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高職院校教務(wù)秘書(shū)信息化下的工作探討論文
摘要:教務(wù)秘書(shū),是整個(gè)高職院校教務(wù)管理系統中的一個(gè)重要角色,在日常的教學(xué)管理中起著(zhù)舉足輕重的作用。隨著(zhù)高職院校信息化水平的不斷提高,教學(xué)管理的信息化、現代化是未來(lái)的發(fā)展趨勢。因此對教學(xué)秘書(shū)的工作提出了新的要求,本文主要討論信息化情況下的教務(wù)秘書(shū)的工作特點(diǎn)。
關(guān)鍵詞:教務(wù)秘書(shū) 信息化 特點(diǎn)
1 教務(wù)秘書(shū)在教學(xué)管理中的位置
設立高等院校的目的是為了社會(huì )培養適合并且是優(yōu)秀的人才,以適應社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的發(fā)展需要,就像企業(yè)必須生產(chǎn)出合格的產(chǎn)品滿(mǎn)足市場(chǎng)需要一樣。公司用現代企業(yè)管理制度來(lái)保證產(chǎn)品的質(zhì)量,同樣,高校必須用現代化的教學(xué)管理手段來(lái)保證教學(xué)質(zhì)量。高效的教學(xué)管理方法才能生產(chǎn)出優(yōu)秀的人才,因此,在高校的日常管理工作中,教學(xué)管理是重中之重。
在教學(xué)管理的各級各類(lèi)管理隊伍中,有一個(gè)角色即特別,又重要,這就是教務(wù)秘書(shū)。在絕大多數實(shí)行二級管理的學(xué)院中,都設置了教務(wù)秘書(shū)一職,該職位主要負責本學(xué)院的日常教學(xué)管理工作,并是學(xué)校教務(wù)處和二級學(xué)院聯(lián)系的紐帶。然而本文并不是討論二級學(xué)院的教務(wù)秘書(shū),而是教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)。不論從工作任務(wù)的繁重程度還是在教學(xué)管理中所處的位置,教務(wù)處的教學(xué)秘書(shū)要比二級學(xué)院的教學(xué)秘書(shū)起著(zhù)更大的作用。
首先,在教務(wù)處跟各個(gè)二級學(xué)院之間所有教學(xué)工作的連接當中,教務(wù)秘書(shū)擔當主要作用。教務(wù)秘書(shū)是教務(wù)處對各學(xué)院、系部的日常教學(xué)工作進(jìn)行組織、管理的聯(lián)絡(luò )人,是命令和任務(wù)的主要傳達者和具體執行者。教務(wù)處下達的各類(lèi)教務(wù)文件和通知.都由教務(wù)秘書(shū)安排執行,并在過(guò)程中進(jìn)行必要的催促督察。最后,由教務(wù)秘書(shū)統一匯總和整理,上交到教務(wù)處處長(cháng)。在教務(wù)教學(xué)的整個(gè)具體執行過(guò)程中,教務(wù)秘書(shū)既是命令的下達者,又是執行者和管理者。另外,學(xué)校的其他職能部門(mén),如人事處、財務(wù)處、保衛處、后勤處、工會(huì )等,都跟教務(wù)秘書(shū)進(jìn)行經(jīng)常的工作聯(lián)系。
其次,教務(wù)秘書(shū)作為教務(wù)處處長(cháng)的得力助手,直接參與各項教學(xué)管理工作,是高校教學(xué)管理隊伍中的精英力量。從課程教學(xué)大綱、計劃的制定執行,教師授課計劃表的驗收上交,到每學(xué)期的公選課、必修課、體育選項排課,再到教師備課、上課情況的督查,以及每學(xué)期協(xié)助質(zhì)控部進(jìn)行期中教學(xué)質(zhì)量檢查等等。在各種形式的教學(xué)管理活動(dòng)中,教務(wù)秘書(shū)都是直接的參與者。
最后,教務(wù)秘書(shū)接觸的人群遠遠比二級學(xué)院秘書(shū)廣泛很多,教務(wù)秘書(shū)不僅僅要面對二級學(xué)院秘書(shū)、各個(gè)系部的一把手,教務(wù)處的各個(gè)同仁,還要面對全校的不同教職工和在校生。
