guān)政府批文、會(huì )計憑證、財務(wù)報表、資金合同、相關(guān)財務(wù)往來(lái)文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書(shū)。

　　2、“機密”文書(shū)含：公司各類(lèi)經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶(hù)檔案、設計方案及圖紙、預決算書(shū)、公司章程、股東會(huì )及董事會(huì )會(huì )議紀要（決議）、不動(dòng)產(chǎn)所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會(huì )議紀要。

　　3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來(lái)函件。

　　4、“普通”文件含：部門(mén)工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。

　　第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫(xiě)檔案調閱單，依據調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導簽批后方能調閱。

　　第二十六條 借閱的檔案密級與領(lǐng)導簽批

　　公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可借閱。

　　借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可，方可借閱。

　　借閱公司人事、財務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，方可借閱。

　　第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛(ài)護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)綜合部負責人批準。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無(wú)誤方可辦理注銷(xiāo)手續。如發(fā)現遺失或損壞，應及時(shí)報告主管領(lǐng)導。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

　　第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調閱當天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天；機密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監督下查閱。如特殊情形欲延長(cháng)調閱期限，應按調閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書(shū)面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準，方可查閱無(wú)密級檔案。

　　第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。

　　第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)行修補和復制。

　　第三十一條 對已失去作用或已超過(guò)保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負責人和檔案形成部門(mén)經(jīng)理共同鑒定，報分管領(lǐng)導審核，總經(jīng)理批準，并進(jìn)行登記造冊后按規定予以銷(xiāo)毀。

　　第三十二條 銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監銷(xiāo)，并在清冊上簽字，銷(xiāo)毀清冊永久保存。銷(xiāo)毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

　　第三十三條 有下列行為之一，視情節輕重，給予100元—5000元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀公司檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、未及時(shí)上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

　　5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）。

　　6、泄露公司檔案機密者。

　　第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準執行。

公司檔案管理制度7

　　第一章總則

　　一、目的

　　為規范公司客戶(hù)檔案管理，增強公司客戶(hù)檔案的實(shí)用性、有效性和保密性，促進(jìn)銷(xiāo)售工作的順利進(jìn)行，特制定本制度。

　　二、范圍

　　與公司發(fā)生業(yè)務(wù)或即將發(fā)生業(yè)務(wù)的客戶(hù)，即企業(yè)的'過(guò)去、現在和未來(lái)的直接客戶(hù)與間接客戶(hù)，都是本制度的管理范圍。

　　三、職責

　　公司銷(xiāo)售檔案管理由營(yíng)銷(xiāo)總監總負責；各部門(mén)經(jīng)理負責本部門(mén)客戶(hù)檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門(mén)。

　　第二章檔案的內容和建檔方法

　　一、客戶(hù)檔案的內容包括以下四項資料：

　　1、客戶(hù)基礎資料�？蛻�(hù)基礎資料主要包括客戶(hù)的名稱(chēng)、地址、電話(huà)；經(jīng)營(yíng)管理者、法人（這三項應包括其個(gè)人性格、嗜好、家庭、學(xué)歷、年齡、能力等方面）；創(chuàng )業(yè)時(shí)間、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)組織形式、業(yè)種、資產(chǎn)等方面。

　　2、客戶(hù)特征。服務(wù)區域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展潛力、經(jīng)營(yíng)觀(guān)念、經(jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規模（職工人數、銷(xiāo)售額等）、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。

　　3、業(yè)務(wù)狀況。主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jì)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競爭公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。

　　4、交易活動(dòng)現狀。主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢、未來(lái)的對策；企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問(wèn)題等。

　　二、建立客戶(hù)檔案卡。檔案的分別為兩類(lèi)，一是經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案，區域提供，二是終端客戶(hù)檔案，業(yè)務(wù)部和營(yíng)業(yè)部提供。具體內容見(jiàn)《經(jīng)銷(xiāo)商客戶(hù)檔案卡》和《終端客戶(hù)檔案卡》。

　　三、建檔方法

　　銷(xiāo)售人員接待或拜訪(fǎng)客戶(hù)后，當天登陸客戶(hù)管理系統填寫(xiě)或完善客戶(hù)檔案。不全面的客戶(hù)檔案，銷(xiāo)售人員要進(jìn)一步了解，每月最少完善一次�？蛻�(hù)檔案不及時(shí)更新，銷(xiāo)售人員違反每次罰款20元。

