企業(yè)采購業(yè)務(wù)內部控制要點(diǎn)分析論文

　　摘要:結合企業(yè)的內部控制和采購業(yè)務(wù)流程，分析如何規避、抑制其中可能出現的不利因素，說(shuō)明采購環(huán)節的內部控制要點(diǎn)，并對內控環(huán)境提出建議。

　　關(guān)鍵詞:采購循環(huán)；內部控制；流程

　　采購業(yè)務(wù)屬于企業(yè)運營(yíng)的核心業(yè)務(wù)，與資金存在直接的關(guān)系，如果程序制度不夠清晰規范，內部控制不到位，則極容易出現相關(guān)人員利用管理漏洞，為一己私利舞弊，串通共謀，損害企業(yè)利益的情況。具有極高的風(fēng)險性。在內部控制中，采購業(yè)務(wù)的控制直接關(guān)系到企業(yè)產(chǎn)成品的質(zhì)量，以及企業(yè)生產(chǎn)成本。尤其對于制造企業(yè)而言，原材料成本在產(chǎn)品中占比較重，采購資金比之其他類(lèi)型的企業(yè)也更多，存在的風(fēng)險也就更高。

　　1內部控制概述

　　2004年9月，COSO委員會(huì )提出一個(gè)概念全新的COSO報告《企業(yè)風(fēng)險管理———整合框架》（簡(jiǎn)稱(chēng)ERM框架），標志內部控制研究發(fā)展到一個(gè)新的階段。ERM架構指出“企業(yè)風(fēng)險管理是一個(gè)過(guò)程，它由一個(gè)主體的董事會(huì )﹑管理層和其他人員實(shí)施，應用于戰略制定并貫穿于企業(yè)之中，旨在識別可能影響主體的潛在事項﹑管理風(fēng)險﹑風(fēng)險應對﹑控制活動(dòng)﹑信息與溝通﹑監控�！镀髽I(yè)風(fēng)險管理———整合框架》分為內部環(huán)境﹑目標制定﹑事項識別﹑風(fēng)險評估﹑風(fēng)險反應﹑控制活動(dòng)﹑信息與溝通﹑監督等八個(gè)相互關(guān)聯(lián)的要素，各要素貫穿在企業(yè)的管理過(guò)程中。ERM框架指出，企業(yè)風(fēng)險管理只是一個(gè)比內部控制更為廣泛的管理概念和工具，不是也不可能取代內部控制。在風(fēng)險管理八個(gè)要素中，有五個(gè)直接來(lái)自?xún)炔靠刂�，顯然，內部控制包含于風(fēng)險管理之中。

　　2企業(yè)采購業(yè)務(wù)的風(fēng)險及控制關(guān)鍵點(diǎn)

　　采購業(yè)務(wù)作為企業(yè)業(yè)務(wù)內容的一個(gè)部分，其風(fēng)險存在于各業(yè)務(wù)環(huán)節中，主要有審核把關(guān)風(fēng)險、采購價(jià)格失控風(fēng)險、供應商選擇不當風(fēng)險、合同訂立不當風(fēng)險、物資驗收不規范風(fēng)險、會(huì )計記錄不當風(fēng)險、貨款支付不當風(fēng)險等。企業(yè)采購程序必須清晰，規范，即使企業(yè)采購流程較長(cháng)，但人為簡(jiǎn)化，縮短流程將給企業(yè)的內部控制帶來(lái)巨大漏洞，采購環(huán)節的風(fēng)險無(wú)法控制，給公司帶來(lái)巨大隱患，造成不堪設想的后果。為此有必要對以下環(huán)節進(jìn)行控制，規避風(fēng)險。

　　2.1請購與審批控制

　　2.1.1請購

　　請購單的填寫(xiě)應該內容完整且依據充分，由有需求的部門(mén)或人員寫(xiě)明采購類(lèi)別、數量、品名、規格、型號、質(zhì)量等級、需用日期、請購部門(mén)等相關(guān)要求，交給部門(mén)主管審核并簽字批準。

　　2.1.2審核批準

　　請購單在審核批準時(shí)，主要注意三個(gè)點(diǎn)：訂貨數量，供應商備選，訂貨時(shí)間（再訂貨點(diǎn)）。

　　2.1.3不相容職務(wù)相分離

　　請購與審批不應該由同一人辦理，以避免盲目采購。如果請購與審批不能分離，那么上述要求能否遵守完全取決于企業(yè)內部控制人員的職業(yè)素質(zhì)，一旦遇上企業(yè)采購人員的職業(yè)道德不修，則可能會(huì )出現編制虛假采購業(yè)務(wù)以套取公司現金的情況。

　　2．2供應商管理制度

　　2.2.1選擇供應商

　　企業(yè)應該建立恰當的供應商管理體制，企業(yè)采購的原材料直接決定了企業(yè)產(chǎn)成品的品質(zhì)，關(guān)乎企業(yè)的品牌形象，一旦出現問(wèn)題，將對企業(yè)信譽(yù)造成不可估量的影響。因此企業(yè)應該建立嚴格的供應商準入機制，為企業(yè)選擇可靠的供應商，只向經(jīng)過(guò)授權批準的供應商訂貨，保證原材料的品質(zhì)與來(lái)源。

