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檔案管理工作制度（通用11篇）
在不斷進(jìn)步的社會(huì )中，越來(lái)越多地方需要用到制度，制度是指一定的規格或法令禮俗。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編精心整理的檔案管理工作制度（通用11篇），歡迎大家分享。
檔案管理工作制度1
工程檔案是工程部運行管理樓宇建筑設施和設備的基本依據，加強工程檔案管理是工程部的一項重要工作。為加強工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計算機檔案并行管理方式，基礎檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，過(guò)程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過(guò)渡。
2、工程檔案設置三級目錄，第一級目錄為類(lèi)別目錄，第二級目錄為程序文件目錄，第三級目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設置應與上一級檔案目錄設置一致。
二、工程檔案管理程序
1、工程檔案管理責任
(1)工程部經(jīng)理責任:設置文秘檔案員;確定檔案目錄;設置檔案保密等級;檢查檔案情況。
(2)工程部責任:配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。
(3)文秘檔案員責任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷(xiāo)毀更新;檔案資料分析報告;接受經(jīng)理和上一級檔案管理人員檢查;檢查工程部各級人員檔案工作情況。
(4)員工責任:認真進(jìn)行原始資料的記錄;接受各級領(lǐng)導和檔案員的工作檢查。
2、工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據經(jīng)理意見(jiàn)建立各級檔案目錄并將各類(lèi)文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統一編號，并在每卷首頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計算機中進(jìn)行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷(xiāo)毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應定期進(jìn)行清理，過(guò)程性工作檔案到期后應及時(shí)銷(xiāo)毀，但應做好銷(xiāo)毀記錄。
(5) 上級檔案存檔
工程部檔案應由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級設置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項目部、工程部機密的技術(shù)和經(jīng)濟檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標標底、施工合同書(shū)等應設置密碼，其保密等級和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計算機檔案管理
工程部檔案應積極推行計算機管理，由文秘檔案員設置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計算機中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書(shū)檔案管理辦法
工程部購置的技術(shù)圖書(shū)由文秘檔案員登記建檔，制定圖書(shū)借閱管理辦法，嚴格按管理辦法借閱。
檔案管理工作制度2
一、目的
為了確保公司檔案的完整及安全，增強公司檔案的實(shí)用性和有效性，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用，特制定本管理制度。
二、適用范圍
適用于公司檔案資料的管理。
三、管理職能
�。ㄒ唬┕巨k公室負責公司檔案管理工作，設置專(zhuān)門(mén)的檔案室，負責檔案的收集、整理、保管、補充、開(kāi)發(fā)、利用、銷(xiāo)毀等各項工作。
�。ǘn案管理員負責檔案室和存檔資料的具體管理工作，具體職責如下：
1、接收各部門(mén)上交的存檔資料，做好收件登記；
2、定期清理，主動(dòng)按時(shí)收回各部門(mén)使用完畢的應存檔資料，補齊缺失的檔案資料；
3、對收到的檔案資料按規則整理、分類(lèi)、立卷，分類(lèi)規范存放；
4、妥善保管檔案資料，做好防損、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護工作；
5、建立檔案檢索索引；
6、按規定辦理檔案資料借閱和收回手續，并做好登記，保證檔案資料安全無(wú)損；
7、做好檔案室的日常清理、清潔工作，保持檔案室整潔有序；
8、建立和維護電腦檔案管理系統，實(shí)行數字化管理；
9、遵守保密制度。
�。ㄈ└鞑块T(mén)管理職責
1、按本制度規定保管好本部門(mén)暫時(shí)保存的檔案資料；
2、及時(shí)將本部門(mén)經(jīng)辦或接收的應存檔資料交檔案室存檔；
3、妥善保管本部門(mén)借閱的檔案資料，不得泄露、遺失和損壞。
四、資料歸檔管理
�。ㄒ唬w檔資料范圍
1、各級政府和職能管理部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、批復、認定、政策法規信息、標準、信函、法律文書(shū)、公示信息等資料；
2、公司對各級政府和職能管理部門(mén)上報的各種申請、請示、報告、匯報、說(shuō)明、申訴、申報等資料；
3、公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信、委托書(shū)、宣傳資料、單位信息、證件、證明、回復等往來(lái)資料；
4、公司內部形成的各種文件、通知、會(huì )議資料、決議、決定、意見(jiàn)、規劃、計劃、方案、報告、總結、簡(jiǎn)訊等；
5、公司制訂的各類(lèi)管理制度、規定、辦法、作業(yè)指導書(shū)、操作規程、安全規程、責任制、責任書(shū)、經(jīng)濟或管理協(xié)議、標準手冊等內部管理資料；
