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怎樣做一個(gè)優(yōu)秀秘書(shū)
秘書(shū)工作門(mén)類(lèi)眾多、內容復雜，既要使用腦力，又要花費體力。除去“上傳下達“外，還要做好各種服務(wù)工作，有時(shí)還要具體到領(lǐng)導的一些私人小事上。在工作性質(zhì)和時(shí)間上來(lái)說(shuō)，沒(méi)有任何松懈的時(shí)刻。只有成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，才能完美的處理好這些問(wèn)題，成為領(lǐng)到心儀的左膀右臂。
一、優(yōu)秀秘書(shū)應具備的個(gè)人特質(zhì)
秘書(shū)人員承擔著(zhù)推動(dòng)企業(yè)或社會(huì )組織向更好更寬的方向發(fā)展的責任，秘書(shū)人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系工作質(zhì)量和效率的高低。作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，不僅要有過(guò)硬的思想政治素質(zhì)，較高的職業(yè)道德，扎實(shí)的知識能力素質(zhì)和健康的心理素質(zhì)，還要有寬廣的視野，創(chuàng )新的思維，這樣才能在工作中占據主動(dòng)地位。
�、寤咎刭|(zhì)方面
1、應具有的性格特點(diǎn)
個(gè)人性格影響著(zhù)個(gè)體對職業(yè)的適應性，一定的個(gè)性適合于從事一定的職業(yè)。因此想要成為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，就應該具備秘書(shū)這個(gè)職業(yè)對個(gè)體的個(gè)性要求，主要包括以下五點(diǎn)。
�、抛孕�。相信自己有能力完成自己所承擔的各項任務(wù)，運用高昂的工作熱情和勇于迎接挑戰的決心，控制自己的情緒和行為，使秘書(shū)工作更加井井有條。
�、品�重。優(yōu)秀的秘書(shū)無(wú)論面對日常工作還是遭遇緊急情況都應冷靜思考，穩重處事。依靠敏銳的觀(guān)察力和判斷力，在不喪失原則的情況下使問(wèn)題得到恰當的解決。
�、侵t虛。這是優(yōu)秀秘書(shū)必備的人格魅力之一，要求秘書(shū)能尊重他人，不以勢壓人。能打造輕松和諧的氛圍處理日常矛盾，在使他人感到輕松的同時(shí)，便于工作順利進(jìn)行。⑷堅定。優(yōu)秀的秘書(shū)須具有堅忍不拔的毅力和較強的心理承受能力。對來(lái)自領(lǐng)導、基層和外界的種種壓力能夠從容應對。實(shí)事求是，自覺(jué)抵制不良作風(fēng)，做領(lǐng)導理性的參謀和助手。⑸保密意識
保密意識是秘書(shū)人員的基本素養，作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)更應該養成嚴守公司和領(lǐng)導秘密的習慣和能力。
2、應具備的知識素養
知識結構是衡量秘書(shū)人才質(zhì)量的重要尺度。秘書(shū)工作不僅具有很強的實(shí)踐性，而且具有很強的綜合性，具備“雜才“和“通才“的廣博知識。
�、呕A知識。包括自然科學(xué)知識，社會(huì )科學(xué)常識和基本的法律基礎知識及日常生活知識。
�、葡嚓P(guān)知識。即對秘書(shū)的工作起到必要輔助作用的非專(zhuān)業(yè)知識。包括企業(yè)管理、行為科學(xué)、社會(huì )心理學(xué)、思維科學(xué)等各類(lèi)知識。作為一名優(yōu)秀的秘書(shū)，對各類(lèi)知識的基本的涉獵是必須的。
�、菍�(zhuān)業(yè)知識和行業(yè)知識。秘書(shū)要系統學(xué)習這個(gè)職業(yè)的工作者需要學(xué)習的各門(mén)專(zhuān)業(yè)知識，了解秘書(shū)工作各個(gè)環(huán)節的操作常識，基本技能和操作規范。它們是勝任秘書(shū)工作的重要前提。秘書(shū)所在行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識也是秘書(shū)人員必須掌握的，它同時(shí)考驗著(zhù)秘書(shū)在實(shí)踐中的學(xué)習能力，行業(yè)知識也是秘書(shū)適應特定工作環(huán)境，做好工作所必須的條件。
