公司公文管理制度

　　在學(xué)習、工作、生活中，制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要，制度泛指以規則或運作模式，規范個(gè)體行動(dòng)的一種社會(huì )結構。這些規則蘊含著(zhù)社會(huì )的價(jià)值，其運行表彰著(zhù)一個(gè)社會(huì )的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？以下是小編為大家整理的公司公文管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

公司公文管理制度1

　　1.總則

　　為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2.文件管理內容主要包括：

　　上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。

　　3.收文的管理

　　3.1公文的簽收

　　3.1.1凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機要秘書(shū)均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開(kāi)口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2對上級機要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門(mén)，并登記差錯文件的文號。

　　3.2公文的編號保管

　　3.2.1辦公室文書(shū)對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導親啟文件，公司領(lǐng)導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

　　3.2.2本公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)分別送交辦公室文書(shū)進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

　　3.3公文的閱批與分轉

　　3.3.1凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書(shū)直接分轉處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì )辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。

　　3.3.3為加速文件運轉，機要秘書(shū)應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

　　3.4文件的傳閱與催辦

　　3.4.1傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　3.4.2閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”、“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　3.4.3閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　3.4.4文件閱完后，應送交辦公室機要秘書(shū)，切忌橫傳。

　　3.4.5辦公室機要秘書(shū)對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關(guān)保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

　　3.4.6按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習有關(guān)文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4.發(fā)文的管理

　　4.1發(fā)文的規定

　　4.1.1全公司上報下發(fā)正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　4.1.2各群眾團體、部門(mén)需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠(chǎng)辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機構設置與業(yè)務(wù)分工統一歸口以公司×字發(fā)文。

　　4.1.3對全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導批準簽發(fā)。

　　4.2發(fā)文的范圍

　　4.2.1凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫(xiě)的會(huì )議紀要和會(huì )議簡(jiǎn)報，均屬發(fā)文范圍。

　　4.2.2公司下發(fā)文件主要用于：

　�、俟�布公司規章制度;

　�、谵D發(fā)上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件;

　�、酃�布公司體制機構變動(dòng)或干部任免事項;

　�、芄�布公司性的重大開(kāi)發(fā)、項目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　�、莅l(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;

　�、奁渌�有關(guān)公司的重大事項。

　　4.2.3公司上行文、外發(fā)文主要用于：

　�、賹ι霞墮C關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　�、谕�兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開(kāi)發(fā)項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

　　4.2.4在公司日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　4.2.5凡各業(yè)務(wù)部門(mén)如開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以簡(jiǎn)寫(xiě)名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì )議紀要。

　　4.2.6各業(yè)務(wù)部門(mén)與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡(jiǎn)寫(xiě)的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　5.文件的立卷與歸檔

　　5.1文件的'歸檔范圍

　　5.1.1凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

　�、偕霞墮C關(guān)來(lái)文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　�、诠�司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類(lèi)計劃統計、季度、年度報表等;

　�、劢�(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì )、公司管理委員會(huì )、中層干部會(huì )以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì )記錄;

　�、芄�司一級組織召開(kāi)的代表大會(huì )所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

　�、萦斜４鎯r(jià)值的人民來(lái)信，來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結果;

　�、迏⒓由霞壵匍_(kāi)的各種會(huì )議帶回的文件、資料及本公司在會(huì )上匯報發(fā)言材料等;

　�、呱霞墮C關(guān)領(lǐng)導同志來(lái)公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料;

　�、喾从彻�司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導工作等的音像攝制品;

　�、峁�司日志和大事記;

　�、夤�司向上級請求批復的文件及上報的有關(guān)材料。

　　5.1.2業(yè)務(wù)部門(mén)、各群眾團體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2立卷要求

　　5.2.1文件立卷應按照內容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

　　5.2.2立卷時(shí)，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3要堅持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會(huì )議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

　　5.2.4上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6.文件的銷(xiāo)毀

　　6.1對于多余、重復、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關(guān)規定，辦理申請銷(xiāo)毀手續。

　　6.2經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應派專(zhuān)車(chē)分別由公司機要秘書(shū)和正(副)主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠(chǎng)監視銷(xiāo)毀。

公司公文管理制度2

　　一、目的

　　為進(jìn)一步加強公司的公文管理,嚴格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結合公司實(shí)際,特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　《公文管理制度》適用于企業(yè)內外公文的制作、收發(fā)及管理。

　　三、管理職責

　　綜合管理部公司為公文管理部門(mén),負責公文的規范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。

　　四、公文分類(lèi)

　　公司公文按其內容性質(zhì)分為5類(lèi),包括:

　　1.制度類(lèi)公文

　　2.機構設立及人員任免公文

　　3.內部通知、通告類(lèi)公文

　　4.對政府職能部門(mén)的報告、請示、公函類(lèi)公文

　　5.會(huì )議紀要、備忘錄類(lèi)公文

　　五、權限劃分

　　1.制度類(lèi)公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì )討論通過(guò),公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

　　2.機構設立及人員任免公文(限公司部門(mén)級機構設立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準和簽發(fā)。

　　3.內部通知、通告類(lèi)公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據相關(guān)部門(mén)的'發(fā)布內容擬稿,綜合管理部部長(cháng)審核,由相關(guān)部門(mén)的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。

　　4.對政府等部門(mén)報告、請示、公函類(lèi)公文代碼為d,由綜合管理部根據相關(guān)部門(mén)的報送內容擬稿,由相關(guān)部門(mén)的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　5.會(huì )議紀要、備忘錄類(lèi)公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長(cháng)審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。