6、公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、意向書(shū)等資料；
7、公司產(chǎn)品立項、設計、開(kāi)發(fā)、工藝技術(shù)、產(chǎn)品說(shuō)明、包裝、建設、評審、驗收等項目資料；
8、公司各類(lèi)設備在設計、制作、安裝、調試、技術(shù)改造、使用過(guò)程中形成的圖紙、記錄以及使用說(shuō)明書(shū)等設備資料；
9、公司各類(lèi)基建工程勘探設計資料、圖紙、報建資料、施工記錄、驗收記錄等基建資料；
10、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)環(huán)節中的各類(lèi)報表、臺賬、記錄、報告單等資料；
11、各類(lèi)財務(wù)憑證、賬薄、報表、臺賬、審計、統計結算、投融資、資本股權等資料；
12、人員招聘、培訓、調動(dòng)、任免、考核、考勤、勞動(dòng)合同、薪資等人事檔案；
13、公司取得的各種證書(shū)、證件、獎牌；
14、公司訂閱或以其他方式獲得的各類(lèi)報刊、期刊、文獻、圖書(shū)等資料以及參加外部會(huì )議或培訓取得的相關(guān)資料；
15、公司文化、產(chǎn)品對外宣傳推廣資料以及產(chǎn)品標簽、標記、說(shuō)明書(shū)等資料；
16、公司組織開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)形成的相關(guān)資料；
17、記錄有公司相關(guān)信息的圖片、照片、光盤(pán)、磁帶、電子存儲設備等資料；
18、其他具有保存價(jià)值的資料。
�。ǘw檔資料收集
1、結合公司具體情況，財務(wù)檔案由財務(wù)部管理，超過(guò)十年的可轉入檔案室；
人事檔案由人事管理部門(mén)管理；
生產(chǎn)管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案，在部門(mén)日常工作中產(chǎn)生的報表、臺帳、記錄等資料由部門(mén)管理；
其他資料一律交由檔案室統一管理，各部門(mén)應主動(dòng)上交。
2、凡是以公司名義對外的文字或圖片資料,需要蓋章的，經(jīng)辦部門(mén)均在公司辦蓋章時(shí)留一份公司辦存檔,由公司辦印章管理人員在蓋章時(shí)收集。以部門(mén)名義對外發(fā)生的資料,如屬于立檔資料,由部門(mén)印章管理人員蓋章時(shí)收集后及時(shí)交檔案室；
如資料還須發(fā)出后由對方完善相關(guān)手續(如簽章)才能形成完整資料,則由印章管理人員在印章使用登記時(shí)說(shuō)明,并于事后督促經(jīng)辦人完善后存檔。
3、各部門(mén)形成或接收的應存檔資料,由部門(mén)負責人(或各線(xiàn)副總)負責督促存檔；
4、公司有償取得的資料，在報賬時(shí)由檔案管理人員在報賬單據上簽“資料已存檔”字樣，方可報銷(xiāo)。部門(mén)如需使用，可從檔案室借出或復印。
5、公司人員外出參會(huì )帶回的資料,在報銷(xiāo)差旅費前須交檔案室存檔，否則不予報賬。報賬單上需有檔案管理人員的收文簽字。
6、在檔案資料歸檔期，公司內部使用的各類(lèi)應存檔資料，由檔案管理人員分別向各部門(mén)兼職檔案人員收集應該歸檔的原始資料，各主管部門(mén)兼職檔案人員應積極配合和支持。
�。ㄈ┵Y料歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須齊全、完整、準確，符合形成規律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于查找利用。
2、歸檔的文件資料應為原件，因故無(wú)原件的，可用具有憑證作用的替代資料或復印件歸檔，文件資料歸檔后不得更改。
3、非紙質(zhì)文件資料應與其文字說(shuō)明一并歸檔；
具有永久長(cháng)期保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。
4、歸檔的文件資料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專(zhuān)門(mén)需要的可適當增加份數。反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。
�。ㄋ模w檔時(shí)間
1、除公司訂閱的報刊、雜志、圖書(shū)資料和各部門(mén)日常工作中形成的報表、臺賬、記錄等按年形成的資料外，其他應歸檔資料均須在取得或完整資料形成時(shí)即原件交檔案室存檔。
2、報表、臺賬、記錄等按年形成的文件資料，于次年二月份整理完整交公司檔案室存檔或由部門(mén)代為保管。
3、報刊于次月初從各部門(mén)收回歸檔；
雜志、圖書(shū)資料于次年二月收回存檔。
4、工程項目建設資料在竣工驗收后三個(gè)月內歸檔。
�。ㄎ澹w檔移交
1、各部門(mén)的兼職檔案管理人員（部門(mén)核算員）應檢查本部門(mén)歸檔文件資料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門(mén)或項目負責人簽字核準后向檔案部門(mén)移交。重要項目的文件資料移交時(shí)應編寫(xiě)歸檔說(shuō)明。
2、檔案管理部門(mén)接收時(shí)應全面檢查歸檔文件資料的質(zhì)量。
3、交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續，移交清冊各留一份以備查考。
五、檔案保管
�。ㄒ唬┦占怯�
1、檔案室應建立收件登記簿，收到新歸檔資料時(shí)，須逐件分類(lèi)登記，詳細記錄資料名稱(chēng)、交件日期、部門(mén)和交件人，以便追溯。
2、檔案管理人員收件后應按資料類(lèi)別存放到相應地點(diǎn)，將資料名稱(chēng)和頁(yè)碼添加到案卷盒目錄表，然后將資料名稱(chēng)和存放地點(diǎn)按類(lèi)別登記到檢索簿中，同時(shí)將資料全部信息登錄入電腦檔案管理系統。
�。ǘn案分類(lèi)
1、公司檔案一般按年度收集整理，按如下規則分類(lèi)：
A——股權類(lèi)：公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )所有資料，包括公司章程、股東名冊、董事名冊、監事名冊、股權變更資料、會(huì )議資料、決議、文件、記錄等，按屆次立卷。
B——綜合管理類(lèi)：
