建筑檔案管理制度

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是指一定的規格或法令禮俗。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的建筑檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

建筑檔案管理制度1

　　第一條 會(huì )計應該以會(huì )計期間分期決算帳目和編制財務(wù)會(huì )計報表。會(huì )計期間分為年度、半年度、季度和月度。年度、半年度、季度和月度均按公歷起訖日期確定,半年度、季度、月度為會(huì )計中期。

　　第二條 會(huì )計報表做到內容完整、數字真實(shí)、計算準確,不得漏報或任意取舍,會(huì )計報表之間、會(huì )計報表各項目之間,凡有對應關(guān)系的數字應當一致,會(huì )計報表中本期與上期的有關(guān)數字應當相互銜接。

　　第三條 凡是本公司的'會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿、會(huì )計報表、會(huì )計文件和其它有保存價(jià)值的資料均應該歸檔。

　　第四條 會(huì )計憑證按月、按照編號順序每月裝訂成冊,表明月份、季度、起止年、號數、單據張數,由會(huì )計及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記帳、主管),年內資料由子、分公司財務(wù)科長(cháng)保管,一年后交集團公司檔案室,歸檔前應加以裝訂。

　　第五條 會(huì )計報表應按照季度、年度按時(shí)歸檔,由財務(wù)管理部指派專(zhuān)人管理,并分類(lèi)填制目錄。

　　第六條 對上述五條中出現一處遺漏或錯誤,給予責任人30元罰款,由公司財務(wù)管理部負責處罰。

　　第七條 會(huì )計檔案不得攜帶外出,凡查閱、復制、摘錄會(huì )計檔案,須經(jīng)總經(jīng)理或其指派人員批準,如出現泄密現象對財務(wù)負責人與直接責任人輕則罰款500元,重則罰款10000元以上,造成嚴重后果者開(kāi)除。

建筑檔案管理制度2

　　1.檔案管理目的

　　為了完善公司現代化、規范化,系統化的管理制度,全面加強公司各部門(mén)之間的檔案、文件、信息等內容的綜合管理,促進(jìn)檔案管理工作能為公司各部門(mén)的各項工作更好的服務(wù),公司根據《中華人民共和國國檔案法》和相關(guān)法律、法規,制定本公司的檔案管理制度。

　　2.檔案管理范圍

　　2.1此管理制度適用于本公司所有檔案的管理工作。

　　2.2本制度中所稱(chēng)的公司檔案,是指公司在各項建筑施工;經(jīng)營(yíng)運行和管理活動(dòng)中形成的對國家、社會(huì )和公司有保存價(jià)值的文字、數據、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類(lèi)包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。

　　3.檔案管理機構及職責

　　3.1公司檔案工作實(shí)行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)對本部門(mén)檔案資料的整合管理。

　　3.2綜合部對公司各部門(mén)上交的檔案進(jìn)行管理。

　　3.2.1 公司依據《檔案法》等有關(guān)法律,法規和方針政策,制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀和移交等有關(guān)規章制度。

　　3.2.2 綜合部負責監督,指導公司各部門(mén)檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。

　　3.2.3 統籌規劃公司各部門(mén)的檔案工作,并建立獨立的檔案室,負責公司檔案收集、整理、保管、鑒定和收發(fā)使用工作。

　　3.3各部門(mén)應該指定專(zhuān)人負責內部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料,并建立檔案目錄,以方便入檔時(shí)能夠及時(shí)、有效的備案和日后查找復核工作。

　　3.3.1 堅持平時(shí)整理。根據本部門(mén)不同種類(lèi)文件材料的形成特征,制定案卷目錄,合理分類(lèi)存放,便于利用和歸檔。

　　3.3.2 負責本部門(mén)文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

　　3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理,頁(yè)碼編寫(xiě)準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡(jiǎn)明扼要。

　　3.3.4 保管好本部門(mén)應歸檔的案卷,保證文件材料的安全和保密。

　　3.3.5 接收檔案員的指導規劃,按規定時(shí)間向檔案室移交檔案。

　　3.4檔案管理人員負責檔案的日常管理工作,對文件、材料等的安全性、保密性負責,并且忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力。

　　3.5檔案管理人員變動(dòng)時(shí),綜合部部長(cháng)要對檔案交接負有監交責任,且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。