　　6.各類(lèi)公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類(lèi)別、公文頭、公文字號詳見(jiàn)附表一。

　　7.各類(lèi)公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權限實(shí)施,并辦理審批手續。公文簽發(fā)審批表詳見(jiàn)附表二。

　　六、公文格式

　　1.內容范式

　　1)制度類(lèi)公文

　　經(jīng)公司××××××會(huì )討論通過(guò),并報董事長(cháng)批準,現發(fā)布×××制度,自×××

　　年××月××日施行。特此通知

　　2)任免類(lèi)公文

　　經(jīng)公司研究,并報上級批準(如必要),決定設立/撤銷(xiāo)××機構,任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知

　　3)其他類(lèi)別公文內容范式參照其文種固有格式書(shū)寫(xiě)。

　　1.文本格式

　　發(fā)文用紙為a4紙,標題小二號字,宋體加黑,正文一般為四號字,仿宋體,頁(yè)邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線(xiàn)空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁(yè)面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。

　　2.公文編號

　　1)制度類(lèi)公文、機構設立及人員任免公文和對政府等部門(mén)報告、請示、公函類(lèi)公文采用按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號。

　　2)內部通知、通告類(lèi)公文和會(huì )議紀要、備忘錄類(lèi)公文分別按各自的公文文種單獨編號,并按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號。

　　七、公文保管

　　所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專(zhuān)人負責保管,并按類(lèi)別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見(jiàn)附件三、附件四。

　　綜合管理部定期對各類(lèi)外部單位收文進(jìn)行分類(lèi)登記和檔案管理。收文登記表詳見(jiàn)附件五。

　　八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執行和負責解釋。

　　九、附件

公司公文管理制度3

　　第一條總則

　　1.山東xx物業(yè)管理有限公司公文是公司同國家機關(guān)、社會(huì )組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內各部門(mén)之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規范化,特制訂本制度。

　　2.公文處理必須做到準確、及時(shí)、安全。

　　3.各類(lèi)文稿均應符合公文規范,做到公文種類(lèi)正確,標題完整,格式規范,內容簡(jiǎn)明,措辭妥當,發(fā)送單位清楚,附件齊備。

　　4.一般不能越級行文,呈報的公文應一文一事,正式行文及簽署合同的應使用公司或項目名稱(chēng)全稱(chēng)。

　　第二條公文分類(lèi)

　　1.行文分類(lèi)要求

　　1)按收文和發(fā)文對象,分為對外行文和內部行文;

　　2)按是否編號,分為編號文和不編號文;

　　3)編號文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內部刊物;

　　4)按公文保密等級,分為絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。

　　絕密:公司董事長(cháng)簽發(fā)的相關(guān)文件;

　　機密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;

　　秘密:在公司一定范圍內執行、下發(fā)的其他文件;

　　2.介紹信

　　1)公司辦公室是公司(項目)介紹信的管理者。介紹信由專(zhuān)人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理以上級領(lǐng)導批準;

　　2)開(kāi)具的介紹信要有編號并加蓋騎縫章;

　　3)不允許開(kāi)具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領(lǐng)導授權人同意;

　　4)介紹信存根應妥善保管、歸檔;

　　5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信,應即退還;

　　6)如若發(fā)現介紹信丟失,領(lǐng)用人應立即向部門(mén)經(jīng)理或辦公室報告,及時(shí)采取相應措施;

　　3.內部出版物

　　內部固定出版物是以公司或下屬部門(mén)和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨編號。(如:'山東xx物業(yè)管理有限公司內刊'、'客戶(hù)通訊')

　　4.不編號文的范圍

　　1)有關(guān)公司內部日常事務(wù)的文書(shū):如例行會(huì )議和活動(dòng)的一般性通知;

　　2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門(mén)和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;

　　3)非正式對外發(fā)出的下列文書(shū)材料:為有關(guān)部門(mén)和機構及其負責人代擬的文稿;學(xué)術(shù)性、知識性資料;其他非正式材料;

　　4)內部管理規章制度、工作總結和業(yè)務(wù)規劃等;

　　5)備忘錄和其他不需要編號的對外行文和內部行文。

　　第三條收(發(fā))文

　　1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入'收、發(fā)文登記簿'的公文包括:

　　1)收文類(lèi):限時(shí)專(zhuān)送件、掛號信、特快專(zhuān)遞、匯款單、屬公文類(lèi)的文件和傳真等;

　　2)發(fā)文類(lèi):公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或對外發(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉發(fā)到各部門(mén)、各項目的傳真;

　　2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門(mén)可自行發(fā)送的傳真)均由前臺負責;

　　3.除急件外,前臺每日下午3:00前將各部門(mén)提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;

　　第四條公文格式

　　1.凡以山東xx物業(yè)管理有限公司的名義對外、對內發(fā)出的正式公文,一律采用公司統一印制的公文紙;

　　2.公司內部行文采用統一印制的內部聯(lián)絡(luò )單';

　　3.各部門(mén)對總經(jīng)理呈送的報告,采用統一印制的呈報批示單';

　　4.公文一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、主送(報)單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報)單位等部分組成。如有附件,應在正文之后注明附件名稱(chēng)和順序;

　　5.公文紙一般用a4型,左側裝訂;

　　6.字體字號選用:

　　公文版頭為小初號加黑宋體字;

　　公文大標題選用二號(小二號)宋體字;小標題選用三號宋體字;

