單證管理自查報告范文

　　單證管理自查報告（1）

　　根據公司要求，進(jìn)一步加強單證管理力度，確保單證管理的穩健、安全，市區收展部開(kāi)展單證自查工作，具體情況匯報如下：

　　一、無(wú)遺失、超期、作廢、停用單證長(cháng)期不公告、不核銷(xiāo)或不按規定銷(xiāo)毀及流失在外的情況，且單證的領(lǐng)用發(fā)放、核銷(xiāo)登記與庫存一致。

　　二、重要單證不存在超期現象，均已按照《單證管理辦法》繳納管理補償金；且重要單證無(wú)超量現象，已按照《單證管理辦法》履行相關(guān)審批手續進(jìn)行發(fā)放。通過(guò)自查未發(fā)行重要單證丟失現象。

　　三、未銷(xiāo)毀的作廢單證各聯(lián)次均加蓋作廢章，作廢單證若為多聯(lián)，單證聯(lián)次均齊全。

　　四、系統記錄銷(xiāo)毀數據與《單證銷(xiāo)毀清單》均保持一致，且按照《單證管理辦法》規定及時(shí)定期銷(xiāo)毀并履行審批手續。

　　五、自查過(guò)程中不存在最終使用人離司未繳回的單證。手工核銷(xiāo)的重要單證已填寫(xiě)《重要單證手工核銷(xiāo)清單》，均有相關(guān)人員簽字，且有收付費截屏。

　　六、嚴格按照《單證管理辦法》要求打印日清日結單。

　　七、按照《單證管理辦法》要求，每月第一個(gè)工作周內進(jìn)行重要單證盤(pán)點(diǎn)，格式按照單證管理辦法附表，每季進(jìn)行一次普通單證盤(pán)點(diǎn)，格式參照重要單證盤(pán)點(diǎn)清單。

　　八、單證領(lǐng)用（入庫）、核銷(xiāo)（出庫）登記簿，均有每月盤(pán)點(diǎn)紀錄，且與系統、實(shí)物相符。并且，單證的領(lǐng)用（入庫）、核銷(xiāo)（出庫）登記簿均填寫(xiě)規范。

　　單證管理自查報告（2）

　　20XX年上半年，甘肅保監局抽調各財產(chǎn)保險公司內審人員，對轄內財產(chǎn)保險機構單證管理情況進(jìn)行了全面交叉檢查。從檢查情況看，財產(chǎn)保險公司在單證管理中存在的問(wèn)題較多，單證管理工作亟待加強。

　　單證管理現狀

　　通過(guò)檢查，我們認為目前財產(chǎn)保險公司的單證管理較前幾年有較大的改觀(guān)，無(wú)論是制度、信息系統建設還是對單證管理的認識都有所改進(jìn)。但是隨著(zhù)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和機構網(wǎng)點(diǎn)的下延，目前各財產(chǎn)保險公司的單證管理還有許多不完善的地方，有的問(wèn)題還成了違法違規的事發(fā)源頭。

　　(一)管理基礎薄弱

　　一是單證管理制度不完善。檢查發(fā)現全省12家財產(chǎn)保險公司在單證管理制度上都不同程度存在制度內容不完善、不科學(xué)的問(wèn)題，如：未對單證限時(shí)限量領(lǐng)用、手工出具保單和系統補錄時(shí)限等做出明確規定，有的公司沒(méi)有中介代理機構單證領(lǐng)用管理制度，有的公司未建立單證管理內部監督自查制度，有的公司沒(méi)有單證庫房(專(zhuān)柜)管理制度等。二是單證管理崗位設置不合理。中心支公司及以下分支機構普遍存在以下問(wèn)題：?jiǎn)巫C管理崗由代理人員擔任，出單員兼任單證管理員，單證管理員一人多崗，兼崗現象突出，單證管理員更換頻繁，交接手續流于形式等問(wèn)題。三是單證存放管理不到位。主要表現是單證專(zhuān)庫專(zhuān)柜存放不規范，存在重要有價(jià)單證與公司文件、報表等日常資料同柜存放，已用單證與空白單證混合存放，單證存放混亂無(wú)序，單證庫房兼做檔案室、雜物庫房等問(wèn)題。四是單證印刷管控不嚴。個(gè)別保險分支機構私自印刷保險單證。如：某省級分公司2009年5月自行印刷2500份具有保單性質(zhì)的蔬菜貨物運輸保險臺賬，在貨運公司作

　　為暫保單使用，但單證從設計到印刷均未得到總公司的書(shū)面同意和授權，而且單證格式不規范，也未納入公司單證管理系統管理，存在著(zhù)較大風(fēng)險。