　　第四章保密規定

　　一、公司客戶(hù)檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營(yíng)銷(xiāo)總監負責管理，營(yíng)銷(xiāo)總監、營(yíng)銷(xiāo)副總經(jīng)理、總經(jīng)理可以查閱，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)總監批準；部門(mén)級客戶(hù)檔案由部門(mén)經(jīng)理負責管理，其他人查閱需營(yíng)銷(xiāo)副總批準部門(mén)經(jīng)理批準；個(gè)人級客戶(hù)檔案由銷(xiāo)售人員負責管理，他人查閱需部門(mén)經(jīng)理批準。

　　二、檔案的保存

　　公司檔案以客戶(hù)檔案管理系統進(jìn)行管理，營(yíng)銷(xiāo)總監為系統管理員，每月1日對數據進(jìn)行備份，以防止數據丟失。

　　三、客戶(hù)檔案的查閱

　　1、查閱公司的客戶(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)審批。填寫(xiě)《查閱檔案審批表》，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字，總經(jīng)理批準后，檔案管理負責人才可以讓其查閱。

　　2、未經(jīng)審批私自查看客戶(hù)檔案，每次處50元罰款；未經(jīng)審批，擅自將客戶(hù)檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。

公司檔案管理制度8

　　為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的檔案管理制度，實(shí)現檔案管理工作的的制度化、規化、科學(xué)化，使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù)，促進(jìn)公司的可持續健康發(fā)展，根據相關(guān)法律法規及規定，并結合我公司實(shí)際情況，制定本細則。

　　一、總則

　�。ㄒ唬┕�司檔案是在各項活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，是完整地、系統地反映公司各項經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是考察和研究公司歷史及現狀的重要依據。

　�。ǘ�）檔案管理工作是公司管理基礎工作的組成部分，是維護公司合法權益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統一的原則，由公司行政與人力資源總監統一負責，統一管理。

　�。ㄈ�）公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理，其他各部門(mén)在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的裝飾工程、基建、科研、文書(shū)、音像、人事、會(huì )計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理，各部門(mén)不得分散保存。

　　二、檔案部門(mén)設置及其職責

　�。ㄒ唬┕�司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統一保管�；�本職責為：

　　1、制訂本公司檔案工作的規定、管理辦法和工作計劃等。

　　2、在統一領(lǐng)導、分級管理的原則下根據本專(zhuān)業(yè)的`管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監督和指導。

　　3、負責對本公司形成的各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行綜合管理，積極提供利用。

　　4、辦理領(lǐng)導交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　�。ǘ�）各部門(mén)設立兼職檔案員，其主要職責是：

　　1、認真執行本公司檔案工作的規章制度主動(dòng)向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況，積極配合其開(kāi)展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監督、指導和檢查。

　　2、根據本公司各部門(mén)歸檔圍負責做好本部門(mén)檔案材料的收集整理工作并在規定期限向檔案部移交，確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

　　三、檔案接收與整理

　　(一）公司編制文件材料的歸檔圍，根據各部門(mén)的職責不同，主要有以下幾個(gè)面：

公司檔案管理制度9

　　一、目的

　　更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷

　　員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。

　　3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核資料按月歸類(lèi)整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案規定

　　1、基礎管理

　　1．1原則：分類(lèi)標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。

　　1．3對人事檔案按入職分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)人事資料的名稱(chēng)及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1．4當在職員工的資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應將資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。

　　1．5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。

　　1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的'材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1．9檔案應分類(lèi)編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。

　　2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2．4所有批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。

　　2．5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

　　3、查、借閱檔案注意

　　3．1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3．2擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3．3查、借閱者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷(xiāo)毀

　　4．1公司任何個(gè)人和非經(jīng)同意銷(xiāo)毀員工檔案資料。

　　4．2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。

　　4．3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

　　公司檔案管理制度1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關(guān)的公文處理工作。

　　2、一般性發(fā)文由辦公室起草制發(fā)。業(yè)務(wù)性發(fā)文由具體負責該項目工作的科（股）室起草，局辦公室負責審核把關(guān)，登記編號后報局長(cháng)或局長(cháng)授權的主管副局長(cháng)簽發(fā)。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的單位進(jìn)行校對后，由辦公室印刷、裝訂、發(fā)放、存檔。

　　4、積極推行辦公自動(dòng)化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡(jiǎn)單材料盡可能由各科室自己承擔。