　　公文正文、抄送、抄報、印發(fā)說(shuō)明、附件說(shuō)明等均采用四號宋體字;

　　密級采用三號黑體字。

　　第五條公文辦理

　　1.草擬公文

　　1)首頁(yè)要使用公司統一的公文格式;

　　2)人名、地名、數字、引文要準確。時(shí)間應寫(xiě)具體的年月,年份要寫(xiě)全,統一用漢字書(shū)寫(xiě),如二零零四年五月八日;

　　3)公文中的數字,除發(fā)文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯數碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě)。在同一公文中,數字的使用要保持前后一致。

　　2.會(huì )簽

　　1)會(huì )簽是指對草擬的公司重要文件,由公司各級相關(guān)領(lǐng)導進(jìn)行審閱,在文件會(huì )簽單提出意見(jiàn),反饋文件起草部門(mén)進(jìn)行修改后下發(fā);

　　2)凡以公司名義向公司內各部門(mén)發(fā)出的規章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導會(huì )簽;

　　3)凡對外發(fā)出的正式函件,如內容涉及具體專(zhuān)業(yè)事務(wù)時(shí),應由涉及的專(zhuān)業(yè)部門(mén)負責人會(huì )簽;

　　3.行文字號

　　1)5.3.1公司:魯xx字[200x]第xxx號

　　2)5.3.2直屬部門(mén):魯xxx字[200x]第xxx號

　　x為直屬部門(mén)代字,具體如下:

　　辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財務(wù)部-----財、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)

　　簽發(fā)公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負責人簽發(fā)。以各部門(mén)名義行文的公文,由各部門(mén)負責人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權人簽發(fā)。

　　4.執行

　　1)辦公室負責將以公司名義發(fā)出的.公文復印一份送執行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復印件);

　　2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀(guān),校對無(wú)誤,份數準確;

　　3)對于不符合要求的公文,監印人可不予蓋章;

　　4)封發(fā)公文時(shí)要對公文進(jìn)行檢查,防止差錯。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;

　　5)公司發(fā)出的規章制度、決議、決定、通知、會(huì )議紀要等文件,收文部門(mén)必須在'文件簽收單'上簽字,并交公司辦公室存檔備查。

　　第六條公文歸檔

　　1.任何以公司、項目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;

　　2.若辦文部門(mén)必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無(wú)法取回,可存檔復印件;

　　3.存檔文件按照檔案管理規定執行,保存期滿(mǎn)列表報準監銷(xiāo);

　　4.除辦公室留存檔案原件外,各部門(mén)的發(fā)文由部門(mén)指定專(zhuān)人負責歸檔、保管復印件。個(gè)人不得保存應存檔的公文。

　　第七條責任

　　1.簽發(fā)人對公文主題和內容承擔領(lǐng)導責任。會(huì )簽人對公文專(zhuān)業(yè)內容承擔專(zhuān)業(yè)技術(shù)責任;

　　2.辦文部門(mén)負責人應對所經(jīng)辦的公文內容認真審查、核對,應承擔相應的管理責任和連帶責任;

　　3.擬稿人應全面領(lǐng)會(huì )辦文要求,并具備準確表達這一要求的專(zhuān)業(yè)知識和寫(xiě)作能力,對公文內容承擔直接責任;

　　4.校對人以原稿為根據,應做到校對字跡清晰,每次校對的錯漏率應小于1‰,對發(fā)文中出現的校對錯誤承擔直接責任。

　　第八條附則

公司公文管理制度4

　　第一條發(fā)文

　　1、公司各部門(mén)擬發(fā)稿（文）件，均須填制文件簽發(fā)單，報總經(jīng)理簽發(fā)。

　　2、人事行政部需定專(zhuān)人對每份文件作好文號編制，及時(shí)準確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門(mén)，并認真作好文件簽收工作。

　　3、外送文件，經(jīng)辦人須用公司標準信封封存，并送（郵）至相關(guān)單位或上級部門(mén)，力求準確、無(wú)誤。

　　第二條打印

　　1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

　　2、公司各級部門(mén)所需打印的公文或其它文字資料，均由部門(mén)專(zhuān)人（文員）負責。

　　3、各類(lèi)公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(mén)（人員）負責。

　　4、公司各類(lèi)公文、文件、通知，人事行政部須分類(lèi)存檔一份。

　　第三條收文

　　1、凡外來(lái)文件或參會(huì )人員帶回的.會(huì )議文件，任何部門(mén)或個(gè)人收到后均應及時(shí)交至人事行政部，不得無(wú)故截留文件。

　　2、人事行政部收文后應及時(shí)作好收文登記工作，并根據文件精神或要求，認真填寫(xiě)公文處理傳閱單，經(jīng)人事行政部主管閱后及時(shí)由專(zhuān)人將文件送至相關(guān)部門(mén)負責人處予以辦理。

　　第四條傳閱

　　1、人事行政部須及時(shí)準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門(mén)負責人處。

　　2、人事行政部在規定時(shí)間內應及時(shí)收回傳閱文件，不得有漏、損、銷(xiāo)情況發(fā)生。

　　3、文件閱示人須認真閱文，并根據文件精神及公司要求布置好本部門(mén)或相關(guān)人員執行文件所要求事項，并在文件傳閱單上簽閱意見(jiàn)。

　　4、人事行政部根據領(lǐng)導批閱意見(jiàn)及文件精神，對執行未果的部門(mén)應督辦，直至將公司領(lǐng)導意見(jiàn)及指示落到實(shí)處，并將執行情況報公司領(lǐng)導。

