淺析企業(yè)物資采購成本的控制論文
�。壅� 要］闡述物資采購工作在企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)中的重要作用,并提出降低成本、提高經(jīng)濟效益、改善企業(yè)管理的途徑。論述如何有效地控制采購成本是當今企業(yè)必須關(guān)心的一個(gè)緊迫話(huà)題。
�。坳P(guān)鍵詞］物資；成本；控制
企業(yè)的物資采購工作,就性質(zhì)而言,不僅是一項生產(chǎn)前的準備工作,而且是開(kāi)源節流的重要工作。企業(yè)要使生產(chǎn)均衡,需要持續供應各種生產(chǎn)資料。那么,物耗需占企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上,因此,控制物資采購成本,對促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展,提高產(chǎn)品質(zhì)量,降低產(chǎn)品成本,加速資金周轉,增加效益,都具有極其重要的意義。
1 采購成本概述
采購管理是企業(yè)管理的重要組成部分,采購成本控制是采購管理的重要組成部分,也是耗用資金最多,最容易出現失控的環(huán)節。采購價(jià)格、數量、運輸方式等的選擇,將直接影響采購成本。所以,控制采購成本對企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jì)效至關(guān)重要。據悉1％的采購成本降低可以使企業(yè)利潤提高5％~10％。尤其在采購資金占平均銷(xiāo)售金額比重逐漸增加的趨勢下,降低采購成本既是企業(yè)“第二利潤源泉”,也是實(shí)現贏(yíng)利的基礎。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問(wèn)題。當今企業(yè)采購管理,是直面市場(chǎng)按質(zhì)、按量、按時(shí)、以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。
2 影響物資采購成本的因素
企業(yè)以利潤最大化為目的,從企業(yè)持續經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程看,收入減去成本就是利潤,成本是決定企業(yè)利潤的重要因素。采購成本構成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征,影響采購成本的主要因素有：第一,采購價(jià)格：是企業(yè)成本和費用的主要組成部分,是采購成本高低的決定因素。第二,采購數量：建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲備定額基礎之上,經(jīng)濟批量的采購方式和數量等。第三,物流信息：要及時(shí)、全面、準確地掌握分析物流信息,如物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等。第四,采用運送方式：以最短的里程、最低的費用和最短的時(shí)間及時(shí)、準確、安全、經(jīng)濟的完成物品在空間的轉移。第五,物品儲備方式：控制人力和運費以及少占用資金等。第六,采購策略：具有預見(jiàn)性和靈活機動(dòng)的采購策略。第七,員工的素質(zhì)：良好的采購工作,是決定企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā),產(chǎn)品質(zhì)量,采購成本的關(guān)鍵,也是決定流通企業(yè)銷(xiāo)售狀況的關(guān)鍵。
3 如何進(jìn)行物資采購成本的控制
(1)制訂采購預算與采購計劃。制定采購預算的行為,就是對組織內部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預算是計劃的一個(gè)方面,也是組織政策的延伸,還是一種控制機制,起著(zhù)一種比較標準的作用。制定采購預算,是在具體實(shí)施物資采購行為之前對物資采購成本的一種估計和預測,是對整個(gè)采購資金的一種理性的規劃。它不但對物資采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā),同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標準,以便對采購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測與控制,確保采購資金的使用在一定的合理范圍內浮動(dòng)。有了采購預算的約束,能提高采購資金的使用效率,優(yōu)化采購管理中資源的調配,查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況,有效控制采購資金的流向和流量,從而達到控制物資采購成本的目的。
(2)確定采購價(jià)格。采購價(jià)格的確定,直接影響到企業(yè)的成本,是物資采購控制的重中之重。在確定采購價(jià)格時(shí),弱化采購人員與領(lǐng)導的個(gè)人行為,注重產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調查。一方面,利用網(wǎng)絡(luò )平臺,對采購物資的價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)信息收集,著(zhù)重了解和掌握商品的成本價(jià)及利潤構成。另一方面,采取與各投標單位開(kāi)展競爭性談判方式。
