商務(wù)禮儀洽談會(huì )禮儀

　　商務(wù)活動(dòng)洽談會(huì )禮儀

　　商界人士在商務(wù)交往中，多多少少都有過(guò)一些參加商務(wù)洽談的經(jīng)歷。對于其中的一些人而言，甚至還可以說(shuō)，他們在有如戰場(chǎng)的商場(chǎng)上從商的成敗得失，往往直接地取決于能否通過(guò)洽談來(lái)為自己開(kāi)辟成功之路。

　　正是在這個(gè)意義上，“商界無(wú)處不洽談”才成了商界人員的一句格言。商界人士所進(jìn)行的洽談，又稱(chēng)商務(wù)談判，它是最重要的商務(wù)活動(dòng)之一。

　　洽談的含義，是指在商務(wù)交往中，存在著(zhù)某種關(guān)系有關(guān)各方，為了保持接觸、建立聯(lián)系、進(jìn)行合作、達成交易、擬定協(xié)議、簽署合同、要求索賠，或是為了處理爭端、消除分歧，而坐在一起進(jìn)行面對面的講座與協(xié)商，以求達成某種程度上的妥協(xié)。因洽談而化學(xué)元素行的有關(guān)各方的會(huì )晤，便稱(chēng)為洽談會(huì )。按照常規，商務(wù)洽談一向被視為一種利益之爭，是有關(guān)各方為了爭取或維護自己的切身利益，而寸步不讓、寸土必爭地進(jìn)行了討價(jià)還價(jià)。

　　因此，在洽談中，如欲“克敵制勝”，那就不可能不講究洽談的謀略。與此同時(shí)，大家也應當看到，大凡正規、正式的洽談，都是很注重禮儀的。絕大多數正式的商務(wù)洽談，本身就是按照一系列約定俗成的既定的禮儀和程序進(jìn)行的莊重的會(huì )晤。

　　在商務(wù)洽談中，正確的態(tài)度應當是：既要講謀略，又要講禮儀。倘若只講謀略而不講禮儀，或是只講禮儀而不講謀略，都不會(huì )有助于洽談的成功。以下，將從商務(wù)禮儀，尤其是會(huì )議禮儀的角度，來(lái)具體討論一下洽談會(huì )的有關(guān)事項，即洽談會(huì )禮儀。

　　一般來(lái)說(shuō)，洽談會(huì )禮儀主要體現在洽談的籌劃與洽談的方針等兩大方面。它們互為表里、不可分割、共同決定著(zhù)洽談會(huì )的成功。下面所介紹的洽談會(huì )禮儀，主要涉及的便是這兩個(gè)方面的問(wèn)題。在現實(shí)生活中，洽談的具體形式可謂多種多樣。不管商界人士面對的是何種形式的洽談，都有必要為此而充分作好準備，以求有備無(wú)患。商界人士在為進(jìn)行洽談而著(zhù)手準備時(shí)，重點(diǎn)要在技術(shù)性準備和禮儀性準備這兩個(gè)方面，狠下一番功夫。為商務(wù)洽談而進(jìn)行的技術(shù)性準備，是要求洽談?wù)邆兪孪瘸浞值卣莆沼嘘P(guān)各方的狀況，了解洽談的“謀篇布局”，并就此而構思、醞釀?wù)�確的洽談手法與洽談策略。否則，商務(wù)人員在洽談中就完全可能會(huì )是“兩眼一抹黑”、目標不明、方法不當、顧此失彼、功敗垂成。

　　商界人士在準備商務(wù)洽談時(shí)，應當謹記如下四項基本原則：

　　第一，客觀(guān)的原則。所謂客觀(guān)的原則，意即在準備洽談時(shí)，有關(guān)的商界人士所占有的資料要客觀(guān)，決策時(shí)的態(tài)度也要客觀(guān)。占有資料要客觀(guān)，是要求談判者盡可能地取得真實(shí)而準確地資料，不要以道聽(tīng)途說(shuō)或是對方有意散布的虛假情報，來(lái)作為自己決策時(shí)的依據。決策時(shí)的態(tài)度要客觀(guān)，是要求談判者在決策時(shí)，態(tài)度要清醒而冷靜，不要為感情所左右，或是意氣用事。