公司公文管理制度5

　　為使公文的簽收及發(fā)放及時(shí)、準確，確保公文制作規范，保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度

　　一、企業(yè)常用公文的構成

　　企業(yè)常用公文包括請示、報告、申請、決定、決議、批復、通告、通知、通報、函件、會(huì )議紀要、工作總結、工作計劃、講話(huà)稿等。

　　二、文書(shū)收發(fā)管理

　　1、企業(yè)各部門(mén)與外界來(lái)往公文的收發(fā)由辦公室統一負責。辦公室主任指定專(zhuān)門(mén)人員負責往來(lái)公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門(mén)。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)送達，應提前電話(huà)通知知承辦部門(mén)。文件傳閱過(guò)程中應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，任何人不得將有密級的文書(shū)帶回家、宿舍及公共場(chǎng)所，也不得傳至權限范圍之外的人員。

　　2、負責人閱讀、批閱公文，當天閱讀完后應在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過(guò)兩天，閱后應簽名，并作擬辦意見(jiàn)，責成相關(guān)部門(mén)辦理。如需備查，應按照有關(guān)規定執行。辦公室對公文負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門(mén)接到公文后應立即指派專(zhuān)人辦理，不得將公文壓放、分散。

　　三、公文的制作

　　公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以xxxx公司名義發(fā)出的`通告、決定、請示、通知、報告、會(huì )議紀要等均屬于發(fā)文范圍。各部門(mén)不得以xxxx的名義擅自對外發(fā)送正式公文。各部門(mén)需要向上級反映匯報重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的，應向辦公室提出發(fā)文申請，并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后，交總經(jīng)理會(huì )簽后由辦公室統一打印、蓋章和分發(fā)。

　　四、公文歸檔與保管

　　1、全部處理完后的文書(shū)，按照一定的分類(lèi)進(jìn)行整理與編輯，并在文書(shū)保存本上做好登記。

　　2、企業(yè)個(gè)人不得保存企業(yè)文書(shū)、凡參加會(huì )議帶回的文件，應及時(shí)交行政部登記保管，調離企業(yè)的員工應將文件記錄本清理移交。

　　3、如果職務(wù)或部門(mén)計劃發(fā)生變更或做出調整，則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調整的理由，以及變更與調整后的結果。

　　4、當年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號遞交檔案室存檔。存檔時(shí)應列出詳細地文檔明細，一式3份。并由檔案管理員、監交人確認簽字以備查詢(xún)調閱。

　　本制度自發(fā)布之日起執行。

公司公文管理制度6

　　一、公司行文是企業(yè)請示、報告、商洽工作、向下傳達決定、批復處理問(wèn)題、指導工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到規范、準確、及時(shí)，并實(shí)行統一管理。

　　三、公司行文的程序為：擬搞、審核(部門(mén)領(lǐng)導)、簽發(fā)(公司領(lǐng)導)、打印、分發(fā)、登記、歸檔、銷(xiāo)毀。

　　四、行文與打印管理

　　1、公司行文由業(yè)務(wù)承辦人起草，在發(fā)文稿申請表中須有文件標題、發(fā)送范圍、印制份數、擬稿單位與擬稿人，部門(mén)負責人簽名、標定日期和密級；部門(mén)負責人審定，總經(jīng)理簽字同意后打印發(fā)文。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準簽發(fā)的文稿交行政部統一編號打印，由起草人校對(對文稿內容、質(zhì)量負責)修正后，及時(shí)送交給有關(guān)部門(mén)和人員，或由行政部發(fā)出。

　　3、打印人員不得截留文件，或將打印、復印、傳真等行文中的有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理規定中須保密的事項透露給他人。

　　五、發(fā)文管理

　　1、公司發(fā)文由行政部統一編號、存檔。有領(lǐng)導批示的，還應附批示件。

　　2、部門(mén)和個(gè)人收文應在行政部發(fā)文登記冊中簽名。

　　3、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關(guān)部門(mén)的.請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　　4、公司內部文件，各部門(mén)應妥善保管，年終由行政部統一收回處理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　　2、公司收文由行政部統一負責：收到發(fā)來(lái)文件后，應先做好歸類(lèi)、登記，根據文件的內容，分送有關(guān)領(lǐng)導閱示和主辦部門(mén)處理后，收回歸檔。

　　3、急件或涉及商業(yè)機密的傳真應由專(zhuān)人處理。

　　七、所有文件收取發(fā)放，必須有登記、簽收手續。

公司公文管理制度7

尊敬的公司領(lǐng)導：

　　我謹代表公司行政部，就公司統一使用公文管理制度的必要性及實(shí)施方案，向您提交此請示。

　　隨著(zhù)公司的不斷發(fā)展和壯大，各部門(mén)間的溝通與協(xié)作日益增多，公文作為公司內外信息傳遞的重要載體，其規范性、準確性和高效性對于提升公司形象、保障工作順利進(jìn)行具有重要意義。然而，目前公司在公文管理方面存在一些問(wèn)題，如格式不統一、內容不規范、審批流程不明確等，這些問(wèn)題不僅影響了工作效率，也給公司的形象帶來(lái)了負面影響。

