淺談物資采購計劃準確性的分析與思考論文
淺談物資采購計劃準確性的分析與思考論文
物資采購計劃是企業(yè)的一項重要工作，其準確性直接關(guān)系到企業(yè)運營(yíng)成本。制定計劃做到數量準確、操作性強、儲備合理，在確保企業(yè)正常運行的同時(shí)，最大限度地降低采購成本，使企業(yè)運行成本處于理想狀態(tài)，為企業(yè)提供強有力的市場(chǎng)競爭力。
一、充分明確物資采購計劃是物資管理的重要環(huán)節和控制物耗的重要手段
做為企業(yè)運行的關(guān)鍵就是物資供應，而物資供應的手段就是物資采購計劃。我們有必要了解物資采購計劃是怎樣形成的。一般來(lái)講，各生產(chǎn)廠(chǎng)礦根據年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)任務(wù)推算出年物資消耗總量，上報主管物資管理部門(mén)。物資管理部門(mén)根據各生產(chǎn)廠(chǎng)礦進(jìn)行物資需求匯總，并根據各廠(chǎng)礦歷年物資消耗狀況，結合現有庫存、物資消耗定額等因素，制定出本單位年度物資采購計劃。計劃形成后，就將做為企業(yè)未來(lái)一年時(shí)間物資采購的依據，它具有很強的嚴肅性和權威性，企業(yè)的物資供應必須按照物資供應計劃來(lái)執行。
企業(yè)生產(chǎn)成本的高低在很大程度取決于物資消耗量的多少，物資消耗與生產(chǎn)的產(chǎn)品數量存在著(zhù)一定的比例關(guān)系，也就是說(shuō)物資消耗越多，消耗定額就越高，生產(chǎn)成本也就“水漲船高”。據統計，有些產(chǎn)品，在產(chǎn)品制造成本中，物資消耗費用所占的比重一般可高達60％-80％左右，可見(jiàn)物資消耗數量對于企業(yè)至關(guān)重要。而計劃本身所具有嚴肅性和權威性，可有效地控制生產(chǎn)單位的物耗水平。
二、充分掌握第一手資料是做好物資采購計劃的基礎
在一些企業(yè)，物資管理比較粗放，基本上是“管吃管添”的無(wú)序化管理，至于物資采購計劃也是“紙上談兵、裝模作樣”而已。在當前激烈市場(chǎng)競爭下，誰(shuí)成本低，誰(shuí)就掌握了主動(dòng)，這恰恰與物資采購計劃的準確性密不可分。在制做采購計劃的前期要深入基層，開(kāi)展調查研究。詳細地掌握本企業(yè)在未來(lái)的一年時(shí)間里產(chǎn)品的產(chǎn)量、庫存結構、設備運行狀態(tài)、物資消耗定額等方面的資料，這樣才能比較準確地核定出物資消耗的數量。
三、合理的庫存結構是提高物資采購計劃準確性的重要依據
“庫存”在英語(yǔ)里面有兩種表達方式：inventory和stock，它表示用于將來(lái)目的的資源暫時(shí)處于閑置狀態(tài)。在庫存理論中，根據物資需求的重復程度分為單周期庫存和多周期庫存。單周期庫存需求也叫一次性定貨，這種需求的特征是偶發(fā)性和物資生命周期短，因而很少重復定貨。多周期需求是在長(cháng)時(shí)間內反復發(fā)生，庫存需要不斷補充，在企業(yè)生產(chǎn)中多周期庫存比較普遍。而多周期庫存又分為獨立需求庫存與相關(guān)需求庫存兩種屬性。庫存結構的合理化是以最經(jīng)濟的發(fā)法和手段從事庫存活動(dòng)，并發(fā)揮其作用的一種庫存狀態(tài)及運行趨勢。庫存合理化包括以下內容：
1、庫存“硬件”配置合理化
庫存硬件是指各種用于庫存的基礎設施。實(shí)踐證明，如果設施和設備不足，不但庫存作業(yè)效率低，而且也不能對物資進(jìn)行有效維護和保養。因此，庫存“硬件”的配置應以能夠有效地實(shí)現庫存職能，滿(mǎn)足生產(chǎn)和消耗需要為基準，做到合理配置倉儲設施和設備。
2、組織管理科學(xué)化
庫存組織管理科學(xué)化有幾種表現：物資庫存量應保持在合理的限度之內，既不能缺少，也不能過(guò)多；少了不能滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)的需要，多了容易造成物資積壓，不利于企業(yè)物資周轉；物資存儲時(shí)間較短，周轉速度較快，能夠滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)需求，這就是科學(xué)合理的庫存結構。
