公司郵箱使用細則

公司郵箱使用細則1

　　為使公司的制度及管理流程更加規范，中通石油集團有限公司的郵箱使用做如下規定：

　　1、 公司為每一位員工配備企業(yè)郵箱。

　　1) 默認安裝設置郵箱客戶(hù)端為：

　　2) 用戶(hù)名為：(如“王雪華”他的郵箱名稱(chēng)為)用戶(hù)名嚴禁改動(dòng)與調換。

　　3) 郵箱密碼修改：第一時(shí)間登陸郵箱網(wǎng)頁(yè)地址

　　4) 郵箱賬戶(hù)屬性中個(gè)人信息為：本人真實(shí)全名。如：王雪華

　　5) 默認信紙規范如下：

　　姓名(10號字體 加粗 黑色)

　　職務(wù) 手機號(10號字體 加粗 黑色)

　　XXX有限公司(10號字體 加粗 黑色)

　　XXX平臺網(wǎng)址：(10號字體 加粗 黑色)

　　地址 郵編(10號字體 加粗 黑色)

　　2、申請人員管理

　　建立企業(yè)郵箱的目的主要是方便外崗人員進(jìn)行對內聯(lián)系，為合理有效的'使用郵箱經(jīng)公司領(lǐng)導決定，符合一下要求的人員才有資格申請企業(yè)郵箱賬號：

　　(1) 總公司所有人員，分公司、廠(chǎng)里副經(jīng)理以上干部;

　　(2) 各分(支)營(yíng)銷(xiāo)、項目經(jīng)理;

　　(3) 財務(wù)、統計與客戶(hù)對賬崗位人員;

　　3、申請流程

　　申請開(kāi)通企業(yè)郵箱的人員，先提交相關(guān)申請給本部門(mén)相關(guān)人員進(jìn)行審核和記錄備案，經(jīng)公司總經(jīng)理審 批同意后有行政部門(mén)創(chuàng )建郵箱賬號。

　　4、 各類(lèi)、各級任何請示、回復、傳達、公務(wù)督辦等一切工作溝通與協(xié)調必須通過(guò)企業(yè)郵箱傳達完成，否則不予辦理。

　　5、 各類(lèi)、各級的溝通與協(xié)調應通過(guò)企業(yè)郵箱根據崗位職責與處理權限逐層、逐級請示、回復完成，如屬特重大事項可直接越級請示完成。對于批示、回復等重要性郵件必須至少保存20個(gè)工作日，離職人員不得刪除離職前最近三個(gè)月內的所有工作文件。

　　6、 各級、各層收到郵件后，主接收人必須立即予以回復或轉發(fā)上級領(lǐng)導，嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢(xún)郵件收發(fā)時(shí)間采用倒推方式對責任人進(jìn)行嚴厲處罰。

　　7、 為保證郵箱的使用與容量效率，每天在崗時(shí)間內必須開(kāi)啟郵件軟件，并設置成每五分鐘自動(dòng)收取，有新郵件要及時(shí)查看，因收取不及時(shí)造成容量限制及影響工作進(jìn)度、效率者予以工作瀆職的嚴厲處罰。

　　8、 不得在郵件系統內設置除公司郵箱外的個(gè)人郵件收發(fā)。

　　9、 郵箱的使用與管理由人事部門(mén)負責。

公司郵箱使用細則2

　　一、目的

　　為加強對公司統一配備郵箱的管理，規范郵箱的日常使用，保證郵箱系統的正常運行，特制定本規定。

　　二、使用要求

　　1、所有員工一旦成為公司郵箱的合法用戶(hù)，必須嚴格遵守以下規定：

　�、� 用戶(hù)必須遵守《計算機信息網(wǎng)絡(luò )國際互聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò )國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規定》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《中華人民共和國電信條例》、《全國人大會(huì )關(guān)于維護互聯(lián)網(wǎng)安全的決定》、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規定》和國家其他有關(guān)法律、法規、行政規章。

　�、� 用戶(hù)不得制作、復制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。

　�、� 用戶(hù)不得自己或允許他人利用公司的郵件服務(wù)散布大量不受歡迎或未經(jīng)請求的電子郵件、廣告等，也不得散發(fā)包含反動(dòng)、色情或違反國家法律規定的有害信息的電子郵件和信息。

　�、� 違反以上規定，給公司和公司員工造成損失的，由該用戶(hù)承擔全部責任，部門(mén)負責人承擔連帶責任。

　　2、公司郵件服務(wù)器將開(kāi)啟垃圾郵件過(guò)濾功能，為了不避免發(fā)生郵件被劫持為垃圾郵件，需注意一下幾個(gè)事項：

　�、� 外發(fā)郵件必須填寫(xiě)郵件主題，不得以空白主題發(fā)送郵件。

　　(2) 郵件附件應采用壓縮包形式。

　　(3) 郵件正文中盡量避免出現網(wǎng)頁(yè)地址鏈接內容，容易被識別為垃圾郵件。

　　(4) 對一些論壇或者門(mén)戶(hù)網(wǎng)站注冊用戶(hù)涉及到需要郵箱認證的，填寫(xiě)其他私人郵箱，禁止使用公司郵件注冊(容易被垃圾郵件攻擊)。

