口頭報告方法

　　在學(xué)習、工作生活中，報告的適用范圍越來(lái)越廣泛，報告包含標題、正文、結尾等。你還在對寫(xiě)報告感到一籌莫展嗎？下面是小編為大家整理的口頭報告方法，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

　　口頭報告的基本方法

　　文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？

　　(1)不要失去報告的適當時(shí)機。報告時(shí)機原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報告。有時(shí)因上司太忙，不妨預先約好時(shí)間。

　　(2)不要弄錯報告對象及順序。要直接向指示工作的人(上司)報告；

　　(3)報告的順序基本上是先說(shuō)結論，接著(zhù)依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：“結果是這樣，理由有三個(gè)，一是……�！� （4）一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；

　　(5)如報告過(guò)于復雜，應事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；

　　(6)如果覺(jué)得僅僅以口頭報告對方，對方不易明了，或者報告項目很多時(shí)，可以制作“報告備忘錄”提出來(lái)。

　　口頭報告技巧

　　從前的人會(huì )覺(jué)得嘴上功夫是不好的，其實(shí)在這個(gè)重視溝通的社會(huì )，嘴上功夫也是一門(mén)真功夫。所以要學(xué)好口頭報告的技巧，必須先做好幾項心理建設，例如學(xué)習將口頭報告當作是個(gè)值得把握的難得機會(huì )。雖然現代人聊天機會(huì )很多，但是站在臺上、別人都很專(zhuān)心地聽(tīng)你發(fā)表意見(jiàn)的機會(huì )并不多，所以有這種機會(huì )就要好好把握；有時(shí)別人還會(huì )加入互評的活動(dòng)，這正是你進(jìn)步的難得機會(huì )，所以不要覺(jué)得口頭報告是一件很討厭、很難搞的事，而該當作是成長(cháng)的契機。另外，要相信成功的口頭報告是可以訓練出來(lái)的。有的人一拿到麥克風(fēng)就可以口若懸河，這很可能是后天訓練出來(lái)的能力，而平�？邶X伶俐的人不一定就會(huì )做口頭報告。 3P情境分析—People、Place、Purpose

　　首先，在口頭報告的事前準備工作中，必須針對3P做情境分析。你要先分析聽(tīng)眾 (People) 的人數、性別、年齡、地位、態(tài)度、知識和需求。你的聽(tīng)眾群如果是同學(xué)，就比較單純，大都以班上同學(xué)為主，但即將就業(yè)的高年級同學(xué)就要注意其它點(diǎn)，特別是進(jìn)入商業(yè)界工作后你會(huì )發(fā)現一天到晚都要做簡(jiǎn)報，某些口頭報告到這個(gè)公司可能很成功，到下一個(gè)公司就不一定了，重點(diǎn)在于要找出聽(tīng)眾中的關(guān)鍵人物。在學(xué)校，關(guān)鍵人物當然就是打分數的老師，你要說(shuō)服他，迎合他的需求，這就是成功報告的

　　關(guān)鍵。再來(lái)你要分析場(chǎng)地 (Place) ，選擇最適合的環(huán)境。對同學(xué)來(lái)說(shuō)，大部份場(chǎng)地就是教室，但教室有很多種，報告前你需要分析哪種場(chǎng)地較適合你，不適合的話(huà)該作什么調整。最后要分析目的 (Purpose) ，也就是你為什么要做這次報告。你要以達成聽(tīng)眾期待為目標進(jìn)行報告，這樣聽(tīng)眾才不覺(jué)得時(shí)間被浪費了。

　　建立自信的方法

　　如果真的很不喜歡做口頭報告，以下有一些幫助你建立自信的方法：

　　第一，自我鼓勵（自我催眠）法，你可以告訴自己我已經(jīng)準備的很充分了，或是我的題材很有趣，同學(xué)一定會(huì )很喜歡。當全世界的人都說(shuō)你不好，一定要有一個(gè)人說(shuō)你好，那就是你自己。

　　第二是要點(diǎn)記憶法，有的人上臺很緊張，只好把要報告的東西從頭背到尾，這樣報告就會(huì )變得很死板。其實(shí)只要記下你的重點(diǎn)，報告時(shí)不管發(fā)生什么狀況，只要重點(diǎn)有出來(lái)你就會(huì )很篤定、報告就有內容。另外要熟讀記憶，因為PPT的內容一定比你要報告的東西少，所以你必須熟記你要講的東西，報告時(shí)再用自己的話(huà)流利地說(shuō)出來(lái)。

