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單位采購管理制度

時(shí)間:2024-08-18 11:43:03 制度 我要投稿
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單位采購管理制度

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單位采購管理制度

  單位采購管理制度1

  一、總則

  (一)、為規范本集團及下屬生產(chǎn)企業(yè)的采購工作,特制定本制度。

  (二)、本制度適用于集團公司及集團下屬各生產(chǎn)企業(yè)的采購活動(dòng)。

  二、采購原則

  (一)、嚴格執行詢(xún)議價(jià)程序

  凡未通過(guò)招標確定供應商價(jià)格的物品的采購,每次采購金額在2000元以上,必須有三家以上供應商提供報價(jià),在權衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶(hù)群等因素的基礎上進(jìn)行綜合評估,并與供應商進(jìn)一步議定最終價(jià)格,臨時(shí)性應急購買(mǎi)的物品除外。

  (二)、合同會(huì )簽制度

  固定資產(chǎn)的采購合同,必須經(jīng)過(guò)有關(guān)部門(mén)如生產(chǎn)管理部、質(zhì)量部、財務(wù)部、審計部、生產(chǎn)企業(yè)總經(jīng)辦、設備維修部共同參與,調研匯總各方意見(jiàn),經(jīng)公司分管領(lǐng)導審核,總經(jīng)理批準簽約。屬集團采購的項目,應報總裁批準。

  (三)、職責分離

  采購人員不得參與物資和服務(wù)的驗收,采購物資質(zhì)量、數量、交貨等問(wèn)題的解決,應由采購部根據合同要求及有關(guān)標準與供應商協(xié)商完成。

  (四)、一致性原則

  采購人員定購的物資或服務(wù)必須與請購單所列要求規格、型號、數量相一致。在市場(chǎng)條件不能滿(mǎn)足請購部門(mén)要求或成本過(guò)高的情況下,及時(shí)反饋信息供申請部門(mén)更改請購單作參考。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過(guò)請購量的5%-10%。

  (五)、最低價(jià)搜尋原則

  采購人員隨時(shí)搜集市場(chǎng)價(jià)格信息,建立供應商信息檔案庫,了解市場(chǎng)最新動(dòng)態(tài)及各地區最低價(jià)格,實(shí)現最優(yōu)化采購。

  (六)、廉潔制度

  所有采購人員必須做到:

  1、熱愛(ài)企業(yè),自覺(jué)維護企業(yè)利益,努力提高采購材料質(zhì)量,降低采購成本。

  2、加強學(xué)習,提高認識,增強法治觀(guān)念。

  3、廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應商伸手。

  4、嚴格按采購制度和程序辦事,自覺(jué)接受監督。

  5、工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。

  6、努力學(xué)習業(yè)務(wù),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設備及市場(chǎng)信息。

  (七)、招標采購

  凡大宗或經(jīng)常使用的材料,如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過(guò)詢(xún)議價(jià)或招標的.形式,由生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、審計、采購、總經(jīng)辦等相關(guān)部門(mén)共同參與,定出一段時(shí)間內(一年或半年或一季度)的供應商、價(jià)格,簽訂供貨協(xié)議,以簡(jiǎn)化采購程序,提高工作效率。

  對于價(jià)格隨市場(chǎng)變化較快的材料,除縮短招標間隔時(shí)限外,還應隨著(zhù)掌握市場(chǎng)行情,調整采購價(jià)格。

  三、采購程序

  (一)、供應商的選擇和審計

  1、原輔材料的供應商必須證照齊全,具有生產(chǎn)產(chǎn)品的合法證件。變更原輔材料的供應商必須經(jīng)過(guò)送樣檢驗、小試、中試,征得生產(chǎn)、質(zhì)量部門(mén)同意。必要時(shí),報有關(guān)管理部門(mén)批準備案。

  2、對于大宗和經(jīng)常使用的商品或服務(wù),采購部應較全面地了解掌握供應商的生產(chǎn)管理狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、成本控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況,建立供應商檔案,做好業(yè)務(wù)記錄,會(huì )同企業(yè)生產(chǎn)、質(zhì)量、采購部門(mén)對供應商定期進(jìn)行評估和審計。

  3、固定資產(chǎn)及零星物資采購在選擇供應商時(shí),必須進(jìn)行詢(xún)議價(jià)程序和綜合評估。供應商為中間商時(shí),應調查其信譽(yù)、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象,供應商的報價(jià)不能作為唯一決定的因素。

  4、為保證原、輔、包材質(zhì)量的穩定,供應商也應相對穩定。

  5、為確保供應渠道的暢通,防止意外情況的發(fā)生,對于生產(chǎn)運營(yíng)所必需的商品,應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進(jìn)行交互采購。大宗商品應同時(shí)由兩家以上供應商供貨,以保證貨源、質(zhì)量和價(jià)格合理。

