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公函的寫(xiě)法及注意問(wèn)題
公函根據內容和性質(zhì)，可以分為很多種類(lèi)，如：用于商洽的商洽函、用于詢(xún)問(wèn)的詢(xún)問(wèn)函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。下面就由小編給大家介紹公函的寫(xiě)法及注意問(wèn)題，希望大家喜歡。
公函的寫(xiě)法及注意問(wèn)題1
公函的寫(xiě)法
公函根據內容和性質(zhì)，可以分為很多種類(lèi)，如：用于商洽的商洽函、用于詢(xún)問(wèn)的詢(xún)問(wèn)函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問(wèn)的慰問(wèn)信、用于祝賀的賀信、公開(kāi)發(fā)表的公開(kāi)信等，實(shí)際上只要它們使用于公務(wù)活動(dòng)中，也應劃入廣義的公函范圍。不過(guò)，從狹義的范圍來(lái)講，函和信也有一定區別，函的使用比信的范圍窄，但比較莊重、嚴肅。各種公函的寫(xiě)法都是統一的。
公函的寫(xiě)法
1.編號
為了方便整理、保存和查對，公函需要加上一些公函的編號，編號必須要寫(xiě)在信封的左上角。
例如：(a) B/1/99 (b)學(xué)字第92號
2.寫(xiě)信人的地址
信紙的右上角必須寫(xiě)上公函的寫(xiě)信人地址，書(shū)寫(xiě)語(yǔ)言華文英文皆可。
例如：(a)和平路198號
新疆郵區123194
(b)Blk l94，Toa Payoh Lorong 4，
#03-108 xinjiang l23194
3.收信人的姓名，職銜和地址
(a)收信人的姓名，寫(xiě)在編號之下，但位置不可比寫(xiě)信人的地址高，先寫(xiě)姓名，姓名后面一定要記得加上稱(chēng)呼。
例如：劉維國先生
林月芳小姐
在收信人姓名下面寫(xiě)收信人的個(gè)人職銜，
例如：
XX聯(lián)絡(luò )所管理委員會(huì )主席
新世界書(shū)局經(jīng)理
(b)若你不知道那個(gè)團體的負責人的具體姓名，
可以寫(xiě)執事先生成寫(xiě)他的個(gè)人職務(wù)或者頭銜，
如：XX中學(xué)校長(cháng)。
4.稱(chēng)呼：
(a)正文的開(kāi)頭寫(xiě)收信人的具體稱(chēng)呼，后面必須加冒號“：”不空格。
(b)可以用較為普通的稱(chēng)呼：如”王先生”或在姓氏的后面加職銜“王經(jīng)理”。也可用“經(jīng)理先生”這樣的稱(chēng)呼。
(c)自稱(chēng)：可用我、本人、我校、我會(huì )、我所、本部、本局。
稱(chēng)呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。
5.標題
(a)為了方便快捷處理和分類(lèi)保存，公函應加上標題。
(b)標題寫(xiě)在稱(chēng)呼下面的中央位置，標題下面必須畫(huà)上橫線(xiàn);
寫(xiě)標題的目的是要把正文的內容簡(jiǎn)要地列出來(lái)。
例如：
請主持開(kāi)幕典禮
接受友
公函的用法大約有下面幾種：
1、當下級機關(guān)需要向上級機關(guān)去詢(xún)問(wèn)一般事宜的時(shí)候，或者上級的機關(guān)需要答復或催辦下級機關(guān)的一些有關(guān)事宜。
2、平行機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間商洽一些有關(guān)事宜，
3、機關(guān)或者機構常常用函來(lái)通知一般事項。如通知開(kāi)一般性的會(huì )議、要求下級機關(guān)報送某項材料或統計某些數字等時(shí)，也常用公函。
4、向上級機關(guān)請示較小事宜也常用函。
函件采用書(shū)寫(xiě)、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。
函的'結構、內容和寫(xiě)法
由于函的類(lèi)別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動(dòng)性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫(xiě)法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫(xiě)法要求如下：
(一)首部。主要包括標題、主送機關(guān)兩個(gè)項目?jì)热荨?/p>
1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。
2、主送機關(guān)。即受文并辦理來(lái)函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫(xiě)明全稱(chēng)或者規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，其后用冒號。
(二)正文。其結構一般由開(kāi)頭、主體、結尾、結語(yǔ)等部分組成。
1、開(kāi)頭。主要說(shuō)明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關(guān)問(wèn)題說(shuō)明如下：”或“現將有關(guān)事項函復如下：”等過(guò)渡語(yǔ)轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來(lái)文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據，以說(shuō)明發(fā)文的緣由。
2、主體。這是函的核心內容部分，主要說(shuō)明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無(wú)論是商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，還是向有關(guān)主管部門(mén)請求批準事項等，都要用簡(jiǎn)潔得體的語(yǔ)言把需要告訴對方的問(wèn)題、意見(jiàn)敘寫(xiě)清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。
(三)結尾。一般用禮貌性語(yǔ)言向對方提出希望�；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問(wèn)題，或請對方及時(shí)復函，或請對方提出意見(jiàn)或請主管部門(mén)批準等。
(四)結語(yǔ)。通常應根據函詢(xún)、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語(yǔ)。如“特此函詢(xún)(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語(yǔ)，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
(五)結尾落款。一般包括署名和成文時(shí)間兩項內容。
署名機關(guān)單位名稱(chēng)，寫(xiě)明成文時(shí)間年、月、日;并加蓋公章。
撰寫(xiě)函件應注意的問(wèn)題
函的寫(xiě)作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語(yǔ)把握分寸。無(wú)論是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語(yǔ)氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。