　　3.6會(huì )計類(lèi)檔案將由財務(wù)部統一歸檔保管,以方便財務(wù)核對和審批工作。

　　4.檔案管理原則

　　4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光、防泄密等安全條件。

　　4.2歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。

　　4.3借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。需要長(cháng)期借出的需經(jīng)檔案管理員上報經(jīng)理批準。

　　4.4任何人不得拒絕歸檔,對不按規定歸檔而造成文件材料損失的,或對檔案進(jìn)行涂改,抽換,偽造,盜竊,隱藏和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者,按照公司相關(guān)規定進(jìn)行處理。

　　4.5歸檔文件的密級,按照《保密工作管理規定》的相關(guān)條款確定,絕密類(lèi)檔案應單獨入柜保管,嚴防丟失和泄密事件的發(fā)生;涉及知識產(chǎn)權,專(zhuān)利技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案重點(diǎn)保管。

　　4.6借閱歸檔時(shí)如發(fā)現檔案資料丟失、損壞、缺頁(yè)等情況,檔案管理員立即向綜合部部長(cháng)報告,經(jīng)查清責任后并視嚴重程度做出相應處理決定。

　　4.7借用存檔文件資料時(shí),檔案員應視借閱文檔的密級,要求借閱人填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》等相應記錄,認真完善各種借閱手續。借閱人必須保證檔案的保密工作,不得遺失、損毀或擴散閱讀范圍。

　　4.8公司檔案資料不許外部人員借閱。特殊情況下,外單位來(lái)人查閱本公司檔案,需持單位介紹信并經(jīng)總經(jīng)理簽字批準,方可查閱,不得抄錄或借出。

　　4.9企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定,對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊,按檔案管理規定經(jīng)總經(jīng)理批準后,由銷(xiāo)毀檔案材料的所屬部門(mén)負責人進(jìn)行監銷(xiāo)。

　　5.檔案管理辦法

　　5.1檔案檔號的編制:

　　5.1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號,排架的依據,它反映公司檔案分類(lèi)體系和物理位置,必須符合唯一性、合理性和穩定性要求,并能適應計算機管理。

　　5.1.2 檔號編制方法

　　■檔號基本結構組成是由公司標志、分類(lèi)號、(一級分類(lèi)、二級分類(lèi))年度號和案卷號組成。

　　5.2檔案保存期限:

　　5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長(cháng)期保存、短期保存三種。

　　5.2.2 工程檔案(土建技術(shù)、質(zhì)量、安全、經(jīng)營(yíng);水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案)列為永久保存;人事檔案列為長(cháng)期保存;會(huì )計類(lèi)檔案資料保存期應按會(huì )計制度有關(guān)規定執行。

　　5.3檔案的歸檔

　　5.3.1 歸檔范圍:可根據實(shí)際情況進(jìn)行歸檔,具體應由公司各部門(mén)的負責人確定編制。

　　5.3.2 歸檔要求:

　　■公司各部門(mén)每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔;工程項目可以分階段或者全部竣工驗收后連同目錄一式兩份歸檔;電子檔案由各部門(mén)形成、整理后,拷貝在耐久保存的介質(zhì)中,連同相應的`文字性說(shuō)明一起于年終時(shí)向檔案室移交;聲像檔案一般在年終由形成部門(mén)向檔案室歸檔,對于會(huì )議形成的聲像歸檔,會(huì )議結束后半個(gè)月歸檔。檔案交接時(shí),雙方當面點(diǎn)清,并同時(shí)在《檔案案卷移交目錄》上簽字。

　　■已經(jīng)歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改,要報送給檔案管理部門(mén)《文件更改申請單》,連同原文件一并存檔、備案。未經(jīng)許可不得私自涂改。

　　■歸檔的文件資料,必須是原件,原件出于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)需保留的,綜合部保存復印件。

　　5.4工程竣工檔案管理:

　　5.4.1 工程竣工驗收后十五日內,項目部將竣工工程的內業(yè)資料整理、編目,并上報各相關(guān)主管部門(mén)審核合格后,裝訂成冊,上交綜合部,辦理檔案移交手續。

　　5.4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時(shí)所辦理的檔案交接單上交綜合部,歸檔存放。

　　5.4.3 檔案借閱時(shí)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》經(jīng)主管領(lǐng)導簽字,方可借閱。在借閱的過(guò)程中不允許在原始資料上作標記、涂改及拆卷、抽出材料。借閱完畢后按原樣及時(shí)送回檔案室。

