如何使用word寫(xiě)好論文

　　現在大家主要都是用Microsoft Word來(lái)編輯論文。如果不能充分Word的一些強大功能，大家在撰寫(xiě)和編輯較長(cháng)篇幅的科技論文的時(shí)候，可能經(jīng)常要為不斷地調整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結一下，以求拋磚引玉。

　　一篇論文應該包括兩個(gè)層次的含義：內容與表現，內容是指文章作者用來(lái)表達自己 思想的文字，圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節段落結構等，表現則是指論文頁(yè)面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內容可以有不同的表現，例如一篇文章在不同的出版社出版會(huì )有不同的表現;而不同的內容可以使用相同的表現，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

　　筆者認為，論文“表現”的編輯，是一個(gè)非常費時(shí)費力的工作。如果在寫(xiě)論文之前，做了各方面的準備，并按照一定的規律來(lái)編寫(xiě)和排列，會(huì )起到事半功倍的效果;否則，會(huì )給你帶來(lái)無(wú)窮無(wú)盡的痛苦。本人根據自己的事例，向各位提供如下建議，供大家參考。

　　1用好樣式。

　　編寫(xiě)論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現自己是用選中文字然后用格式欄來(lái)設定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話(huà)，最好就定義一個(gè)樣式。對于相同排版表現的內容一定要堅持使用統一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會(huì )。如果要對排版格式(文檔表現)做調整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。

　　一般情況下，不論撰寫(xiě)學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應的雜志社或學(xué)位授予機構都會(huì )根據其具體要求，給論文撰寫(xiě)者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫(xiě)者就可以在撰寫(xiě)論文前對樣式進(jìn)行一番設定，這樣就會(huì )很方便的編寫(xiě)論文了。

　　2使用交叉引用設置編號。

　　一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號極可能給你文章的`修改帶來(lái)無(wú)窮的后患。標題的編號可以通過(guò)設置標題樣式來(lái)實(shí)現，表格和圖形的編 號通過(guò)設置題注的編號來(lái)完成。在寫(xiě)“參見(jiàn)第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號，應使用交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內容時(shí)，所有的編號和引用都將自動(dòng)更新，無(wú)需人力維護。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。

　　3對齊。

　　一定不要用手動(dòng)敲空格來(lái)達到對齊的目的。只有英文單詞間才會(huì )有空格，中文文檔沒(méi)有空格。所有的對齊都應該利用標尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來(lái)進(jìn)行。如果發(fā)現自己手動(dòng)打了空格，一定要謹慎，想想是否可以通過(guò)其他方法來(lái)避免。同理，一定不要通過(guò)敲回車(chē)來(lái)調整段落的間距。

　　4繪圖技巧。

　　論文中會(huì )用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫(xiě)者分清論文中的圖形和表格，表格可以使用Word提供的工具進(jìn)行編寫(xiě)，很簡(jiǎn)單，這里就不再贅述了�？驁D和流程圖的編輯，筆者強烈建議使用Office 2003中綁定的Microsoft Office Visio Profes sional 2003畫(huà)。如果不能忍受Visio對象復制到Word的速度，還可以試試SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio難，速度卻快多了。

　　5編輯數學(xué)公式

　　在論文中編輯數學(xué)公式，個(gè)人建議使用MathType5.0，其實(shí)Word集成的公式編輯器 就是它的3.0版。安裝MathType后，Word會(huì )增加一個(gè)菜單項，其功能一目了然。推薦使用 MathType 的自動(dòng)編號和引用功能，這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動(dòng)更新編號。Word 正文中插入公式的一個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題是把上下行距都撐大了，很不美觀(guān)，這部分可以通過(guò)固定行距來(lái)修正。但是要提醒論文撰寫(xiě)者，如果你計算機上安裝了MathType5.0后，撰寫(xiě)公式的速度非�？�，占用少量的CPU。但是，當你準備打印論文的時(shí)候，要記得找個(gè)按照了MathType5.0的計算機打印，不然，我們的公式“ 不翼而飛”了。

　　6參考文獻的編輯和管理

　　如果你在寫(xiě)論文時(shí)才想到要整理參考文獻，就已經(jīng)太遲了，但總比論文寫(xiě)到參考文獻那一頁(yè)時(shí)才去整理要好。應該養成看文章的同時(shí)就整理參考文獻的習慣。手工整理參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒(méi)有提供管理參考文獻的功能， 用插入尾注的方法也很不地道。

　　我建議使用Reference Manager，它與Word集成得非常好，提供即寫(xiě)即引用(Cite while you write，簡(jiǎn)稱(chēng)Cwyw)的功能。你所做的只是像填表格一樣地輸入相關(guān)信息，如篇名、作者、年份等在文章中需要引用文獻的的方插入標記，它會(huì )為你生成非常美觀(guān)和專(zhuān)業(yè)的參考文獻列表，并且對參考文獻的引用編號也是自動(dòng)生成和更新的。這除了可以保持格式上的一致、規范，減少出錯機會(huì )外，更可以避免正文中對參考文獻的引用和參考文獻列表之間的不匹配。并且從長(cháng)遠來(lái)說(shuō)，本次輸入的參考文獻信息可以在今后重復利用，從而一勞永逸。

　　7使用分節符

　　如果希望在一篇文檔里得到不同的頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼格式，可以插入分節符，并給每一節設置不同的格式。

　　8使用子文檔

　　學(xué)位論文至少要幾十頁(yè)，且包括大量的圖片、公式、表格，比較龐大。如果所有的內容都保存在一個(gè)文件里，打開(kāi)、保存、關(guān)閉都需要很長(cháng)的時(shí)間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個(gè)子文檔，而在主控文檔中設置樣式。這樣每個(gè)文件小了，編輯速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng )建子文檔，個(gè)人感覺(jué)比先寫(xiě)子文檔再插入到主控文檔要好。

　　9及時(shí)保存、多做備份

　　設置自動(dòng)保存，還有一有空就Ctrl+S。

　　不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份才好。Word提供了版本管理的功能，將一個(gè)文檔的各個(gè)版本保存到一個(gè)文件里，不過(guò)保存幾個(gè)版本后文件就大得不得了，而且一個(gè)文件損壞后所有的版本都沒(méi)了，個(gè)人感覺(jué)不實(shí)用。還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存到文件里另做備份。否則，哪天打文檔時(shí)發(fā)現自己辛辛苦苦的編輯的圖片和公式都變成了大紅叉，哭都來(lái)不及了。

　　10大綱視圖與文檔結構圖

　　使用大綱視圖寫(xiě)文章的提綱，調整章節順序比較方便。

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