01——公司內部文書(shū)資料，包括公司下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、決議、決定、意見(jiàn)、簡(jiǎn)訊，公司制訂的各類(lèi)規劃、計劃、方案、決策、工作總結，公司組織開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)形成的相關(guān)文字資料，黨團工青婦資料等。按時(shí)間先后順序立卷。
02——管理制度，包括公司頒發(fā)的各類(lèi)管理制度、規定規程、辦法、標準手冊、經(jīng)濟責任制、責任書(shū)等；
按小類(lèi)立卷。
03——外聯(lián)資料，包括公司對各級政府和職能部門(mén)上報的各種請示、申請、報告、匯報、說(shuō)明、申報資料等材料，上級部門(mén)下發(fā)的各種文件、通知、會(huì )議紀要、批復、政策法規信息、標準、信函、公示信息等，公司與其他單位互相發(fā)送的聯(lián)系函、告知函、介紹信等往來(lái)資料等。按小類(lèi)立卷。
04——統計資料，包括統計報表、臺帳、分析報告等。按小類(lèi)立卷。
05——其他資料，不能歸集到以上類(lèi)別中的資料，可以暫空，以后有其他類(lèi)別資料時(shí)添加類(lèi)別編號。按時(shí)間先后順序立卷。
C——經(jīng)營(yíng)類(lèi)01——合同，公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議、約定。按時(shí)間先后順序立卷。
02——客戶(hù)資料，包括市場(chǎng)調查報告、往來(lái)客戶(hù)資料、客戶(hù)評價(jià)、市場(chǎng)糾紛處理等資料。按時(shí)間先后順序立卷。
03——廣告宣傳資料，公司開(kāi)展各項廣告宣傳推廣活動(dòng)形成的文字資料。按活動(dòng)和時(shí)間先后順序立卷。
D——生產(chǎn)管理類(lèi)01——安全環(huán)保資料，包括安全規范、安全環(huán)保評價(jià)驗收資料、標準化材料、事故認定材料、培訓教育記錄、檢查整改記錄等資料。按小類(lèi)立卷。
02——質(zhì)量計量資料，包括執行標準、檢定資料、檢驗報告、計量碼單、化驗單、臺帳等。按小類(lèi)立卷。
03——設備管理資料，包括操作規程、設備臺帳、巡回檢查記錄、檢查維修記錄、大修計劃、備品配件資料、易損件清單等。按小類(lèi)立卷。
04——生產(chǎn)記錄資料，包括工藝流程，指標、操作記錄、開(kāi)停車(chē)記錄、生產(chǎn)報表等。按產(chǎn)品立卷。
E——技術(shù)類(lèi)01——項目資料，包括可研報告、市場(chǎng)調研報告、研發(fā)報告、工藝包、實(shí)驗記錄、設計資料、立項資料、報建資料、變更資料等。按項目立卷。
02——基建資料，包括設計圖紙、預決算、施工紀錄、施工報告、竣工驗收資料、檢驗報告等。按建設項目立卷。
03——設備資料，包括圖紙、設計說(shuō)明、技術(shù)規程、使用操作說(shuō)明等。按使用部門(mén)和設備名稱(chēng)立卷。
F——人事檔案01——個(gè)人檔案，記錄人員的基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員以及在本公司工作情況（入職離職手續、歷年崗位、工資、考評、獎懲、勞動(dòng)合同及其他情況等）。按個(gè)人立卷。
02——工資結算資料，包括工資表和責任制結算資料。按月立卷。
03——考勤考核資料，包括考勤表、考核表。按月立卷。
04——招聘培訓資料，包括人員需求申請、招聘計劃、招聘簡(jiǎn)章、培訓計劃、記錄、考試試卷、人員花名冊、人員變動(dòng)報表等。按小類(lèi)立卷。
05——社會(huì )保險資料，包括參保名冊、增減申報表、核定單、繳費申請等。
G——財務(wù)檔案，包括財務(wù)憑證、帳簿、報表、投融資資料等。按財務(wù)規范立卷。
H——證照類(lèi)，包括公司獲得的各種證件、證書(shū)、營(yíng)業(yè)執照、牌匾、印信等。
I——影像電子類(lèi)，包括照片、錄影帶、錄音帶、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。
J——圖書(shū)類(lèi)，包括公司訂閱和購買(mǎi)的各種刊物、雜志、文獻資料、圖書(shū)、工具書(shū)、重要報刊等。
2、檔案資料分類(lèi)后，方便集中裝訂的要建立卷宗，不宜集中裝訂的按類(lèi)集中單體存放。為方便查找和實(shí)行數字化管理，統一按分類(lèi)規則編號，編號規范如下：
X-XX-XX-XX卷宗序號（同一類(lèi)卷宗超過(guò)一本時(shí)的排序號）小類(lèi)序號，用01、02、03……代表各小類(lèi)二級分類(lèi)編號，即分類(lèi)規定中01、02、03…序號一級分類(lèi)代碼，即分類(lèi)規定中A--J 3、無(wú)具體二級及以下分類(lèi)規定的，由檔案室自行分類(lèi)編號，但必須將分類(lèi)規則明確標注于檢索簿上，以保持延續性和一致性。無(wú)須分類(lèi)的可省略二級或小類(lèi)編號。
4、卷宗按年裝訂，年號和編號應標注于卷宗存放時(shí)封面可直視處，卷宗封面正面須注明卷宗類(lèi)別文字說(shuō)明；
單體存放的檔案資料應用標簽將編號貼在資料表面可直視處，不宜貼標簽的（如證照）在反面標注。
5、檔案資料按重要性可分為重要檔案和普通檔案；
按保密要求可分為絕密、機密、秘密和一般檔案；
按保管期限可分為永久保存、長(cháng)期保存和短期保存。整理時(shí)應根據情況分立卷宗，卷宗并在卷宗上予以注明。
�。ㄈn案保管
1、所有卷宗資料應按類(lèi)別分柜分區存放，整齊有序排列。存放柜應編號并標注存放類(lèi)別。
2、整理裝訂時(shí)，永久、長(cháng)期保管的文件須去除金屬裝訂物，文件裝訂結實(shí)、整齊、美觀(guān)。
3、卷宗封面標注和編號書(shū)寫(xiě)應規范，具有耐久性。
4、卷宗內的資料應按序編號，表面應設卷內目錄，以便查找。
5、檔案室要做好檔案存放的空間布置，做到防火、防潮、防蟲(chóng)蛀、防霉變、防雨淋，保持室內清潔衛生。
6、部門(mén)保管的檔案資料也須按統一規則分類(lèi)編號保管。
7、重要和涉密檔案應設專(zhuān)柜存放，以免遺失或泄露。
六、檔案的借閱和利用
1、檔案室應設置借閱登記簿，逐筆登記檔案借閱記錄，包括借閱日期、借閱資料名稱(chēng)、借閱用途、批準人、歸還日期。借閱人借閱時(shí)須在登記簿上簽字，如所借資料用于交上級部門(mén)，不能歸還，借閱人應在登記簿上注明不能歸還的原因。