　　5.4.4 年終檔案歸檔結束后,將存檔情況上報總經(jīng)理。

　　5.4.5 定期檢查檔案存放情況,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理并上報公司領(lǐng)導。

　　5.4.6 檔案一律存放在柜內,檔案按工程竣工時(shí)間分區,按工程分類(lèi),按專(zhuān)業(yè)分號。按先后順序整齊存放,并填寫(xiě)《竣工檔案登記明細表》,檔案號一竣工時(shí)間一工程名稱(chēng)一專(zhuān)業(yè)一順序號。

　　6.檔案分類(lèi)管理說(shuō)明

　　6.1文件檔案的管理:

　　6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價(jià)值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。

　　6.1.2 公司各部門(mén)負責本部門(mén)歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

　　6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書(shū)寫(xiě)和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。

　　6.1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經(jīng)理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領(lǐng)導審批,各部門(mén)保密文件由各部門(mén)部長(cháng)審批。

　　6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫(xiě)方式形成,手寫(xiě)方式必須使用鋼筆或碳素筆。

　　6.1.6 文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類(lèi)型的紙張經(jīng)整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

　　6.2電子文檔的管理:

　　6.2.1 收集、積累要求:

　　■記錄了重要文件的主要修改過(guò)程,有查考價(jià)值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門(mén)已開(kāi)始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

　　■保存與紙質(zhì)等文件內容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關(guān)系。

　　■在'無(wú)紙化'計算機辦公或事物系統中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常

　　改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲于光盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)類(lèi)能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)拷貝件保留。

　　■用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應注明文件存儲格式和屬性。

　　■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關(guān)軟件一并收集。

　　■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)必須保證其對設備的依賴(lài)性,以及易修改性等問(wèn)題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數據。

　　■用視頻設備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)必須保證收集其壓縮方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時(shí)必須保證收集其屬性標識和相關(guān)軟件。

　　■由計算機多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)必須保證參數準確、數據完整。

　　■通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應注意收集其軟件型號和相關(guān)參數。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。

　　■計算機系統運行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

　　6.2.2 收集、積累方法:

　　■及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

　　■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

　　■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

　　■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

　　6.2.3 歸檔要求:

　　■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

　　■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(cháng)期保存的載體。

　　■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫(xiě)編號、日期、名稱(chēng)、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

　　■將相應的電子文件機讀目錄、相關(guān)軟件、其它說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　■需要長(cháng)期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開(kāi)發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關(guān)數據存在同一載體上。

　　■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少一年。

　　6.3聲像檔案的管理:

　　6.3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說(shuō)明。

　　6.3.2 文字說(shuō)明的編寫(xiě)要求:

　　■基本內容應包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。

　　■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

　　■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時(shí)間順序編寫(xiě)文字說(shuō)明。

　　6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進(jìn)行檢查。

　　6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤(pán),應放在專(zhuān)用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開(kāi)磁場(chǎng)源。對存放的照片要定期檢查。

建筑檔案管理制度3

　　1、本公司檔案室保存的檔案,主要供本公司使用。

　　2、如其它部門(mén)或個(gè)人查閱時(shí),須經(jīng)檔案室負責人或檔案形成部門(mén)領(lǐng)導同意,并僅限于室內閱覽。

　　3、凡因特殊需要,經(jīng)批準同意借出的檔案,外借時(shí)間一般為三周左右,到期仍需繼續利用,須辦理續借手續。

　　4、借出的檔案不得轉借他人,不得隨意涂改、圈劃、眉批,不得拆卷,不得增刪檔案內容或污損檔案。

　　5、凡外單位或個(gè)人查閱檔案,須持單位正式介紹信,寫(xiě)明查檔目的。安全、公安部門(mén)查閱有關(guān)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng)導批轉。

　　6、凡復制、摘錄檔案,須經(jīng)檔案室負責同志。利用檔案的'單位和個(gè)人未經(jīng)上級主管部門(mén)或檔案室同意,不得擅自公布檔案內容。

　　7、借閱檔案須辦理借閱登記手續,并確保檔案的完整與安全。

　　8、電話(huà)查詢(xún)檔案,只限于一般問(wèn)題的咨詢(xún)。

　　9、檔案的儲存必須規范、分門(mén)別類(lèi),標識明確,便于查詢(xún)。

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