　　因此，我們建議公司統一使用公文管理制度，以規范公文格式、明確審批流程、提高公文處理效率。具體實(shí)施方案如下：

　　一、制定統一的公文格式標準。我們將參照國家相關(guān)標準和行業(yè)慣例，結合公司實(shí)際情況，制定適用于公司內部和外部的公文格式標準，包括文件頭、正文、落款等各個(gè)部分的`字體、字號、排版等要求，確保公文整體風(fēng)格一致、美觀(guān)大方。

　　二、明確公文內容要求。我們將制定公文內容規范，明確各類(lèi)公文的寫(xiě)作要點(diǎn)和注意事項，避免出現內容重復、信息不準確等問(wèn)題。同時(shí)，我們將建立公文審核機制，確保公文內容符合公司政策和法律法規要求。

　　三、優(yōu)化公文審批流程。我們將對現有的公文審批流程進(jìn)行全面梳理和優(yōu)化，明確各級審批權限和審批時(shí)限，簡(jiǎn)化審批環(huán)節，提高審批效率。同時(shí)，我們將建立公文催辦機制，確保公文在規定時(shí)間內得到及時(shí)處理。

　　四、加強公文管理培訓。我們將組織相關(guān)部門(mén)人員進(jìn)行公文管理培訓，提高員工的公文寫(xiě)作和處理能力，確保公文管理制度得到有效執行。

　　通過(guò)統一使用公文管理制度，我們相信將能夠有效提升公司的公文管理水平，提高工作效率，樹(shù)立公司良好的形象。我們懇請公司領(lǐng)導對此請示給予審批，并指示相關(guān)部門(mén)配合實(shí)施。

公司公文管理制度8

　　為規范公司各類(lèi)辦公文件的管理，嚴格公文處理程序，提高工作效率，根據《國家行政機關(guān)公文管理辦法》有關(guān)規定，結合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。

　　一、公文的定義及分類(lèi)

　　1、公文定義：是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，按嚴格的、特定效力的、規范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體文件。

　　2、公司公文分類(lèi)：

　�。�1）公司規章制度及流程文件和表單類(lèi)。

　�。�2）通知：適用于轉發(fā)上級機關(guān)公文、送達有關(guān)部門(mén)周知和共同執行的事項、發(fā)布規章制度以及任免或聘用干部等。

　�。�3）報告：適用于向上級匯報工作，反映情況，提出意見(jiàn)或建議，答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)等。

　�。�4）請示：適用于向上級機關(guān)請求指示工作、批準某種要求等。請求要一事一報。

　�。�5）函：適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽合作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題、向主管或相關(guān)部門(mén)報請確認事項等。

　�。�6）通報：適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或情況

　�。�7）會(huì )議紀要：適用于記載會(huì )議的基本情況、討論和研究的問(wèn)題、發(fā)言的內容、形成的決議等。

　　二、公文處理原則

　　1、公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規范格式的公務(wù)文書(shū)，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問(wèn)題，指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　2、公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　3、公文處理應按照行文要求和公文處理規范進(jìn)行，做到準確、及時(shí)、安全、保密。

　　4、綜合管理部是公司公文處理的管理部門(mén)，負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀等工作。

　　5、各部門(mén)負責人：負責審核本部門(mén)起草的公文。 三、管理規定

　　1、起草公文要求。

　�。�1）起草必須使用辦公室統一的文件格式。(見(jiàn)附件) （2）公文簽發(fā)涉及公司全局性重要文件由總經(jīng)理簽批，辦公室下發(fā)。如涉及其他部門(mén)，以公司級文件下發(fā)。

　�。�3）發(fā)出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點(diǎn)：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關(guān)規定。

　�。�4）傳遞秘密公文時(shí)，必須采取相應的保密措施，確保文件安全。

　　2、收文管理

　�。�1）公文的收發(fā)、傳閱登記制度由辦公室統一制定，并隨時(shí)抽查各部門(mén)執行情況（收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等）

　�。�2）公司收文的處理程序為：收文、分文、記錄、傳送、歸檔。

　�。�3）公司收文由綜合管理部統一負責：收到發(fā)來(lái)文件后，應先做好歸類(lèi)、登記，根據文件的內容，分送有關(guān)領(lǐng)導閱示和主辦部門(mén)處理后，收回歸檔。

　　3、發(fā)文管理

　�。�1）、公司發(fā)文由綜合管理部統一編號、存檔。有領(lǐng)導批示的'，還應附批示件。

　�。�2）、公司制度、規定、決定、決議、紀要、任命以及向政府有關(guān)部門(mén)的請示、報告等以紅頭文件印發(fā)，其他文件通常用普通紙印發(fā)。

　�。�3）、以公司名義制發(fā)的公文，由總經(jīng)理審批后簽發(fā)。

　�。�4）、公文正式下發(fā)前，綜合管理部應當進(jìn)行復核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統一、規范等。

　�。�5）、擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實(shí)際需要確定緊急程度。

　�。�6）、公司內部文件，各部門(mén)應妥善保管。

4、公文的存檔與保管

　�。�1）、綜合部檔案管理員每年3月底以前將上年度的公文整理歸卷。對未及時(shí)歸檔的文件、資料，綜合部檔案人員負責向有關(guān)部門(mén)清理搜集，各部門(mén)應予以支持配合，避免重要公文及資料的散失。對特殊時(shí)期形成的檔案資料全部收回歸檔。

　�。�2）、公文的銷(xiāo)毀，由綜合部檔案管理人員編制需銷(xiāo)毀的公文資料清單，報綜合部負責人批準后按規定實(shí)施銷(xiāo)毀。

　　各部門(mén)、各單位要按上訴規定書(shū)寫(xiě)公文；凡上報公司的各類(lèi)報告、請示等，均需按上訴要求辦理；凡各部門(mén)、各單位在公司內部發(fā)布各類(lèi)信息的文字材料均按上訴規定辦理。