(3)利用采購環(huán)境。物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實(shí)施會(huì )產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場(chǎng)信息，建立良好的市場(chǎng)信息機制,是有效降低采購成本的途徑之一。要用統一的信息化管理采購工作,即賣(mài)家(制造廠(chǎng))和買(mǎi)家(企業(yè)用戶(hù))共用一個(gè)信息平臺，要通過(guò)充分利用數據、信息、知識、計算機網(wǎng)絡(luò )等資源,實(shí)現采購信息共享,發(fā)揮采購信息的計劃、協(xié)調、控制的功能,有效地組織和控制采購工作的全過(guò)程,使各個(gè)采購管理環(huán)節有機地聯(lián)系起來(lái),提高采購工作效率,減少采購管理和決策的盲目性,降低決策風(fēng)險,達到降低采購成本、提高企業(yè)核心競爭力的目的。
(4)擇優(yōu)商管理。供應商是物資采購管理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購時(shí),應該本著(zhù)“公平競爭”的原則,給所有符合條件的物資供應商提供均等的機會(huì ),一方面體現市場(chǎng)經(jīng)濟運行的規則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高物資采購實(shí)施的質(zhì)量。因此,在供應商的.選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。
第一,選擇供應商的數量。供應商數量的選擇問(wèn)題,實(shí)際上也就是供應商份額的分擔問(wèn)題。從采購方來(lái)說(shuō),單一渠道增加了采購資源供應的風(fēng)險,也不利于對供應商進(jìn)行壓價(jià),缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來(lái)說(shuō),批量供貨由于數量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現金流出,降低采購成本。因而,在進(jìn)行供應商數量的選擇時(shí)既要避免單一渠道,尋求多家供應,又要保證所選供應商承擔的供應份額充足,以獲取供應商的優(yōu)惠政策,降低物資的價(jià)格和采購成本。這樣,既能保證采購物資供應的質(zhì)量,又能有力地控制采購支出。一般來(lái)說(shuō),供應商的數量以不超過(guò)3~4家為宜。
第二,選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要包括公開(kāi)競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢(xún)價(jià)采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標采購和非招標采購。在物資采購中,采取公開(kāi)招標的方式可以利用供應商之間的競爭來(lái)壓低物資價(jià)格,幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資,并且多種招標方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質(zhì)量,從而有利于控制采購成本。
(5)管理供應商。強化供應商的管理基于長(cháng)期的降低采購成本的理念,在物資采購管理中應該貫穿供應商管理的思想,也即把對供應商的管理納入到物資采購管理的一個(gè)部分。這樣,既可通過(guò)長(cháng)期的合作獲得可靠的物資供應和質(zhì)量保證,又可在時(shí)間長(cháng)短和購買(mǎi)批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢,對降低物資采購的成本有很大的好處。
(6)儲備管理。所謂儲備,是企業(yè)為避免或減少出現停工待料等事故的發(fā)生而儲存的各種物料,包括原材料、半成品、成品等不同形態(tài)。為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行,企業(yè)儲備一定的物資是有必要的,但不可因為其必要而無(wú)節制地儲備。眾所周知,如果儲備過(guò)多,會(huì )增加倉儲費用、保險費、裝卸搬運費及不合理?yè)p耗。因此,在控制成本的前提下,儲備管理的目的就是要使庫存物資的數量在能滿(mǎn)足生產(chǎn)需要的情況下盡可能最小化,即數量上合理的最小化。要做到數量上合理的最小化,筆者認為現在許多企業(yè)推行的零庫存管理方法值得借鑒。
(7)強化采購人員素質(zhì)。提高采購人員的素質(zhì)也是控制采購的重要環(huán)節。一般的采購人員大多從事管理出身,對技術(shù)不是很了解,這樣在和供應商的談判中就會(huì )很吃虧,經(jīng)常處于被動(dòng)地位，只有在采購人員了解了采購物品的特性之后,才能在眾多的供應商及談判中做出最優(yōu)的選擇。所以每個(gè)公司都應該加強對采購人員的技術(shù)知識的培訓,如定期對采購員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)知識培訓,閑時(shí)可以讓采購人員上生產(chǎn)線(xiàn)上去工作幾天,加強采購部門(mén)與技術(shù)、生產(chǎn)部門(mén)的聯(lián)系。
物資管理工作是一件復雜煩瑣的工作,尤其在現在生產(chǎn)材料大幅度漲價(jià)的情況下,一方面要降低材料成本,另一方面要保證生產(chǎn)物資的正常供應,難度是可想而知的。但只要我們抓住供應工作的重點(diǎn)環(huán)節并把握該環(huán)節的要點(diǎn),就能夠在保證生產(chǎn)供給的同時(shí)降低材料成本,實(shí)現企業(yè)控制材料成本的管理目標。
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