2、借閱檔案資料應填寫(xiě)《檔案借閱申請單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導簽字批準后方能借閱。批準權限如下：普通檔案由借閱部門(mén)負責人簽字認可，檔案室主管部門(mén)負責人批準；
重要檔案由借閱部門(mén)負責人和分管副總簽字認可，分管檔案的副總批準，特別重要的.須經(jīng)總經(jīng)理批準；
涉密檔案按《保密工作安全管理辦法》規定權限批準。
3、借出用于職能部門(mén)辦事的檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)3天；
在公司內使用的普通檔案，借出時(shí)間不得超過(guò)1個(gè)月。因故需要繼續使用，可以續借，須到檔案室辦理續借手續。逾期未還者，檔案管理員負責催還。
4、涉密檔案原則上不外借，只能在檔案室查閱。特殊情況下需要借出，當天必須歸還。借出人必須嚴格遵守《保密工作安全管理辦法》相關(guān)規定。
5、檔案歸還時(shí)應在登記簿上注明歸還日期。檔案借出和歸還記錄均須在電腦檔案管理系統中同時(shí)記錄以備查。
6、檔案借閱者必須愛(ài)護檔案，保持整潔、嚴禁涂改；
注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、損壞、遺失；
損壞者按重新備置費用賠償，故意損毀者予以辭退。
七、檔案的銷(xiāo)毀
1、公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《文件/紀錄銷(xiāo)毀呈報表》經(jīng)批準后執行。檔案銷(xiāo)毀一律由總經(jīng)理批準。
3、經(jīng)批準銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《文件/紀錄銷(xiāo)毀呈報表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。
4、在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，由行政副總指定專(zhuān)人監督銷(xiāo)毀。
八、本制度自頒布之日起施行，原《檔案管理制度》同時(shí)廢止。
檔案管理工作制度3
第一條為加強企業(yè)檔案工作，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù)，根據<中華人民共和國檔案法>(以下簡(jiǎn)稱(chēng)<檔案法>)和有關(guān)法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱(chēng)的企業(yè)檔案，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中構成的對國家、社會(huì )和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應遵守<檔案法>，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作理解檔案行政管理部門(mén)的監督和指導。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門(mén)依法履行下列職責:
(一)貫徹執行<檔案法>等有關(guān)法律、法規和方針政策，制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀、移交等有關(guān)規章制度；
(二)統籌規劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和帶給利用工作；
(三)指導本企業(yè)各部門(mén)文件材料的構成、積累、整理和歸檔工作；
(四)監督、指導本企業(yè)所屬機構(含境外機構)的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應當忠于職守，遵紀守法，具有相應的檔案專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)潛力。
第七條企業(yè)各部門(mén)負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交本企業(yè)檔案部門(mén)集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書(shū)寫(xiě)和載體材料應能耐久保存。文件材料整理貼合規范。歸檔的電子文件，應有相應的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據有關(guān)規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進(jìn)行安全保管，并切實(shí)加強對知識產(chǎn)權檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定。對確無(wú)保存價(jià)值的檔案登記造冊，按有關(guān)規定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進(jìn)行監銷(xiāo)。
第十二條企業(yè)做好檔案統計工作。國有大中型企業(yè)應按檔案行政管理部門(mén)的要求填寫(xiě)有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會(huì )有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現代化應與企業(yè)信息化建設同步發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門(mén)應用心做好檔案的帶給利用工作，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)帶給及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)務(wù)必為政府有關(guān)部門(mén)、司法部門(mén)依法執行公務(wù)帶給真實(shí)、準確的檔案。