　　(二)管控措施松散

　　一是單證征訂管控不力。雖然各財產(chǎn)保險公司基本上形成了自上而下逐級征訂和總公司統一印刷的單證征訂印刷體系，但單證征訂環(huán)節依然存在問(wèn)題。在單證征訂數量上由于上級公司對下級公司的單證征訂數量沒(méi)有限制，導致基層機構普遍存在征訂過(guò)量，每年富余大量單證的問(wèn)題。富余單證如果不能妥善處理，將為公司埋下一定的風(fēng)險隱患。如：某省級分公司僅2009年就銷(xiāo)毀有價(jià)單證50.93萬(wàn)份，銷(xiāo)毀單證是全年單證使用量的4.5倍；某省級分公司2010年1月銷(xiāo)毀各類(lèi)保險單證73.45萬(wàn)份，銷(xiāo)毀單證是其2009年單證使用量的6.47倍。二是單證領(lǐng)用管理不規范。產(chǎn)險機構普遍存在單證領(lǐng)用管理不規范的問(wèn)題，有90%的.產(chǎn)險機構存在單證領(lǐng)用后長(cháng)期不回銷(xiāo)的情況；30%的產(chǎn)險機構存在停用單證不及時(shí)回收的問(wèn)題，60%的產(chǎn)險機構存在單證管理手工臺賬、單證管理系統使用情況登記不準確、不規范的問(wèn)題，個(gè)別保險機構存在非單證使用人代領(lǐng)、代簽名，臺賬登記混亂，甚至未將上年度結存單證數量結轉至下一年度，或者未將單證領(lǐng)用人交回的未領(lǐng)用單證重新入庫上賬等情況，造成單證賬實(shí)不符情況嚴重。三是單證銷(xiāo)毀不嚴謹。個(gè)別公司停用、作廢單證由分支機構自行銷(xiāo)毀，蘊藏較大風(fēng)險。如：某公司的停用、作廢單證銷(xiāo)毀權下放給市州分公司，總公司和省級分公司缺乏有效監督。此外，有的公司還存在應銷(xiāo)毀單證不銷(xiāo)毀的情況。四是對保險中介單證領(lǐng)用管控不嚴。財產(chǎn)保險公司對保險中介領(lǐng)用單證缺乏有效的管控機制，導致從保險公司領(lǐng)用的單證在保險中介使用較亂，中介代理機構、個(gè)人代理人丟失和自行銷(xiāo)毀保險單證現象嚴重，致使大量保險單證流到行業(yè)之外，為行業(yè)埋下諸多風(fēng)險隱患。

　　(三)信息系統落后

　　一是單證管理系統未實(shí)現與核心業(yè)務(wù)系統的無(wú)縫連接。單證在核心業(yè)務(wù)系統中的使用信息不能完全傳送到單證管理系統，導致單證管理系統數據不準確，不能反映公司單證使用的真實(shí)情況。二是單證管理系統不能完全實(shí)現系統數據的自動(dòng)傳導與更新，系統對人的依賴(lài)度高，為人為更改公司數據提供了可能。如：某公司核心業(yè)務(wù)系統打印保單后，被打印保單的信息不能自動(dòng)傳輸到單證系統并更新數據，導致已打印的保單如果沒(méi)有進(jìn)行人工核銷(xiāo)，單證系統中該單證的狀態(tài)將仍為“可使用”。三是單證管理系統設計不科學(xué)，功能有缺陷，未實(shí)現對保險公司單證流轉的全面控制，不能達到通過(guò)系統有效控制單證風(fēng)險的要求。

　　由于上述問(wèn)題在公司內控管理中沒(méi)有得到足夠重視，致使撕?jiǎn)�、埋單和鴛鴦單等利用單證管理漏洞實(shí)施的嚴重違法違規問(wèn)題屢禁不止，已成為財產(chǎn)保險公司套取資金、進(jìn)行不正當競爭的主要手段之一，給行業(yè)健康發(fā)展埋下了較大風(fēng)險隱患。

　　單證管理中產(chǎn)生問(wèn)題的根源思考

　　(一)對單證管理工作重視程度不夠，思想認識有待提高

　　現階段，財產(chǎn)保險公司在單證管理中存在較多問(wèn)題，而且一直得不到很好地解決，這與財產(chǎn)保險公司長(cháng)期以來(lái)更多地強調業(yè)務(wù)發(fā)展、規模擴張和利潤增長(cháng)，不注重加強公司內控建設、合理防范和有效控制經(jīng)營(yíng)管理中的各種風(fēng)險、對單證管理的重要性認識不夠有很大的關(guān)系。多數公司沒(méi)有將單證管理工作擺在保險經(jīng)營(yíng)的重要位置，沒(méi)有認識到單證管理是防范風(fēng)險的重要源頭，不能正確把握和領(lǐng)會(huì )單證管理工作的重要意義�；鶎臃种�機構在缺少管控情況下，對單證管理的重要性認識更是不足，對加強單證管理缺乏動(dòng)力。

