職場(chǎng)勵志商務(wù)電話(huà)禮儀
商務(wù)洽公，電話(huà)是非常重要的輔助工具。舉凡約定會(huì )議，確認時(shí)間、行程，溝通商務(wù)活動(dòng)細節，全都仰賴(lài)電話(huà)。
誰(shuí)都會(huì )打電話(huà)，只要拿起來(lái)，撥號，等待接通就可以了。然而，懂得電話(huà)禮儀，懂得利用電話(huà)安排商務(wù)會(huì )議，提昇工作效率，解決工作問(wèn)題的人卻不多。
使用電話(huà)最糟糕的示范，大概要屬電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)。電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)客氣有余（甚至過(guò)于冗長(cháng)），但深度不足，且目的性太強，又過(guò)份咄咄逼人(直讓接電話(huà)的人想掛)，以至于多半無(wú)法成交。
無(wú)論打電話(huà)給陌生客戶(hù)或老客戶(hù)，打電話(huà)之前，都應該先做好一段讓人聽(tīng)了不會(huì )想掛電話(huà)或反駁你的開(kāi)場(chǎng)白。開(kāi)場(chǎng)白得包含自我介紹與撥打電話(huà)之目的。
面對陌生客戶(hù)，打電話(huà)之前應該充分了解對方的身分、階級等個(gè)人資料，找出能夠串聯(lián)個(gè)人資料與還有撥打電話(huà)意圖的點(diǎn)，從這個(gè)點(diǎn)切入。面對熟客，最好根據日歷行程，找出對方最近正在煩惱或開(kāi)心(在意)的事情當作話(huà)題切入點(diǎn)。小心留意用字遣詞，最好將關(guān)鍵字，做成簡(jiǎn)單流程表圖，寫(xiě)下來(lái)提醒自己，按表操課，別讓對方扯開(kāi)了話(huà)題，或者因為聊開(kāi)而忘了主題。
手邊是否應該準備與此通電話(huà)目的與通話(huà)人相關(guān)的書(shū)面資料，避免忘詞或遭遇詢(xún)問(wèn)時(shí)提不不出令人滿(mǎn)意的回答。最好再準備一杯溫開(kāi)水潤喉，替自己潤潤喉。
還有，留心辦公環(huán)境是否合適打電話(huà)？有些辦公室是開(kāi)放空間，有時(shí)候非常吵雜，同事和同事之間沒(méi)有隔間，說(shuō)的話(huà)都會(huì )被其他人聽(tīng)見(jiàn)，別人說(shuō)話(huà)也會(huì )成為你的干擾。此時(shí)，如何避開(kāi)吵雜的辦公室，找到安靜講電話(huà)的時(shí)間、地點(diǎn)就顯得非常重要，特別是打重要電話(huà)的時(shí)候。如果準備要撥打重要電話(huà)時(shí)，記得掛上請勿打擾的牌子，最好連手機、網(wǎng)絡(luò )、Email全都暫時(shí)關(guān)閉，免得電話(huà)講到一半卻被打斷。
總之，所有的事前準備工作都是為了讓看不到你的對方感覺(jué)你的全神貫注，彷彿你是最重要的人。別以為對方看不見(jiàn)你就一邊打電話(huà)一邊分心做其他事情，正因為看不見(jiàn)，五官全都集中在耳朵，因此對方是否專(zhuān)心講電話(huà)反而更能了然于胸。
撥打電話(huà)前，記得清清喉嚨，振奮精神，讓自己的聲音聽(tīng)起來(lái)充滿(mǎn)專(zhuān)業(yè)、熱忱、活力與自信，讓人覺(jué)得你所說(shuō)的話(huà)可信任。
如果順利，電話(huà)撥出就能找到所要找的對象，如果對方不在位置上或沒(méi)有接聽(tīng)，亦或者電話(huà)被接到把關(guān)人(例如秘書(shū))的分機，記得簡(jiǎn)短扼要但有禮貌的告訴對方來(lái)電目的與撥電時(shí)間，報出自己公司職銜與姓名。
詢(xún)問(wèn)把關(guān)人何時(shí)方便再打電話(huà)來(lái)，或懇請撥冗對方回電(如果是認識的人)，記得留下你的電話(huà)號碼(緩慢且清楚的說(shuō))。無(wú)論如何，說(shuō)話(huà)得得體有禮，充滿(mǎn)專(zhuān)業(yè)自信，不急不徐，切莫自以為幽默的說(shuō)些無(wú)聊玩笑或和電話(huà)主題無(wú)關(guān)的話(huà)。
如果正巧是你要找的人接電話(huà)，記得先禮貌的問(wèn)對方，“您現在方便講電話(huà)嗎？”當對方表示OK時(shí)再開(kāi)始。不少電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)電話(huà)打來(lái)劈頭就自我介紹又報告的，完全不理會(huì )接電話(huà)者是否正在忙，這種態(tài)度很難讓人喜歡。詢(xún)問(wèn)有個(gè)好處，當對方回答有空時(shí)，無(wú)形中也就是同意讓你將此通電話(huà)講完，你可以有更多時(shí)間充分的向對方報告。
講電話(huà)時(shí)，內心與臉部都要保持微笑，大方開(kāi)朗自信、生意盎然。特別是電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，有些人太過(guò)嚴肅或緊張，以至于話(huà)講得結結巴巴、坑坑洞洞，對方一聽(tīng)就知道不專(zhuān)業(yè)，不專(zhuān)業(yè)的聲音很難讓人信任，更別說(shuō)相信你在電話(huà)中所提的企劃/報告。對電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)來(lái)說(shuō)，聲音的魅力就是一切，其次是準備完善的講稿。魅力又來(lái)自你的專(zhuān)業(yè)與自信還有笑容，完備的講稿讓人不至于厭惡。有魅力的聲音讓人無(wú)法擋，就算不想買(mǎi)也會(huì )想聽(tīng)完對方的話(huà)。不妨在電話(huà)邊擺個(gè)小鏡子，仔細觀(guān)察留意講電話(huà)時(shí)鏡中所映照出來(lái)的'自己。
切忌冗長(cháng)的開(kāi)場(chǎng)與目的報告、反覆言說(shuō)同一件事情，不必要的語(yǔ)氣詞(例如，不斷的在斷句中說(shuō)“然后”)，用字遣詞要精簡(jiǎn)扼要，專(zhuān)業(yè)卻不艱澀。
對方說(shuō)話(huà)時(shí)，不要插嘴打斷，不需要忙著(zhù)解釋。商務(wù)電話(huà)怕的是對方不肯說(shuō)話(huà)，絕對不怕對方提問(wèn)或質(zhì)疑（越是質(zhì)疑，越可能成交；臺語(yǔ)俗諺有云：“會(huì )買(mǎi)的才會(huì )嫌”）。安靜的聽(tīng)，聽(tīng)完后先感謝對方的提問(wèn)，再用專(zhuān)業(yè)與自信的態(tài)度回覆，切莫抱以嘲笑，你真是不懂、外行等輕蔑語(yǔ)氣，千萬(wàn)不要瞧不起和你通電話(huà)的人。
總之，如果撥打電話(huà)的人是你，你有義務(wù)主導通話(huà)的進(jìn)行，明確的告知對方你的身分與意圖，用簡(jiǎn)單扼要輕松易懂但卻專(zhuān)業(yè)自信的愉快聲調通話(huà)，無(wú)論結果如何，讓對方對你留下好印象，就算是成功的通話(huà)。
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