　　第三是情緒調節法，就是深呼吸 1…2…3…

　　第四是目光回避法，雖然老師們都說(shuō)要有 eye contact 才有禮貌，但非常緊張時(shí)做 eye contact 反而會(huì )弄巧成拙。這時(shí)可以使用虛視法，就是把視線(xiàn)放在后排上方緩緩移動(dòng)，讓觀(guān)眾以為你正看著(zhù)他 (雖然你并沒(méi)有)。

　　最后是試講練習法。不管將來(lái)做什么報告，請一定要反覆練習。獨自練習也可以，但因為你要在眾人面前報告，最好找家人朋友來(lái)試聽(tīng)，這樣也有助于報告時(shí)間與觀(guān)眾反應的掌控。除此之外，報告時(shí)記得要穿適宜的衣服。中國人很講求隨性和隨意，但報告時(shí)穿自己最舒服的衣服來(lái)，是萬(wàn)萬(wàn)不可的。請記得一個(gè)原則：要穿的比主持人還正式。對同學(xué)而言主持人就是老師，要穿的比老師正式有點(diǎn)困難，但只要正式就好了，例如穿個(gè)襯衫，避免牛仔褲和拖鞋，倒不必標新立異。穿的正式也是在向聽(tīng)眾釋放一個(gè)訊息，就是你很重視今天的報告。給眾人這樣的第一印象是很重要的。

　　上臺前的確認

　　上臺前要做最后的確認：

　　第一，早點(diǎn)到達會(huì )場(chǎng)熟悉環(huán)境，注意一下講臺和時(shí)鐘的位置，如果當天要和聽(tīng)眾做活動(dòng)，記得要特別注意你和聽(tīng)眾的距離以及座位排放的方式。

　　第二，確認報告過(guò)程中要使用的設備，例如注意麥克風(fēng)是有線(xiàn)或無(wú)線(xiàn)（這會(huì )影響你控制音量的大小和移動(dòng)性）、計算機的電源線(xiàn)是否找得到插座、投影機的效果好不好、喇叭有沒(méi)有聲音、有沒(méi)有網(wǎng)絡(luò )連線(xiàn)等。

　　第三，要準備好自己的小道具，例如講義、水杯、手表、光筆。光筆是很好的工具，但未必每個(gè)人都能用的很好。典型光筆的移動(dòng)方式是畫(huà)圈、在底線(xiàn)移動(dòng)，但如果到處點(diǎn)來(lái)點(diǎn)去、眼花撩亂地亂移，會(huì )讓聽(tīng)眾看了眼睛抽筋，非常吃力。因此，如果要使用光筆請先多練習，并請記得只挑PPT上的重點(diǎn)強調，不需要每個(gè)東西都點(diǎn)，也可以利用聲音或手勢來(lái)輔助。另外一個(gè)講者緊張時(shí)常犯的錯誤，就是直接用手在計算機熒幕上指來(lái)指去，但這樣聽(tīng)眾根本看不到。最后要確認的，就是先準備好報告的相關(guān)檔案，例如先打開(kāi)簡(jiǎn)報檔。做好這些準備，你就可以上臺了。

　　報告小技巧

　　報告是有一些小技巧的，理想的報告結構應該長(cháng)這個(gè)樣子：開(kāi)場(chǎng)白占 10% ，主體占 85% ，結語(yǔ)占 5% 。首先就開(kāi)場(chǎng)白的部份，開(kāi)場(chǎng)白有很多種方式，最常見(jiàn)的就是致意或問(wèn)候，例如中午時(shí)段可以問(wèn)同學(xué)吃飽了沒(méi)，或是一邊測試麥克風(fēng)一邊問(wèn)：后面的同學(xué)聽(tīng)的到嗎？等問(wèn)題。自我介紹也是很好的開(kāi)場(chǎng)白，或者做個(gè)背景介紹（為什么做個(gè)報告？引起問(wèn)題意識）、流程簡(jiǎn)介、利用輕松幽默的話(huà)開(kāi)場(chǎng)（不強求，這和個(gè)性有關(guān)）、引用古