　　2.2.2不相容職務(wù)相分離

　　詢(xún)價(jià)與確定供應商不應該由同一人負責辦理，否則將形成采購業(yè)務(wù)內部控制漏洞，容易發(fā)生舞弊，出現相關(guān)人員收受回扣，高價(jià)采購等情況。其次，廣泛詢(xún)價(jià)，有利于企業(yè)拿到合理的采購價(jià)格，降低生產(chǎn)成本。

　　2.3采購控制

　　經(jīng)過(guò)授權批準的請購單應該由采購部門(mén)匯總編號，生成采購訂單，統一進(jìn)行采購。在此步驟中應該注意如下幾點(diǎn)：

　　2.3.1采購行為應合法合規

　　對于零星用品的采購，可以授權在獨立人員抽樣暗訪(fǎng)制度下的直接采購，但對大宗商品的采購應交由采購部門(mén)集中統一招標進(jìn)行，原材料的集中采購有利于企業(yè)提高采購效率，取得大宗訂單折扣，從而降低原材料成本，控制生產(chǎn)成本。

　　2.3.2關(guān)注供應商的生產(chǎn)情況與供貨情況

　　供應商的生產(chǎn)進(jìn)度緩慢甚至停滯將造成原材料供應延遲，導致企業(yè)設備人員的閑置，增加企業(yè)運營(yíng)成本，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，尤其在原材料本就稀缺的行業(yè)，短時(shí)間內難以找到價(jià)格合適的替代供應商，密切關(guān)注供應商生產(chǎn)情況，能及早發(fā)現異常，為企業(yè)贏(yíng)得反映時(shí)間，提早做準備。在原材料短缺嚴重時(shí)，企業(yè)將無(wú)法正常運轉，既買(mǎi)不到原材料進(jìn)行生產(chǎn)，又因為生產(chǎn)停滯而產(chǎn)品短缺，無(wú)法進(jìn)行銷(xiāo)售以獲得資金投入生產(chǎn)，將使企業(yè)經(jīng)營(yíng)周轉不良。為保證供應商持續，無(wú)差錯供給企業(yè)原材料，以支持企業(yè)生產(chǎn)運作。企業(yè)應當密切關(guān)注供應商的生產(chǎn)進(jìn)度與生產(chǎn)環(huán)境。當供應商出現異常情況時(shí)，企業(yè)能夠及時(shí)發(fā)現并作出反應，制定對策，確保企業(yè)正常運營(yíng)，最大限度降低供應商出現原材料供應問(wèn)題而給企業(yè)帶來(lái)的損失。

　　2.3.3采購人員定期輪換

　　企業(yè)采購人員應定期輪換崗位，并對離任采購人員進(jìn)行審計，避免采購人員與供應商串通共謀。采購環(huán)節最常見(jiàn)的問(wèn)題在于：供應商為長(cháng)期獲得公司的大量訂單而賄賂采購人員，或者采購人員與供應商長(cháng)期接觸與合作后，建立過(guò)于密切的關(guān)系，出現串通舞弊的風(fēng)險。企業(yè)采購人員實(shí)施輪崗制，其一，可以避免采購人員與供應商建立過(guò)于密切的關(guān)系。其二，如果無(wú)法與采購人員建立長(cháng)期的關(guān)系，供應商將降低付出回扣的積極性。其三，對采購員定期輪換時(shí)進(jìn)行的工作考評與交接使舞弊更容易被發(fā)現，采購員拿回扣被發(fā)現的風(fēng)險更大，促使采購員遵守公司規定，提升職業(yè)道德操守以及自律性，有利于企業(yè)內部形成良好的控制氛圍，從而維護公司利益。

　　2.3.4明確采購人員職責

　　明確劃分采購人員的職責范圍，有利于采購部門(mén)工作的有序進(jìn)行，提高工作效率，避免互相推諉責任。及時(shí)調換職業(yè)勝任能力不足或是職業(yè)道德較低的職員，如果崗位職責安排混亂，企業(yè)的內部控制將無(wú)法實(shí)現應有的效果。

　　2.3.5明確質(zhì)量標準

　　為保證原材料質(zhì)量，公司可以在采購單后附上有關(guān)質(zhì)量要求的文檔。例如在采購零部件時(shí)，可由工程師在文檔中寫(xiě)明各個(gè)部件需要達到怎樣的質(zhì)量標準，誤差范圍以及技術(shù)要求。由采購人員同時(shí)發(fā)給供應商，確保供應商在生產(chǎn)前了解圖紙的質(zhì)量要求。供應商生產(chǎn)過(guò)程中，采購部應該要求供應部定期出具質(zhì)量報告，并定期查訪(fǎng)供應商。

　　2.3.6不相容職務(wù)相分離

　　確定供應商與簽訂采購合同應該分離控制，不應由同一人辦理。由專(zhuān)業(yè)專(zhuān)職人員負責簽訂采購合同，有利于回避風(fēng)險，減少損失的產(chǎn)生。