　　5、凡需打印的材料，須經(jīng)各業(yè)務(wù)主管局長(cháng)同意，明確印制數量、完成時(shí)限后，交辦公室主任轉簽微機室工作人員辦理，并做好登記。微機室工作人員不直接接收需打印各種材料。

　　6、收到上級機關(guān)或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見(jiàn)，報局長(cháng)批示，按照批示意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導或責任部門(mén)辦理。

　　7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。

　　8、公文辦理完畢后，由辦公室根據《檔案法》及其他有關(guān)規定，及時(shí)整理（立卷）、歸檔、個(gè)人不得保存應當歸檔的公文。

　　9、辦公室對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)的公文的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。

　　10、文書(shū)人員在辦公室主任的具體領(lǐng)導下，全面負責文秘工作。業(yè)務(wù)工作同時(shí)接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。

　　11、收受文件后，一般性文件由辦公室主任簽批，重要文件由主管常務(wù)副局長(cháng)簽批，然后按簽批順序傳遞、承辦。

　　12、文件收受及傳閱要及時(shí)，一般性文件兩天之內必須傳閱完畢，兩天之后文件未傳完時(shí)，文書(shū)可直接向傳閱人催要。特殊急辦文件，辦公室必須當時(shí)送達相關(guān)領(lǐng)導，及時(shí)落實(shí)。

　　13、日常文件處理做到收、發(fā)、傳、歸及時(shí)準確科學(xué)有效。

　　14、嚴把印信使用關(guān)，發(fā)文時(shí)必須由分管局長(cháng)同意，然后由局長(cháng)簽批后才可打印并使用公章，平時(shí)使用公章，必須由辦公室主任或分管常務(wù)副局長(cháng)簽字后方可使用，并做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任簽批。

　　15、文書(shū)要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。

　　16、除屬名信外，公務(wù)信件均由文書(shū)拆閱，重要信函，由主任或主管常務(wù)的副局長(cháng)簽轉。

　　17、一般業(yè)務(wù)性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動(dòng)、事件、獎勵等事宜主動(dòng)進(jìn)檔，統一管理。

　　18、年末文件歸類(lèi)做到科學(xué)、及時(shí)、有序、各類(lèi)卷分類(lèi)科學(xué)，有利用價(jià)值。

公司檔案管理制度10

　　1、公司的會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據，必須切實(shí)加強對會(huì )計檔案的管理。

　　2、會(huì )計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會(huì )計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會(huì )計人員工作規則》要求，對會(huì )計檔案進(jìn)行定期收集，審查核對，分類(lèi)裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進(jìn)行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會(huì )計資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì )計檔案由主辦會(huì )計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會(huì )計檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì )計檔案管理人員應將歸檔的會(huì )計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會(huì )計檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì )計檔案名稱(chēng)及查閱事由。

　　8、會(huì )計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關(guān)手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會(huì )計檔案的'保管期限，根據其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì )計檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，報上級方管部門(mén)批準后執行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應派人監毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關(guān)規定執行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì )計檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設單位完工后，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時(shí)，由老單位根據帳面數編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會(huì )計資料必須留在老單位。

公司檔案管理制度11

　　1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的`主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達客戶(hù)與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時(shí)、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；

　　3.0客戶(hù)檔案管理

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶(hù)資料

　　3.2客戶(hù)繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶(hù)裝修工程文件

　　3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶(hù)資料補充

　　3.5.1客戶(hù)證件資料

　　3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò )資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò )人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

　　3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶(hù)違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶(hù)報修記錄

公司檔案管理制度12

　　一、目的

　　加強文件檔案管理，規范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。

　　二、適用范圍

　　適用于公司及各部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、利用及歸檔。

　　三、術(shù)語(yǔ)和定義

　　1、檔案：指公司過(guò)去和現在各級部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動(dòng)。

　　四、職責

　　1、行政人事部：

　　1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門(mén)檔案管理；

　　2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；

　　3）收集、整理、分類(lèi)、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料；

　　4）負責公司檔案的利用和銷(xiāo)毀管理，監控檔案利用和銷(xiāo)毀的全過(guò)程，確保公司檔案的安全；

　　5）提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；

　　6）負責組織學(xué)習和培訓檔案管理辦法、使用知識。

　　2、其他各部門(mén)相關(guān)人員：

　　1）負責在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；

　　3）負責本部門(mén)文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；

　　4）財務(wù)部負責按規定獨立建檔保管財務(wù)檔案資料；

　　3、各部門(mén)檔案主管人員

　　負責部門(mén)檔案的管理。

　　4、各部門(mén)負責人

　　1）負責對部門(mén)檔案管理監督檢查。

　　五、工作程序

　　1、檔案資料的收集

　　1）各部門(mén)相關(guān)人員負責對本部門(mén)日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門(mén)《文件（合同）管理記錄目錄》 。