　　附件: 文件版面格式要求

　　一、頁(yè)面設置

　�。ㄒ唬┦褂肁4打印紙，設置為縱向。

　�。ǘ�）頁(yè)邊距：上3.8，下3.2，左2.8，右2.8。

（三）在“頁(yè)面設置選項卡”中的“文檔網(wǎng)絡(luò )選項卡”中將每頁(yè)設置為42行。

　　二、字體

　�。ㄒ唬�標題

　　標題用2號宋體加粗。

　�。ǘ�）正文和小標題

　　1、正文用3號仿宋GB2312。

　　2、一級小標題用3號黑體，二級小標題用3號楷體GB2312加粗，三、四級小標題用3號仿宋GB2312。

　　小標題級別為：“ 一 ”，“ （一） ”，“ 1 ”，“ （1） ”。

3、“附件”二字用3號黑體，附件內容用3號仿宋GB2312。

三、格式

　�。ㄒ唬╉�(yè)碼位于底部居中，格式為：“ -1- ”、“ -2- ”。

（二）標題應設置為居中。若超過(guò)一行則用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，則不必縮進(jìn)直接變?yōu)閮尚小?/p>

　�。ㄈ�）除標題外所有內容均設置為左端對齊。

（四）小標題和段落首字之前空2個(gè)字符，即4個(gè)空格。

　�。ㄎ澹┤粜�標題獨立成行，其后不加標點(diǎn)。

　�。�六）標題與正文之間用3號字體空一行，正文與落款之間用3號字體空兩行。

　�。ㄆ撸└郊�與正文之間用3號字體空一行�！案郊�”二字之前空2個(gè)字符，即4個(gè)空格。（附件在正文和落款之間）

　�。ò耍┤掌趶挠蚁蜃罂�4個(gè)字符，即8個(gè)空格。單位落款應處于日期正中；若落款超過(guò)一行，用字符間距86%縮進(jìn)；若縮進(jìn)后仍超過(guò)一行，用字符間距80%縮進(jìn)。

　�。ň牛┻x中所有內容，在“段落選項卡”中的“縮進(jìn)和間距選項卡”中，將行距設置為單倍行距；在“換行和分頁(yè)選項卡”中，取消孤行控制。

　�。ㄊ�）文件存儲格式：Word 97-03“.doc”格式。

綜合管理部

　　xx年xx月xx日

公司公文管理制度9

　　1.目的

　　為進(jìn)一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時(shí)效，明確公文承辦要求，實(shí)施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于集團總公司、子公司。

　　3.職責范圍

　　3.1集團總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門(mén)。

　　3.1.2負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀等工作。同時(shí)負責指導各部門(mén)和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實(shí)施。

　　3.2集團其它各部門(mén)、子公司

　　3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負責按本制度規定執行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的`工作。

　　4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規范進(jìn)行，做到準確、及時(shí)、安全、保密。

　　5.公文的種類(lèi)

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實(shí)施管理、處理公務(wù)的具有特定效力和規范格式的公務(wù)文書(shū)，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問(wèn)題，指導和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類(lèi)

　　常用的公文種類(lèi)有：決定、決議、意見(jiàn)、通知、通報、報告、請示、規定、函、會(huì )議紀要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”;經(jīng)會(huì )議討論通過(guò)并要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　(二)意見(jiàn)：用于對組織工作重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 (三)通知：用于傳達上級部門(mén)指示，要求下級部門(mén)辦理和需要周知和共同執行的事項。

　　(四)通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門(mén)匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”;向上級部門(mén)請示指示、批準用“請示”。

　　(六)規定：用于對特定范圍內的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，向無(wú)隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門(mén)提出請求的公文。

　　(八)會(huì )議紀要：傳達會(huì )議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

　　6.公文格式和行文規則

　　6.1公文格式和行文規則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁(yè)邊與版心尺寸

　　公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁(yè)碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說(shuō)明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規格與印制裝訂要求

　　(1).排版規格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過(guò)1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著(zhù)墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應左側裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm-5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無(wú)毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標識規則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱(chēng)眉首;置于紅色反線(xiàn)(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱(chēng)主體;置于主題詞以下的各要素統稱(chēng)版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數序號

　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應分別標明“密級”字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個(gè)等級。密級程度應由發(fā)文主管單位領(lǐng)導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發(fā)文機關(guān)標識

　　由公司全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后面加“文件”組成，即“湖南九州集團有限公司(文件)”或“九州集團”;對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫(xiě)為“湖南九州集團有限公司(通知)”。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀(guān)為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發(fā)文字號

　　發(fā)文字號包括公司、部門(mén)字號、年號、順序號。

　�、谌绨l(fā)文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。

　　(6).簽發(fā)人

　　公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名，特殊情況手簽簽發(fā)人姓名。

　　如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線(xiàn)，應使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm。

公司公文管理制度10

　　1.為使公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)公文處理工作規范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效益和辦理公文質(zhì)量，結合公司實(shí)際，特制訂本管理規定。

　　2適用范圍本規定適用于公司機關(guān)、分子公司及各單位。

　　3規范性引用文件

　　下列文件中的條款通過(guò)本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內容)或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的文件，其最新版本適用于本標準。 《國家行政機關(guān)公文格式》