  6、對于零星且規格繁雜的物資,每年度根據部門(mén)預算計劃統計造表交采購部門(mén),向三家以上供應商詢(xún)價(jià),經(jīng)有關(guān)部門(mén)及采購部門(mén)綜合評估后,選擇合適的供應商,簽訂特約供貨協(xié)議,定期結算。

  (二)、采購程序

  1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算銷(xiāo)售計劃——→生產(chǎn)計劃——→資金預算

  2、固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請,由各使用部門(mén)填寫(xiě)請購單,寫(xiě)清采購物資的數量、規格、型號、質(zhì)量標準、技術(shù)指標、制作工藝、材質(zhì)、要求到貨日期等,由部門(mén)經(jīng)理簽字上報分管領(lǐng)導批準,交集團采購部門(mén)。

  3、采購詢(xún)價(jià)、綜合評估、會(huì )簽合同,由采購部門(mén)協(xié)調生產(chǎn)、財務(wù)、審計、質(zhì)量、工程、維修總經(jīng)辦及使用部門(mén)共同完成,報主管領(lǐng)導審批。生產(chǎn)、質(zhì)量、工廠(chǎng)維修、使用部門(mén)負責采購材料的適用性,財務(wù)部門(mén)負責預算控制、價(jià)格調查、資信調查、合同付款條款的審核,法律部門(mén)負責合同條款的審查,審計部門(mén)負責合同的事前審計和事后財務(wù)審計。采購部門(mén)負責合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立,市場(chǎng)信息的收集。同時(shí),與供方和生產(chǎn)廠(chǎng)聯(lián)系貨物接送的時(shí)間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及聯(lián)系售后服務(wù)事宜。凡由集團采供部代各生產(chǎn)企業(yè)采購的物資,采購合同簽訂后,由集團采供部采購人員將合同傳真至生產(chǎn)企業(yè)采購部。

  4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄,接收報告的出具。倉儲、質(zhì)量部門(mén)負責原輔包材的驗收,并出具檢測報告。并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數傳真至集團采供部。設備由申請部門(mén)、工程技術(shù)部門(mén)驗收,并出具驗收報告。

  (三)、中藥材采購:

  1、中藥材一般應實(shí)行招標采購,由于其價(jià)格隨市場(chǎng)行情波動(dòng)較大,一般3月需重新組織招標一次。

  2、在招標確定了供應商以后,應通過(guò)市場(chǎng)調研,上網(wǎng)公布需求信息等途徑廣泛收集藥材價(jià)格信息,與供應商協(xié)商,不斷調整價(jià)格。

  四、審計監督

  采購全過(guò)程進(jìn)行財務(wù)監督和審計。

  在采購招標、采購詢(xún)議價(jià)、合同簽訂和采購結算過(guò)程中,除有生產(chǎn)、質(zhì)量、使用部門(mén)、工廠(chǎng)維修部門(mén)及相關(guān)領(lǐng)導參與外,財務(wù)、審計部門(mén)要全程參與。財務(wù)部門(mén)主要負責材料價(jià)格的核查,審計部門(mén)主要負責合同條款的審核和財務(wù)支付的事前事后審計。

  采購人員要自覺(jué)接受財務(wù)和審計部門(mén)對采購活動(dòng)的監督和質(zhì)詢(xún)。

  對采購人員在采購過(guò)程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,審計部門(mén)將有權對有關(guān)人員提出降級、處罰、開(kāi)除的處理建議,直至追究法律責任。

  單位采購管理制度2

  一、總則

  第一條 為加強公司各項采購活動(dòng)的管理和控制,結合《預算管理制度》的相關(guān)規定,經(jīng)公司研究特制定本制度。

  第二條 本制度所指的采購包括公司各項固定資產(chǎn)及其附屬設備的采購、車(chē)飾等商品采購、配件及其他材料采購、低值易耗品和辦公用品采購、各種廣告和展示設計采購。

  第三條 公司所有的采購活動(dòng)統一由公司的所指定的相關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)負責執行。具體規定為:

  1、廣告和展示設計采購由行政部負責執行;

  2、生產(chǎn)車(chē)間、辦公室物品由采購部負責執行;

  3、電腦、軟件等電子信息設備的采購由行政部負責執行。

  4、其他上述未包括的采購全部由行政部或其他公司另行指定部門(mén)負責執行。

  第四條 單項(含綜合項目采購,整車(chē)和配件采購及整車(chē)供應商指定的采購除外)采購金額超過(guò)10萬(wàn)元的采購項目,應由相應的采購部門(mén)會(huì )同有關(guān)采購需求部門(mén)、財務(wù)部、審計部和總經(jīng)辦舉行采購聽(tīng)證會(huì )或合同評審會(huì ),采購部門(mén)應在會(huì )前準備好充足的資料,如項目方案介紹,供應商詢(xún)價(jià)記錄或招投標情況,各供應商優(yōu)惠辦法,性?xún)r(jià)比意見(jiàn)書(shū),其它相關(guān)資料等。