教務(wù)處的各項工作,例如學(xué)生對任課教師課堂教學(xué)效果的收集和處理;選課的組織;專(zhuān)業(yè)的分流和學(xué)籍移動(dòng),四、六級考試;實(shí)習材料收交歸檔;畢業(yè)生資格審查;畢業(yè)生證書(shū)發(fā)放等各種大小事務(wù),都決定了教務(wù)秘書(shū)必須面對復雜的人群。
2 教務(wù)秘書(shū)在信息化下的工作要求
2.1 具備較強的業(yè)務(wù)能力。教務(wù)教學(xué)秘書(shū)的基本要求是必須懂得教育教學(xué)規律,了解和掌握教學(xué)管理常規工作,明白教學(xué)各個(gè)環(huán)節的要求和標準。要非常熟悉教務(wù)處制定的規章制度,確保教務(wù)管理的規范化和制度化,掌握教務(wù)工作規范及流程,不斷增強教務(wù)管理運作能力、組織能力和協(xié)調能力,具備與所從事教務(wù)管理相關(guān)學(xué)科的基本知識。了解全校教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設置,了解各科教學(xué)大綱的要求和各門(mén)課程之間的聯(lián)系,熟悉教學(xué)過(guò)程和教學(xué)規律。雖然不能面面俱到,但是一定要做到心中有數。具備一定的檔案管理與歸納能力。從管理實(shí)踐經(jīng)驗來(lái)看,計算機和信息化類(lèi)專(zhuān)業(yè)比較適合擔任教務(wù)秘書(shū)。
2.2 教務(wù)秘書(shū)必須具有掌握和運用計算機、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為代表的信息技術(shù)的能力,以便于提高工作效率。教務(wù)秘書(shū)自己必須提高認識,樹(shù)立全面的信息化工作觀(guān)念,適應教務(wù)教學(xué)管理的信息化和科學(xué)化,必須確立以現代教育理論為指導的信息化工作理念。必須變革傳統的工作模式、管理模式、管理方法,充分吸收其他行業(yè)信息化管理的有益經(jīng)驗,探索基于信息化、現代化條件下的高校教務(wù)秘書(shū)工作新模式。
教務(wù)秘書(shū)必須能夠熟練的使用計算機進(jìn)行日常工作的文檔、表格處理,應用網(wǎng)絡(luò )和教學(xué)管理系統實(shí)現辦公自動(dòng)化。這不但能提高工作效率,而且能減輕管理中的部分工作量,為各級教學(xué)管理部門(mén)提供便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要重視收集教育教學(xué)各方面的信息,例如老師對管理工作的意見(jiàn)、對專(zhuān)業(yè)設置的感受和人才培養方案的評價(jià)。同時(shí),教務(wù)秘書(shū)要收集其它兄弟院校的信息;例如其它高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的設置和調整及教學(xué)管理模式。對已經(jīng)收集到的信息,教務(wù)秘書(shū)要及時(shí)地整理歸納,然后向教務(wù)處領(lǐng)導反饋,以便領(lǐng)導能全面的掌握整個(gè)學(xué)校的教學(xué)現狀,做出正確的決策。所以,信息化的資料管理和積累,對積累教學(xué)經(jīng)驗,改進(jìn)教學(xué)質(zhì)量,提高管理水平,探索信息化條件下高校教學(xué)管理規律具有重要的意義。 教務(wù)秘書(shū)要加強自身信息化能力的培養。隨著(zhù)現代化教育技術(shù)的迅速發(fā)展,教務(wù)秘書(shū)不能僅僅滿(mǎn)足于打印文件、查詢(xún)成績(jì)等簡(jiǎn)單的計算機操作,還應該會(huì )運用現代教學(xué)管理系統進(jìn)行日常教學(xué)管理,回答教師和學(xué)生的管理咨詢(xún),網(wǎng)上辦公等計算機應用技能。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及、教學(xué)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò )化已成為必然。