怎樣寫(xiě)通知類(lèi)公文

　　(一)含義、功用和性質(zhì)

　　“通知”,是“適用于批轉下級機關(guān)的公文,轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,批轉下級機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執行的事項,任免人員”的一種公文文體.

　　“通知”,亦屬發(fā)布性公文,即知照文告.但它針對的對象是特定有范圍的,一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員,所以叫它“限知性”公文.它的發(fā)布方式,多是內部印發(fā)或張貼,當然有的也可以公開(kāi)張貼甚或公開(kāi)發(fā)表于電臺、報刊.

　　(二)類(lèi)別及其各自的功用、要點(diǎn)

　　1.一般性通知.發(fā)布要求下級機關(guān)人員辦理或需要知道的事項.要點(diǎn)是寫(xiě)明白什么事,什么時(shí)間、地點(diǎn),如何辦理.

　　2.批示性通知.針對欲發(fā)公文所加的通知.大體有三種情況和相應的三種形式.“轉發(fā)”,對上級機關(guān)、同級機關(guān)或不隸屬機關(guān)的公文,加按語(yǔ)式通知轉發(fā)下去.“批轉”,是對下級機關(guān)的公文加批語(yǔ)式通知下發(fā),通知執行,或通知參照執行等.“頒發(fā)”(“印發(fā)”),職能機關(guān)發(fā)布行政法規、印發(fā)有關(guān)文件,并加說(shuō)明式通知下發(fā),其附件即要頒發(fā)的那個(gè)文件.

　　3.指示性通知.對下級機關(guān)有所指示,如認為其內容不宜用命令或指示發(fā)布的,可用“通知”發(fā)布.

　　4.會(huì )議通知.誰(shuí)決定的召開(kāi)什么會(huì )議,內容(討論什么事項)、時(shí)間、地點(diǎn)、參加范圍等,可用“通知”發(fā)布.

　　5.任免通知.任免領(lǐng)導人需下級機關(guān)知曉,或任免的就是下級機關(guān)領(lǐng)導人.主要寫(xiě)何機關(guān)何會(huì )議決定何人任何職.亦可歸入第一類(lèi)“一般性通知”中,屬于要求下級知曉的.

　　(三)格式和寫(xiě)法

　　1.普通通知.

　　上述前三種為普通通知,格式寫(xiě)法是共通的.目的是使受文者知曉,所以要寫(xiě)得清楚明白.標題同于一般公文,批示性通知標題上的批發(fā)件名稱(chēng)可加書(shū)名號.有受文單位的寫(xiě)上款,范圍大、類(lèi)似布告的,不寫(xiě)上款.正文有兩種:一種是較長(cháng)而含較多實(shí)際內容的,分開(kāi)頭、主體、結尾來(lái)結撰成文.開(kāi)頭寫(xiě)通知事項的依據、目的;主體是通知本身,多采用條款式寫(xiě)法;結尾,一般多寫(xiě)貫徹本通知的時(shí)間要求、希望等.一種是較短而內容簡(jiǎn)單的,只用一段或一句成文,寫(xiě)動(dòng)因(目的、情況、依據、政策皆可)、說(shuō)明、決策.動(dòng)因和說(shuō)明亦可省略.

　　2.會(huì )議通知.

　　會(huì )議通知是上級機關(guān)或發(fā)起單位發(fā)給與會(huì )單位和人員的書(shū)面通知.一種是領(lǐng)導機關(guān)通知有關(guān)機關(guān)和人員必須參加的,一種是發(fā)起單位邀請參加的,寫(xiě)時(shí)口氣有不同.一般格式包括標題、正文、落款三部分.

　　標題:重要會(huì )議的通知屬正式公文,標題寫(xiě)明什么單位召開(kāi)什么會(huì )議的通知,要編發(fā)文號.一般會(huì )議的通知屬日常事務(wù)文書(shū),用得最多.標題可以只寫(xiě)“通知”,不編發(fā)文號.

　　正文:上款,抬頭頂格寫(xiě)發(fā)往部門(mén),一種是籠統寫(xiě)法,寫(xiě)一類(lèi)機關(guān)的.統稱(chēng),如“各區、縣、局”;一種是具體填寫(xiě)各發(fā)往單位的名稱(chēng).發(fā)給個(gè)人的是稱(chēng)職務(wù)還是稱(chēng)同志,看會(huì )議性質(zhì)決定.

　　正文主體寫(xiě)開(kāi)會(huì )的根據、目的、日期、地點(diǎn),派什么人參加,會(huì )議的內容、議程(保密性的會(huì )議不寫(xiě)).需要匯報、發(fā)言、帶論文、材料的,以及開(kāi)多久、幾時(shí)報到、帶何證件和交通食宿等問(wèn)題,都在正文或附件中寫(xiě)明.

　　普通會(huì )議簡(jiǎn)略一些,只寫(xiě)時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議內容等.發(fā)給個(gè)人的.重要些的會(huì )議接受人姓名寫(xiě)在正文前,正文后寫(xiě)“此致”

　　“敬禮”;一般會(huì )議接受人寫(xiě)在正文后,“此致”,然后提行頂格寫(xiě)“×××同志”.

　　落款:在正文后右下方寫(xiě)下召開(kāi)會(huì )議單位的機關(guān)全稱(chēng)和年月日,加蓋公章.標題上已寫(xiě)明單位的,只寫(xiě)年月日蓋公章.

　　日用通知很簡(jiǎn)單,標題只寫(xiě)“通知”,正文寫(xiě)何時(shí)何地召開(kāi)何會(huì ),何人參加,落款后貼出即可.有的打打電話(huà)通知即可,但要寫(xiě)下再打,免得遺漏事項.

　　寫(xiě)會(huì )議通知的注意事項:信息開(kāi)門(mén)見(jiàn)山,交代七個(gè)要素(會(huì )名,會(huì )期,時(shí)間,地點(diǎn),范圍,憑證,籌辦單位),注明開(kāi)會(huì )準備,保證限期送到。

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