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如何寫(xiě)一份好的會(huì )議記錄
會(huì )議紀要是反映會(huì )議基本情況、重要精神和議定事項，并要求有關(guān)單位執行的一種紀實(shí)性文體。起草各類(lèi)會(huì )議紀要是辦公室的基本職能之一，也是文秘人員的一項基礎性、經(jīng)常性工作。下面小編為您帶來(lái)如何寫(xiě)一份好的會(huì )議記錄！
如何寫(xiě)一份好的會(huì )議記錄
一、預測會(huì )議內容
凡事預則立，不預則廢。會(huì )前對參會(huì )人員和研究議題有一個(gè)大致的了解，對起草會(huì )議紀要有很大的幫助。
�。ㄒ唬└鶕䥇�(huì )人員預測會(huì )議內容。
會(huì )議記錄人應在會(huì )前弄清楚會(huì )議研究的議題，再根據會(huì )議召集人、主要匯報人的職務(wù)、哪些部門(mén)負責人參加本議題的研究等情況，大致推測會(huì )議將做出什么樣的決策，這樣就對會(huì )議有了一個(gè)整體的把握，便于做好會(huì )議記錄。特別是對沒(méi)有書(shū)面匯報材料的會(huì )議，這種推測顯得尤為重要。
�。ǘ└鶕䲡�(huì )議材料預測討論焦點(diǎn)。
如果記錄人有書(shū)面匯報材料，應該在會(huì )前快速瀏覽材料內容，弄清楚匯報單位提出的具體請求或建議。一般來(lái)說(shuō)，匯報單位請求解決的具體困難和問(wèn)題往往就是會(huì )議討論的重點(diǎn)，會(huì )議最后一般都會(huì )對這些內容進(jìn)行總結，即最后“拍板”。會(huì )前對這些內容有所了解，會(huì )中就可以有針對性地進(jìn)行重點(diǎn)記錄。
二、做好會(huì )議記錄
會(huì )議記錄是會(huì )議紀要的初稿，好的會(huì )議記錄稍做加工就可以作為會(huì )議紀要。因此，做好會(huì )議記錄對于寫(xiě)好會(huì )議紀要十分重要。
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一般情況下，每個(gè)議題討論到最后，會(huì )議召集人都會(huì )做總結性發(fā)言。這個(gè)發(fā)言是在歸納會(huì )議討論情況，形成一致意見(jiàn)基礎上做出的會(huì )議結論，也是會(huì )議紀要的主要內容，要盡可能一字不漏地記錄下來(lái)。同時(shí)，對于某項工作，分管副職的發(fā)言往往操作性很強，對于落實(shí)會(huì )議精神十分重要，也要重點(diǎn)記錄。
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無(wú)論什么工作，上會(huì )研究時(shí)都會(huì )有需要解決的具體問(wèn)題。記錄時(shí)要注意記清楚每個(gè)人的發(fā)言中關(guān)于這些問(wèn)題的具體表態(tài)。如：某項工作由誰(shuí)牽頭，哪些單位配合；給哪個(gè)單位或部門(mén)多少錢(qián)，什么名目，怎么使用，等等。這些內容往往是會(huì )議紀要的核心內容，要嚴格按照主要負責人的原話(huà)記錄，做到一字不差。
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會(huì )議討論階段，大家就某個(gè)具體問(wèn)題紛紛發(fā)表意見(jiàn)，會(huì )議召集人可能會(huì )對某位同志的某個(gè)觀(guān)點(diǎn)表示明確的贊成或反對。這些意見(jiàn)中特別是涉及到具體工作措施、人員分配、經(jīng)費安排等問(wèn)題的，不管會(huì )議總結時(shí)是否再次提到，都應該把這些細節問(wèn)題記錄清楚，寫(xiě)進(jìn)會(huì )議紀要。
三、會(huì )后擬稿
會(huì )議紀要有其規范的格式，在擬稿時(shí)，除了要抓住中心、突出重點(diǎn)、條理清晰、語(yǔ)言精煉以外，還要注意文體格式和語(yǔ)言規范。一般來(lái)說(shuō)，會(huì )議紀要包括標題和正文兩部分，每一部分都有相對固定的寫(xiě)作格式。
�。ㄒ唬祟}的寫(xiě)法
會(huì )議紀要的標題有“單標題”和“雙標題”兩種，以“單標題”居多。
1.單標題的寫(xiě)法。最常用的標題寫(xiě)法是由“單位+會(huì )議名稱(chēng)+文種類(lèi)別（紀要）”組成。如“xx市人民政府關(guān)于提高城鄉居民最低生活保障標準的會(huì )議紀要”；有的會(huì )議也可用會(huì )議地點(diǎn)作標題，如“兩型社會(huì )建設長(cháng)沙會(huì )議紀要”；有時(shí)也可把會(huì )議的主要內容在標題里揭示出來(lái)，類(lèi)似文件標題，如“關(guān)于長(cháng)、株、潭三市統一電話(huà)區號的會(huì )議紀要”、“關(guān)于落實(shí)省委領(lǐng)導同志批示做好xx文物保護工作的會(huì )議紀要”。