　　2）各部門(mén)文件、合同等資料原件需要保存的，各部門(mén)分別進(jìn)行整理，并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

　　a）歸檔范圍及移交時(shí)間：每季度結束后次月10日前。

　　b）檔案資料的標識各部門(mén)對各自保管的檔案資料編號，編號規則見(jiàn)后。

　　c）檔案資料的日常管理：

　�、烹娮宇�(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應當及時(shí)存放于指定電腦硬盤(pán)內。

　�、莆募�、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。

　�、俏募�資料、合同要科學(xué)排列，按編號順序存放于文件盒內，并加以標識，整齊排放在文件／檔案柜中。

　　d）檔案借閱

　�。�1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫(xiě)《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關(guān)領(lǐng)導批準；

　�、茩n案外借一般只借復印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準，借閱的檔案交還時(shí)，必須當面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現遺失或損壞，應立即報告直接上級；

　�、墙栝啓n案用完后，應及時(shí)送還，如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手續；

　�、冉铏n人必須愛(ài)護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；

　　e）檔案銷(xiāo)毀⑴對已失去利用價(jià)值的檔案，銷(xiāo)毀時(shí)，必須寫(xiě)申請銷(xiāo)毀報告，編制銷(xiāo)毀目錄，報部門(mén)總經(jīng)理批準，批準后方可銷(xiāo)毀。

　�、茍绦袖N(xiāo)毀任務(wù)時(shí)，必須由行政人事部人員監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人不得少于二人，并在銷(xiāo)毀目錄上簽字。最后，把銷(xiāo)毀目錄和批準手續文件，一并存檔永久保存。

　　2、檔案管理細則

　　1）檔案資料的歸檔范圍

　�、殴�司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類(lèi)公文等；

　�、乒�司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準文件、證書(shū)等文件；

　�、潜竟�司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權益文書(shū)等；

　�、裙�司領(lǐng)導的批示、指示等；

　�、芍匾�的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等；

　�、史从彻�司主要職能活動(dòng)的報告、總結、工作日記、工作備忘等；

　�、斯�司的'各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡(jiǎn)報；

　�、瘫竟�司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料；

　�、捅竟�司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；

　�、伪竟�司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料；

　�、媳竟�司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等；

　�、型獬龉珓�(wù)活動(dòng)（如學(xué)習、考察、調查研究、參加會(huì )議等）所獲得或形成的檔案資料；

　�、沿攧�(wù)檔案資料；

　�、腋鞣N實(shí)物檔案；

　�、悠渌�具有利用和保存價(jià)值的文件資料。

　　3、檔案資料的歸檔要求

　�、艢w檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。

　�、埔话阗Y料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據實(shí)際需要留存復印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應經(jīng)總經(jīng)理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。

　�、锹曄駲n案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

　�、茸游募�應有相應的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。

　�、筛鞣N實(shí)物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。

　　4、檔案資料的歸檔時(shí)間

　�、偶磿r(shí)歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時(shí)歸檔：

　　a）公司規定的密級文件；

　　b）重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；

　　c）合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料；

　　d）公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料；

　　e）其他認為需要即時(shí)歸檔的資料。

　�、贫ㄆ跉w檔

　　a）部門(mén)應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；

　　b）部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；

　�、请娮勇曄駲n案的歸檔

　　a）重要電子聲像檔案應實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。

　　b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個(gè)月一次制成光盤(pán)脫機保管。

　　c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤(pán)等載體脫機保管。

　　5、檔案交接⑴部門(mén)內檔案交接部門(mén)檔案管理人員（兼）工作變動(dòng)或離職的，要填寫(xiě)《檔案移交清單》，由部門(mén)負責人指定的接收人核實(shí)無(wú)誤后簽字，行政人事部見(jiàn)證。

