行政助理畢業(yè)論文
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行政助理畢業(yè)論文一
有人說(shuō)“能說(shuō)會(huì )道”是秘書(shū)的看家本領(lǐng)，這話(huà)的確有一定的道理。秘書(shū)在工作中雖然很少去演說(shuō)，但卻經(jīng)常要說(shuō)話(huà)，匯報情況，提出建議，傳達指示，接待來(lái)訪(fǎng)，協(xié)調工作等等，大量使用的是口語(yǔ)表達。因此，口語(yǔ)表達在秘書(shū)工作中起著(zhù)非常重要的作用。
那么，秘書(shū)該如何進(jìn)行口語(yǔ)表達才能獲得最佳的效果，才能進(jìn)行成功的交際呢？近年來(lái)，有不少有關(guān)秘書(shū)方面的著(zhù)作對此進(jìn)行了闡述，歸納起來(lái)，大致有以下幾點(diǎn)：意思明白；誠實(shí)；語(yǔ)言生動(dòng)；口齒清楚；條理分明，表達準確；說(shuō)話(huà)得體；正確等等。
在探討秘書(shū)口語(yǔ)表達時(shí)，僅僅局限于語(yǔ)音層面和邏輯思維層面是遠遠不夠的，為此，在秘書(shū)口語(yǔ)表達中加強對修辭的研究是十分必要的。
中國現代修辭學(xué)大師陳望道先生在《修辭學(xué)發(fā)凡》中指出：“修辭以適應題旨情境為第一要義�！背晒Φ难哉Z(yǔ)交際，往往是在“適應題旨情境”下完成的。馮廣藝先生在《漢語(yǔ)修辭論》中指出：“語(yǔ)言運用是一個(gè)動(dòng)態(tài)運行的過(guò)程，在這一過(guò)程中，無(wú)論是言語(yǔ)表達者，還是言語(yǔ)接受者，都是在一種相互適應的狀態(tài)下完成交際的任務(wù)的�！蓖瑫r(shí)，在這一過(guò)程中，“要求言語(yǔ)表達者調整語(yǔ)言，以適應言語(yǔ)接受者”。 在上述案例中，老板之所以“明顯地不高興”，是因為小玲的回答沒(méi)有適應老板的要求。如果她能適當地調整一下自己的語(yǔ)言，比如“我去查一下”或“我去問(wèn)一問(wèn)”，那么交際的效果可能要好得多。
在秘書(shū)的口語(yǔ)表達中，掌握一定的修辭藝術(shù)，會(huì )有效地提高語(yǔ)言表達能力，從而實(shí)現有效的溝通。
一、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達時(shí)，要注意與其所處的環(huán)境相一致。
即“話(huà)隨境發(fā)，要求言語(yǔ)表達者根據語(yǔ)言環(huán)境來(lái)發(fā)話(huà)。
這里，語(yǔ)言環(huán)境對言語(yǔ)表達者的制約作用是如何構建言語(yǔ)的結構體，只有當言語(yǔ)表達者所講的話(huà)適應語(yǔ)境時(shí)，才能發(fā)話(huà)，不注意這一點(diǎn)，倉促發(fā)話(huà)，就會(huì )影響交際的效果”。例如，在公眾場(chǎng)合，當秘書(shū)發(fā)現上司做出明顯的錯誤決定時(shí)，如果秘書(shū)立即提出意見(jiàn)，顯然會(huì )傷害到上司的自尊心，必然會(huì )引起言語(yǔ)的接受者——上司的強烈反感，進(jìn)而影響到交際的效果。如果是在一般非公眾場(chǎng)合，例如只有上司和秘書(shū)兩人在場(chǎng)，這時(shí)秘書(shū)如果立即提出意見(jiàn)，同時(shí)注意自己的措辭，如“這個(gè)決定您是否還需要再考慮一下呢？”那么這時(shí)上司必然會(huì )很樂(lè )意接受，理想的交際效果會(huì )更容易達到。
二、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達時(shí)，要根據不同的交流對象來(lái)確定合適的表達方式。