2.雙標題的寫(xiě)法。這種紀要一般有正副兩個(gè)標題，正標題概括會(huì )議主題，副標題與單標題的寫(xiě)法相同，由“會(huì )議名稱(chēng)＋文種”組成。如：“在比較中找差距——xx現場(chǎng)會(huì )議紀要”。
�。ǘ┱牡膶�(xiě)法
會(huì )議紀要正文一般分為導言和主體兩個(gè)部分。導言部分概述會(huì )議基本情況，主體部分記述會(huì )議內容。
1.導言部分的寫(xiě)法。導言概述會(huì )議基本情況，包括會(huì )議時(shí)間、會(huì )期、會(huì )址、主持人、出席人、列席人等。具體寫(xiě)法常見(jiàn)的有兩種：一是平列式。將會(huì )議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席人、列席人、記錄人等基本情況采用分條列出的寫(xiě)法，每項內容作一個(gè)自然段列出。有時(shí)“主持人”可以不列，“出席人”中的第一個(gè)人即為主持人；“列席人”也根據會(huì )議具體情況，有的會(huì )議沒(méi)有列席人。二是魚(yú)貫式。將會(huì )議的基本情況作為一個(gè)自然段，簡(jiǎn)要描述一些會(huì )議背景及會(huì )議的基本情況，描述的內容與前一種寫(xiě)法相同，使人看后能對會(huì )議有整體的了解。這種寫(xiě)法一般將出席會(huì )議單位寫(xiě)在導言部分，具體與會(huì )人員的姓名寫(xiě)在正文之后。
2.主體部分的寫(xiě)法。這部分主要是寫(xiě)會(huì )議精神和議定事項，是紀要的主要部分，常見(jiàn)的寫(xiě)法有三種：一是條文式寫(xiě)法。以會(huì )議召集人的總結發(fā)言為基礎，將會(huì )議議定事項分成幾條具體意見(jiàn)寫(xiě)出來(lái)。如：同意開(kāi)展什么工作，給多少資金，由哪個(gè)部門(mén)負責（有時(shí)還需要點(diǎn)名由誰(shuí)牽頭），工作中要注意哪幾個(gè)問(wèn)題，等等。辦公會(huì )議紀要、工作會(huì )議紀要多用這種寫(xiě)法。二是綜述式寫(xiě)法。即把會(huì )議的主要內容分成幾個(gè)部分，分別加上標號或小標題，分項來(lái)寫(xiě)。這種寫(xiě)法側重于橫向分析闡述，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務(wù)、政策措施等的闡述，對問(wèn)題的分析比較全面、透徹，有一定的理論指導意義。這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì )、深入貫徹落實(shí)的重大會(huì )議。三是摘記式寫(xiě)法。這種寫(xiě)法是把會(huì )議中具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或邏輯順序分別闡述。這種寫(xiě)法能夠如實(shí)反映與會(huì )人員的意見(jiàn)。一般來(lái)說(shuō)，重要的座談會(huì )或需要了解與會(huì )人員不同意見(jiàn)的會(huì )議紀要，可采用這種寫(xiě)法。
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會(huì )議紀要的稱(chēng)謂有特殊性，一般采用第三人稱(chēng)寫(xiě)法。會(huì )議紀要以整個(gè)會(huì )議的名義表述，反映的是與會(huì )人員的集體意志，必須概括會(huì )議的共同決定，常以“會(huì )議”作為表述主體，如“會(huì )議認為”、“會(huì )議指出”、“會(huì )議決定”、“會(huì )議要求”、“會(huì )議號召”、“與會(huì )代表一致表示”等。凡沒(méi)有形成一致意見(jiàn)的問(wèn)題，則需要分別論述并寫(xiě)明分歧所在。由于會(huì )議紀要不可能全面記述所研究事項的各個(gè)方面，加上隨著(zhù)時(shí)間的推移，所研究的事情也會(huì )發(fā)生變化，因此，如果會(huì )議同意某件事情，一般采用“原則同意……”的寫(xiě)法。涉及具體工作時(shí)，不管領(lǐng)導是否強調，一般都加上“依法按程序辦理”、“按程序報批”等內容。同時(shí)，會(huì )議紀要還應注意如實(shí)反映會(huì )議內容，不講究語(yǔ)言的華美和結構的精巧，不能離開(kāi)會(huì )議實(shí)際搞再創(chuàng )作，不能人為拔高、深化和填平補齊。
會(huì )議議定事項是本單位、本地區、本系統開(kāi)展工作的依據。好的會(huì )議紀要應該具備及時(shí)性、準確性、合法性和可操作性等特點(diǎn)。每個(gè)辦公室人員都應該掌握起草會(huì )議紀要的基本技能。
寫(xiě)會(huì )議記錄的技巧
會(huì )議記錄是一種實(shí)用文體，是由負責記錄的人員對會(huì )議進(jìn)行情況及會(huì )上發(fā)言和決定事項所作的記載。它是會(huì )議情況的真實(shí)反映。
