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廣告費用控制管理規定
第1章 總則
第1條 目的
為合理控制公司廣告費用的支出，特制定本規定。
第2條 適用范圍
本規定適用于公司廣告企劃部、各區域銷(xiāo)售分支機構。
第2章 管理職責
第3條 廣告企劃部
1.負責對各項廣告費用的計劃、申報、分配和下達。
2.負責對廣告費用執行情況的審核、跟蹤、監控和指導。
3.負責對廣告費用計劃的統籌、匯總和臺賬管理。
4.負責對各階段廣告費用的已付和未付款情況進(jìn)行跟蹤統計。
5.負責定期編制費用使用情況的分析報告。
6.負責組織對相關(guān)部門(mén)廣告費用的使用情況進(jìn)行不定期檢查。
7.根據不同時(shí)期的要求，及時(shí)向營(yíng)銷(xiāo)中心上報專(zhuān)項廣告費用計劃和物料需求計劃。
8.負責隨時(shí)跟蹤各區域資源使用情況的合理性，一旦發(fā)現問(wèn)題及時(shí)指導并予糾正。
9.負責對專(zhuān)項費用執行情況的審核、跟蹤、監控和指導。
第4條 財務(wù)部
1.負責對廣告費用所發(fā)生的結算單據進(jìn)行審核把關(guān)。
2.負責對廣告費用進(jìn)行控制和核銷(xiāo)。
3.負責組織對相關(guān)部門(mén)廣告費用的使用情況進(jìn)行不定期檢查。
第5條 各區域銷(xiāo)售分支機構
1.嚴格按審核好的費用指標執行，定期上報各階段各項費用的使用情況，建立詳細的費用臺賬并定期上報。
2.嚴格按有關(guān)規定收集、整理和匯總已發(fā)生廣告費用的結算資料，及時(shí)將資料寄回費用對口部門(mén)進(jìn)行審核及報銷(xiāo)。
第6條 采購部
1.嚴格按營(yíng)銷(xiāo)中心企劃部已審批下來(lái)的項目費用指標采購物料、贈品和禮品.
2.定期上報各階段各項目的使用情況，建立費用臺賬并上報營(yíng)銷(xiāo)中心企劃部。
第3章 費用控制措施
第7條 廣告費用使用范圍
1.各區域銷(xiāo)售分支機構日常廣告費的使用范圍包括媒體費用、場(chǎng)外促銷(xiāo)活動(dòng)、戶(hù)外廣告、終端廣告制作、改善、物料制作及其他費用等。
2.廣告企劃部費用的使用范圍包括各終端建設費用(如形象端架、店招制作或改造等)、各類(lèi)物料、市場(chǎng)支持專(zhuān)項促銷(xiāo)費用等，以及公司品牌形象宣傳費用、在地方或中央級媒體的發(fā)布費用、公司各產(chǎn)品統一活動(dòng)推廣費用等。
第8條 費用計劃的制訂與下達
1.費用項目分類(lèi)
2.廣告企劃部每月25日前將次月整體廣告費用計劃向銷(xiāo)售總監、總經(jīng)理提出申報，銷(xiāo)售總監、總經(jīng)理于30日前批示費用計劃并下發(fā)至廣告企劃部。
3.根據各區域每月銷(xiāo)售回款額的實(shí)際完成情況，企劃部分別計核各區域的固定廣告費用，并確認上月各區域的變動(dòng)廣告費用，于每月5日前下發(fā)至各區域銷(xiāo)售分支機構的銷(xiāo)售部經(jīng)理、主管處。
第9條 費用申報和使用流程
1.費用申報
(1)企劃部費用，廣告企劃部提出申請，銷(xiāo)售總監審核，總經(jīng)理批準。
(2)營(yíng)銷(xiāo)中心各區域廣告的費用，先向營(yíng)銷(xiāo)中心企劃部提出申請，銷(xiāo)售總監審核，總經(jīng)理批準。
2.費用使用流程
廣告企劃部起草及申報合同，銷(xiāo)售總監審批，財務(wù)部備案，總經(jīng)理簽字并蓋合同章后安排制作。
第10條 費用報銷(xiāo)規定
1.費用報銷(xiāo)應嚴格按公司的相關(guān)規定執行，報銷(xiāo)時(shí)《合同審批表》上必須附有綜合管理部統一編制的合同編號，同時(shí)準備好正式的發(fā)票、合同、送貨單、驗收單和照片等單據。
2.各區域銷(xiāo)售分支機構在各項廣告業(yè)務(wù)執行完畢后應立即收齊相關(guān)手續，務(wù)必于15天內將資料寄回總部核銷(xiāo)。如未在規定的期限內執行，總部有權視其為作廢，費用由區域人員自行承擔。
3.費用報銷(xiāo)的周期原則為發(fā)票入賬后一個(gè)月內付款，對于一些特殊費用可按合同相關(guān)協(xié)議付款。
第11條 費用控制與檢核
1.各區域必須嚴格按費用臺賬格式要求，將當月廣告費用發(fā)生情況詳細填報和控制，并在每月5日前分別上報廣告企劃部，凡不在臺賬范圍內的費用一律不予報銷(xiāo)。
2.總部將對各區域進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現不如實(shí)申報或制造虛假費用者，將給予經(jīng)辦人及相關(guān)人員相應處罰通報，情況嚴重直至免職。
3.廣告企劃部每月負責將終端廣告費用使用情況及付款執行情況進(jìn)行匯總分析，并上報相關(guān)領(lǐng)導。
第4章 檢查與考核
第12條 每季度對廣告費用的使用情況考核一次，費用虛報部分與各區域相關(guān)人員薪酬掛鉤。區域經(jīng)理是廣告費用控制的主要責任人，將視情況對區域經(jīng)理、主任進(jìn)行經(jīng)濟處罰。
第13條 對未經(jīng)審核上報的臺賬和不符合規定或隨意提出修改的，將對各區域經(jīng)理和相關(guān)責任人進(jìn)行通報，且對修改意見(jiàn)不予確認，發(fā)生額均以第一次上報的為準，由此產(chǎn)生的后果，一律由各區域銷(xiāo)售分支機構經(jīng)理和銷(xiāo)售人員全部承擔。
第14條 對已交回的結算資料因把關(guān)不力、不符合結算要求，總部需要退回的，如核銷(xiāo)金額達2 000元以上，每次扣罰各區域銷(xiāo)售分支機構經(jīng)理及相關(guān)責任人50元。
第15條 對于不能按時(shí)上報費用使用情況的責任部門(mén)，廣告企劃部有權拒絕下月的場(chǎng)外促銷(xiāo)活動(dòng)、終端廣告費用等的呈報。
第16條 對于不實(shí)申報或虛報費用等情況，一經(jīng)發(fā)現，視其影響程度，給予行政處分，直至開(kāi)除。
第17條 對一年內出現三次違規行為的，應提報人力資源部等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。
第5章 附則
第18條 本規定由企劃部負責解釋、補充及修訂。
第19條 本規定自發(fā)布日起實(shí)施。
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