  第五條 本制度采購管理主要指采購預算管理、采購詢(xún)價(jià)管理、采購合同管理、采購入庫和付款、供應商評審等幾個(gè)重大方

  二、采購詢(xún)價(jià)管理

  第六條 采購部門(mén)接到批準的采購申請單后,優(yōu)先到公司指定的'供應商處購買(mǎi),如指定供應商無(wú)貨供應時(shí),必須進(jìn)行多方比價(jià),1千元以上的物品,貨比三家,作好市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄(市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄表附后),擇優(yōu)擇廉購買(mǎi),同時(shí)保管好《市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄表》以供以后參考和審核,保管期限為一年。

  第七條 審計部和財務(wù)部定期或不定期聯(lián)合進(jìn)行市場(chǎng)信息調查,作好市場(chǎng)信息調查記錄(記錄表附后),對前期購買(mǎi)活動(dòng)進(jìn)行評審,做好評審工作總結,報總經(jīng)理參考。

  第八條 定期評審分為季度評審、半年度評審、年終評審。不定期評審可以根據工作需要,由總經(jīng)理或審計總監決定。

  三、采購合同管理

  第九條 采購價(jià)格選定后,采購商品單位價(jià)格在5000元以上或采購合同金額在5000元以上的或有經(jīng)常供貨行為的(一年內有3次以上)必須與供應商簽訂采購合同,廣告、展示設計采購必須與供應商簽訂合同。

  第十條 采購合同必須進(jìn)行合同評審會(huì )簽,各職能部門(mén)對合同的內容和條款逐一進(jìn)行審查,各職能部門(mén)負責人對合同進(jìn)行聯(lián)合會(huì )簽,并對會(huì )簽結果負責。只有經(jīng)過(guò)會(huì )簽同意的合同才能加蓋公司的合同專(zhuān)用章或公章。

  第十一條 參加合同會(huì )簽的職能部門(mén):總經(jīng)理、審計總監、財務(wù)部、行政部。合同會(huì )簽的經(jīng)辦人為相關(guān)采購責任部門(mén)。

  第十二條 采購合同的保管:采購合同原件由采購責任部門(mén)保管,留復印件在財務(wù)部備案,合同原件保管時(shí)限為3年。

  第十三條 采購合同條款的執行跟蹤:日常跟蹤由采購責任部門(mén)負責,審計部對合同條款的執行進(jìn)行定期和不定期的審計。

  第十四條 供應商給予公司現金折扣和銷(xiāo)售折讓的情況,必須在合同條款中反映。嚴禁采購人員私自收取或索要供應商回扣、傭金等,一經(jīng)查明發(fā)現將由公司視具體情況給予責任人開(kāi)除、降職或其他行政處罰。

  四、采購入庫和付款

  第十五條 屬于固定資產(chǎn)的(單位價(jià)值在2000元以上,使用期限在一年以上),必須辦理固定資產(chǎn)驗收手續(附固定資產(chǎn)驗收單格式),驗收合格才能入庫。

  第十六條 屬于公司商品、原材料(車(chē)飾精品、配件、車(chē)間輔料等)的必須辦理入庫手續,認真填寫(xiě)入庫單,倉管員對入庫數量負責,月末盤(pán)虧時(shí)需進(jìn)行賠償。

  第十七條 辦公用品和其他不需入庫的零星物料(數量在5個(gè)以下金額在10元以下且不屬公司商品、原材料的物料),必須有兩人以上在送貨單或發(fā)票上簽名確認。

  第十八條 采購金額超過(guò)50元的,必須取得合法的發(fā)票,盡量取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票。

  第十九條 付款注意事項:固定資產(chǎn)付款必須附上發(fā)票、合同復印件、《固定資產(chǎn)驗收單》;公司商品付款須附上發(fā)票、入庫單;未簽訂采購合同的須附上〈〈市場(chǎng)詢(xún)價(jià)記錄表〉〉,否則財務(wù)部不得付款。廣告、展示設計付款時(shí)必須附上合同

  五、供應商評審

  第二十條 每年年初,由審計部組織,對上年度的各類(lèi)供應商進(jìn)行評審,對價(jià)格高、服務(wù)差的供應商進(jìn)行淘汰替換。列出合格供應商名錄。

  第二十一條 評審委員會(huì )的組成:行政部負責人、售后服務(wù)部負責人、財務(wù)負責人、審計總監、總經(jīng)理共五人組成。

  第二十二條 評分標準:

  序號

  評分項目

  評分標準及標準分

  1

  產(chǎn)品報價(jià)

  (50分)

  1、 合理最低價(jià)(幾家相比后確定,詳見(jiàn)備注)

  50分

  2、 比合理最低價(jià)相差0-1.9%

  45分

  3、比合理最低價(jià)相差2-3.9%

  35分

  4、比合理最低價(jià)相差4-6.9%

  30分

  5、比合理最低價(jià)相差7%以上

  0分

  2

  付款方式

  (30分)

  能遵循我方提出的付款方式

  30分

  若供貨單位自己提出付款方式,則根據其付款方式酌情加減分,但最多只能加20分

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