　　第二，預審的原則。所謂預審的原則，含義有二：其一，是指準備洽談的商界人士，應當對自己的談判方案預先反復審核、精益求精；其二，是指準備洽談的商界人士，應當將自己提出的談判方案，預先報請上級主管部門(mén)或主管人士審查、批準。雖說(shuō)負責洽談的商界人士擁有一定的授權、在某種特殊的情況下可以“將在外，君命有所不受”，或是“先斬后奏”。但是這并不等于說(shuō)洽談?wù)呖梢酝�乎所以、一意孤行。在洽談之前，對自己的方案進(jìn)行預審，既可以減少差錯，又可以群策群力、集思廣益，使方案更臻完美。

　　第三，自主的原則。所謂自主的原則，是指商界人士在準備洽談時(shí)，以及在洽談進(jìn)行之中，要發(fā)揮自己的主觀(guān)能動(dòng)性，要相信自己、依靠自己、鼓勵自己、鞭策自己，在合乎規范與慣例前提下，力爭“以我為中心”。堅持自主的原則，有兩大好處：一是可以調動(dòng)有關(guān)的商界人士的積極性，使其更好地有所表現；二是可以爭取主動(dòng)權，或是變被動(dòng)為主動(dòng)，在洽談中為自己爭取到有利的位置。

　　第四，兼顧的原則。所謂兼顧的原則，是要求商界人士在準備洽談時(shí)，以及在洽談過(guò)程中，在不損害自身根本利益的前提下，應當盡可能地替洽談對手著(zhù)想，主動(dòng)為對方保留一定的利益。有經(jīng)驗的商界人士都清楚，最理想的洽談結局，不應當是“你死我活”、“魚(yú)死網(wǎng)破”，而應當是有關(guān)各方的利益和要求都得到了一定程度的照顧，亦即達成妥協(xié)。在洽談中，為對手留下余地，不搞“趕盡殺絕”，不但有助于保持與對手的正常關(guān)系，而且會(huì )使商界同仁對自己刮目相看。

　　在技術(shù)上為洽談進(jìn)行準備的時(shí)候，洽談?wù)邞�當爭取作好以下三個(gè)方面的工作：

　　首先，洽談?wù)邞�當知己知彼�?/strong>孫子曰：“知己知彼，百戰不殆”。他的這句至理名言，對洽談?wù)邷蕚淝⒄勔灿幸欢ǖ慕桃�。在洽談之前，如能對對手有所了解，并就此有所準備，則在洽談之中，洽談?wù)呔湍軌驌P長(cháng)避短、避實(shí)就虛，“以我為長(cháng)，擊敵之短”，取得更好的成績(jì)。對洽談對手的了解，應集中在如下方面：在洽談對手中，誰(shuí)是真正的決策者或負責人；洽談對手的個(gè)人資訊、談判風(fēng)格和談判經(jīng)歷；洽談對手在政治、經(jīng)濟以及人際關(guān)系方面的背景情況；洽談對手的談判方案；洽談對手的主要商務(wù)伙伴、對頭，以及他們彼此之間相互關(guān)系的演化；等等。

　　其次，洽談?wù)邞�當熟悉程�?/strong>。談判桌不比戰場(chǎng)，“從戰爭中學(xué)習戰爭”那一套，對于洽談來(lái)講是行不通的。雖說(shuō)洽談的經(jīng)驗需要積累，但是因為洽談事關(guān)重大，所以它往往是不允許人們視之為兒戲，不允許人們在“知其一，不知其二”的情況下倉促上陣：從純理上來(lái)講，洽談的過(guò)程是由“七部曲”一環(huán)扣一環(huán)，一氣呵成的。它們是指探詢(xún)、準備、磋商、小結、再磋商、終結以及洽談的重建等七個(gè)具體的步驟。在其中的每一個(gè)洽談的具體步驟上，都有自己特殊的“起、承、轉、合”，都有一系列的臺前與幕后的準備工作要做，并且需要當事人具體問(wèn)題具體分析，“隨機應變”。因此商界人士在準備洽談時(shí)，一定要多下苦功夫，多作案頭的準備工作，尤其是要精心細致地研究洽談的常規程序及其靈活的變化，以便在洽談之中，能夠胸有成竹、處變不驚。