在秘書(shū)工作中，秘書(shū)要經(jīng)常與眾多的不同對象進(jìn)行交流，如與上司、與客戶(hù)、與同事等等，如何與不同的交流對象達到理想的交際效果，這就要求秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達時(shí)，要根據交流對象的變換，隨時(shí)調整自己的語(yǔ)言，既客氣禮貌，又恰如其分。如，秘書(shū)在接待客戶(hù)來(lái)訪(fǎng)時(shí)，如果來(lái)訪(fǎng)者是一般的普通客戶(hù)，那么秘書(shū)可以按照慣例，說(shuō)：“先生，您預約了嗎？麻煩請您登記，這是公司的規定�！比绻麃�(lái)訪(fǎng)者是一位公司經(jīng)常聯(lián)系的重要客戶(hù)，秘書(shū)若以這樣的語(yǔ)言來(lái)接待對方，對方可能會(huì )認為你不歡迎他，從而引起雙方交流的沖突。
三、秘書(shū)在進(jìn)行口語(yǔ)表達時(shí)，要根據不同的交流內容來(lái)確定合適的表達方式。
秘書(shū)的工作涉及方方面面，針對不同的內容，秘書(shū)應選擇合適的表達方式以獲得理想的交際效果。
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當交流的內容有可能對言語(yǔ)接受者的心理造成消極影響，此時(shí)，采取不直截了當而是用另一種方式含蓄地將自己所要表達的內容說(shuō)出來(lái)，以使言語(yǔ)接受者更易于接受。
銷(xiāo)售部送來(lái)的本季度銷(xiāo)售報告中只羅列了銷(xiāo)售數據，沒(méi)有分析銷(xiāo)售額大幅度下降的原因，上司對此不滿(mǎn)意，讓秘書(shū)于雪把報告退回銷(xiāo)售部重寫(xiě)。于雪把報告交給銷(xiāo)售部經(jīng)理時(shí)，向銷(xiāo)售部經(jīng)理一個(gè)勁說(shuō)總經(jīng)理如何如何不滿(mǎn)意。開(kāi)始銷(xiāo)售部經(jīng)理還微笑著(zhù)傾聽(tīng)，但聽(tīng)著(zhù)聽(tīng)著(zhù)，銷(xiāo)售部經(jīng)理心里開(kāi)始后不舒服了，進(jìn)而產(chǎn)生抵觸情緒，不再聽(tīng)于雪說(shuō)什么，反而開(kāi)始計較于雪的措詞。盡管他知道自己的報告沒(méi)寫(xiě)好，但他給自己找了各種借口，于雪說(shuō)一句他頂一句，最后兩人不歡而散。
在上述案例中，如果于雪說(shuō)話(huà)委婉一些，比如先表達對對方的體諒，說(shuō)一些市場(chǎng)競爭太激烈、整個(gè)行業(yè)的大環(huán)境都不太好之類(lèi)的話(huà)，之后再委婉地說(shuō)明“總經(jīng)理不滿(mǎn)意，要求增加內容、找出原因”的意思。銷(xiāo)售部經(jīng)理可能會(huì )是另外一種態(tài)度，溝通的目的自然就達到了。
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當交流的內容比較緊急、重大，要求對方必須立即予以接受時(shí)，秘書(shū)在表達時(shí)就不要拐彎抹角，而應直奔主題。如總經(jīng)理讓秘書(shū)通知各部門(mén)經(jīng)理下午兩點(diǎn)召開(kāi)緊急會(huì )議，秘書(shū)在表達時(shí)可以這樣說(shuō)；“×經(jīng)理，今天下午兩點(diǎn)在××會(huì )議室召開(kāi)會(huì )議，主題是××××，希望您準時(shí)參加，不能缺席�！�
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當秘書(shū)對交流的內容是否讓聽(tīng)話(huà)人樂(lè )意接受沒(méi)有把握時(shí)，適當地對聽(tīng)話(huà)人的服飾、物品、興趣等表示贊賞，使他在心理上感到一種滿(mǎn)足感，從而更樂(lè )于接受秘書(shū)所要交流的內容。當然，這種方式在運用時(shí)要注意適度。