　　《集團公司機關(guān)公文處理辦法》

　　《集團公司公文管理辦法》

　　4職責

　　4.1經(jīng)理(黨委)辦公室負責公司機關(guān)部門(mén)公文管理和對分子公司公文的管理、檢查、指導工作。

　　4.2各分子公司辦公室或相關(guān)部門(mén)負責本單位公文管理工作。

　　4.3公司主要領(lǐng)導負責公文的審閱簽發(fā)工作。

　　4.4行文部門(mén)負責公文的擬辦和發(fā)文手續辦理工作。

　　4.5公司檔案室負責公文的歸檔指導工作;按歸檔范圍，督促檢查、指導工作。

　　5活動(dòng)描述

　　5.1管理原則

　　5.1.1公司和子公司形成的公文，是在履行管理職能過(guò)程中形成的具有法定效力和規范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達、貫徹、落實(shí)黨和國家的路線(xiàn)、方針、政策，請示和報告問(wèn)題，批復和部署工作，商洽和交流情況的.重要工具。

　　5.1.2公文處理是指公文的辦理、管理、整理、歸檔等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公司經(jīng)理(黨委)辦公室是公文處理的管理部門(mén)，負責公司的公文處理工作，并負責指導公司分子公司和機關(guān)部室公文處理工作。

　　5.1.3公文處理必須堅持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)高效的原則，做到準確、及時(shí)、安全，統一收發(fā)、分辦、傳遞、催辦、用印、審核、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。

　　5.1.4公文處理必須嚴格執行國家和企業(yè)有關(guān)保密法規，確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密安全。

　　5.2管理內容

　　5.2.1公文種類(lèi)

　　5.2.1.1通知：用于轉發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，批轉下級單位公文;傳達要求下級單位辦理和需要周知或共同執行的事項;任免和聘用人員。

　　5.2.1.2通報：用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達重要精神或情況。

　　5.2.1.3報告：用于向上級匯報工作，反映情況，提出建議或者意見(jiàn)，答復上級詢(xún)問(wèn)的事項。

　　5.2.1.4請示：用于向上級請求批示、批準的事項。

　　5.2.1.5批復：用于答復下級單位的請示事項。

　　5.2.1.6決定：用于對重要問(wèn)題或重大行動(dòng)做出安排及決策。

　　5.2.1.7意見(jiàn)：用于對重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

　　5.2.1.8會(huì )議紀要：用于記載和傳達會(huì )議情況和議定事項。

　　5.2.1.9函：用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題，請求批準和答復審批事項。

　　5.2.1.10公告：用于向公司內外、國內外宣布重要事項。

　　5.2.2公文格式

　　公文一般由眉首(密級、緊急程度、文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人)，主體(標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注)，版記(主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和日期)三部分組成。

　　5.2.2.1密級和緊急程度

　　涉及國家機密和商業(yè)經(jīng)濟秘密的公文，標明密級。涉及緊急事項的公文，標明緊急程度。

　　5.2.2.2文頭

　　用發(fā)文單位全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng);分為公司、部室、子公司三類(lèi)文頭。

　　5.2.2.3發(fā)文字號

　　包括單位代字、年份、序號、形式為“代字[年份]序號”。公司文頭發(fā)文代字為“黨發(fā)，”，部門(mén)文頭發(fā)文代字為“A字”(A為部室代號，包括群眾組織);子公司文頭發(fā)文代字為“xxB發(fā)。年份用四位阿拉伯數字，序號為該代字流水號。聯(lián)合發(fā)文只標明主辦單位代字、序號。

　　5.2.2.4簽發(fā)人

　　上行文應注明簽發(fā)人，簽發(fā)人一般應為單位主要領(lǐng)導。

　　5.2.2.5標題

　　準確簡(jiǎn)要概括公文主要內容，并可表明公文種類(lèi)。

　　5.2.2.6主送機關(guān)

　　公文的主要受理機關(guān)，用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。

　　5.2.2.7附件

　　如有附件，標明名稱(chēng)。附件說(shuō)明在正文下空1行、左空2行字進(jìn)行標識。如：

　　附件：1.xxxxxxxxxxxx

　　2.xxxxxxxxxxxx(后面不加標點(diǎn)符號)

　　5.2.2.8印章除會(huì )議紀要外，各文種均加蓋印章;印章應與文頭相符。

　　5.2.2.9成文時(shí)間

　　以負責人簽發(fā)日期為準。

　　5.2.2.10附注

　　公文如有其他需要說(shuō)明的事項，應加附注，用括號括起位于成文時(shí)間下一行居左空2格加圓括號標識;上行文應在附注中注明聯(lián)系人姓名和電話(huà)。

　　5.2.2.11主題詞

　　按照《集團公司公文主題詞表》標注;同時(shí)結合企業(yè)實(shí)際，規定五種自由詞作為主題的補充，包括公文中關(guān)鍵的人名、單位(地)名、產(chǎn)品名、項目名、裝置(設備)名。主題詞不能超過(guò)5組。

　　5.2.2.12抄送單位

　　公文如需除主送機關(guān)外的其他機關(guān)知曉或執行，應注明抄送單位;抄送單位名稱(chēng)應使用全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統稱(chēng)。