　　最后，洽談?wù)邞�當學(xué)習洽談策略。商界人士在進(jìn)行洽談時(shí)，總的指導思想是平等、互利，但是這并不排斥努力捍衛或爭取己方的利益。事實(shí)上，任何一方在洽談中的成功，不僅要憑借實(shí)力，更要依靠對洽談策略的靈活運用。在商務(wù)洽談中，對于諸如以弱為強、制造競爭、火上燒油、出奇制勝、利用時(shí)限、聲東擊西等策略，任何行家里手都不會(huì )不清楚，但是至為關(guān)鍵的“活學(xué)活用”，卻并非每個(gè)人都能做到。而這一點(diǎn)，卻正是商界人士自己必須做到的。比如，在洽談時(shí)，應當何時(shí)報價(jià)，就是一個(gè)策略性極強的大問(wèn)題。如果想要先入為主、羸得主動(dòng)權，那么率先出價(jià)是可行的。要是不明就里，指望以逸待勞，后發(fā)制人，那么則不妨后于對手報價(jià)。僅僅就此而論，單純地講先報價(jià)好，還是后報價(jià)對，都沒(méi)有什么意義，只有就事論事，才可以分出優(yōu)劣。洽談的禮儀性準備，是要求洽談?wù)咴诎才呕驕蕚淝⒄剷?huì )時(shí)，應當注意自己的儀表。預備好洽談的場(chǎng)所、布置好洽談的場(chǎng)所、布置好洽談的座次，并且以此來(lái)顯示我方對于洽談的鄭重其事以及對于洽談對象的尊重。

　　在準備洽談時(shí)，禮儀性準備的收效雖然一時(shí)難以預料，但是它絕對必不可少。與技術(shù)性準備相比，它是同等重要的。 我方正式出席洽談的人員，在儀表上，務(wù)必要有嚴格的要求和統一的規定。

　　男士一律應當理發(fā)、剃須、吹頭發(fā)、不準蓬頭亂發(fā)，不準留胡子或留大鬢角。

　　女士應選擇端正、素雅的發(fā)型，并且化淡妝，但是不許可作過(guò)于摩登或超前的發(fā)型，不許可染彩色頭發(fā)，不許可化艷妝，或使用香氣過(guò)于濃烈的化妝品。在儀表方面，最值得出席洽談會(huì )的商界人士重視的是服裝。

　　完全可以這樣講：由于洽談關(guān)系大局，所以商界人士在這種場(chǎng)合，理應穿著(zhù)傳統、簡(jiǎn)約、高雅、規范的最正式的禮儀服裝�？赡艿脑�(huà)，男士應穿深色三件套西裝和白襯衫、打素色或條紋式領(lǐng)帶、配深色襪子和黑色系帶皮鞋。女士則須穿深色西裝套裙和白襯衫，配肉色長(cháng)統或連褲式絲襪和黑色高跟或半高跟皮鞋。有時(shí)，在談判桌上，常常會(huì )面對這樣一些人：男的穿夾克衫，牛仔褲、短袖襯衫、T恤衫，配旅游鞋或涼鞋；女的則穿緊身裝、透視裝、低胸裝、露背裝、超短裝、牛仔裝、運動(dòng)裝或休閑裝，并深身上下戴滿(mǎn)各式首飾，從耳垂一直“武裝”到腳脖子。這身打扮的人，留他人的印象，不是不尊重自己、不尊重別人、不重視洽談、自以為了不起，就是沒(méi)有一點(diǎn)教養。