　　2.4驗收入庫控制

　　驗收入庫是企業(yè)防止質(zhì)量不達標的原材料進(jìn)入企業(yè)的最后一道防線(xiàn)，一旦不合格的原材料流入企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節，將對企業(yè)的產(chǎn)成品質(zhì)量產(chǎn)生重大影響。如果三鹿企業(yè)能夠重視食品安全，尊重消費者權益，收購鮮奶時(shí)能在驗收環(huán)節嚴格管理，驗收人員重視自身責任，仔細抽檢，將沒(méi)有達到抽檢質(zhì)量標準的.鮮牛奶拒之企業(yè)門(mén)外，進(jìn)行退貨處理，也不會(huì )造成這樣嚴重的后果。三鹿以其真實(shí)慘痛經(jīng)歷說(shuō)明企業(yè)應當尤其重視對原材料入庫的控制。

　　2.5付款管理控制

　　財務(wù)部門(mén)收到采購部門(mén)轉來(lái)的相關(guān)憑證，例如采購計劃、采購合同、入庫單、發(fā)票抵扣聯(lián)、運輸費用發(fā)票、經(jīng)過(guò)簽字的申請單，經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后，作為入賬的原始憑證，按照企業(yè)與供應商簽訂的合同付款，并及時(shí)登記應付賬款總分類(lèi)賬以及明細賬。付款雖然是企業(yè)采購流程的最后一個(gè)步驟，但其涉及資金的轉移，風(fēng)險較高，某些供應商為盡早收回貨款買(mǎi)通財務(wù)人員，企業(yè)應該引起足夠重視。

　　2.6供應商考核

　　企業(yè)應該建立供應商評價(jià)制度，對供應商提供的原材料質(zhì)量，送貨及時(shí)性以及原材料價(jià)格進(jìn)行考核評價(jià)，并對各供應商進(jìn)行排序，于企業(yè)將來(lái)采購相同規格貨物時(shí)優(yōu)先選擇。排序結果確保每年更新一次，對考評不合格者應取消其供應商認證資格。不斷調整優(yōu)化企業(yè)供應商隊伍。綜上所述，請購與審批控制，供應商選擇控制，采購控制，驗收入庫控制，付款管理控制，供應商評價(jià)反饋控制均是企業(yè)采購循環(huán)流程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)。

　　3完善采購業(yè)務(wù)內部控制實(shí)施效果相關(guān)配套措施

　　為使企業(yè)采購業(yè)務(wù)內部控制能夠落實(shí)到實(shí)處，企業(yè)一方面應該縱向完善采購流程與采購控制，橫向健全采購控制制度，形成由線(xiàn)到面的控制局面，進(jìn)行全面控制；另一方面，抓住流程中關(guān)鍵控制點(diǎn)作為重點(diǎn)控制。在此基礎上，企業(yè)還應該完善公司治理結構，將績(jì)效考核與激勵機制結合起來(lái)。

　　3.1完善公司治理結構

　　公司治理是企業(yè)內部控制制度設計、運行的制度環(huán)境。而內部控制又是公司治理的延伸。完善企業(yè)治理結構，發(fā)揮企業(yè)董事會(huì )及監事會(huì )的作用。第一要強調董事會(huì )獨立于企業(yè)的管理層，限制董事會(huì )成員與高級經(jīng)理層交叉任職的現象，以避免出現高級管理層控制董事會(huì )的局面。第二，要完善獨立董事制度，保持較高比例的，具有較高學(xué)歷且管理經(jīng)驗豐富的獨立董事的比例，利于對企業(yè)內部管理人員及企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為進(jìn)行有效監控。第三，建立專(zhuān)門(mén)的各類(lèi)審計委員會(huì )，例如審計委員會(huì )，以加強內部控制。明確監事會(huì )職責，監事的監督工作要經(jīng)�；�，專(zhuān)業(yè)化，要努力提高監事會(huì )的監控能力和監控效果，董事會(huì )﹑監事會(huì )及其下屬委員會(huì )應對公司管理實(shí)行有效監督，從而提高公司內部控制質(zhì)量。如果治理層疏于監督，對控制不夠重視，或者過(guò)分信賴(lài)管理層，就會(huì )給管理層提供舞弊的機會(huì )。

　　3.2將績(jì)效考核與激勵機制結合使用

　　企業(yè)內部控制的實(shí)施必須有一個(gè)完整的過(guò)程，這個(gè)過(guò)程就是制定標準、采取行動(dòng)、衡量業(yè)績(jì)，通過(guò)業(yè)績(jì)的衡量來(lái)考核行為是否符合標準，從而使行為符合內部控制控制標準。在整個(gè)風(fēng)險管理體系中，內部控制通過(guò)致力于抑制不利因素來(lái)達到內控目標，而激勵機制則竭盡全力促使有利因素發(fā)揮更大作用，因此，如能將績(jì)效考核與激勵機制結合起來(lái)使用，將會(huì )使企業(yè)內控發(fā)揮更大效果。

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