1、會(huì )議記錄的要求。
會(huì )議記錄要求準確、真實(shí)、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應記原話(huà)，不得任意取舍增刪。會(huì )議的主要情況，發(fā)言的主要內容和意見(jiàn)，必須記錄完整，不要遺漏。
怎樣做好會(huì )議記錄工作：
(一)工作會(huì )議記錄前的準備工作
熟悉會(huì )議情況和文件
熟悉與會(huì )人員
熟悉會(huì )議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準備。如記錄工具等
(二)在會(huì )議記錄工作中，有3種常見(jiàn)的記錄方法：
(1)詳細記錄;即要求有言必錄。
(2)摘要記錄：一般性的會(huì )議可以使用。
(3)簡(jiǎn)易記錄：即除了記錄會(huì )議概況外，只要求記錄會(huì )議的議題議程和會(huì )議的結果，不必記發(fā)言的內容和經(jīng)過(guò)。簡(jiǎn)易記錄僅限于事務(wù)性會(huì )議。
2、會(huì )議記錄的格式。
(1)會(huì )議組織情況：要寫(xiě)明會(huì )議名稱(chēng)、屆數或次數、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。
(2)會(huì )議內容：由會(huì )議議程、議題、討論過(guò)程、發(fā)言?xún)热�、決定事項等組成這些事項要標注清楚。會(huì )議記錄的結尾沒(méi)有固有程式，標注"xx散會(huì )"、"——完——"等均可。
例：
會(huì )議名稱(chēng)：
會(huì )議時(shí)間：
會(huì )議地點(diǎn)：
記錄人：
出席與列席會(huì )議人員：
缺席人員：
會(huì )議主持人：
主要議題：
發(fā)言記錄：
散會(huì )
3、會(huì )議記錄使用的工具。
(1)記錄本，可采用統一制發(fā)的會(huì )議記錄本，專(zhuān)本專(zhuān)用，原則上會(huì )議記錄本用完后要存檔。
(2)記錄用筆，應使用符合檔案保存需求的筆。鉛筆、普通圓珠筆等不可用于會(huì )議記錄。
4、會(huì )議記錄的技巧。
一般說(shuō)來(lái)，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書(shū)寫(xiě)運筆要快，記得快。字要寫(xiě)得小一些、輕一點(diǎn)，多寫(xiě)連筆字。要順著(zhù)肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫(xiě)。
二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì )議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì )議議題、會(huì )議主持人和主要領(lǐng)導同志發(fā)言的中心思想，與會(huì )者的不同意見(jiàn)或有爭議的問(wèn)題、結論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄，就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據和結論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話(huà)來(lái)說(shuō)，要記這句話(huà)的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱(chēng)、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統稱(chēng)。省略詞語(yǔ)和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長(cháng)的成語(yǔ)、俗語(yǔ)、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫(huà)一曲線(xiàn)代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會(huì )后查補。
四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫(xiě)法代替復雜的寫(xiě)法。一可用姓代替全名，二可用筆畫(huà)少易寫(xiě)的同音字代替筆畫(huà)多難寫(xiě)的字;三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;五可用外語(yǔ)符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì )議記錄時(shí)，均應按規范要求辦理。
會(huì )議記錄的重點(diǎn)
會(huì )議記錄應該突出的重點(diǎn)有：