　　根據商務(wù)洽談舉行的地點(diǎn)的不同，可以將它分為客座洽談、主座洽談、客主座輪流洽談以及第三地點(diǎn)洽談。

　　客座洽談，即在洽談對手所在地進(jìn)行的洽談。

　　主座洽談，即在我方所在地進(jìn)行的洽談�？椭髯�輪流洽談，即在洽談雙方所在地輪流進(jìn)行的`洽談。

　　第三地點(diǎn)洽談，即在不屬于洽談雙方任何一方的地點(diǎn)所進(jìn)行的洽談。

　　以上四種洽談會(huì )地點(diǎn)的確定，應通過(guò)各方協(xié)商而定。倘若我方擔任東道主，出面安排洽談，一定要在各方面打好禮儀這張“王牌”。人們常說(shuō)：“禮多人不怪”，其實(shí)在洽談會(huì )中，又何嘗不是如此呢？！在洽談會(huì )的臺前幕后，恰如其分地運用禮儀，迎送、款等、照顧對手，都可以贏(yíng)得信賴(lài)，獲得理解與尊重。在這個(gè)意義上，完全可以說(shuō)在洽談會(huì )上主隨客便，主應客求，與以“禮”服務(wù)實(shí)際上是一回事。在洽談會(huì )上，如果我方身為東道主，那么不僅應當布置好洽談廳的環(huán)境，預備好相關(guān)的用品，而且應當特別重視禮儀性很強的座次問(wèn)題。只有在某些小規模洽談會(huì )或預備性洽談會(huì )的進(jìn)行過(guò)程中，座次問(wèn)題才可以不必拘泥。

　　在舉行正式洽談會(huì )時(shí)，則對它不能不予以重視。因為它既是洽談?wù)邔σ幏兜淖鹬�，也是洽談�(wù)呓o予對手的禮遇。舉行雙邊洽談時(shí)，應使用長(cháng)桌子或橢圓形桌子。賓主應分坐于桌子兩側。若桌子橫放，則面對正門(mén)的一方為上，應屬于客方；肯對正門(mén)的一方為下，應屬主方。若桌子豎放，則應以進(jìn)門(mén)的方向為準，右側為上，屬于客方；左側為下，屬于主方。在進(jìn)行洽談時(shí)，各方的主談人員應在自己的一方居中而坐。其余人員則應遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側變坐。假如需要譯員，則應安排其就座于僅次主談人員的位置，即主談人員之右。舉行多邊洽談時(shí)，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來(lái)舉行“圓桌會(huì )議”。

　　這樣一來(lái)，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具體就座時(shí)，依舊講究有關(guān)各方的與會(huì )人員盡量同時(shí)入場(chǎng)，同時(shí)就座。至少，主方人員也不應在客方人員之前就座。在洽談的一般過(guò)程中，雙方人員的態(tài)度、心理、方式、手法等等，無(wú)不對洽談構成重大的影響。

　　商務(wù)禮儀規定，商界人士在參加洽談會(huì )時(shí)，首先要更新意識，樹(shù)立正確的指導思想，并且以此來(lái)指導自己的洽談表現。這就是所謂洽談的方針。談判方針的核心，依舊是一如既往地要求洽談?wù)咴谇f嚴肅穆、劍拔弩張地洽談會(huì )上，以禮待人，尊重別人，理解別人。

　　具體來(lái)說(shuō)，它又分為以下六點(diǎn)：

　　洽談的第一點(diǎn)方針，是要禮敬對手。禮敬對手，就是要求洽談?wù)咴谇⒄剷?huì )的整個(gè)過(guò)程中，要排除一切干擾，始終如一地對自己的洽談對手講究禮貌，時(shí)時(shí)、處處、事事表現得對對方不失真誠的敬意。在洽談過(guò)程上，不管發(fā)生了什么情況，都始終堅持禮敬對手，無(wú)疑能給對方留下良好的印象，而且在今后的進(jìn)一步商務(wù)交往中，還能發(fā)揮潛移默化的功效，即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。調查結果表明，在洽談會(huì )中，能夠面帶微笑、態(tài)度友好、語(yǔ)言文明禮貌、舉止彬彬有禮的人，有助于消除對手的反感、漠視和抵觸心理。在洽談桌上，保持“紳士風(fēng)度”或“淑女風(fēng)范”，有助于贏(yíng)得對手的尊重與好感。與此相反，假如在洽談的過(guò)程中，舉止粗魯、態(tài)度刁蠻、表情冷漠、語(yǔ)言失禮，不知道尊重和體諒對手，則會(huì )大大加強對方的防衛性和攻擊性，無(wú)形之中傷害或得罪對方，為自己不自覺(jué)地增添了阻力和障礙。

