檔案館信息化研究綜述論文
摘要：檔案館信息化是檔案信息化的重要內容，在一定程度上決定著(zhù)檔案信息化的成敗。對檔案館信息化的概念、內容、與數字檔案館的關(guān)系、存在問(wèn)題及檔案館信息化建設的基本思路進(jìn)行了闡述。
關(guān)鍵詞：檔案；檔案館；信息化；檔案館信息化
檔案館信息化是檔案信息化的重要內容和關(guān)鍵環(huán)節，但我國檔案界對檔案館信息化的研究卻相對落后。在知網(wǎng)中以篇名為檢索項，以“檔案信息化”為檢索詞從1995年至2011年3月共檢得2 738篇文獻，其中報紙275篇、期刊1 591篇、會(huì )議論文74篇、碩士論文10篇、其他文獻788篇；而以“檔案館信息化”為檢索詞從2001年至2011年3月只檢得71篇文獻，其中報紙7篇、期刊55篇、會(huì )議論文5篇、其他文獻4篇。
一、檔案館信息化的概念
首次提出“檔案館信息化”的是鄭向陽(yáng)。他的定義是：“城建檔案館信息化是指城建檔案館利用現代信息技術(shù)，通過(guò)信息資源的深入開(kāi)發(fā)和廣泛利用，不斷提高城建檔案接收、管理、指導、決策的效率和水平，進(jìn)而提高城建檔案工作的社會(huì )效益和經(jīng)濟效益的過(guò)程”[1]。
2004年黃禹康在《中國房地產(chǎn)》發(fā)表的《關(guān)于房地產(chǎn)檔案館信息化建設的調查與思考》一文中對“檔案信息化”給出了與鄭向陽(yáng)幾乎相同的定義。其后袁國霞、杜宇靜、陳玉珍、王宏霞、鞠偉芳五位作者分別在其論文中采用了鄭向陽(yáng)的概念。2006年石若明在其博士論文《基于GIS的城建檔案管理信息系統集成研究》中采用了這一概念，2010年邵力在其碩士論文《數字城建檔案館研究》中同樣采用了這個(gè)概念。
2004年童亞芬在《寧波大學(xué)學(xué)報》上發(fā)表了《檔案館信息化內涵探析》，文中第一次對檔案館信息化進(jìn)行了定義�！皺n案館信息化是指檔案館在管理、服務(wù)等活動(dòng)中，運用現代信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)以及自動(dòng)控制技術(shù)等手段，對檔案館進(jìn)行全方位、多角度、高效和安全的改造，以實(shí)現通過(guò)信息資源的深度開(kāi)發(fā)和信息技術(shù)的有效利用來(lái)提高檔案館的管理效率和服務(wù)水平，進(jìn)而提高檔案館的競爭力的過(guò)程”[2]。
此外，還有人認為：“所謂檔案館信息化，就是應用信息技術(shù)，使檔案館自動(dòng)化水平不斷提高，逐步使其服務(wù)內容、服務(wù)方式和服務(wù)手段逐步向適應信息社會(huì )的現代化檔案館的轉化”[3]。與這種觀(guān)點(diǎn)近似的有程艷華、惠學(xué)峰、宋倩秋、唐丹等人的觀(guān)點(diǎn)。
歸納起來(lái)，可以將檔案館信息化定義為：“是運用計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)為社會(huì )和公眾服務(wù)”[4]。
二、檔案館信息化的內容
關(guān)于檔案館信息化的內容，已有文獻中專(zhuān)門(mén)進(jìn)行論述的很少，其中比較有代表性的有：“檔案館信息化具有以下特征:一是依賴(lài)于高度社會(huì )信息化的基礎;二是廣泛采用現代信息技術(shù);三是檔案館業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理;四是檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò )化;五是檔案信息資源的數字化和電子化”[3]。
