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事物文書(shū)的寫(xiě)作基礎
事務(wù)文書(shū)是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)時(shí)用來(lái)溝通信息、安排工作、總結得失、研究問(wèn)題的實(shí)用文體。小編收集了事物文書(shū)的寫(xiě)作基礎，歡迎閱讀。
第一節 事務(wù)文書(shū)的概述
事務(wù)文書(shū)是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在處理日常事務(wù)時(shí)用來(lái)溝通信息、安排工作、總結得失、研究問(wèn)題的實(shí)用文體。
由于這類(lèi)管理類(lèi)文體處理的日常事務(wù)亦為公務(wù)，所以事務(wù)文書(shū)屬于廣義的公文范疇。它與狹義公文(行政機關(guān)12類(lèi)13種，黨內機關(guān)14種)的區別在于：一是無(wú)統一規定的文本格式;二是不能單獨作為文件發(fā)文，需要時(shí)只能作為公文的附件行文;三是必要時(shí)它可公開(kāi)面向社會(huì )，或提供新聞線(xiàn)索(如簡(jiǎn)報)或通過(guò)傳媒宣傳(如經(jīng)驗性總結、調查報告等)。
第二節 簡(jiǎn)報的寫(xiě)作
簡(jiǎn)報是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位內部，或者是某項中心工作、某次重要會(huì )議中用的溝通信息、交流經(jīng)驗、反映情況、匯報工作的期刊式文字載體。其特點(diǎn)是文字短、內容新、反應快、形式活。
一、簡(jiǎn)報的類(lèi)別
簡(jiǎn)報的名稱(chēng)很多，常見(jiàn)的有《××簡(jiǎn)報》、《××簡(jiǎn)訊》、《××信息》、《××動(dòng)態(tài)》、《××通報》、《××通訊》及《內部參考》、《情況反映》等。 從不同角度對簡(jiǎn)報有不同的分類(lèi)，按內容來(lái)分，可分三種。
1、綜合簡(jiǎn)報
它全面、綜合反映編發(fā)單位工作進(jìn)展、思想動(dòng)態(tài)、成績(jì)缺點(diǎn)等概況。綜合簡(jiǎn)報多常年定期編發(fā)，例某高校黨委、校長(cháng)辦公室編《××工作動(dòng)態(tài)》。
2、中心工作簡(jiǎn)報
它主要是為配合、推動(dòng)當前某項中心工作，掌握思想動(dòng)態(tài)、交流推廣經(jīng)驗而編發(fā)。中心工作簡(jiǎn)報多在一定時(shí)期內不定期制發(fā)。例某市委路線(xiàn)教育工作領(lǐng)導小組編發(fā)《路教工作簡(jiǎn)報》。
3、會(huì )議簡(jiǎn)報
它報道會(huì )議概況，反映會(huì )議交流經(jīng)驗和探討的問(wèn)題，傳達和貫徹會(huì )議精神和決議。會(huì )議簡(jiǎn)報用于大中型會(huì )議，視會(huì )期長(cháng)短及規模在會(huì )議期間可只編發(fā)一期或多期。例某校學(xué)代會(huì )秘書(shū)組編發(fā)的《××學(xué)代會(huì )簡(jiǎn)報》。
二、簡(jiǎn)報的編寫(xiě)
(一)報頭
簡(jiǎn)報首頁(yè)上端1/3處由分割線(xiàn)將報頭與文稿部分分開(kāi)，報頭由以下四個(gè)必備要素構成：①、簡(jiǎn)報名稱(chēng)，一般套紅、居中、字體稍大印刷;②、期數，印于簡(jiǎn)報名稱(chēng)正下方;③、編印機關(guān)，一般為制發(fā)簡(jiǎn)報單位的辦公部門(mén)或中心工作領(lǐng)導小組及會(huì )議的秘書(shū)處(組)，要求用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)印于分割線(xiàn)左上方;④、編印日期，印于分割線(xiàn)右上方，要求年月日齊全。除以上四個(gè)要素，視簡(jiǎn)報內容，保密要求，還可以增加簡(jiǎn)報編號、密級(或使用范圍和要求)等要素。