�、鏄I(yè)務(wù)能力方面
1、較強的的公關(guān)能力
秘書(shū)代表著(zhù)企業(yè)的形象，代表企業(yè)對待問(wèn)題的態(tài)度，這就需要秘書(shū)要具有比企業(yè)其他崗位的人員具有更強的公關(guān)能力。包括良好的語(yǔ)言表達能力、記憶能力、文字能力和社交能力，更好的協(xié)調員工與公司之間，公司內部部門(mén)之間，員工與管理層之間，企業(yè)與外部部門(mén)之間的關(guān)系。要善于在不同的溝通背景下，對于不同崗位、不同部門(mén)、不同年齡、不同性格和與公司不同關(guān)系的人員能運用恰當的語(yǔ)言，秉持正確合理的態(tài)度，具備良好的心態(tài)，使雙方順利達成有關(guān)事項的一致意見(jiàn)，有效地化解矛盾，有效地樹(shù)立起企業(yè)在接觸方心目中的形象。打造和諧、信任、合作的良好工作環(huán)境。
2、及時(shí)進(jìn)行信息處理能力
秘書(shū)的根本作用就在于幫助領(lǐng)導做好日常工作。面對每天大量企業(yè)或機關(guān)內外的大事小情，秘書(shū)能否理清頭緒，在眾多五花八門(mén)的信息中挑選和整理好領(lǐng)導需要的材料，成為對現代優(yōu)秀秘書(shū)的基本要求，無(wú)論對于領(lǐng)導工作的順利進(jìn)行，本部門(mén)系統的正常運轉還是秘書(shū)個(gè)人發(fā)展前途等都發(fā)揮著(zhù)至關(guān)重要的作用。
3、較強的調查研究能力和創(chuàng )新能力
工作要讓領(lǐng)導滿(mǎn)意，讓同事滿(mǎn)意，秘書(shū)必須具備良好的較強的調查研究能力和創(chuàng )新意識。比如，為領(lǐng)導提供文稿要體現領(lǐng)導的意圖，并把意圖變成讓領(lǐng)導滿(mǎn)意的文字；面對大量的行政事務(wù)和服務(wù)工作，要主動(dòng)、超前，把分內事做深做細。相反，如果事無(wú)巨細都要領(lǐng)導操心，領(lǐng)導指示一點(diǎn)辦一點(diǎn)，就證明秘書(shū)工作不到位，與“優(yōu)秀秘書(shū)“的差距也就更大。因此要想做一名優(yōu)秀的秘書(shū)，就要堅持不懈的運用創(chuàng )新思維，不斷調查和研究高質(zhì)量的工作，摒棄舊的思維模式和陳規陋習，充分發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，在工作中創(chuàng )新，在創(chuàng )新中做好各項工作，創(chuàng )造出令自己和組織滿(mǎn)意的業(yè)績(jì)。
4、熟練使用自動(dòng)化辦公設備的能力
秘書(shū)的最基本任務(wù)就是處理辦公室中的一些日常性事務(wù)，對于辦公室的各種現代科技辦公用品必須了如指掌，以妥善處理各種事務(wù)、決策和資源管理工作。特別是日益普及的辦公室網(wǎng)絡(luò )自動(dòng)化系統，在資源共享，即時(shí)通訊以及信息保密等方面都要求秘書(shū)有熟練的操作技巧和能力。
二、要掌握秘書(shū)工作的基本要求和規律
秘書(shū)作為現社會(huì )比較熱門(mén)的職業(yè)，除了要求從業(yè)者具備先進(jìn)的業(yè)務(wù)能力外，還必須掌握秘書(shū)工作的基本要求和規律，以適應社會(huì )需求。
�。ㄒ唬┎煌�(lèi)型秘書(shū)的基本要求
一名優(yōu)秀的秘書(shū)要擁有的四項基本能力是主動(dòng)、高效、準確和保密。除此之外，不同類(lèi)型的秘書(shū)還有這更高層次的不同要求。
參謀型秘書(shū)。主要負責材料的分析整理和研究工作，并為領(lǐng)導決策提供建設性意見(jiàn)與建議。對這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有較強的綜合分析能力，辦事精明，同時(shí)又是辦公室的技術(shù)能手。參謀型秘書(shū)在領(lǐng)導身邊扮演高參的角色，通常是領(lǐng)導的接班人或候選人。