如秘書(shū)要同事幫他準備會(huì )議室，他可以這樣說(shuō)；“喲，做了新發(fā)型了啦！這個(gè)發(fā)型使你看上去很精神……，能否將××會(huì )議室準備一下，下午總經(jīng)理開(kāi)會(huì )要用�！�
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當秘書(shū)對交流的內容不適于采取正面回答的方式，如交流的內容涉及到公司的機密等，秘書(shū)采取此方式既不失禮節，又能保護公司的機密。
如公司的一位員工問(wèn)秘書(shū)：“聽(tīng)說(shuō)公司下周要進(jìn)行人事調整，誰(shuí)有可能擔任銷(xiāo)售部經(jīng)理？”“有能力的人�！泵貢�(shū)回答道。
古人云：“辭不可不修，說(shuō)不可不善”。修辭在秘書(shū)口語(yǔ)表達中的運用是十分廣泛的，這就要求秘書(shū)在工作中要不斷加強自身的語(yǔ)言修養，掌握一定的修辭方法，以提高駕馭語(yǔ)言的能力 。
行政助理畢業(yè)論文二
接待工作是助理的常規性工作，是組織溝通內部的橋梁，聯(lián)系外部的窗口。下面是編輯老師為大家準備的試論助理的無(wú)約接待。
從某種意義上講，助理的接待工作，是單位的門(mén)面喉舌，是塑造組織形象的重要途徑。接待工作對助理的綜合素質(zhì)要求相當高，它不僅要求助理具備良好的個(gè)人素質(zhì)，如精神狀態(tài)、言談舉止、著(zhù)裝打扮等，更需要助理掌握接待工作的基本方法、技巧，才能保證接待工作的成功。而成功的無(wú)約接待，更需要一個(gè)助理良好的素養，嫻熟的技巧，臨危不亂的心理素質(zhì)，機敏應變的`能力，既能為領(lǐng)導排憂(yōu)解難，又能讓客人滿(mǎn)意而歸，塑造組織形象，維護組織信譽(yù)。
無(wú)約接待是相對有約接待而言的，在接待來(lái)訪(fǎng)工作中，當有特邀的客人或代表團來(lái)訪(fǎng)，工作單位應安排人員接待，這是有約接待，即指事先與組織有約定的接待工作。還有一種是事先沒(méi)有約定的、臨時(shí)來(lái)訪(fǎng)的接待工作，稱(chēng)無(wú)約接待。
無(wú)約接待客源的復雜性。在無(wú)約接待中，助理接待的客人既可能是政府官員，也可能是新聞媒體，既可能是合作伙伴，也可能是競爭對手，既可能是外賓，也可能是內賓，既可能是熟悉的人，也可能是陌生的人，既可能是上級單位，也可能是下級單位，他們可能在國別、職務(wù)、身份、性別等很多方面具有復雜的特征。
客人來(lái)訪(fǎng)目的多樣性和無(wú)法預測性。無(wú)約接待不同于有約接待，助理會(huì )提前知道客人來(lái)訪(fǎng)的目的，并根據其目的做好充分的準備工作，盡量做到接待工作的完滿(mǎn)和萬(wàn)無(wú)一失。而無(wú)約接待由于客人到來(lái)之前沒(méi)有給組織和助理任何的來(lái)訪(fǎng)提示，是貿然來(lái)訪(fǎng)，所以助理無(wú)法提前預測客人來(lái)訪(fǎng)的真正目的，是屬于常規的業(yè)務(wù)工作的來(lái)訪(fǎng)，還是非常規的來(lái)訪(fǎng)，是受歡迎的客人，還是不受歡迎的客人，所有的這些助理都一概不知，所以無(wú)法做好接待前的準備工作，這無(wú)形當中增加了接待的難度。這就需要助理具備較高素養，嫻熟的接待技巧，臨場(chǎng)發(fā)揮，隨機應變，機敏應對。
接待方式方法的多樣性和技巧性。由于客人的身份地位的復雜性和來(lái)訪(fǎng)目的的多樣性，就決定了助理在接待的時(shí)候不能采用相同的接待方法，或者自己解決客人的問(wèn)題，或者讓相關(guān)領(lǐng)導接待客人，或者替領(lǐng)導擋駕等等，要具體情況具體分析，不能一刀切。另外，由于無(wú)約接待的無(wú)法預測性以及客源的復雜性，所有的這些都要求助理有一定的接待技巧，才能保證讓客人滿(mǎn)意，讓領(lǐng)導放心、滿(mǎn)意。
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