商務(wù)應酬的書(shū)信
應酬書(shū)信是商業(yè)領(lǐng)域使用頻率較高的書(shū)信。因為在整個(gè)商務(wù)流通領(lǐng)域，很講究情感的聯(lián)絡(luò )和交往，以此來(lái)增進(jìn)友誼，促進(jìn)貿易。這類(lèi)書(shū)信與一般書(shū)信的禮儀要領(lǐng)和格式基本相同。應酬書(shū)信一般由箋文和封文兩部分組成。寫(xiě)信是借助文字向受信人說(shuō)話(huà)。要使對方感到親切、自然、文明有禮并收到良好的交際效果，寫(xiě)信就要符合書(shū)寫(xiě)格式和書(shū)信語(yǔ)言的禮儀規范。否則，就會(huì )鬧出笑話(huà)，影響交際效果乃至誤事。
稱(chēng)謂要得體。稱(chēng)謂即稱(chēng)呼，要符合寄信人同受信人的特定關(guān)系。一般來(lái)說(shuō)，平時(shí)對對方稱(chēng)呼什么，信的開(kāi)頭就寫(xiě)什么。在格式上，稱(chēng)呼要在信箋第一行起首的位置書(shū)寫(xiě)，單獨成行，以示尊重，它有很強的禮儀作用。寫(xiě)給非親屬關(guān)系的長(cháng)輩，一般在姓氏后面加職務(wù)，如李經(jīng)理、張校長(cháng)，或以某老相稱(chēng)；寫(xiě)給自己敬佩的長(cháng)者可在稱(chēng)呼前加上“尊敬的”三字，盡量避免指名道姓；對平輩或小輩則可直呼其名，或稱(chēng)兄道弟，或稱(chēng)“小王” 、“小李” ，也可以“同志”相稱(chēng)。
稱(chēng)呼之后一般還要加提稱(chēng)語(yǔ)，即用來(lái)提高稱(chēng)謂的詞語(yǔ)，如對尊長(cháng)用“尊鑒” 、“賜鑒” 、“鈞鑒” 、“崇鑒” ；對平輩用“臺鑒” 、“大鑒” 、“惠鑒” ；對晚輩用“青鑒” 、“收覽” ；對女士用“芳鑒” 、“淑鑒” 、“懿鑒”（對年高者） ；對夫婦用“儷鑒” 、“同鑒” 、“均鑒”等。書(shū)信中的這種敬語(yǔ)使用時(shí)要注意與稱(chēng)謂相配合。
問(wèn)候要熱情。抬頭之后的承啟語(yǔ)（應酬語(yǔ)）起開(kāi)場(chǎng)白的作用。無(wú)論是經(jīng)常通信的還是久未聯(lián)系的，向對方問(wèn)候一聲，是必不可少的禮節。因此，信的開(kāi)頭應有問(wèn)候語(yǔ)。如“奉讀惠書(shū)，如見(jiàn)故人！”或“久疏問(wèn)候，不知近來(lái)可好？”問(wèn)候語(yǔ)可長(cháng)可短，即使短到“你好”兩字，也應是發(fā)自?xún)刃�，體現出寫(xiě)信人的`一片真誠，而不是“應景文章” 。問(wèn)候要切合雙方關(guān)系，交淺不宜言深，以簡(jiǎn)捷、自然為宜。
內容要準確。正文是書(shū)信的主體，即寫(xiě)信人要說(shuō)的事，要論的理，要敘的情。
正文一般從信箋的第二行開(kāi)始寫(xiě)，前面空兩格。書(shū)信的內容盡管各不相同，寫(xiě)法也多種多樣，但都要以表情達意、準確率直為原則。除言之有物、通情達理、文辭通暢、字跡工整以外，還要措詞得體，即根據受信人的特點(diǎn)及寫(xiě)信人與受信人的特定關(guān)系進(jìn)行措詞（包括敬語(yǔ)、謙詞的選擇，語(yǔ)調的掌握等） ；一般來(lái)說(shuō)，應先談?wù)動(dòng)嘘P(guān)對方的事情，表示關(guān)切、重視或謝意、敬意，然后再寫(xiě)自己要陳述的事理。正文寫(xiě)好后，如發(fā)現內容有遺漏，可補充寫(xiě)在結尾后面；并在補述語(yǔ)前另行加上“又及” 、“又啟”加以提示。補述語(yǔ)不宜過(guò)長(cháng)。