因此,為了保障教育教學(xué)適應教育現代化的要求,要求教務(wù)秘書(shū)能嫻熟地運用各種現代化的教育技術(shù)裝備,為教師提供一流的教學(xué)服務(wù)。教務(wù)秘書(shū)要抽時(shí)間參加必要的計算機類(lèi)應用技能的培訓,加強對網(wǎng)頁(yè)制作、圖像處理等基本的多媒體應用技術(shù)的學(xué)習和使用,以便于對學(xué)生的照片等多媒體類(lèi)資料的存檔和編輯。為了適應管理的需要,保證教學(xué)管理系統的暢通,必須充分利用校園網(wǎng),學(xué)習并使用現代化的校園計算機管理信息平臺,熟練操作排課系統、學(xué)籍與學(xué)歷系統、成績(jì)管理系統、教學(xué)質(zhì)量監控系統、命題與考試系統等教學(xué)管理系統,提高自動(dòng)化管理工作中的水平,減少人工管理和人為因素的影響,達到即時(shí)、規范、高效的管理。將教務(wù)系統管理員和教務(wù)處秘書(shū)的職位合二為一,是一種不錯的管理嘗試,在實(shí)際管理中也取得了不錯的管理效果。
2.3 教務(wù)秘書(shū)要有較強的組織管理能力和協(xié)調溝通能力。教務(wù)秘書(shū)應該具備獨立開(kāi)展工作的能力,在完成上級下達任務(wù)的同時(shí),依據實(shí)際情況靈活主動(dòng)的工作,對責任范圍內的工作能得心應手的組織實(shí)施。同時(shí)應具備駕馭復雜局面的能力,協(xié)調好各部門(mén)的關(guān)系,尤其是教與學(xué)的關(guān)系,學(xué)校和家長(cháng)的關(guān)系,應該積極的避免矛盾的激化,作為學(xué)校、希部、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶,在日常工作減少不必要的摩擦和爭端,創(chuàng )造一個(gè)和諧的工作氛圍,提高工作效率。良好的協(xié)調溝通能力是教務(wù)秘書(shū)必須具備的主要素質(zhì)能力之一。具體表現為要做好教務(wù)處與二級學(xué)院的協(xié)調溝通工作,保證教學(xué)任務(wù)、考試、調停課、計劃和大綱等各項工作的順利開(kāi)展,做好教務(wù)處內部的協(xié)調溝通工作,保證開(kāi)學(xué)初課表的發(fā)放,教學(xué)任務(wù)的下達、期中教學(xué)檢查、期末考試安排,監考的落實(shí)以及聽(tīng)取教師對教學(xué)管理工作的建議,最后是與其它系部的教學(xué)秘書(shū)保持良好的關(guān)系,這樣不僅有利于教務(wù)處開(kāi)展工作,并且可以真實(shí)的反饋各個(gè)系部的教學(xué)信息和存在的問(wèn)題,必須迅速與相關(guān)領(lǐng)導聯(lián)系,向有關(guān)方面反應,及時(shí)的解決問(wèn)題。由此可見(jiàn),教務(wù)秘書(shū)必需具有良好的協(xié)調溝通能力,與方方面面都建立起一種穩定默契的關(guān)系,才能順利地開(kāi)展工作。
3 教務(wù)秘書(shū)工作中的新問(wèn)題
高校教務(wù)秘書(shū)承擔繁重的教學(xué)任務(wù),在教學(xué)管理中具備重要的作用。但是教務(wù)秘書(shū)工作內容繁雜、不易量化,非,嵥,且工作難度和業(yè)績(jì)不易體現,因此教務(wù)秘書(shū)往往不被重視。
在工作、學(xué)習和生活中遇到困難和阻力時(shí),需求和動(dòng)機無(wú)法得到滿(mǎn)足,由于高校管理體制的原因,對于教務(wù)秘書(shū)缺乏有效激勵、晉升機制,在政治待遇、利益分配和職稱(chēng)評定等方面長(cháng)期處于劣勢地位,高校在教務(wù)秘書(shū)的出路和未來(lái)發(fā)展問(wèn)題上缺乏相關(guān)政策。因此,教務(wù)秘書(shū)在工作中看不到希望,致使積極性受挫,悲觀(guān)失望,甚至消極怠工,影響了心理健康和工作效率,這都是目前急需解決的問(wèn)題。
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