第十六條企業(yè)帶給利用、公布檔案，不得損害國家、社會(huì )和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權發(fā)生變動(dòng)，應按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動(dòng)檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn)，破產(chǎn)清算組應妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案；國有企業(yè)分立，檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應當建立檔案工作職責追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責者，依法進(jìn)行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自20xx年9月1日起實(shí)施。<國營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規定>同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規定凡與本規定抵觸的，以本規定為準。
檔案管理工作制度4
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。
(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶(hù)單元內設施分類(lèi)。
(3)用戶(hù)單元維修檔案用標簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類(lèi)別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。
(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。
(5)文員每天核對發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現不符馬上追查原因。
(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。
(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶(hù)室內設備狀況的根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷(xiāo)毀。
檔案管理工作制度5
為規范銷(xiāo)售檔案管理工作，使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法；
一、檔案歸檔范圍
1、銷(xiāo)售合同
�。�1）預定書(shū)（認購書(shū)）原件；
�。�2）買(mǎi)賣(mài)合同原件；
�。�3）換、退房申請；
�。�4）房型修改申請；
�。�5）其他合同之補充協(xié)議。
2、客戶(hù)資料檔案
�。�1）來(lái)訪(fǎng)客戶(hù)名錄：包括客戶(hù)姓名、聯(lián)系方式、需求，及了解到的客戶(hù)的家庭情況及其他特別事項。
�。�2）簽約客戶(hù)檔案
基本資料：姓名、聯(lián)系電話(huà)、已購房型、付款情況、家庭情況等；
辦理按揭及房屋產(chǎn)權證所需客戶(hù)提供的資料；
其他客戶(hù)提交之資料。
3、內部管理檔案
�。�1）銷(xiāo)售部?jì)炔抗芾頇n案：各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件
�。�2）銷(xiāo)售管理檔案
�。�3）各日、周、月統計表及報表；
�。�4）早晚會(huì )會(huì )議記錄。
4、內部往來(lái)文件
�。�1）發(fā)往各部門(mén)間的日常函件；
�。�2）收到公司各部門(mén)的往來(lái)文件。
5、公司對外宣傳資料
�。�1）各類(lèi)公司制作的樓書(shū)、提袋、宣傳品樣本；
�。�2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶；
�。�3）戶(hù)外燈箱、路牌的樣稿；
�。�4）各類(lèi)宣傳活動(dòng)的錄影帶及照片。
6、房地產(chǎn)相關(guān)信息
�。�1）房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規、政策、資料；
�。�2）各樓盤(pán)樓書(shū)；
�。�3）房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報；
�。�4）各項目對外宣傳廣告剪報。
7、對外合同合約
�。�1）戶(hù)外宣傳制作合同復印件；
�。�2）媒體制作合同；
�。�3）其他與銷(xiāo)售部有關(guān)的合同合約。
二、歸檔及保管要求
1、嚴格按歸檔范圍對檔案進(jìn)行歸檔整理；
2、檔案資料分類(lèi)應清晰、全面；
3、檔案接收時(shí)要認真點(diǎn)、驗收，并辦理交接手續后入檔；
4、檔案必須使用專(zhuān)用資料柜、資料盒；
5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。
三、檔案的借閱
檔案的借閱應有嚴格的借閱制度，必須填寫(xiě)借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行：
1、本部門(mén)檔案僅限本部門(mén)員工借閱；外部門(mén)借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；
2、本部門(mén)員借閱，借期不超過(guò)兩天。如因需要延長(cháng)借期，須出示借條并附部門(mén)負責人簽字；
3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開(kāi)；
4、按期歸還，愛(ài)護所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關(guān)規定進(jìn)行處理，造成重大損失者當追究責任；
四、檔案的保管
1、檔案接收時(shí)要認真清點(diǎn)、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的，辦理交接手續方可入檔；
2、各類(lèi)檔案材料，應按管理規范要求分類(lèi)、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內上柜保管；