　　洽談的第二點(diǎn)方針，是要依法辦事。在商務(wù)洽談中，利益是各方關(guān)注的核心。對任何一方來(lái)說(shuō)，大家講究的都是“趨利避害”。在不得已的情況下，則會(huì )“兩利相權取其大，兩害相權取其輕”。雖則如此，商界人士在洽談會(huì )上，既要為利益而爭，更需謹記依法辦事。所謂在商務(wù)洽談中應當依法辦事，是要求商務(wù)人員自覺(jué)地樹(shù)立法制思想，在洽談的全部過(guò)程中，提倡法律至尊。洽談?wù)咚�進(jìn)行的一切活動(dòng)，都必須依照國家的法律辦事，惟其如此，才能確保通過(guò)洽談所獲得的既得利益。法盲作風(fēng)、僥幸心理、鋌而走險、目無(wú)法紀、都只會(huì )害人、害己，得不償失。有一些人在實(shí)踐中，喜歡在洽談中附加人情世故。它如果是指注重處理與對手的人際關(guān)系，爭取促進(jìn)雙方之間的理解與尊重，那么則是正確的。假若指的是要在洽談中搞“人情公關(guān)”，即對對方吹吹打打，與對手稱(chēng)兄道弟，向對方施之以小恩小惠，則是非常錯誤的。實(shí)際上，這是小農意識在作怪，而且無(wú)濟于事。因為人情歸人情，生意歸生意，任何有經(jīng)驗的商界人士，都是不會(huì )在洽談會(huì )上讓情感戰勝理智的。在洽談中，過(guò)多地附加人情，甚至以為此重點(diǎn)，實(shí)在是誤入歧途。說(shuō)到底，犯了這種錯誤的人，是沒(méi)有法制觀(guān)念，而且不懂得應當怎樣做生意。

　　洽談的第三點(diǎn)方針，是要平等協(xié)商。洽談是什么？洽談就是有關(guān)各方在合理、合法的情況下，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。由此可見(jiàn)，洽談實(shí)際上是觀(guān)點(diǎn)各異的各方經(jīng)過(guò)種種努力，從而達成某種程度上的共識或一致的過(guò)程。換言之，洽談只會(huì )進(jìn)行于觀(guān)點(diǎn)各異的有關(guān)各方之間，所以假如離開(kāi)了平等協(xié)商，成功的洽談便難于設想。

　　在洽談中要堅持平等協(xié)商，重要的是要注意兩個(gè)方面的問(wèn)題：一方面，是要求洽談各方在地位上要平等一致、相互尊重。不允許仗勢壓人、以大欺小。如果在談判的一開(kāi)始有關(guān)各方在地位上便不平等，那么是很難達成讓各方心悅誠服的協(xié)議的；另一方面，則是要求洽談各方在洽談中要通過(guò)協(xié)商，即相互商量，求得諒解，而不是通過(guò)強制、欺騙，來(lái)達成一致。在洽談會(huì )上，要做到平等協(xié)商，就要以理服人。要進(jìn)行洽談，就要講道理。要以理評理、無(wú)理找理、說(shuō)理堅持一成不變。這樣的話(huà)，就容易“自成一說(shuō)”，說(shuō)服對方。

　　洽談的第四點(diǎn)方針，是要求同存異。有一位馳名世界的談判大師說(shuō)過(guò)：“所謂洽談，就是一連串的不斷地要求和一個(gè)又一個(gè)不斷地妥協(xié)�！彼�的這句大白話(huà)，肯定會(huì )有助于商界人士深化對洽談本質(zhì)的理解。在任何一次正常的洽談中，都沒(méi)有絕對的勝利者和絕對的失敗者。相反，有關(guān)各方通過(guò)洽談，多多少少都會(huì )獲得或維護自身的利益，也就是說(shuō)，大家在某種程序上達到了妥協(xié)，彼此都“山重水復疑無(wú)路，柳暗花明又一村�！庇薪�(jīng)驗的商務(wù)人員都清楚，有關(guān)各方既然同意坐下來(lái)進(jìn)行洽談，那么在洽談桌上，就絕對不可以堅持“一口價(jià)”，一成不變，一意孤行。否則就是作繭自縛、自欺人人。原因十分簡(jiǎn)單，在洽談桌上，有關(guān)的一切議題，都是大可一談的。在洽談會(huì )上，妥協(xié)是通過(guò)有關(guān)各方的相互讓步來(lái)實(shí)現的。所謂相互讓步，意即有關(guān)各方均有所退讓。但是這種相互讓步，讓不等于有關(guān)各方的對待讓步。在實(shí)踐中，真正的對等讓步，總是難以作出的。在洽談會(huì )上所達到的妥協(xié)，對當事的有關(guān)各方只要公平、合理、自愿，只要盡最大程序維護或爭取了各自的利益，就是可以接受的。

