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如何起草項目建議書(shū)
導語(yǔ)：下面為大家介紹如何起草項目建議書(shū)，歡迎閱讀。
項目經(jīng)理可能被要求為客戶(hù)提供一些建議書(shū)，一般指的是需求建議書(shū)(RFP)、報價(jià)邀請書(shū)(Request For Quotation，RFQ)或信息邀請(Request For Information，RFI)。這通常是個(gè)很大的挑戰，主要是因為在建議書(shū)的起草過(guò)程中沒(méi)有足夠的時(shí)間和客戶(hù)溝通。這就很容易產(chǎn)生很多的假想而影響建議書(shū)的質(zhì)量，進(jìn)而影響未來(lái)項目。而我們的目標是為了起草能夠獲勝的項目建議書(shū)，它是項目開(kāi)始的基礎。成功的建議書(shū)應該是認真規劃和書(shū)寫(xiě)的，要和實(shí)際情況緊密結合，具有競爭力。
建議書(shū)可以是發(fā)給內部或外部客戶(hù)的。無(wú)論其規模大小，任何建議書(shū)都離不開(kāi)領(lǐng)導者和整個(gè)團隊的努力。由于團隊具有臨時(shí)性的特點(diǎn)，這就要求團隊領(lǐng)導者能迅速集合并推動(dòng)整個(gè)團隊向前。向團隊成員闡述建議書(shū)的起草要求及其對于公司的重要性。
建議書(shū)能向潛在的客戶(hù)展示你是如何實(shí)現他們的要求或需要的。要想利用建議書(shū)達成簽合同的目的，那就需要在建議書(shū)上下工夫。成功的建議書(shū)需要紀律。在建議書(shū)中最難做到的是恰當地表達完成該項目的承諾。要請來(lái)相關(guān)領(lǐng)域最好的專(zhuān)家來(lái)起草建議書(shū)。負責起草建議書(shū)的領(lǐng)導要確保所有相關(guān)任務(wù)都有一個(gè)合格人員來(lái)撰寫(xiě)部分建議。要為建議書(shū)安排一個(gè)時(shí)間表，以確保能在規定的時(shí)間內完成。這個(gè)時(shí)間表對于確保建議書(shū)能準確送達客戶(hù)手中非常重要。根據我們的經(jīng)驗，大多數時(shí)候，建議書(shū)起草團隊成員往往會(huì )因為時(shí)間缺乏而覺(jué)得壓力非常大，這就為錯誤和疏忽埋下了隱患。要安排好時(shí)間對建議書(shū)進(jìn)行校訂，以找出其中的紕漏。
我們建議采取以下策略來(lái)贏(yíng)得合同。
(1)明白客戶(hù)的需要和要求。
(2)了解和分析競爭對手的條件。
(3)分析自己公司所能給出的條件。
(4)作出能讓自己的建議書(shū)勝算最大的決策。
建議書(shū)的內容
當起草大型且較復雜的建議書(shū)時(shí)，一步一步慢慢做會(huì )更有成效。建議書(shū)通常要為客戶(hù)闡述以下三個(gè)方面的內容。
— 你要做什么?
— 你將如何做到?
— 成本如何?
建議書(shū)的要素包括以下幾點(diǎn)。
— 執行摘要。要突出建議書(shū)的重點(diǎn)，這就相當于項目目標陳述，闡述你在做什么、為什么這樣做、怎么做以及成本如何。
— 技術(shù)。具體描述要完成的工作及所需的程序步驟。
— 管理。管理好項目和有利于增加供貨商可信度的必要信息，這能表明你以前做過(guò)類(lèi)似的項目。
— 報價(jià)。提出報價(jià)和條款。
根據項目的重要性，這些要素可以放在一個(gè)或多個(gè)文件里，技術(shù)、管理和報價(jià)各放在一個(gè)文件里，并附上概述和總結。
建議書(shū)技術(shù)部分
這部分要詳細闡述建議的內容，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 問(wèn)題陳述。
— 技術(shù)討論。
— 項目計劃。
— 任務(wù)分配。
— 總結。
— 附錄。
建議書(shū)管理部分
這部分詳細闡述項目是如何管理的，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 項目管理方案。
— 公司歷史。
— 管理信息。
— 過(guò)去的經(jīng)驗。
— 設備。
— 總結。
建議書(shū)報價(jià)部分
這部分主要涉及項目成本和合同條款，通常包括以下內容。
— 介紹。
— 報價(jià)一覽表。
— 支持性細節。
— 條款。
— 估價(jià)方法。
— 總結。
待解決問(wèn)題
建議書(shū)最重要的一點(diǎn)是要知道并明白客戶(hù)想讓你解決的問(wèn)題。如何闡述你對問(wèn)題的理解以及你提出的解決問(wèn)題的項目，這對于讓客戶(hù)相信你已經(jīng)完全理解了他們的需求并且接受你的建議而言至關(guān)重要。因而，你的闡述要基于事實(shí)、有說(shuō)服力并且準確。弄錯了問(wèn)題或給出了帶有主觀(guān)色彩的觀(guān)點(diǎn)，都不會(huì )讓客戶(hù)覺(jué)得你的建議是最好的。
問(wèn)題和解決方案的描述通常包括以下幾點(diǎn)。
— 問(wèn)題的本質(zhì)。
— 問(wèn)題的背景。
— 最優(yōu)解決方案的特點(diǎn)。
— 備選的解決方案。
— 選定的解決方案。
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