文字型秘書(shū)。主要負責一些文字型材料的整理與編輯，包括領(lǐng)導講話(huà)、信息的上傳下達，以及文書(shū)起草等工作。對這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有堅強的文字表達能力，良好的文學(xué)修養，能夠迅速準確的將領(lǐng)導的意圖轉化成文字。通常一名優(yōu)秀的秘書(shū)還會(huì )經(jīng)常在一些報刊和雜志上以領(lǐng)導或自己的名義發(fā)表一些文章或評論，對于一些非秘書(shū)性的文字工作也是能夠勝任的。
事務(wù)型秘書(shū)。主要負責企業(yè)單位或領(lǐng)導的日常性事務(wù)工作。對這類(lèi)秘書(shū)的要求是有精明干練的辦事能力，善于掌控各方調動(dòng)，被群眾稱(chēng)為領(lǐng)導的大管家。
公關(guān)型秘書(shū)。主要負責組織專(zhuān)題公關(guān)活動(dòng)、采集信息、做好組織內部外部的引導協(xié)調工作等。對這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有較強的口語(yǔ)表達能力，反映機敏，對內能用詼諧風(fēng)趣的風(fēng)格聯(lián)系上下，對外能用圓滑成熟的風(fēng)格聯(lián)絡(luò )各方。
專(zhuān)業(yè)型秘書(shū)。主要負責所學(xué)專(zhuān)業(yè)緊密相關(guān)的秘書(shū)工作。對這類(lèi)秘書(shū)的基本要求是具有一技之長(cháng)，例如外語(yǔ)、法律、文字、書(shū)法等，工作項目相對單一。
�。ǘ┤绾纬蔀橐幻麅�(yōu)秀的秘書(shū)
1、優(yōu)秀秘書(shū)的道德和素質(zhì)培養
�。�1）樹(shù)立正確的世界觀(guān)、人生觀(guān)、價(jià)值觀(guān)。作為上層建筑的一部分，“三觀(guān)“的培養無(wú)疑是優(yōu)秀秘書(shū)必須具備的思想道德素質(zhì)，也是事業(yè)成敗的關(guān)鍵因素。優(yōu)秀秘書(shū)因為擁有正確的“三觀(guān)“變得更加成功。（2）要有遠大的抱負。優(yōu)秀的秘書(shū)不應該只停留在已有的業(yè)績(jì)和能力層面止步不前，而應擁有遠大的抱負和理想。踏實(shí)工作的同時(shí)籌劃單位和自己的光明前途。在進(jìn)行細致調查研究的基礎上，聽(tīng)取相關(guān)人士的建設性建議，制定詳細的發(fā)展籌劃表，并運用創(chuàng )新性思維在實(shí)踐中不斷更正和補充，指導自己有步驟有計劃的實(shí)現理想，不斷朝著(zhù)新的更高層次的目標前進(jìn)。（3）培養良好的心理素質(zhì)，善于調節心理壓力。秘書(shū)工作繁雜而緊張，是否具備健全的心理素質(zhì)，是衡量一名秘書(shū)是否優(yōu)秀的重要條件之一。端正的思想態(tài)度，大公無(wú)私的奉獻精神，勇于接受挑戰的工作熱情等都是培養良好心理素質(zhì)的必要前提。（4）嚴守工作準則，堅持秘書(shū)原則。任何的社會(huì )角色都有特定的工作要求和準則，秘書(shū)領(lǐng)域亦不例外。除了具有秘書(shū)的專(zhuān)業(yè)素養之外，還要遵守該行業(yè)的普遍準則和工作崗位的特別要求。這也是一名優(yōu)秀秘書(shū)的基本道德和職業(yè)素質(zhì)。
2、優(yōu)秀秘書(shū)的業(yè)務(wù)培訓
�。�1）加強秘書(shū)的崗前培訓
在秘書(shū)正式進(jìn)入這個(gè)行業(yè)之前，應該進(jìn)行專(zhuān)業(yè)高效系統培訓。秘書(shū)工作直接對領(lǐng)導負責，是公司正常運作的關(guān)鍵樞紐，稍有差錯就可能造成無(wú)法估量的損失，所以在正式走上秘書(shū)工作崗位前，從業(yè)者就應積極接受關(guān)于優(yōu)秀秘書(shū)的系統培訓。