　　5.2.2.13印發(fā)單位和日期

　　標明主辦單位全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)以及印發(fā)時(shí)間。

　　5.2.2.14印刷和裝訂

　　公文采用國際標準A4型紙張雙面印制，左側裝訂。

　　5.2.3行文規則

　　5.2.3.1行文應當確有必要，注重效用。

　　5.2.3.2公司機關(guān)各部門(mén)根據職權范圍，可以代表公司，以公司名義向分子公司行文;子公司及職能部室可在本單位范圍內行文，不得對外正式行文。

　　5.2.3.3向上級機關(guān)行文，應主送一個(gè)上級機關(guān)，如需其他上級機關(guān)閱知，可以抄送;公司形成的請示、報告公文要將底稿和兩份文件交公司經(jīng)理(黨委)辦公室存檔，然后再將兩份文件送上級辦公室閱批。

　　5.2.3.4一般不得越級請示或報告;除生產(chǎn)事故、大型集體上訪(fǎng)、突發(fā)事件等緊急重大情況或逐級行文延誤時(shí)機將造成損失，經(jīng)公司領(lǐng)導指定可以越級行文外，均要逐級行文。因上述情況必須越級行文時(shí)，應抄送被越過(guò)的上級機關(guān)。

　　5.2.3.5 “請示”和“報告”在公文中不能并用;“請示”應一文一事;報告中不得夾帶“請示”事項。

　　5.2.3.6除本《規定》規定的公文種類(lèi)以外，工作要點(diǎn)、活動(dòng)方案、計劃等文體都不能作為公文的獨立行文文種，必須以“通知”的形式印發(fā)。

　　5.2.4發(fā)文辦理

　　5.2.4.1發(fā)文辦理是指制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等程序。

　　5.2.4.2草擬公文應當做到：

　　a.符合國家的法律、法規和企業(yè)有關(guān)規定，遵循上級機關(guān)的指示精神，完整、準確地體現發(fā)文機關(guān)的意圖;

　　b.全面、客觀(guān)反映情況，提出的政策、措施切實(shí)可行;

　　c.觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚，結構嚴謹，表述準確，直述不曲，文字精練，字詞規范，標點(diǎn)正確;

　　d.人名、地名、數字、引文準確;引用公文應先引標題后引發(fā)文字號;引用外文注明中文含義;日期寫(xiě)明具體年、月、日;

　　e.結構層次序數為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“⑴”;

　　f.根據行文目的和發(fā)文機關(guān)職權選擇適當的文種;

　　h.公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序號和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)，具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字;

　　i.應使用國家法定計量單位;

　　J.文中使用非規范化簡(jiǎn)稱(chēng)，應先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。使用國際組織外文名稱(chēng)或其縮寫(xiě)形式，應在第一次出現時(shí)注明準確的中文譯名;

　　k.公文書(shū)寫(xiě)稿紙要干凈耐用，書(shū)寫(xiě)字跡整齊，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆書(shū)寫(xiě)，不能用鉛筆、圓珠筆和彩筆書(shū)寫(xiě);用計算機打印的，排版要規范。

　　5.2.4.3行文前，應填寫(xiě)發(fā)文稿紙，標明起草人，主送機關(guān)和公文標題。

　　5.2.4.4擬制的公文，由起草單位負責人進(jìn)行審核。公文的簽發(fā)，凡以公司(子公司)名義報送上級機關(guān)或下發(fā)的涉及全局工作的重要公文，都要由主要領(lǐng)導簽發(fā);涉及專(zhuān)項或某一系統工作的公文，由分管領(lǐng)導簽發(fā)。需要會(huì )簽的聯(lián)合行文，應在會(huì )簽欄注明會(huì )簽部門(mén);簽發(fā)或會(huì )簽應署姓名和日期。

　　5.2.4.5審核、簽發(fā)或會(huì )簽公文，必須使用藍黑鋼筆、炭素筆或毛筆，注意不要在文稿左側裝訂線(xiàn)外書(shū)寫(xiě)。

　　5.2.4.6公文不準翻印，經(jīng)辦公室批準，可以復印或翻印。

　　5.2.4.7擬制公文，對涉及其他部門(mén)職權范圍內的問(wèn)題，主辦部門(mén)應當與有關(guān)部門(mén)協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文。

　　5.2.4.8公文送負責人簽發(fā)前，應先經(jīng)起草部門(mén)負責人核稿、把關(guān)、簽字，然后由辦文單位(部門(mén))送經(jīng)理(黨委)辦公室進(jìn)行審核，最后呈送公司(子公司)相應領(lǐng)導簽發(fā)。經(jīng)理(黨委)辦公室審核的重點(diǎn)是：

　　a.是否確需行文，行文方式是否妥當;

　　b.是否符合黨的路線(xiàn)、方針和政策，是否符合國家法律、法規和企業(yè)的有關(guān)規定，是否符合上級有關(guān)精神和本單位實(shí)際;

　　c.是否符合行文規則，公文的諸要素如人名、地名、產(chǎn)品名、裝置名、單位部門(mén)名稱(chēng)、時(shí)間、數字、引文和文字表述，密級，主題詞是否準確、恰當，文字、標點(diǎn)符號及文種使用、公文格式是否符合本《規定》的規定;報批手續是否符合規定;核稿、會(huì )簽等手續是否齊備。文件中的數據、計量單位，由辦文單位領(lǐng)導把關(guān)。

　　5.2.4.9對不符合要求的文稿，可按以下方法處理。

　　a.文字質(zhì)量存在問(wèn)題，如文字修改量不大，由經(jīng)理(黨委)辦公室負責修改;需要做重大修改的，由擬搞部門(mén)修改后再報審;

　　b.違反公文辦理程序的，由擬稿部門(mén)補辦;

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