　　今名言，或是使用一張漂亮的圖片等。一個(gè)好的開(kāi)場(chǎng)就成功了一半，因為它可以吸引老師和同學(xué)的注意力。

　　就主體的部份，你應該組織報告的內容，強調邏輯性，使段落和結論相呼應，并且插入流程。第一，報告的內容可以用故事腳本或理論兩種方式來(lái)組織，故事腳本的方式可依時(shí)程（過(guò)去、現在、未來(lái)）、地理環(huán)境（亞洲、歐洲、美洲）或階段（實(shí)施的階段、注意事項、驗證的階段）來(lái)陳述；依時(shí)程的方式陳述會(huì )給聽(tīng)眾一個(gè)較完整的故事性，依地理環(huán)境及階段來(lái)陳述則須在總結時(shí)作說(shuō)明會(huì )比較清楚。

　　若用理論來(lái)組織報告可使用歸納法、演繹法或辯證法這三種科學(xué)方法。

　　歸納法可以用來(lái)說(shuō)服公司老板，例如A公司用我們公司產(chǎn)品，B公司用，C 公司也用，代表我們產(chǎn)品很好，所以結論就是你們公司也可以用我們的產(chǎn)品。

　　辯證法通常用來(lái)處理較具爭議性的問(wèn)題，通常會(huì )有一方持正方意見(jiàn)，另一方持反對意見(jiàn)，結論是你的看法如何。

　　演繹法方面，典型例子是薪資結構和勞動(dòng)意愿的關(guān)系，例如先假設前提：薪資越高勞動(dòng)意愿越高，經(jīng)由事實(shí)證明的確如此，進(jìn)而得到結論。第二，報告的邏輯性非常重要，切忌天馬行空地給很多事實(shí)、例證或資料，卻讓人摸不清主題。

　　口頭報告的原則

　　一、把握時(shí)機去匯報。

　　什么時(shí)候去匯報，這是匯報時(shí)機的問(wèn)題。挑個(gè)好時(shí)機，會(huì )起到錦上添花的效果。簡(jiǎn)單講，無(wú)非分事前、事中、事后三個(gè)節點(diǎn)，當然了，并不是每一件工作都得分這三個(gè)階段，需要具體問(wèn)題具體分析。

　　事前匯報，把自己的想法和思路講明白，聽(tīng)取領(lǐng)導的意見(jiàn)和建議，確保方向不偏、原則不錯。

　　事中匯報，把工作開(kāi)展的進(jìn)度、成效以及工作中的問(wèn)題說(shuō)清楚，爭取領(lǐng)導的支持和肯定，協(xié)調處理工作中的難題。切記，有問(wèn)題自己處理不了一定要匯報，千萬(wàn)不能置之不理。

　　事后匯報，主要是心得、體會(huì )和不足，給工作收尾，聽(tīng)取領(lǐng)導的綜合評價(jià)，以進(jìn)一步提高自己的能力和水平�？陬^匯報不僅要把握時(shí)機，還要注意場(chǎng)合，盡量不要不分場(chǎng)合的臨時(shí)匯報。

　　另外，當領(lǐng)導公務(wù)繁忙或者工作中出現困難、心情不好時(shí)，除非有緊急事件，可以稍緩一緩匯報，以達到更好的預期效果。

　　二、做好功課去匯報。

　　雖是口頭匯報，不需要形成文字材料，但也要提前做好功課，不能想到哪里說(shuō)到哪里，更不能信口開(kāi)河。

　　第一，要準備好筆和筆記本，好記性不如爛筆頭，這個(gè)道理大家都懂的，空著(zhù)手去匯報總覺(jué)得有失偏頗。

　　第二，要換位思考，保持前瞻性，學(xué)會(huì )站在領(lǐng)導的角度提前去思考，如果你是領(lǐng)導，你會(huì )關(guān)注什么，你會(huì )對什么感興趣，據此列一個(gè)提綱，事前把功課做足，特別是一些關(guān)鍵事項、關(guān)鍵數據和復雜問(wèn)題的處理應對，一定要做到心中有數、心中有底。

　　第三，要對比分析，同一項工作，與以往相比有哪些進(jìn)步，與兄弟單位相比有哪些不足，都要分析清楚，無(wú)論是橫向還是縱向，該用數字的用數字，該舉例子的舉例子。