(二)文稿
根據文體性質(zhì)和文稿來(lái)源，簡(jiǎn)報的體式可分四種：一是報道體，它及時(shí)、簡(jiǎn)明、準確地敘述、報告部門(mén)、行業(yè)、系統、領(lǐng)域內最新發(fā)生的新情況、新動(dòng)態(tài)。其文體十分類(lèi)似動(dòng)態(tài)消息、動(dòng)態(tài)信息;二是匯篇體，這是在眾多稿源基礎上剪輯而成的類(lèi)似綜合消息的簡(jiǎn)報文體，其信息量大面廣，能做到點(diǎn)面結合反映全局性情況;三是總結體，其文章即一般意義的總結，但內容有典型性有推廣價(jià)值，編入簡(jiǎn)報能發(fā)揮其指導一般的作用;四是轉引體，即將他單位有參考借鑒意義的材料完整地或篇段地摘編轉引。
1、按語(yǔ)
按語(yǔ)是代簡(jiǎn)報編制機關(guān)立言，是對文稿及使用作出說(shuō)明、評價(jià)，如說(shuō)明材料來(lái)源、轉引目的、轉發(fā)范圍，表明對簡(jiǎn)報內容的傾向性意見(jiàn)及表示對所提問(wèn)題引起討論研究的希望等等。按語(yǔ)的位置在報頭下，標題前。它視需要而使用，并非每篇必有。一般在轉引體、總結體及重要的報道體、匯篇體簡(jiǎn)報文章前才配用按語(yǔ)。
按語(yǔ)可分三種類(lèi)型：一是題解性按語(yǔ)，它類(lèi)似前言，主要對文稿產(chǎn)生過(guò)程、作者情況、主體內容作簡(jiǎn)要介紹;二是提示性按語(yǔ)，它側重于對簡(jiǎn)報內容的理解揭示或是針對當前實(shí)踐應注意事項的提醒;三是批示性按語(yǔ)，它往往援引領(lǐng)導人原話(huà)或上級機關(guān)指示結合簡(jiǎn)報內容對實(shí)際工作提出批示性意見(jiàn)。
2、標題
根據簡(jiǎn)報的體式，標題也有不同寫(xiě)法。動(dòng)態(tài)性較強的內容多采用單行式新聞標題，簡(jiǎn)短明快地交待事實(shí)、揭示中心，在總結體簡(jiǎn)報和其他體式簡(jiǎn)報中，一般使用文章化標題。
3、目錄
簡(jiǎn)報文稿通常是一期一篇，根據需要也可以是一期為一組性質(zhì)接近的文章。如是一組文章，則須在報頭下設計“目錄”一欄，將各篇文章標題先印于此，然后依次刊出每篇文章。
4、正文
因體式各異，簡(jiǎn)報正文格式相去甚遠。報道體、匯篇體類(lèi)消息結構往往前有導語(yǔ)，后有主體、背景等;總結體可完整地將“總結”刊于簡(jiǎn)報;轉引體則因所引文章不同，正文或可能是片斷章節，也可能是整篇文稿。
(三)報尾
在簡(jiǎn)報末頁(yè)下1/3處用分割線(xiàn)與文稿部分分開(kāi)，分割線(xiàn)下與之平行的另一橫線(xiàn)間內標本期簡(jiǎn)報的“報、送、發(fā)”單位名稱(chēng)，右側注明本期印數。
第三節 計劃與總結的寫(xiě)作
一、計劃的寫(xiě)作
計劃是單位或個(gè)人對未來(lái)一定時(shí)間內要做的工作從目標、任務(wù)、要求到措施預先作出設計安排的事務(wù)性文書(shū)。
(一)計劃的種類(lèi)
從性質(zhì)、內容、時(shí)間等角度可劃分出不同種類(lèi)的計劃。從形式分有以下三種：文件式計劃，分目標、要求、措施、步驟等環(huán)節，寫(xiě)作嚴謹具體，內容重大并有一定篇幅;條文式計劃，以列出任務(wù)為主，較少涉及措施、步驟等;表格式計劃，通常用于項目較多又具共性的內容，有時(shí)輔之適當文字說(shuō)明，使計劃簡(jiǎn)潔明了。