3、檔案存放必須使用專(zhuān)用資料柜，排柜方式要省時(shí)、醒目，便于查找；
4、每年年底要對檔案庫存保管情況進(jìn)行一次清理，核對以保管單位為基礎，做到賬物相符，對破損或載體變質(zhì)情況要及時(shí)采取有效措施補救。
五、檔案的剔除和銷(xiāo)毀
1、在整理檔案的過(guò)程中，對檔案材料要仔細甄別，對無(wú)保存價(jià)值的資料及時(shí)剔除，必要時(shí)列出剔除資料目錄提交部門(mén)經(jīng)理批示；
2、每年年底對保管期滿(mǎn)的檔案列出目錄寫(xiě)出專(zhuān)題報告提交領(lǐng)導，經(jīng)部門(mén)批示后銷(xiāo)毀。
檔案管理工作制度6
1、保衛部檔案建立在本部門(mén)辦公室(原則上由秘書(shū)管理);
2、消防檔案包括：上級文件、公函;工程消防驗收報告;防火檢查記錄單;火險隱患通知單，向上級呈送的各類(lèi)消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分布;
3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機關(guān)對案情案卷，保衛部對案情的調查案卷，公安機關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養通知書(shū)，司法機關(guān)送達的判決通知書(shū)，公安機關(guān)的外調介紹信，案情通報;
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會(huì )議紀要，向上級請示的各類(lèi)行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關(guān)安全會(huì )議紀要，交通事故、違紀開(kāi)除、非正常死亡，工作計劃和總結;
5、檔案分類(lèi)裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。
6、建立新類(lèi)別檔案需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì )確定，報上級批準。
檔案管理工作制度7
為加強機關(guān)檔案的科學(xué)管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。
3、檔案管理人員要增強保密觀(guān)念，經(jīng)常檢查設施安全保密情況；離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門(mén)窗。
4、銷(xiāo)毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長(cháng)簽字批準后方能進(jìn)行，銷(xiāo)毀時(shí)要有監銷(xiāo)人，并履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進(jìn)入。
2、保持室內衛生整潔，檔案分類(lèi)排放、排列整齊。
3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時(shí)準
確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門(mén)形成的檔案。查（借）閱局會(huì )議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機關(guān)支部書(shū)記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時(shí)，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時(shí)，檔案管理員要認真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況，及時(shí)記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內容、形式和載體的文書(shū)材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權扣壓和銷(xiāo)毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì )計檔案一般在會(huì )計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷，案卷標題簡(jiǎn)明扼要，目錄頁(yè)號編制準確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類(lèi)文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時(shí)，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
檔案管理工作制度8
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類(lèi)檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設備臺帳、各商戶(hù)單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類(lèi)管理。
3、按照檔案管理要求存放各類(lèi)檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標簽一致。
4、外單位交來(lái)圖紙由各系統工程師核對實(shí)物，如圖紙無(wú)誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。
5、各類(lèi)檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善保存，用途不明的資料應交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶(hù)裝修、維修檔案應長(cháng)期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過(guò)期需銷(xiāo)毀的資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。