　　3、公司郵箱僅限本人使用，禁止將公司郵箱以各種形式轉讓給他人。公司郵箱的'賬號和相應的密碼，由用戶(hù)自行負責保管。

　　三、郵箱管理

　　1、企劃部負責管理公司員工的郵箱帳號、空間等工作，并保證電子郵件系統的正常運行(不可抗拒因素除外)。各部門(mén)若有新進(jìn)或離職員工，請及時(shí)將名單書(shū)面呈報企劃部(部門(mén)負責人簽字)以便企劃部及時(shí)分配郵箱帳號。

　　2、企劃部為了合理使用郵件服務(wù)器空間，將于每半年對郵件進(jìn)行清理，請大家及時(shí)對郵件進(jìn)行備份，以免不必要的損失(foxmail或outlook上的郵件沒(méi)有影響)。

　　3、企劃室部責監督各郵箱帳號的規范使用情況，一旦違反上述規定的，將視情節輕重給予20～100元的罰款，屢犯者將加重處罰。

公司郵箱使用細則3

　　為了規范公司發(fā)送郵件的格式統一、文件名命名標準化，進(jìn)一步健全和完善內部管理體系,使公司的各項管理更加科學(xué)化,制度執行更加規范化，特修訂本規定。

　　一、電子郵箱地址：

　　統一使用公司開(kāi)通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為： xxxxx.net(即為郵箱后綴)，郵箱用戶(hù)名為個(gè)人姓的全拼名的首字母組合。單個(gè)名字的為姓名的.全拼(若有不清楚個(gè)人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢(xún)公司前臺)。

　　例： (周 凱郵箱)

　　(姜言言郵箱)

　　二、電子郵箱管理及使用方法：

　　1、 郵箱管理：行政部前臺工作人員負責開(kāi)通和管理員工個(gè)人電子郵箱，并對新進(jìn)員工或不會(huì )使用企業(yè)郵箱的員工進(jìn)行初步培訓。

　　2、 開(kāi)通：企業(yè)郵箱開(kāi)通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò )地址頁(yè)面，輸入個(gè)人用戶(hù)名與個(gè)人密碼登錄郵箱，并在第一時(shí)間更改初始密碼，以保郵件的安全性。 郵件客戶(hù)端管理：公司統一使用FOXMAIL郵件客戶(hù)端對郵件進(jìn)行管理，同時(shí)使用統一個(gè)人簽名。個(gè)人簽名使用如下:打開(kāi)FOXMAIL→點(diǎn)擊工具按鈕→進(jìn)入賬號管理→點(diǎn)擊簽名→編輯姓名→編輯內容：(電話(huà)、傳真、手機、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo標志)→在新郵件、新郵件/轉發(fā)中點(diǎn)擊新簽名→點(diǎn)擊確定保存。

　　3、 郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開(kāi)企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設置“郵件到達短信提醒功能”，以便及時(shí)處理公務(wù)。

　　4、 郵件撰寫(xiě)

　　(1) 稱(chēng)呼�？梢苑Q(chēng)呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話(huà)，有時(shí)還要注意

　　一個(gè)順序問(wèn)題。

　　(2) 確保無(wú)錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語(yǔ)。 表述有條理。需要談多件事情時(shí)，用1、2、3、等標識。 合理使用大寫(xiě)，加粗等功能，以突出重點(diǎn)。 使用結束語(yǔ)。如: 有任何問(wèn)題請隨時(shí)聯(lián)系我;或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。

　　5、 郵件發(fā)送

　　收件人：

　　是你希望直接看到這封郵件或給出回應的聯(lián)系人。

　　抄送：

　　一般是事件相關(guān)聯(lián)系人。

　　密件抄送：

　　如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個(gè)人就知道你還同時(shí)抄送了另5人， 但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時(shí)，密送的2個(gè)人之間也看不到對方的信息。

　　6、 郵件回復

　　(1) 所有郵件應在郵件發(fā)送后24小時(shí)內進(jìn)行回復。

　　(2) 不要隨便點(diǎn)擊全部回復。

　　(3) 轉發(fā)或答復郵件時(shí)，再次核對郵件主題，有必要時(shí)重新設計主題，使其更準確表達你的意思，避免看到這樣的主題：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)

　　(4) 指正別人錯誤時(shí)，盡量以電話(huà)或單獨回信建議，應避免使用群組信件功能。

　　(5) 對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認階段，也應避免使用群組信件。

　　7、 附件

　　(1) 公司內部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過(guò)5M。

　　(2) 發(fā)送郵件前務(wù)必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。

　　三、提交郵件文件名命名(見(jiàn)共震文件名使用管理規定)

　　四、企業(yè)郵箱使用范圍：

　　1、 對內使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過(guò)企業(yè)郵箱寫(xiě)郵件(除特別指定的郵件外)。

　　2、對外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務(wù)往來(lái)的，一律使用個(gè)人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務(wù)屬于非常規的業(yè)務(wù)，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負責人負責處理。(郵箱帳號：)

　　五、不按規定使用的處理辦法：

　　1、 郵件提交

　　·未通過(guò)公司郵箱

　　·未按要求格式

　　2、 郵件未回復

　　處理方法：未按照以上兩點(diǎn)發(fā)送文件，所發(fā)郵件內容以無(wú)效處理。

　　六、注意

　　1、 雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對面的交流。

　　2、 對于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話(huà)及當面溝通可以有效的加速事件進(jìn)展。

　　3、 對于文字表達不清的事情，請直接用電話(huà)或當面溝通，避免郵件重復來(lái)回耽誤時(shí)間，降低效率。

　　辦公室

　　20xx年4月2日

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