計劃是個(gè)統稱(chēng)，像規劃、綱要、設想、打算、要點(diǎn)、方案、意見(jiàn)、安排等都是根據計劃目標遠近、時(shí)間長(cháng)短、內容詳略等差異而確定的名稱(chēng)。
規劃 是一種時(shí)間跨度長(cháng)(三年以上)，范圍廣，內容較為概括的計劃。例：《××市城市建設總體規劃》。
綱要 和規劃相同，它們都是各級領(lǐng)導機關(guān)根據戰略方針，為實(shí)現總體目標對某個(gè)地區或某一事項作出長(cháng)遠部署。不同的是綱要比規劃更為原則和概括，一般只對工作方向、目標提出綱領(lǐng)式要求和指導性措施。例：《××市2000年經(jīng)濟發(fā)展綱要》。
設想 是一種粗線(xiàn)條的、初步的、預備性的非正式計劃。相對來(lái)講，其適用時(shí)限較長(cháng)。例：《××市拓展就業(yè)安置門(mén)路的設想》。
打算 也是一種粗線(xiàn)條的、其想法不太成熟的非正式計劃。相對設想，它的內容范圍不大且考慮近期要做的。例《××學(xué)校爭創(chuàng )文明校園的打算》。
要點(diǎn) 是將計劃的主要內容擇要摘編，使之簡(jiǎn)明突出，它適用于時(shí)間相對較短的計劃。例：《××局19××年工作要點(diǎn)》。
方案 從目的、要求、方式、方法、進(jìn)度等都部署具體周密有很強可操作性的計劃。方案一般適合專(zhuān)項性工作，其實(shí)施往往須經(jīng)上級批準。例：《××市住房分配制度改革實(shí)施方案》。
意見(jiàn) 屬粗線(xiàn)條計劃，它適用于上級向下級布置工作任務(wù)并提供基本的思路、方法，交待政策，提出要求等。例：《××公司關(guān)于下屬企業(yè)19××年扭虧增盈全面提高經(jīng)濟效益的意見(jiàn)》。
安排 是短期內要做的，且范圍不大、內容單一、布置具體的一類(lèi)計劃。例：《××系第×周工作安排》。
(二)計劃的寫(xiě)法
1、標題 計劃標題一般由四個(gè)部分組成：計劃的制訂單位名稱(chēng)、適用時(shí)間、內容性質(zhì)及計劃名稱(chēng)。視計劃文本的成熟程度，有可能出現第五個(gè)部分，即在標題尾部加括號注明：草案、初稿、征求意見(jiàn)稿、送審稿等。如《××市19××年再就業(yè)工程實(shí)施方案(討論稿)》。
2、引言 計劃通常有一個(gè)“前言”段落，主要點(diǎn)明制訂計劃的指導思想和對基本情況的說(shuō)明分析。前言文字力求簡(jiǎn)明，以講清制訂本計劃的必要性、執行計劃的可行性為要，應力戒套話(huà)、空話(huà)。
3、主體 如果說(shuō)引言回答了“為什么做”的問(wèn)題，那么主體要回答“做什么”、“怎么做”、“何時(shí)做”等問(wèn)題。
目標與任務(wù) 首先要明確指出總目標和基本任務(wù)，隨后應根據實(shí)際內容進(jìn)一步詳細、具體地寫(xiě)出任務(wù)的數量、質(zhì)量指標。必要時(shí)再將各項指標定質(zhì)、定量分解，以求讓總目標、總任務(wù)具體化、明確化。
辦法與措施 以什么方法，用什么措施確保完成任務(wù)實(shí)現目標，這是有關(guān)計劃可操作性的關(guān)鍵一環(huán)。所謂有辦法、有措施就是對完成計劃須動(dòng)員哪些力量，創(chuàng )造哪些條件，排除哪些困難，采取哪些手段，通過(guò)哪些途徑等心中有數。這既需要熟悉實(shí)際工作，又需要有預見(jiàn)性，而關(guān)鍵在于有實(shí)事求是的精神。唯有這般，制訂的措施、辦法才是具體的，切實(shí)可行的。
時(shí)限與步驟 工作有先后、主次、緩急之分，進(jìn)程又有一定的階段性，為此在計劃中針對具體情況應事先規劃好操作的步驟、各項工作的完成時(shí)限及責任人。這樣才能職責明確、操作有序，執行無(wú)誤。
4、落款 在正文右下方署名署時(shí)即可。
二、總結的寫(xiě)作