“檔案館信息化建設的內容主要有五:其一是，夯實(shí)檔案館自動(dòng)化管理的基礎，應用計算機處理檔案館的基本業(yè)務(wù)，實(shí)現檔案館業(yè)務(wù)自動(dòng)化管理;其二是，強化檔案館信息資源建設，大力開(kāi)展新型載體檔案的收集和利用，尤其要積極建設與地方社會(huì )和經(jīng)濟相關(guān)的各類(lèi)檔案信息資源庫，重點(diǎn)考慮地方檔案數據庫、特色館藏資源數據庫以及當前社會(huì )與經(jīng)濟建設急需的檔案資源數據庫的建設;其三是，根據現有的網(wǎng)絡(luò )基礎條件和設施，建設以省級檔案館為網(wǎng)絡(luò )中心、市級檔案館為關(guān)鍵結點(diǎn)、縣級檔案館為基礎的檔案館網(wǎng)絡(luò );其四是，應以用戶(hù)需求為牽引，結合本館實(shí)際建立和加入各類(lèi)檔案信息服務(wù)系統或網(wǎng)絡(luò )，真正為用戶(hù)提供更多的服務(wù);其五是，在信息化建設的基礎上，考慮數字檔案館建設的總體規劃，深入研究和開(kāi)發(fā)數字檔案館相關(guān)技術(shù)，積極開(kāi)展數字檔案館的建設”[3]。
歸納起來(lái)檔案館信息化的內容可以概括為：管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò )化、資源數字化。這與檔案館的基本職能是相一致的，不同的只是將信息技術(shù)融合到全部工作之中。
三、檔案館信息化與數字檔案館的關(guān)系
在檔案館信息化研究中，不能不提及數字檔案館。那么二者是什么關(guān)系呢？
一種觀(guān)點(diǎn)認為：“從單個(gè)檔案館概念主體上說(shuō)是一種實(shí)體檔案館,數字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的信息化”[5]。該解釋以單個(gè)檔案館為概念主體，認為數字檔案館是隨著(zhù)檔案館信息化程度的提高而產(chǎn)生的一種新型檔案館，數字檔案館的建設歸根到底就是檔案館的信息化。
另一種觀(guān)點(diǎn)認為“數字檔案館是個(gè)跨越空間的檔案信息資源的集成，主體是基于網(wǎng)絡(luò )的共享數據庫系統”[6]。它突破了館與館之間的物理界限，將分散在小同物理位置、小同載體上的信息連接起來(lái)，向用戶(hù)提供方便快捷的在線(xiàn)信息服務(wù)。
還有一種觀(guān)點(diǎn)認為：“所謂的數字檔案館不是一個(gè)檔案館，而是通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )連接在一起的檔案館群體�！盵7]數字檔案館中的信息不僅僅是檔案，還應包括未歸檔的.各類(lèi)電子文件和圖書(shū)、資料，甚至是采集于實(shí)物的信息，可以說(shuō)是上述綜合性的數字信息的完整集合。數字檔案館不是封閉的檔案館信息網(wǎng)絡(luò )，而是包含在辦公自動(dòng)化系統、計算機輔助設計和管理系統、公共信息數據管理系統等更為廣闊的大系統中的一部分。數字檔案館不是僅僅為檔案管理服務(wù)，而是面向全社會(huì )提供服務(wù)。
歸納上述觀(guān)點(diǎn)，數字檔案館是各級檔案館信息化建設成果的集中體現，是信息時(shí)代檔案館為適應國家和社會(huì )各項事業(yè)發(fā)展需要的必然要求建設數字檔案館，能夠從根本上提高檔案館的工作效率和信息化管理水平，能夠保證數字檔案信息的長(cháng)久存儲和安全保管，能夠促進(jìn)各級國家檔案館公共服務(wù)能力的拓展和實(shí)現檔案信息資源的廣泛共享。
四、檔案館信息化存在的問(wèn)題
