- 相關(guān)推薦
如何做一個(gè)合格的會(huì )議記錄者
一.會(huì )議記錄者的功能
會(huì )議記錄者主要有4種功能。
◆會(huì )議記錄者特別重要。會(huì )議記錄在會(huì )議中的重要性?xún)H次于主持人，他也是導致一個(gè)會(huì )議成敗的關(guān)鍵。
◆會(huì )議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設計的程序。
這一功能主要表現在會(huì )議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì )議記錄者在會(huì )議的過(guò)程中主要負責記錄、維持會(huì )議的議程所設計的程序，可以起到“和事佬”的作用。
◆會(huì )議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì )議總結與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書(shū)或普通的文員去做會(huì )議記錄，現在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養后備人才(這里專(zhuān)指那些將來(lái)可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔任會(huì )議記錄者，而不是由固定的部門(mén)秘書(shū)來(lái)專(zhuān)職擔任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。
◆觀(guān)察預防功能。會(huì )議記錄者的觀(guān)察預防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì )議記錄者可以以一個(gè)旁觀(guān)者的角度來(lái)觀(guān)察會(huì )議中是否存在一些誤區，同時(shí)可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀(guān)察在會(huì )議中哪些人發(fā)言過(guò)長(cháng)，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀錄，以此來(lái)提醒主持人。當然，最主要的觀(guān)察預防功能體現在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì )議誤區：
第一誤區社會(huì )性懈怠
社會(huì )性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì )議為例，許多會(huì )議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過(guò)”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見(jiàn)一致，而是一種群體性的漠視結果。大多數人對于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在一種參會(huì )狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。
對于這種會(huì )議誤區，身在其中的主持人和對答者均不易察覺(jué)，只有站在第三者角度上的會(huì )議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì )議作出少數人的決議，從而失去了開(kāi)會(huì )的真正價(jià)值。
第二誤區從眾心理
從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話(huà)。參會(huì )者之所以會(huì )用一種聲音說(shuō)話(huà)，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團體或是很有權威的某個(gè)人的影響力很強，他們的想法因為他們的影響力而對很多個(gè)體產(chǎn)生一種強大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。
這種誤區也需要類(lèi)似會(huì )議記錄者這樣的第三者來(lái)觀(guān)察發(fā)現，并幫助大家及時(shí)預防。
第三誤區團體極化
團體極化指的是會(huì )議的討論有時(shí)會(huì )趨于極端化，或者極好或者極壞。無(wú)論是哪種情況，都不利于形成客觀(guān)的決議。
會(huì )議記錄者的客觀(guān)立場(chǎng)能夠幫助克服這種誤區。
二.誰(shuí)能勝任會(huì )議記錄者
許多傳統的觀(guān)點(diǎn)認為會(huì )議記錄者是會(huì )議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀(guān)點(diǎn)已然落后了許多。會(huì )議記錄者在現代會(huì )議中是僅次于會(huì )議主持人的一個(gè)重要角色。因為，一名好的會(huì )議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì )議記錄者不僅徒增誤會(huì )，還浪費時(shí)間;一名稱(chēng)職的會(huì )議記錄者不僅能仔細傾聽(tīng)發(fā)言，而且能準確陳述聽(tīng)到的內容，同時(shí)記錄好幾項發(fā)言而不失誤。
所以，一名會(huì )議記錄者需要同時(shí)具有多項才能：
◆反應快。對于大家提到的問(wèn)題，能夠迅速反應。
◆寫(xiě)字快。做會(huì )議記錄，寫(xiě)字速度當然有一定要求。
◆知識面廣。在做會(huì )議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì )聽(tīng)到一些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒(méi)有相對廣的知識面，對這些專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽(tīng)不懂，也不會(huì )寫(xiě)。這屬于一個(gè)會(huì )議記錄者的硬件能力。
◆記憶力特別強。會(huì )議記錄者要能記住發(fā)言者所說(shuō)事情的前因后果，遇到一個(gè)很復雜又冗長(cháng)的問(wèn)題時(shí)，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。
◆組織能力強。
◆傾聽(tīng)能力強。
◆總結能力強。
【如何做一個(gè)合格的會(huì )議記錄者】相關(guān)文章：
新手如何做好會(huì )議記錄08-10
會(huì )議記錄06-12
生產(chǎn)會(huì )議記錄11-22
保安會(huì )議記錄09-25
項目會(huì )議記錄07-18
述職會(huì )議記錄11-17
會(huì )議記錄紀要11-27
工程會(huì )議記錄10-02