總結是單位或個(gè)人對過(guò)去一個(gè)時(shí)期內的實(shí)踐活動(dòng)作出系統的回顧歸納、分析評價(jià)，從中得出規律性認識用以指導今后工作的事務(wù)性文書(shū)。
(一)總結的種類(lèi)
從性質(zhì)、時(shí)間、形式等角度可劃分出不同類(lèi)型的總結，從內容分主要有綜合總結和專(zhuān)題總結兩種。綜合總結又稱(chēng)全面總結，它是對某一時(shí)期各項工作的全面回顧和檢查，進(jìn)而總結經(jīng)驗與教訓。專(zhuān)題總結是對某項工作或某方面問(wèn)題進(jìn)行專(zhuān)項的總結，尤以總結推廣成功經(jīng)驗為多見(jiàn)。 總結也有各種別稱(chēng)，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結等都具總結的性質(zhì)。
(二)總結的寫(xiě)法
1、標題
文件式標題 一般由單位名稱(chēng)、時(shí)限、內容、文種名稱(chēng)構成。例：《××局19××年度擁軍優(yōu)屬工作總結》。
文章式標題 以單行標題概括主要內容或基本觀(guān)點(diǎn)，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某企業(yè)的專(zhuān)題總結《技術(shù)改造是振興企業(yè)之路》和某高校的專(zhuān)題總結《我們是如何實(shí)行教學(xué)與科研相結合的?》。
雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正題揭示觀(guān)點(diǎn)或概括內容，副標題點(diǎn)明單位、時(shí)限、性質(zhì)和總結種類(lèi)。例：《知名教授上講臺 教書(shū)育人放異彩——××大學(xué)德育工作總結》。
2、正文
前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨并作出基本評價(jià)。開(kāi)頭力求簡(jiǎn)潔，開(kāi)宗明義。
主體 應包括主要工作內容、成績(jì)及評價(jià)、經(jīng)驗和體會(huì )、問(wèn)題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫(xiě)。所謂縱式結構，即按主體內容從所做的工作、方法、成績(jì)、經(jīng)驗、教訓等逐層展開(kāi)。所謂橫式結構即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫(xiě)來(lái)。
結尾 作為總結的結束語(yǔ)可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進(jìn)意見(jiàn)或表示決心信心等語(yǔ)作結，要求簡(jiǎn)短利索。
3、落款 一般在正文右下方署名署時(shí)。如是報刊雜志或簡(jiǎn)報刊用的交流經(jīng)驗的專(zhuān)題總結，應在標題下方居中署名。
第四節 調查報告的寫(xiě)作
人們在完成了調查工作之后，為了使調查的成果形成為文字，就要撰寫(xiě)調查報告。那么調查報告是怎樣一種文章體裁呢?調查報告是根據調查研究的成果寫(xiě)出的反映客觀(guān)事實(shí)的書(shū)面報告。由于調查報告是調查與分析、實(shí)踐與理論、客觀(guān)與主觀(guān)相結合的實(shí)用性文體，是從調查目的通向社會(huì )效益和經(jīng)濟效益的橋梁和工具，它在社會(huì )生活、經(jīng)濟活動(dòng)和人類(lèi)的其他實(shí)踐活動(dòng)中具有十分重要的作用。
一、調查報告的類(lèi)別
調查報告亦有別稱(chēng)，像考察報告、調研報告及××調查等都是常見(jiàn)的。
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