首先，應選擇具有專(zhuān)業(yè)教育資質(zhì)的機構。一名優(yōu)秀的秘書(shū)應該從學(xué)習秘書(shū)專(zhuān)業(yè)開(kāi)始培訓自己的職業(yè)能力，為今后的實(shí)際工作和進(jìn)一步提高自己的理論與實(shí)踐能力打下堅實(shí)的基礎。同時(shí)秘書(shū)的本科以及研究生教育還有利于秘書(shū)工作感覺(jué)的培養，有利于秘書(shū)人員事業(yè)心和責任感的塑造，能使從業(yè)人員盡快進(jìn)入狀態(tài)。同時(shí)一些專(zhuān)業(yè)的職業(yè)認定機構也是一名優(yōu)秀秘書(shū)必須通過(guò)的考驗，相關(guān)的學(xué)歷和資格認定對于秘書(shū)盡快找到適合自己的崗位，踏上能充分挖掘自己潛力的平臺發(fā)揮著(zhù)重要作用。
其次，積極參與秘書(shū)工作的實(shí)戰演練。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅要有豐富的理論修養，更要有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗。在理論學(xué)習打下一定功底的時(shí)候，進(jìn)行一些秘書(shū)的實(shí)習工作是相當必要的�？梢栽趯W(xué)習單位的指定場(chǎng)所進(jìn)行事先安排好的秘書(shū)工作，這類(lèi)崗位的好處是有相對專(zhuān)業(yè)的指導，能更快的找出自己工作的失誤點(diǎn)，但弊端是沒(méi)有太強的挑戰性，通常不會(huì )有被炒魷魚(yú)的危險，所以很難培養優(yōu)秀的適應能力和應對危機的能力。另外可以自己到人才市場(chǎng)或直接到公司尋找鍛煉機會(huì )，雖然這種職位在尋找時(shí)有一定難度，但往往能更好的提高秘書(shū)的實(shí)際工作能力。
�。�2）注重專(zhuān)職秘書(shū)的崗中進(jìn)修
全球化及帶來(lái)的經(jīng)濟、政治、文化內容的急劇變化，也使企事業(yè)單位的工作內容和方式發(fā)生著(zhù)變化。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅需要能夠妥善的處理自己分內的日常工作，而且要適應瞬息萬(wàn)變的環(huán)境，不斷提高適應及應變能力。這就要求秘書(shū)在工作后還要抓住機會(huì )繼續學(xué)習，增長(cháng)相關(guān)知識提高專(zhuān)業(yè)能力，這已成為現代優(yōu)秀秘書(shū)提高競爭力的重要途徑之一。包括單位安排的進(jìn)修機會(huì )和自己主動(dòng)尋找和爭取的學(xué)習機遇。
三、結語(yǔ)
在人才的選拔中，優(yōu)秀的秘書(shū)必須是綜合指數比較高的全面人才。一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅具備出色的個(gè)人特質(zhì)，可以熟練掌握和運用秘書(shū)工作的基本要求和規律，同時(shí)能夠積極接受與時(shí)俱進(jìn)的再教育，養成終身學(xué)習的好習慣，在職場(chǎng)上具備沉穩而不乏張揚，細致而不乏大氣，規范而不乏創(chuàng )新的綜合素質(zhì)與能力。
知識經(jīng)濟時(shí)代對于優(yōu)秀秘書(shū)的需求與日俱增，一名優(yōu)秀的秘書(shū)不僅可以相對容易的找到適合自己的崗位，而且在工作中可以做到得心應手，游刃有余。在這個(gè)擁有極大發(fā)展潛力的行業(yè)，每個(gè)希望在秘書(shū)行業(yè)有所作為的人才，只要努力加強秘書(shū)個(gè)人素質(zhì)的培養，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力，積極迎接挑戰，就有可能成為行業(yè)精英，創(chuàng )造出令領(lǐng)導和組織都為之滿(mǎn)意的驕人業(yè)績(jì)。
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