　　第四，要熟悉手頭的其他工作情況，單獨匯報完一件事后，領(lǐng)導可能會(huì )關(guān)系你部門(mén)的其他事情，所以，功課不僅要做還要做足、做全，以不變應萬(wàn)變。

　　三、獨立思考去匯報。

　　領(lǐng)導平時(shí)較忙且水平較高，聽(tīng)取匯報的目的是獲取高質(zhì)量、有價(jià)值的信息，而不是大路邊都能聽(tīng)到的套話(huà)，這就要求自己的匯報要有重點(diǎn)、有邏輯、有見(jiàn)解。

　　第一，有重點(diǎn)。不能胡子眉毛一把抓，領(lǐng)導平時(shí)已經(jīng)掌握的內容不需要詳細匯報，領(lǐng)導平時(shí)可能不了解或者了解不全面的，需要重點(diǎn)匯報，重點(diǎn)匯報的內容還需要根據輕重緩急劃出優(yōu)先級，最重要的、最緊急的先匯報。

　　第二，有邏輯。匯報講求有條不紊，先說(shuō)什么后說(shuō)什么，開(kāi)頭、中間、結尾講哪些內容，都需要提前謀篇布局。前因后果、時(shí)間先后、并列關(guān)系、條件關(guān)系，要做到層次分明、條理清晰，能分得出一、二、三來(lái)。

　　第三，有見(jiàn)解。匯報貴有新意、匯報的內容要融入自己的見(jiàn)解，即使一項工作多次提及，也要像剝洋蔥一樣一層層進(jìn)行深入研究，直到提出有一定的思想、有一定的深度看法，達到耳目一新的感覺(jué)。當然，不能為了刻意出新而出新，有見(jiàn)解的看法還得有實(shí)效，不能是花架子，不能是空中樓閣。

　　怎樣做好口頭報告

　　1.與觀(guān)眾的交流

　　我們不是指直接面對觀(guān)眾，盡管當你口頭發(fā)言時(shí)，與更多的觀(guān)眾進(jìn)行目光交流非常重要，因為這樣使得氣氛更加融洽和舒適。我們的意思是當你準備口頭發(fā)言時(shí)，應該考慮面對的觀(guān)眾。確定你了解你的觀(guān)眾-他們的背景，他們對你口頭報告的了解水平，以及他們希望從你的發(fā)言中學(xué)到什么。脫離主題的演講常常是乏味的，也無(wú)法讓你贏(yíng)得觀(guān)眾的鐘愛(ài)。請表達觀(guān)眾想聽(tīng)的內容。

　　2.越少則越好

　　缺少經(jīng)驗的演講者常犯的錯誤就是試圖說(shuō)得很多。他們認為有必要向觀(guān)眾證明自己懂得很多。結果導致主要信息經(jīng)常缺失，并且使得有價(jià)值的提問(wèn)時(shí)間通常被削減。你對主題的認識程度是通過(guò)你清晰且簡(jiǎn)短的口頭發(fā)言來(lái)完美的表達，這種形式的表達通常具有煽情性，從而提高觀(guān)眾參與積極性，增強提問(wèn)-回答互動(dòng)性。只有那樣，你對主題的認知才能清晰的表達。如果你沒(méi)有把握其中的任何問(wèn)題，你很可能沒(méi)有遵守其它原則。更糟糕的是，你的口頭演講既讓人費解，又顯得陳腐。過(guò)多的材料，還會(huì )導致你說(shuō)得太快，同時(shí)更多的信息會(huì )被遺失。

　　3.講有價(jià)值的信息

　　即使時(shí)間合適，也不要過(guò)分激情的發(fā)表你當時(shí)的所想。研究并不像你想象的那樣發(fā)展。請時(shí)刻牢記聽(tīng)眾的時(shí)間是很寶貴的，而不能被一些無(wú)趣的初級內容所占用。

　　4.使聽(tīng)眾牢記獲取的信息

　　經(jīng)驗認為，如果你能使你的聽(tīng)眾1周后仍能記得你的口頭演講，他們可能只會(huì )記住其中3點(diǎn)。如果這些正好是你準備闡明的要點(diǎn)，那你做的就盡善盡美了。如果這些只是非重點(diǎn)，那你演講是失敗的。如果他們不能回憶起3點(diǎn)來(lái)，這意味著(zhù)什么已經(jīng)很明顯了。

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