(1)會(huì )議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2)會(huì )議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3)權威人士或代表人物的言論;
(4)會(huì )議開(kāi)始時(shí)的定調性言論和結束前的總結性言論;
(5)會(huì )議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會(huì )議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。
會(huì )議記錄的整理
1.會(huì )議記錄的整理原則
1)忠實(shí)于講話(huà)人、發(fā)言人的原意。
2)保持講話(huà)人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3)要整理得完整、全面，不僅會(huì )議內容、講話(huà)人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話(huà)、會(huì )場(chǎng)動(dòng)態(tài)如表決等都要整理上去。
4)整理時(shí)要做到層次分明，段落清楚，語(yǔ)句通順，標點(diǎn)符號、字跡清晰，避免錯別字。
5)會(huì )議記錄整理出來(lái)后，如果是一個(gè)人的講話(huà)記錄，應送講話(huà)者本人、會(huì )議主持人或召集人審閱。
2.錄音記錄稿的整理
特別重要的一點(diǎn)是，要注意辨別講話(huà)人的聲音，不可張冠李戴。
會(huì )議記錄的詳細內容包括兩個(gè)部分：
第一部分，是記錄會(huì )議的基本情況。
主要有：會(huì )議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì )的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、主持人、記錄人。這些內容要在宣布開(kāi)會(huì )前寫(xiě)好。至于出席人的姓名，會(huì )議人數不多，可一一寫(xiě)上。會(huì )議人數多，可以只寫(xiě)他們的職務(wù)，如各校正副校長(cháng)、教導主任;也可只寫(xiě)總人數。如是工作例會(huì )，可只寫(xiě)缺席人的名字和缺席原因。
第二部分，是記錄會(huì )議的內容。
它是會(huì )議記錄的主要部分。主要有：主持人的發(fā)言、會(huì )議的報告或傳達、與會(huì )者討論發(fā)言、會(huì )議的決議等。內容的記錄，有摘要和詳細兩種。
(一)摘要記錄。
一般會(huì )議只要求有重點(diǎn)地、扼要地記錄與會(huì )者的講話(huà)和發(fā)言，以及決議，不必“有聞必錄”。所謂重點(diǎn)、要點(diǎn)，是指發(fā)言人的基本觀(guān)點(diǎn)和主要事實(shí)、結論。對一般性的例行會(huì )議，只要概括地記錄討論內容和決議的要點(diǎn)，不必記錄詳細過(guò)程。
(二)詳細記錄。
對特別重要的會(huì )議或者特別重要的發(fā)言，要作詳細記錄。詳細記錄要求盡可能記下每個(gè)人發(fā)言的原話(huà)，不管重要與否，最好還能記下發(fā)言時(shí)的語(yǔ)氣、動(dòng)作表情及與會(huì )者的反應。如果發(fā)言者是照稿子念的，可以把稿子收作附件，并記下稿子之外的插話(huà)、補充解釋的部分。
會(huì )議記錄應該突出的重點(diǎn)有：
(1) 會(huì )議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);
(2) 會(huì )議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;
(3) 權威人士或代表人物的言論;
(4) 會(huì )議開(kāi)始時(shí)的定調性言論和結束前的總結性言論;
(5) 會(huì )議已議決的或議而未決的事項;
會(huì )議記錄的寫(xiě)法
會(huì )議記錄，是開(kāi)會(huì )當場(chǎng)把會(huì )議的情況如發(fā)言人姓名、會(huì )上的報告內容、討論的問(wèn)題、與會(huì )者的發(fā)言、通過(guò)的決議等如實(shí)地記錄下來(lái)的書(shū)面材料。
會(huì )議記錄有“記”與“錄”之分�！坝洝庇钟性斢浥c略記之別。略記是記會(huì )議大要，會(huì )議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會(huì )議記錄則要靠“錄”�！颁洝庇泄P錄、音錄和影像錄幾種，對會(huì )議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會(huì )議情境的保證。
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