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檔案柜管理制度

時(shí)間:2022-05-13 12:09:17 制度 我要投稿

檔案柜管理制度(精選5篇)

  在日常生活和工作中,制度對人們來(lái)說(shuō)越來(lái)越重要,制度是指一定的規格或法令禮俗。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?以下是小編為大家收集的檔案柜管理制度(精選5篇),歡迎大家分享。

檔案柜管理制度(精選5篇)

  檔案柜管理制度1

  為保證公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、等工作,維護文件檔案的完整和安全,特制定本制度。

  一、公司設立文件檔案管理專(zhuān)員,切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,保證文件檔案資料的齊全完整,提高案卷質(zhì)量,使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求,并逐步實(shí)現電子信息化管理。

  二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

  三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作,確保資料完整。

  四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

  五、立卷應根據其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

  六、文件資料檔案的保管、查閱。

  1、所有檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

  2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生,認真做好文件檔案“八防”工作,特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈,要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理、報告并做好相關(guān)記錄,確保文件檔案資料的完整與安全。

  七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料,須報請公司分管領(lǐng)導批準,外單位人員要查閱、復印公司檔案,必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導批準后,方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復印檔案,公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記,注清查閱時(shí)間、查閱內容、查閱人姓名、批準領(lǐng)導、是否復印等相關(guān)內容。

  八、對于公司機密文件及檔案的管理,要有專(zhuān)柜存放并單獨設鎖,無(wú)關(guān)人員不準接觸,工作人員要嚴守機密。

  檔案柜管理制度2

  一、 總則

  集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。

  1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規定定期向集團行政人事部提交備份,從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。

  2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作,并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。

  二、歸檔范圍

  1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。

  2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

  3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;

  4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)

  5、政府、項目批文、合同;

  6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);

  7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;

  8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;

  9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);

  10、公司有效證照、證件、印章;

  11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;

  12、公司重要的會(huì )議材料,包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;

  13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;

  14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;

  15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

  三、立卷歸檔要求

  1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團行政人事部提交備份。

  2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

  3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴格履行移交手續,按文件材料分類(lèi)造冊,隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

  4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn),保持文件之間的有機聯(lián)系,區別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn):

  (1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。

  (2)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應全在一立卷。

  (3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;

  (4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

  (5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限,案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě):沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。

  (6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。

  四、 檔案保管期限

  1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。

  2、確定集團檔案保管期限的原則

  (1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。

  (2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(cháng)期保管。

  (3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。

  五、檔案保密級別

  1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議, 行政人事部經(jīng)理核定密級。

  2、有密級檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

  3、有密級檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。

  4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。

  六、檔案的借閱

  1、各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準,然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿,方可借閱。

  2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

  3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。

  4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。

  5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。

  6、借閱的檔案用完后,應及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

  7、借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。

  8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關(guān)保密規定辦理。

  七、電腦檔案的管理

  1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾,使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。

  2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。

  八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

  1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

  2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。

  3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團總裁批準后,方可銷(xiāo)毀。

  4、銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo),監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。

  九、罰則

  1、集團各分子公司凡違反本制度,無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現,限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以集團內通報批評。

  2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項,泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評;如造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其法律責任。

  3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

  4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項,遺失檔案的,應立即報告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。

  5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密,應根據情節輕重,給予紀律處分及相應罰款,直至依法追究法律責任。

  6、集團所有員工凡違反本制度第七條,不按規定存放電腦檔案,不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

  十、附則

  1、本制度自20xx年9月1日生效。

  2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

  3、各子公司應根據本制度,結合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細則。

  4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的,以本制度為準。

  十一、附件:集團各分子公司各部門(mén)存檔及備案范圍

  檔案柜管理制度3

  第一條設立專(zhuān)門(mén)的檔案庫房或檔案柜對檔案進(jìn)行存放、保管,并指派專(zhuān)人負責,做到“專(zhuān)人專(zhuān)柜”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密,任何人不得擅自進(jìn)入檔案室,以保證維護檔案的完整性和安全性。

  第二條檔案室配備檔案柜或密集架,檔案上架排列應科學(xué)合理,便于查找。在排列上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下的排列,以便于管理和查找。

  第三條對照片、光盤(pán)、U盤(pán)等特殊載體的檔案須配置密封盒和專(zhuān)門(mén)的案卷盒,按編號盒存放在防磁柜。

  第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲(chóng)等“八防”工作。

  第五條檔案室在接收同級別人事檔案托管機構或企業(yè)移交的檔案后,應對移交檔案進(jìn)行嚴格檢查,確保后續托管業(yè)務(wù)能順利開(kāi)展。

  第六條確定接收的'移交檔案要辦理托管協(xié)議,做好編目工作,并及時(shí)入庫并及時(shí)完成檔案匯總統計、登記電子檔工作。

  第七條各類(lèi)外借檔案必須嚴格執行檔案借閱制度,在歸還時(shí)要核對是否有遺漏或損害,及時(shí)放回原處。

  第八條定期對庫房檔案進(jìn)行清理、核對工作,做到帳物相符。對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補或復制。

  檔案柜管理制度4

  一、檔案科所有工作人員都有保護檔案義務(wù),檔案屬于涉及托管人員隱私,未經(jīng)許可不得外借、外傳。

  二、各類(lèi)檔案的借(查)閱,必須填寫(xiě)《檔案借(查)閱申請單》

  三、個(gè)人檔案一律須托管人員本人、或委托書(shū)指定的委托人,經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程后方可借閱。

  四、外單位來(lái)人借(查)本托管人檔案,需持單位《檔案借(查)閱申請單》并經(jīng)科長(cháng)簽字批準,方可查閱。

  五、閱檔必須在檔案室,不得攜帶外出,以確保檔案的安全性。借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管領(lǐng)導批準。

  六、外借的檔案借閱者必須妥善保管,借閱的檔案只限本人使用,未經(jīng)許可不得擅自轉借、拆開(kāi)、調換、污損文件或在文件上圈點(diǎn)、劃字等,要保持檔案的整潔、完整。

  七、外借檔案一旦發(fā)生遺失、損壞、銷(xiāo)毀等,應立即知會(huì )辦公室進(jìn)行處置。

  八、檔案室對外借逾期未歸還的檔案,要及時(shí)做好催還工作。

  九、借出和歸還檔案時(shí),應做好清點(diǎn)手續,由檔案管理員與借閱者當面核對清楚。

  檔案柜管理制度5

  一、 為規范公司檔案管理,增強公司檔案的實(shí)用性和有效性,特制定本制度。

  二、 歸檔范圍

  公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務(wù)審計、會(huì )計檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì )議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

  三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

  四、 檔案管理員的職責:保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

  五、 資料的收集與整理

  1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

  2. 在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應積極配合與支持。

  3. 凡應該及時(shí)歸檔的資料,由檔案管理員負責及時(shí)歸檔。

  4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

  5. 檔案管理員根據公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

  六、 資料的分類(lèi)與歸檔

  1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規定執行。

  2. 公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規定范圍內。

  七、 檔案的借閱

  1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續。

  2. 因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時(shí),由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

  3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個(gè)級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時(shí)不得外傳。

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