6、借閱檔案需經(jīng)相應系統的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類(lèi)歸檔、保存。
檔案管理工作制度9
第一條為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上務(wù)必是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊狀況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案務(wù)必圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際狀況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前務(wù)必做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，務(wù)必履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)光不得超過(guò)一周，必要時(shí)能夠續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人職責。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，務(wù)必外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，務(wù)必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條本制度從二Oxx年十月一日起執行。
檔案管理工作制度10
1.0主要內容及適用范圍
規定公司辦公室各類(lèi)檔案資料的形成與歸檔、分類(lèi)、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷(xiāo)毀等管理內容�？蛻�(hù)檔案管理執行《客戶(hù)檔案管理制度》。
2.0檔案的管理機構
2.1文書(shū)結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2各經(jīng)辦部門(mén)或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準后可留存影本。
2.3檔案室主要職責：
2.3.1制定或參與制定檔案工作的規章制度;
2.3.2對企業(yè)其他部門(mén)文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導和監督;
2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4做好永久性檔案向有關(guān)檔案機構的移交工作;
2.3.5提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現檔案管理現代化、科學(xué)化。
3.0檔案的種類(lèi)
3.1法規性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規章制度等。
3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )、總經(jīng)理辦公會(huì )及其相關(guān)行政會(huì )議等形成的文件和會(huì )議材料、會(huì )議記錄等。
3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規劃、開(kāi)發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營(yíng)銷(xiāo)計劃、財務(wù)計劃等。
3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。
3.5批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計劃指標、技術(shù)指標、營(yíng)銷(xiāo)指標等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。
3.6憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。
3.7證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達標證書(shū)和證明等。
3.8匯報性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報各級主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統計表，以及公司領(lǐng)導在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。
3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè )活動(dòng)中，以及在外學(xué)習、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11題贈性資料。包括上級領(lǐng)導和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。
3.12技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷(xiāo)毀、統計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
5.0檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門(mén)的各類(lèi)檔案資料，按有關(guān)規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門(mén)和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。
5.2立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2對于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據實(shí)際情況適當延長(cháng)。