其次，函也有時(shí)效性的問(wèn)題，特別是復函更應該迅速、及時(shí)。像對待其他公文一樣，及時(shí)處理函件，以保證公務(wù)等活動(dòng)的正常進(jìn)行。
公函的寫(xiě)法及注意問(wèn)題2
一、函的涵義和用途
函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來(lái)說(shuō)，函的用途主要包括四個(gè)方面:
1、平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來(lái)。
2、向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門(mén)請求批準有關(guān)事項。
3、業(yè)務(wù)主管部門(mén)答復審批無(wú)上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準的事項。
4、機關(guān)單位對個(gè)人的事務(wù)聯(lián)系，如復群眾來(lái)信等。
二、函的特點(diǎn)
1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進(jìn)行聯(lián)系。上至國務(wù)院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會(huì )團體都廣泛地使用函。
2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。
3、用語(yǔ)謙敬性。不論什么類(lèi)型的函，用語(yǔ)皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的.理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。
三、函的類(lèi)型
1、商洽函。即不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調，聯(lián)系參觀(guān)學(xué)習等。
2、詢(xún)答函。即不相隸屬機關(guān)之間相互詢(xún)問(wèn)和答復有關(guān)具體問(wèn)題的函。詢(xún)答函實(shí)際上又可分出"詢(xún)問(wèn)函"和"答復函"。有些不明確的問(wèn)題向有關(guān)機關(guān)和部門(mén)詢(xún)問(wèn)，用詢(xún)問(wèn)函。對機關(guān)和部門(mén)所詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題做出解釋答復，用答復函。詢(xún)答函涉及的多數是問(wèn)題而不是具體的工作。
3、批請函。即用于不相隸屬機關(guān)之間請求批準和答復審批事項的函。批請函實(shí)際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用于向不相隸屬的主管部門(mén)請求審批事項，而審批函則用于主管部門(mén)答復不相隸屬機關(guān)單位的請批事項。
4、告知函。即告知不相隸屬機關(guān)有關(guān)事項的函。
以上是按內容和用途對函所作的分類(lèi)。若按照文面格式分類(lèi)，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類(lèi)，函又可以分為去函和復函。
四、函的結構和寫(xiě)法
(一)標題
函的標題一般由發(fā)文機關(guān)，事由和文種構成，有時(shí)也可以只由事由和文種構成。
(二)正文
1、開(kāi)頭。寫(xiě)行文的緣由，背景和依據。
一般來(lái)說(shuō)，去函的開(kāi)頭或說(shuō)明根據上級的有關(guān)指示精神，或簡(jiǎn)要敘述本地區，本單位的實(shí)際需要，疑惑和困難。
復函的開(kāi)頭引用對方來(lái)文的標題及發(fā)文字號，有的復函還簡(jiǎn)述來(lái)函的主題，這與批復的寫(xiě)法基本相同。繼而，有的復函以"現將有關(guān)問(wèn)題復函如下"一類(lèi)文種承啟語(yǔ)引出主體事項，即答復意見(jiàn)。
2、主體。寫(xiě)需要商洽，詢(xún)問(wèn)，答復，聯(lián)系，請求批準或答復審批及告知的事項。
函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書(shū)寫(xiě)。
3、結語(yǔ)。不同類(lèi)型的函結語(yǔ)有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語(yǔ)常用"特此函告"，"特此函達"。若是要求對方復函的，則用"盼復"，"望函復"，"請即復函"等語(yǔ)。請批函多以"請批準"，"請大力協(xié)助為盼"，"望能同意"，"望準予××是荷"等習慣用語(yǔ)收束。復函的結語(yǔ)常用"特此復函"，"特此回復"，"此復"等慣用語(yǔ)。也有的函不寫(xiě)結語(yǔ)。
五，注意問(wèn)題
1、注意批請函與請示的區別，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示，批準事項用請示，而向沒(méi)有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準有關(guān)事項，則用請批函。主管機關(guān)答復請求審批事項，用審批函。
2、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，直奔主題。無(wú)論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話(huà)，套話(huà)和發(fā)空泛的議論。
3、一文一函，簡(jiǎn)潔明了。
4、語(yǔ)言要規范得體，并體現函的用語(yǔ)特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠懇的語(yǔ)言，對主管機關(guān)要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語(yǔ)言。復函，則態(tài)度要明朗，語(yǔ)言要準確，避免含糊籠統，猶豫不定。
關(guān)于商洽委托代培涉外秘書(shū)人員的函
××大學(xué)文學(xué)院:
本集團公司新近上崗的秘書(shū)人員缺乏專(zhuān)門(mén)的涉外秘書(shū)知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據報載，貴院將于今年x月開(kāi)辦涉外秘書(shū)培訓班，系統講授涉外秘書(shū)業(yè)務(wù)，公關(guān)禮儀，實(shí)用文書(shū)寫(xiě)作等課程。這個(gè)培訓項目為我集團公司新上崗的涉外秘書(shū)人員提供了一個(gè)難得的在職進(jìn)修機會(huì )。為能盡快提高本集團公司涉外秘書(shū)人員的從業(yè)素質(zhì)，我們擬選派8名在崗秘書(shū)人員隨該班進(jìn)修學(xué)習，委托貴院代培。有關(guān)代培費用及其他相關(guān)經(jīng)費，將按時(shí)如數撥付。如蒙慨允，懇請函復為盼。
××集團公司(印章)
二00x年x月x日
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