　　(二)制度建設不科學(xué)，內控執行亟需加強

　　單證管理制度不科學(xué)會(huì )直接導致保險公司內控執行效果差，從而產(chǎn)生較多問(wèn)題。制度不科學(xué)主要體現在內控制度沒(méi)有滲透到公司單證流轉各個(gè)操作環(huán)節，許多關(guān)鍵控制點(diǎn)處在控制無(wú)效狀態(tài)，有的沒(méi)建立制度，有的制度無(wú)法完全控制風(fēng)險的發(fā)生。當然，強調制度本身科學(xué)性的同時(shí)也不能忽視執行力的重要性�？茖W(xué)、完善的制度只有被有效地執行，才能真正落到實(shí)處。檢查中發(fā)現單證管理問(wèn)題多的公司，多數是內控執行力差的公司。制度執行不到位就會(huì )為問(wèn)題的發(fā)生留下可乘之機。

　　(三)內審檢查不到位，監督機制尚待完善

　　財產(chǎn)保險公司內控中極為重要的審計與監督環(huán)節在單證管理工作中功能發(fā)揮有限，處理措施乏力。一是單證管理內審檢查機制還需完善。通過(guò)檢查發(fā)現大部分保險公司特別是中心支公司以下基層機構的單證管理內審檢查還處在初級階段，內審檢查沒(méi)有形成制度化、常態(tài)化。二是單證管理內審檢查功能發(fā)揮不充分。公司內部審計部門(mén)一般僅在一些離任審計和常規審計中順帶檢查一下單證管理情況，未就單證管理開(kāi)展專(zhuān)門(mén)的內審檢查。三是責任追究落實(shí)不徹底。單證管理內部審計監督檢查中，對存在問(wèn)題的保險分支機構、部門(mén)及相關(guān)責任人追究責任時(shí)，往往避重就輕，只進(jìn)行象征性處理，致使內部違規“零成本”，被檢查者不重視查出問(wèn)題的整改，內部控制效果乏力，造成單證管理中的一些問(wèn)題被隱藏到深處，長(cháng)期得不到有效解決，形成較為嚴重的風(fēng)險敞口和隱患。

　　加強和規范財產(chǎn)保險公司單證管理的對策措施

　　(一)完善制度建設，夯實(shí)單證管理基礎

　　一是提高制度的科學(xué)性。從制度層面明確單證管理責任部門(mén)和單證管理崗位設置要求，確立單證管理系統的設計要求和管理權限劃分，強化單證限時(shí)限量限制對象領(lǐng)用制度，確保單證管理各環(huán)節的規定科學(xué)有效。二是強化制度的完備性。保證單證管理制度能夠覆蓋單證征訂、印制、發(fā)放、領(lǐng)取、使用、核銷(xiāo)、作廢、遺失、存檔和監督檢查等單證流轉的全過(guò)程，特別要確保單證管理制度必須能有效管控保險中介的保險單證領(lǐng)用。三是增強制度的可用性。單證管理制度應立足公司自身經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際制定，不應生硬照搬同業(yè)公司制度，尤其是基層分支機構的單證管理制度要符合機構自身實(shí)際情況、切實(shí)可用。四是改進(jìn)制度的適應性。要根據經(jīng)營(yíng)管理需要及時(shí)修訂完善單證管理制度，確保制度能夠適應業(yè)務(wù)發(fā)展形勢。

　　(二)強化內控執行，切實(shí)提高單證管理能力和水平

　　一是加強內控建設。建立規范的公司治理結構，形成運作規范、科學(xué)有效的執行、監督機制�？偣�司管理層要高度重視內控執行，帶頭認真履行內控職責，為有效實(shí)施單證管理管控奠定基礎。在單證管理工作中，注重培育領(lǐng)導高度重視、內控人人有責和違規必受追究的內控企業(yè)文化，形成以風(fēng)險控制為導向的單證管理理念，提高單證管理工作的風(fēng)險防范意識。二是理順管理流程。分支機構層面應實(shí)行單證管理“一把手”負責制，在總公司、省級分公司設立專(zhuān)職單證管理工作人員，在中心支公司及以下分支機構至少應設立由正式工作人員擔任的單證管理崗，落實(shí)單證管理職責。加強單證管理人員培訓和教育，提升責任意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)行單證手下臺賬與信息系統雙重管理制度，利用手工臺賬管理彌補系統管理的不足。三是嚴格責任追究。建立環(huán)環(huán)相扣的責任追究機制，將責任落實(shí)到人，加大對違規行為責任人的處罰力度，對不同層次、各個(gè)崗位的員工制定出精細的責罰條例，讓執行力弱或有過(guò)錯者為其行為“買(mǎi)單”。強化上抓一級的責任追究制度，增加上級公司特別是總公司的管控壓力，使其更加重視防范所屬分支機構單證管理工作風(fēng)險。四是強化執行考核�？己耸翘岣邌巫C管理內控執行力的。

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