淺談檔案管理信息化的建設與發(fā)展
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摘要：本文主要闡述檔案管理信息化建設的必要性和作用。并對檔案管理信息化的建設策略做進(jìn)一步探討。
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設；必要性
檔案管理信息化建設是對檔案原文件保存的重要方式，應該充分利用先進(jìn)的信息手段與技術(shù)把各種物質(zhì)化信息資源進(jìn)行信息化的轉換，然后進(jìn)行保存工作。并且建立起檔案全文數據庫和檔案目錄數據庫，為社會(huì )及個(gè)人提供服務(wù)。同時(shí)檔案管理工作的信息化要結合傳統的檔案管理工作的方法。使兩者相互補充，相互共存，共同發(fā)展。
1檔案管理工作實(shí)現信息化的重要性
n案管理是社會(huì )進(jìn)步的記錄者。記載了歷史上的史實(shí)，是維護社會(huì )健康發(fā)展的有力工具，做好新時(shí)期檔案管理工作的信息化能夠在很大程度上促進(jìn)社會(huì )事業(yè)的發(fā)展及繁榮。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的發(fā)展，檔案管理工作越來(lái)越重要。檔案管理工作采用數字化、信息化的方式可以促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化能夠確保檔案原文件的完整性與真實(shí)性。也有利于開(kāi)發(fā)利用檔案資料。信息化管理使檔案整理、分類(lèi)等工作變得簡(jiǎn)單、輕松。也使檔案管理工作更加的規范。檔案管理信息化使檔案管理工作人員。處理檔案更加的高效。進(jìn)一步提高檔案處理的速度，同時(shí)節約辦公經(jīng)費與空間。也有利于工作人員的查看�？傊�。在這個(gè)新的`歷史發(fā)展時(shí)期。要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò )資源，及時(shí)實(shí)現檔案管理工作的信息化。
2檔案管理工作的現狀
檔案管理工作的硬件設施日趨完備。為保障檔案管理工作的科學(xué)化和規范化。推動(dòng)“無(wú)紙化”辦公的步伐日益加快。我們必須認清楚檔案管理工作的現狀及存在的問(wèn)題。如傳統檔案的管理方式。紙質(zhì)版的信息資料填寫(xiě)內容有限，整理不方便，更新周期長(cháng)。直接影響整個(gè)檔案信息的處理和資源的共享。另外，由于傳統檔案管理方式所存在的弊端，導致檔案信息不足，從而直接影響檔案的使用率，直接影響檔案的發(fā)展速度。
3當前檔案信息資源建設的任務(wù)
首先是檔案的目錄數據庫和部分全文數據庫的建設。要將所存的檔案信息進(jìn)一步發(fā)掘出來(lái)，提高檔案管理部門(mén)的工作水平和服務(wù)水平，當務(wù)之急是要不斷加強檔案數據庫的建設和完善，使計算機檢索系統等軟件設施得到實(shí)用化。在建設前期，一是加速對現有檔案資源的管理，錄入以及入庫工作，進(jìn)一步實(shí)現檔案資源的日入檢驗。二是加強對那些特殊的（諸如格外重要的，容易受損的，使用頻率較高的）實(shí)現全部檔案資源的錄入。推進(jìn)檔案資源的信息化進(jìn)程，全面實(shí)現信息化檔案管理的目標。最后要保障入檔電子文件的完整性，有效性和規范性。完善對電子檔案的存儲、鑒定、錄入、入檔等規范的監督工作。不斷加強電子檔案的安全性和保密性工作，促進(jìn)對電子檔案的全面防護。
4檔案管理工作信息化建設的有效途徑
4.1合理規劃檔案管理的信息化。要結合自身的發(fā)展目標制定合理的檔案管理信息化的進(jìn)程。在新的歷史時(shí)期，雖然檔案管理工作信息化是必然的發(fā)展趨勢，但是不能盲目跟風(fēng)。在進(jìn)行檔案管理信息化的建設之前。必須要深入地進(jìn)行科學(xué)規劃。有條理的推進(jìn)。規劃要充分結合實(shí)際情況，制定檔案管理信息化的近期目標與遠期目標。這樣才能使檔案管理信息化得到順利推進(jìn)。使檔案檔案管理工作得到可持續的發(fā)展。
4.2完善檔案管理信息化的監督制度。強有力的監督制度可以確保檔案管理信息化的過(guò)程得到制約與監督。保證其過(guò)程是在法律法規規定的范圍之內。完善的監督制度可以促進(jìn)檔案管理工作人員的工作積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng )新意識，也可以進(jìn)一步保障檔案資料的信息安全。要充分利用單位內部的監督與單位外部的監督。使兩者相互結合，相互補充，相互合作。及時(shí)準確地發(fā)現檔案管理信息化過(guò)程中存在隱患的做法，然后糾正錯誤的做法，這樣可以確保建設一個(gè)高效、安全的檔案管理信息化的系統。
4.3要全面提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。隨著(zhù)信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作要實(shí)現信息化。首先是使檔案管理工作人員掌握信息化的檔案管理方法與技能，因此要注意培養檔案管理方面的人才，提高他們的綜合素質(zhì)與能力。加強對檔案管理工作人員的培訓，改變傳統的檔案管理方式與知識結構。全面提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。
4.4加強建設檔案管理工作的信息化。檔案管理工作也要跟隨信息化的發(fā)展潮流。在檔案管理工作中運用先進(jìn)的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時(shí)更新檔案內容，準確保存各類(lèi)檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現代化設備保存圖片以及聲像等檔案資料，這樣也可以實(shí)現檔案資料保存的無(wú)紙化，節省檔案資料管理的資金與保存的空間。
4.5建設實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站。檔案管理信息化網(wǎng)站是檔案部門(mén)以網(wǎng)頁(yè)的形式建立的站點(diǎn)。給相關(guān)人員提供相應的檔案信息服務(wù)，實(shí)現檔案管理資料的網(wǎng)上查找等信息化的使用。網(wǎng)頁(yè)式的服務(wù)是檔案管理工作信息化的重要的方式與模式，這種模式有利于信息資源的傳遞。因此這種模式將成為以后檔案管理信息化的主流模式。實(shí)用的檔案管理信息化網(wǎng)站應該具有升級更新的能力、再次開(kāi)發(fā)的能力等。能適應這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì )，可以充分的利用計算機的強大的資源。
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