　　6、檔案移交公司的流程

　　a）經(jīng)辦部門(mén)檢查文件或檔案，編制移交清單；

　　b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，并與部門(mén)每月提交的檔案清單核對；

　　c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；

　　7、檔案保管

　�、艡n案編號

　　a）檔案按類(lèi)別應賦予統一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊。

　　b）檔案分類(lèi)各級名稱(chēng)經(jīng)確定后，應參照《檔案分類(lèi)編號表》，將所有分類(lèi)各級名稱(chēng)及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

　　c）檔案分類(lèi)編號內應預留若干空檔，以備將來(lái)組織擴大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補之用。

　　d）檔案分類(lèi)及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。

　　e）建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。

　　8、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。

　　六、相關(guān)記錄

　　1、 《文件（合同）管理記錄目錄》

　　2、 《文件檔案移交目錄》

　　3、 《檔案移交清單表》

　　4、 《檔案借閱審批單》

　　5、 《檔案分類(lèi)編號表》

　　6、 《檔案管理流程》

公司檔案管理制度13

　　1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。

　　2、各類(lèi)檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶(hù)單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類(lèi)管理。

　　3、按照檔案管理要求存放各類(lèi)檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。

　　4、外單位交來(lái)圖紙由各系統工程師核對實(shí)物，如圖紙無(wú)誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。

　　5、各類(lèi)檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶(hù)裝修、維修檔案應長(cháng)期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過(guò)期需銷(xiāo)毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。

　　6、借閱檔案需經(jīng)相應系統的'主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。

　　7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類(lèi)歸檔、保存。

公司檔案管理制度14

　　一、總則

　　1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。

　　2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項活動(dòng)直接形成的對公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

　　3、公文承辦部門(mén)或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。

　　二、文件材料的收集管理

　　1、公司指定專(zhuān)人負責文件材料的管理。

　　2、文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

　　3、一項工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的'，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì )議文件由行政部收集。

　　三、歸檔范圍

　　1、重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會(huì )議記錄等。

　　2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

　　3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會(huì )議記錄、統計報表及簡(jiǎn)報。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

　　5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

　　6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　四、歸檔要求

　　1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

　　2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

　　3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應合一歸檔。

　　4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會(huì )議文件放在會(huì )議開(kāi)幕年。

　　5、檔案文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點(diǎn)，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統的排列。

　　6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。

　　五、檔案管理人員職責

　　1、按照有關(guān)規定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。

　　2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。

　　3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

　　六、檔案的利用

　　1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門(mén)經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

　　2、檔案借閱的最長(cháng)期限為兩周;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現損壞、丟失或逾期未還，應寫(xiě)出書(shū)面報告，報總經(jīng)理處理。

　　3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現遺失必須及時(shí)匯報，追求責任。

　　4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。

　　5、必須愛(ài)護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫(xiě)字、劃線(xiàn)或作記號等。

　　6、不準轉借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。

　　7、用畢按時(shí)歸還，如需延長(cháng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。

　　七、本制度即日起開(kāi)始執行。

公司檔案管理制度15

　　為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統計、銷(xiāo)毀等工作，維護檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、適用范圍

　　1、公司經(jīng)濟活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。

　　2、會(huì )議文件，包括本公司重要會(huì )議形成的'文件、紀要、決定等

　　3、公司的請示與上級批復文件

　　4、公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計劃、總結、報告

　　5、公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、股東會(huì )決議、董事會(huì )決議等相關(guān)文件資料

　　6、公司制定的章程、制度等文件材料

　　7、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件

　　二、檔案保管

　　1、公司各類(lèi)文件應由總經(jīng)理辦公室安排專(zhuān)人保管。

　　2、保管人員需根據文件內容及其歷史關(guān)系，合并整理，分類(lèi)保存。

　　3、檔案保管人員應及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　　4、庫藏文檔要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現破損變質(zhì)及時(shí)修補或復制。

　　三、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須先辦理借閱手續，登記《檔案借閱審批表》由部門(mén)負責人簽字。

　　2、借閱的案卷要注意愛(ài)護，不得丟失、損壞、涂改。

　　3、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入私人場(chǎng)所，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　4、借閱的檔案應如期歸還，如因工作需要到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，辦理續借手續。

　　4、歸還檔案時(shí)，由檔案保管人員當面查點(diǎn)清楚，并在《檔案借閱審批表》上及時(shí)注銷(xiāo)。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數據資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。

　　四、檔案銷(xiāo)毀

　　經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案保管人員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。

　　五、檔案保密

　　1、檔案保管人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無(wú)關(guān)人員不準接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機密問(wèn)題。

　　3、檔案資料不準帶到公共場(chǎng)所。

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