　　洽談的第五點(diǎn)方針，是要互利互惠。上述之所以反復地強調：最理想的洽談結局，是有關(guān)各方達成了大家都能夠接受的妥協(xié)。說(shuō)到底，就是要使有關(guān)各方通過(guò)洽談，都能夠互利互惠。在商務(wù)交往中，洽談一直被視為一種合作或為合作而進(jìn)行的準備。 因此一場(chǎng)商務(wù)談判的最圓滿(mǎn)的結局，應當是洽談的所有參與方，都能各取所需，都取得了一定成功，獲得了更大的利益。也就是說(shuō)，商務(wù)洽談首先是講究利益均沾、共同勝利的。如果把商務(wù)洽談視之為“一次性買(mǎi)賣(mài)”，主張贏(yíng)得越多越好，甚至要與對手拼個(gè)“你死我活”，爭取以自己的大獲全勝和對手的徹底失敗，來(lái)作為洽談會(huì )的最終結果，則必將危及與對方的進(jìn)一步合作，并且使社會(huì )上對己方產(chǎn)生“心狠手辣”、“不能容人”的惡劣印象。因此，商務(wù)人員在參加洽談會(huì )時(shí)，必須爭取的結局應當是既利己，又利人的�，F代的商界社會(huì )，最講究的是伙伴、對手之間同舟共濟。既要講競爭，又要講合作。自己所獲利的利益，不應當建立在有害對手或伙伴的基礎上，而是應當彼此兩利。對于這種商界的公德，商務(wù)人員在洽談中務(wù)必應當遵守。

　　洽談的第六點(diǎn)方針，是要人事分開(kāi)。在洽談會(huì )上，洽談?wù)咴谔幚砑悍脚c對手之間的相互關(guān)系時(shí)，必須要作到人與事分離，各自分別而論。在洽談中，要將對手的人與事分開(kāi)，是要求商界人士與對方相處時(shí)，務(wù)必要切記朋友歸朋友、洽談歸洽談，對于二者之間的界限不能混淆。正確的認識，是應當在洽談桌上，大家彼此對既定的目標都志在必得、義不容情。因此，既不能指望對手之中的老朋友能夠“不忘舊情”，良心發(fā)現，對自己“手下留情”，或是“里通外國”，也不要責怪對方“見(jiàn)利忘義”，“不夠朋友”、對自己“太黑”。業(yè)已明言：商務(wù)洽談并不是一場(chǎng)你死我活的人與人的戰爭，因此商務(wù)人員對它應當就事論事，不要讓自己對洽談對手主觀(guān)上的好惡，來(lái)妨礙自己解決現實(shí)問(wèn)題。商界人士在洽談會(huì )上，應當理解洽談對手的處境，不要對對方提出不切實(shí)際的要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。同理，商界人士在洽談會(huì )上，對“事”要嚴肅，對“人”要友好。對“事”不可以不爭，對“人”不可以不敬。不然的話(huà)，

　　商務(wù)人員要是在商務(wù)洽談中“小不忍則亂大謀”，那可就怪不得旁人了。

　　在商界，有一句行話(huà)，叫作“君子求財不求氣”。它再次告誡各位：意氣用事，在商務(wù)交往中的任何場(chǎng)合，其中自然也包括洽談會(huì )在內，都是弊大于利的。商界同時(shí)還流行著(zhù)另外一句名言，叫作“君子愛(ài)財，取之有道”。將其應用于洽談之中，也是合情合理的。它告訴商界人士，要想在商務(wù)洽談之中盡可能地維護己方的利益，減少己方的損失，就應當在洽談的方針、策略、技巧上下功夫，從而名正言順地在洽談會(huì )上獲得成功。要是心思用到了其他地方，甚至指望以見(jiàn)不得陽(yáng)光的邪門(mén)歪道出奇制勝，不得癡心妄想，便是自欺欺人。