3、庫存結構符合生產(chǎn)力的發(fā)展需要
從微觀(guān)上說(shuō)，科學(xué)合理的庫存結構指的是在數量和儲存時(shí)間上，庫存物資的品種和規格的比例關(guān)系基本上是協(xié)調的；從宏觀(guān)說(shuō)，庫存結構符合生產(chǎn)力發(fā)展的需要。合理的庫存結構可以在降低儲存費用和運輸費用以及提供保證能力等方面取得優(yōu)勢，科學(xué)合理的庫存結構是保證企業(yè)可持續發(fā)展的物資保障基礎。
四、設備運行狀況決定了物資采購計劃準確性的高低
對于國有大中企業(yè)來(lái)說(shuō)大型機械設備運行狀況直接影響企業(yè)生產(chǎn)成本，同時(shí)也客觀(guān)地決定了物資采購計劃準確性的高低。比如：礦山用于運輸的大型生產(chǎn)汽車(chē)，它的每條輪胎使用時(shí)間為4400小時(shí)左右，而每條輪胎的價(jià)格近萬(wàn)元。但是由于礦山開(kāi)采不確定因素很多直接影響輪胎的使用時(shí)間。如：電鏟作業(yè)后留下的鏟窩，如不及時(shí)清理將給生產(chǎn)汽車(chē)的輪胎造成劃痕甚至破裂，從而使輪胎的使用時(shí)間大大降低。如果不嚴細管理，加強控制，嚴肅考核，那么不僅物資采購計劃的準確性受到影響，企業(yè)的生產(chǎn)成本也會(huì )居高不下，給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。因此，在做物資采購計劃的同時(shí)，必須充分考慮這些因素，計劃才能做到準確合理。
五、從物資計劃源頭入手，引用數字化管理，努力降低企業(yè)生產(chǎn)成本
在物資管理中引入數字化管理，以系統控制論為指導，運用工業(yè)自動(dòng)控制理論，以計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為手段，通過(guò)規范工作流程，建立規章制度，整合管理資源，實(shí)現業(yè)務(wù)流程再造，力求做到管理業(yè)務(wù)透明化、管理層次扁平化、管理控制制度化和管理信息數字化。
1、在計劃控制上，信息系統依據企業(yè)年度預算指標，按月均形成分類(lèi)預算，限定月需求計劃。廠(chǎng)礦（車(chē)間）上報月需求計劃，經(jīng)廠(chǎng)礦物資主管部門(mén)、廠(chǎng)礦長(cháng)、財務(wù)科網(wǎng)上三級審核后上傳計劃到采購部門(mén)。超過(guò)預算的計劃，信息系統自動(dòng)鎖定無(wú)法輸入審核，保證當期計劃的準確性。
2、在合同控制上，采購人員接到廠(chǎng)礦月需求計劃后，不是簡(jiǎn)單的直接采購，而是首先利用庫房管理系統，查詢(xún)當時(shí)全部庫存信息，進(jìn)行利庫處理。如無(wú)庫存由計劃人員確定招標采購方案，由采購人員在系統中起草機制采購合同文本，計劃員任何人無(wú)權修改中標結果，必須由計算機管理人員負責更改基礎資料。
3、在入庫核銷(xiāo)上，采購人員依據廠(chǎng)礦計劃及采購合同，在網(wǎng)上開(kāi)具入庫單。入庫單上標明供應商名稱(chēng)、合同編號、品名規格、計量單位、入庫數量等。保管員直接在網(wǎng)絡(luò )上填寫(xiě)實(shí)際交庫量，系統自動(dòng)在合同中減去所開(kāi)具的物資數量，避免超合同和無(wú)合同供貨現象的發(fā)生。保管員確認入庫數量后，由系統自動(dòng)轉入財務(wù)管理系統，采購人員在財務(wù)系統中掛賬，通過(guò)執行供應商ABC分類(lèi)付款辦法，對外付款。掛賬付款的制度化，減少了投標方的回款顧慮，促進(jìn)了投標方的積極性。實(shí)踐中表明，在物資采購中應用數字化管理，會(huì )大大降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。
總之，把計劃管理放在突出位置，充分發(fā)揮計劃管理的“龍頭”作用，實(shí)施計劃審核關(guān)口前移，就能編制出科學(xué)、合理的物資采購計劃，達到既保證生產(chǎn)、又不增加庫存的目的，企業(yè)就能在激烈的市場(chǎng)競爭下立于不敗之地。
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