當前檔案館信息化建設尚存在一些問(wèn)題：“一是檔案館管理制度缺乏變遷，從根木上制約了檔案館信息化建設的進(jìn)程。二是檔案館建設上的缺陷，是制約檔案館信息化建設的基礎瓶頸。三是檔案館軟件功能設置存在缺陷，軟件系統缺乏規范化測評和鑒定，束縛了檔案館數字化的進(jìn)程。四是人才缺乏制約了檔案館信息化建設的進(jìn)程，也影響了檔案館文化品質(zhì)的建設”[8]。同時(shí)“信息化基礎設施建設落后；缺乏整體規劃和明確目標；觀(guān)念和科學(xué)素質(zhì)有待提高”[9]。也是檔案館信息化存在的主要問(wèn)題。而“自身技術(shù)和信息化基礎設施落后；各檔案館仍未走出封閉狀態(tài)；檔案介質(zhì)仍囿于傳統形式；資源共享觀(guān)念淡薄”[10]。則是目前影響檔案館信息化建設的主要因素。歸納起來(lái)，檔案館信息化存在的主要問(wèn)題是：觀(guān)念、傳統、技術(shù)、資金、人才、標準與規范六個(gè)方面的問(wèn)題。
五、檔案館信息化的基本思路
針對存在的問(wèn)題，研究者提出了許多好的設想與建設。主要有：
1.深化思想認識，增強信息化建設的緊迫感。檔案的信息化建設，是以現代計算機與網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)為支撐的現代化管理工作，做好這項工作必須要解放思想、深化認識、更新觀(guān)念，這是信息化建設中首先必須解決的問(wèn)題，也是檔案館信息化建設的趨勢。
2.明確指導思想，制定總體規劃。信息化作為時(shí)代進(jìn)步的推動(dòng)力，早已突破了計算機科學(xué)和技術(shù)的范疇。它不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，而是與檔案館工作的發(fā)展規劃、業(yè)務(wù)流程、管理制度等密不可分。
3.加快人才培養，注重管理創(chuàng )新和思想創(chuàng )新。檔案館信息化建設是充分利用現代化信息技術(shù)的過(guò)程，而技術(shù)總是在不斷地變化、升級和更新，總是需要有人來(lái)不斷維護。要應對這種變化，檔案館必須擁有自己的技術(shù)和管理人才。
4.整合檔案信息資源，促進(jìn)信息化成果應用。檔案館信息化建設的核心在于建立檔案信息共享的平臺，借助于現代信息技術(shù)，把檔案信息的開(kāi)發(fā)利用提高到一個(gè)更高的水平。
5.檔案信息化建設必須貫徹標準化先行的原則。與傳統檔案管理相比，檔案信息化建設的顯著(zhù)特點(diǎn)是具有極強的相關(guān)性，它與辦公、生產(chǎn)技術(shù)系統的關(guān)聯(lián)度明顯提高。因此，檔案信息化建設更加講求統一技術(shù)語(yǔ)言和標準化、規范化。
6.加強基礎設施建設，搭建收集存儲和傳輸平臺。綜合檔案館要加快計算機存儲系統以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用速度。
7.堅持實(shí)用性與先進(jìn)性相結合。作為檔案管理部門(mén)應十分注重信息系統建設的實(shí)用性與先進(jìn)性的平衡，無(wú)論是在硬件配置還是軟件開(kāi)發(fā)上都要本著(zhù)務(wù)實(shí)的原則，強調實(shí)用為主，適度超前，保持系統的連續性。
8.加強監督管理、確保檔案信息的安全。檔案計算機網(wǎng)絡(luò )的安全管理要以頂防為主，把確保檔案信息的安全作為一項重要內容。
檔案館信息化建設是一項復雜的系統工程，需要在長(cháng)期的工作實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開(kāi)發(fā)和應用過(guò)程中應該堅持統籌規劃、量力向行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效、安全保密的原則，用信息化建設思想統攬全局，為促進(jìn)國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展，維護社會(huì )政治穩定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。
參考文獻：
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