公司管理規定內外事務(wù)公文

　　第一條目的

　　為了使公司公文處理工作規范化、制度化，結合公司的實(shí)際情況，特制定本規定。

　　第二條定義

　　是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務(wù)而形成的各種來(lái)往和記錄的文本。

　　第三條使用公文的種類(lèi)

　　公司使用公文的種類(lèi)有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規定、條例、報告、請示、批復、函、會(huì )議紀要、工作志、工作簡(jiǎn)報、大事記、通啟。

　　第四條公文格式

　　從格式上將公司目前的公文分為4類(lèi)，即紅頭文件、內部通啟、會(huì )議紀要、工作報告，各公文格式家具體見(jiàn)附件。

　　1、紅頭文件

　　適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規定，重要工作計劃、機構和人事異動(dòng)等公司或公司一級部門(mén)的重要文件。公司一級部門(mén)所有的紅頭文件須抄報公司領(lǐng)導及抄送公司行政人事部，公司二級及以下部門(mén)不得印發(fā)紅頭文件。

　　2、內部通啟

　　適用范圍：主要用于內部日常事務(wù)性工作或內部工作聯(lián)絡(luò )的公司或部門(mén)一般性文件。

　　3、會(huì )議紀要

　　適用范圍：主要用于記錄公司或部門(mén)經(jīng)營(yíng)與重要工作會(huì )議主要內容與決議的文本。

　　4、工作報告

　　適用范圍：主要用于下級機構向上級機構定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。

　　第五條處理公文的表格

　　公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見(jiàn)附件)，適用于處理各種公文。

　　第六條公文密級

　　公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門(mén)根據公司有關(guān)規定提出。

　　第七條公文處理時(shí)限

　　除有專(zhuān)門(mén)規定外，公文的處理時(shí)限一般為2個(gè)工作日，公文每個(gè)分流環(huán)節的時(shí)限為0.5小時(shí)，每個(gè)審核、審批環(huán)節的時(shí)限為1個(gè)工作日，緊急公文需即時(shí)處理。

　　第八條公文處理程序

　　公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷(xiāo)毀等五個(gè)階段。

　　1、公文簽發(fā)

　　(1)簽發(fā)權限：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權限范圍內可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內部通啟等公文;各部門(mén)相關(guān)負責人在規定權限內可以簽發(fā)以本部門(mén)名義發(fā)出的公文。

　　(2)簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。

　　2、公文分送

　　(1)公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應采取簽收方式(對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專(zhuān)人專(zhuān)送)。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟蹤、記錄工作。

　　(2)收件工作人員應對公文進(jìn)行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應立即通知發(fā)文機構，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。

　　(3)各部門(mén)公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現在格式或內容上存在較大錯誤的，退回原部門(mén)重新擬文。

　　(4)相關(guān)人員在工作中，應積極、準確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。

　　3、公文閱處

　　公司領(lǐng)導收到公文后，在公文上作出處理意見(jiàn)(簽發(fā)或批復等)。

　　4、公文反饋與跟蹤

　　行政人事部接到公司領(lǐng)導批示后，應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門(mén)(同時(shí)保存批示件的復印件)。

　　5、公文清理、存檔和銷(xiāo)毀

　　各部門(mén)文員或相關(guān)工作人員應對收發(fā)的公文每周進(jìn)行一次整理，對有存檔價(jià)值的公文應按公司檔案管理制度的規定向檔案管理部門(mén)移交。

　　第九條附則

　　1、本制度自頒布之日起執行，由行政人事部負責解釋和修改。

　　2、附件：《紅頭文件模板》、《內部通啟模板》、《會(huì )議紀要模板》、《工作報告模板》、《公文審批表模板》。

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