公司郵箱使用細則

　　為了規范公司發(fā)送郵件的格式統一、文件名命名標準化，進(jìn)一步健全和完善內部管理體系，使公司的各項管理更加科學(xué)化，制度執行更加規范化，特修訂本規定。

　　一、電子郵箱地址：

　　統一使用公司開(kāi)通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為：（即為郵箱后綴），郵箱用戶(hù)名為個(gè)人姓的全拼名的首字母組合。單個(gè)名字的為姓名的全拼（若有不清楚個(gè)人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢(xún)公司前臺）。

　　例：（周凱郵箱）

　�。ń�言言郵箱）

　　二、電子郵箱管理及使用方法：

　　1、郵箱管理：行政部前臺工作人員負責開(kāi)通和管理員工個(gè)人電子郵箱，并對新進(jìn)員工或不會(huì )使用企業(yè)郵箱的員工進(jìn)行初步培訓。

　　2、開(kāi)通：企業(yè)郵箱開(kāi)通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò )地址頁(yè)面，輸入個(gè)人用戶(hù)名與個(gè)人密碼登錄郵箱，并在第一時(shí)間更改初始密碼，以保郵件的安全性。郵件客戶(hù)端管理：公司統一使用FOXMAIL郵件客戶(hù)端對郵件進(jìn)行管理，同時(shí)使用統一個(gè)人簽名。個(gè)人簽名使用如下：打開(kāi)FOXMAIL→點(diǎn)擊工具按鈕→進(jìn)入賬號管理→點(diǎn)擊簽名→編輯姓名→編輯內容：（電話(huà)、傳真、手機、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo標志）→在新郵件、新郵件/轉發(fā)中點(diǎn)擊新簽名→點(diǎn)擊確定保存。

　　3、郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開(kāi)企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設置"郵件到達短信提醒功能"，以便及時(shí)處理公務(wù)。

　　4、郵件撰寫(xiě)

　�。�1）稱(chēng)呼�？梢苑Q(chēng)呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話(huà)，有時(shí)還要注意

　　一個(gè)順序問(wèn)題。

　�。�2）確保無(wú)錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語(yǔ)。表述有條理。需要談多件事情時(shí)，用1、2、3、等標識。合理使用大寫(xiě)，加粗等功能，以突出重點(diǎn)。使用結束語(yǔ)。如：有任何問(wèn)題請隨時(shí)聯(lián)系我；或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。

　　5、郵件發(fā)送

　　收件人：

　　是你希望直接看到這封郵件或給出回應的聯(lián)系人。

　　抄送：

　　一般是事件相關(guān)聯(lián)系人。

　　密件抄送：

　　如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個(gè)人就知道你還同時(shí)抄送了另5人，但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時(shí)，密送的2個(gè)人之間也看不到對方的信息。

　　6、郵件回復

　�。�1）所有郵件應在郵件發(fā)送后24小時(shí)內進(jìn)行回復。

　�。�2）不要隨便點(diǎn)擊全部回復。

　�。�3）轉發(fā)或答復郵件時(shí)，再次核對郵件主題，有必要時(shí)重新設計主題，使其更準確表達你的意思，避免看到這樣的主題：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)：轉發(fā)

　�。�4）指正別人錯誤時(shí)，盡量以電話(huà)或單獨回信建議，應避免使用群組信件功能。

　�。�5）對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認階段，也應避免使用群組信件。

　　7、附件

　�。�1）公司內部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過(guò)5M。

　�。�2）發(fā)送郵件前務(wù)必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。

　　三、提交郵件文件名命名（見(jiàn)共震文件名使用管理規定）

　　四、企業(yè)郵箱使用范圍：

　　1、對內使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過(guò)企業(yè)郵箱寫(xiě)郵件（除特別指定的郵件外）。

　　2、對外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務(wù)往來(lái)的，一律使用個(gè)人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務(wù)屬于非常規的業(yè)務(wù)，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負責人負責處理。（郵箱帳號：）

　　五、不按規定使用的處理辦法：

　　1、郵件提交

　　·未通過(guò)公司郵箱

　　·未按要求格式

　　2、郵件未回復

　　處理方法：未按照以上兩點(diǎn)發(fā)送文件，所發(fā)郵件內容以無(wú)效處理。

　　六、注意

　　1、雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對面的交流。

　　2、對于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話(huà)及當面溝通可以有效的加速事件進(jìn)展。

　　3、對于文字表達不清的事情，請直接用電話(huà)或當面溝通，避免郵件重復來(lái)回耽誤時(shí)間，降低效率。

　　辦公室

　　20xx年4月2日

【公司郵箱使用細則】相關(guān)文章：

使用嚴謹郵箱地址的原因05-01

保安公司考核細則-細則03-08

海南省車(chē)船使用稅施行細則-細則03-08

海南車(chē)船使用稅施行細則03-02

北京市車(chē)船使用稅細則02-29

保安公司考核細則05-11

公積金調高細則-細則03-08

文藝節目評分細則-細則03-06

文藝表演評分細則-細則03-07