5.3立卷歸檔的要求
5.3.1各部門(mén)兼職檔案員在規定的歸檔時(shí)間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2移交檔案要填寫(xiě)移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。
5.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4立卷時(shí)應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地擬寫(xiě)好案卷標題，把案卷內容表達出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。
5.3.5填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。
5.3.6立卷應以本部門(mén)形成的文件為主，根據文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7立卷應以部門(mén)為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8立卷應把上級文件與本公司文件(除請示、批復外)按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。
5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規律進(jìn)行排列，系統地反映問(wèn)題，做到查找方便。
5.3.11各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)�、證書(shū)、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0檔案的借閱
6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準，可查閱無(wú)密級檔案。
6.2各部門(mén)工作人員可直接查閱屬本部門(mén)業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門(mén)的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導或原形成檔案的部門(mén)領(lǐng)導批準，方可借閱。
6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。
6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會(huì )有誤。
6.5必要時(shí)，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫(xiě)好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。
6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導批準并辦理借閱手續。如延長(cháng)借閱時(shí)間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價(jià)值和數量報公司領(lǐng)導批準后，責令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級他為絕密、機密、秘密三級。
7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導批準。
7.5對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6外來(lái)參觀(guān)人員，統一由負責接待人答復問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之后，方能調離。
8.0超期檔案的銷(xiāo)毀
8.1對超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門(mén)領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規定銷(xiāo)毀。
8.2經(jīng)批準銷(xiāo)毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷(xiāo)毀，以免誤毀。
8.3銷(xiāo)毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專(zhuān)人監銷(xiāo)，嚴禁將銷(xiāo)毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷(xiāo)毀后，監銷(xiāo)人應在銷(xiāo)毀注冊上簽字。
9.0檔案的保管
檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時(shí)修補。
檔案管理工作制度11
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學(xué)歷證書(shū)）等有效證件，同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書(shū)。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時(shí)，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或學(xué)校分管領(lǐng)導批準，并辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、帶給利用檔案時(shí)，按學(xué)校有關(guān)規定收費。
五、外國組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料，按國家有關(guān)規定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律職責。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權，任何單位、個(gè)人無(wú)權公布檔案資料。
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