祝頌要誠懇。正文后的問(wèn)候祝頌語(yǔ)雖然只幾個(gè)字，但表示寫(xiě)信人對受信人的祝愿、欽敬、慰勉，也有不可忽視的禮儀作用。祝頌語(yǔ)有格式上的規范要求，一般分兩行書(shū)寫(xiě)，上一行前空兩格，下一行頂格。祝頌語(yǔ)可以套用約定俗成的句式，如“此致敬禮” 、“祝您健康”之類(lèi)，也可以另辟蹊徑，即景生情，以更能表示出對收信人的良好祝愿。如對尊長(cháng)，可寫(xiě)“敬請福安” 、“敬請金安” 、“敬請太安” 、“恭請平安” ；給平輩的信，則用“順頌時(shí)祺” ，春天可寫(xiě)“此頌
春安” ，逢年可寫(xiě)“即請年安” 、“此請歲安” ，平時(shí)用“敬頌時(shí)綏”之類(lèi)；給晚輩的信，可只用“即頌刻好” 、“順問(wèn)近好”之類(lèi)，不用“請” 。
此外，祝頌語(yǔ)還可根據受信人的境況、職業(yè)而有所區別，如對新婚者或夫婦，用“恭請喜安” 、“恭賀燕喜” 、“恭請儷安” 、“即頌雙祺” ，對方遠行用“遙祝旅安” ，對方患病寫(xiě)“即頌痊安” 。按對方職業(yè)可選用“文安” 、“撰安” 、“教安” 、“海安” 、“編安” 、“商安” 、“籌安” 、“財祺”等。
箋文的最后，要署上寫(xiě)信人的名字和寫(xiě)信日期，為表示禮貌，在名字之前加上相應的自稱(chēng)，即對受信人的自稱(chēng)，如給老師寫(xiě)信時(shí)自稱(chēng)“學(xué)生” 、“弟子” 、“受業(yè)” 。名字之下，還要選用適當的禮告敬辭，如對尊長(cháng)，在署名后應加“叩上” 、“敬稟” 、“叩稟” 、“拜上” 、“敬啟” 、“肅上”等；對平輩在署名后加“敬白” 、“謹啟” 、“敬上” 、“拜啟”等。
封文用尊稱(chēng)。封文（信皮）的主要內容除要清楚、準確地寫(xiě)明受信人地址及郵碼、受信人姓名、發(fā)信人地址、郵碼及姓名以外，還要恰當地選用封文中的禮貌用詞。首先，要注意受信人的稱(chēng)呼。封文是寫(xiě)給郵遞員看的，因此在受信人名字后面不宜用“父” 、“夫” 、“兒”之類(lèi)的親屬稱(chēng)謂，而應根據受信人的職銜、年齡等，寫(xiě)上“教授” 、“醫生” 、“先生” 、“同志” 、“女士”等。其次，要講究“啟封辭” 、“緘封辭”的選擇�！皢⒎廪o”是請受信人拆封的禮貌語(yǔ)詞，它表示發(fā)信人對受信人的感情和態(tài)度。一般對高齡尊長(cháng)用“安啟” 、“福啟” ，對其余長(cháng)輩用“鈞啟” 、“賜啟” ；對平輩，可依照受信人的身份、性別，分別用“勛啟”（對軍人） 、“文啟”（對教師） 、“芳啟”（對女士） ；對晚輩用“手啟” ，對子女可直寫(xiě)“手拆” 、“收拆” 、“收覽” �！熬}”字的用法也有講究。給長(cháng)輩的信宜用“謹緘” ，對平輩用“緘” ，對晚輩用“手緘” 。明信片、賀年片等因無(wú)封套，因而無(wú)所謂“啟”和“緘” 。
收信回復要及時(shí)。受信人收到來(lái)信后，應及時(shí)啟閱和回復，這是最基本的通信禮節之一。在復信里，應言明對方來(lái)信收到的時(shí)間。對于向自己求助的信和商務(wù)函件，應及時(shí)給予明確的答復；即使暫時(shí)幫不上忙或不能滿(mǎn)足要求，也應告知對方，以免其惦念。對極個(gè)別不宜回復的信件，如求愛(ài)信及所謂“幸運環(huán)”的來(lái)信，可以置之不理，但不宜將其內容有意張揚和曝光。
書(shū)信的宜與忌。書(shū)信作為交際禮儀文書(shū)，也有它的禁忌：
在筆種上以毛筆、鋼筆為宜，忌用鉛筆；在墨色上，以黑藍顏色為佳，忌用彩色墨水，因為在不少西方國家里，紅的表示絕交，綠的表示求愛(ài)；保護通信自由，私人信件應秘不示人，不能私藏、私拆他人信件，即使遇見(jiàn)他人讀信，也不應湊近聽(tīng)、看。
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