商務(wù)郵件的禮儀
據統計，如今互聯(lián)網(wǎng)每天傳送的電子郵件已達數百億封，但有一半是垃圾郵件或不必要的�！霸谏虅�(wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節省時(shí)間”，電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。
寫(xiě)Email就能看出其人為人處世的態(tài)度。你作為發(fā)信人寫(xiě)每封Email的時(shí)候，要想到收信人會(huì )怎樣看這封Email，你想表達什么給對方，或者站在對方立場(chǎng)考慮。同時(shí)勿對別人之回答過(guò)度期望，當然更不應對別人之回答不屑一顧。
郵件與私人信件有著(zhù)很大區別，這是一個(gè)職場(chǎng)郵件禮儀的問(wèn)題。以下是在網(wǎng)上參考了一些資料，整理了下，記錄下這些細節，也算是在職場(chǎng)細節方面的一個(gè)小總結。
一、關(guān)于主題
主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。
1、一定不要空白標題，這是最失禮的;
2、標題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(cháng)，不要讓Outlook用“…”才能顯示完你的標題;
3、標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”;
4、一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內談及多件事情，以便于日后整理;
5、可適當用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“!”等)來(lái)突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼;
6、回復對方郵件時(shí)，可以根據回復內容需要更改標題，不要“RERE”一大串。
二、關(guān)于稱(chēng)呼與問(wèn)候
1、恰當地稱(chēng)呼收件者，拿捏尺度。郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。
如果對方有職務(wù)，應按職務(wù)尊稱(chēng)對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用個(gè)“Dearxxx”，顯得很熟絡(luò )。
2、E-mail開(kāi)頭結尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)。最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)“你好”;結尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)“祝您順利”之類(lèi)的也就可以了。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
三、關(guān)于正文
1、E-mail正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順。E-mail正文應簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情;如果具體內容確實(shí)很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細描述。
正文行文應通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧。
2、注意E-mail的論述語(yǔ)氣。根據收件人與自己的熟絡(luò )程度、等級關(guān)系;郵件是對內還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當的語(yǔ)氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。
尊重對方，“請、謝謝”之類(lèi)的語(yǔ)句要經(jīng)常出現。
電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見(jiàn)的評論必須謹慎而客觀(guān)�！班]件門(mén)”就是深刻的教訓!
3、E-mail正文多用1234之類(lèi)的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說(shuō)明。保持你的每個(gè)段落簡(jiǎn)短不冗長(cháng)，沒(méi)人有時(shí)間仔細看你沒(méi)分段的長(cháng)篇大論。
4、一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚，說(shuō)準確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類(lèi)的郵件，這會(huì )讓人很反感。
5、盡可能避免拼寫(xiě)錯誤和錯別字，注意使用拼寫(xiě)檢查。這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現。如果是英文E-mail，最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文E-mail，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。
在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫(xiě)是否有錯誤。
6、合理提示重要信息。不要動(dòng)不動(dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過(guò)多的提示則會(huì )讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會(huì )表?yè)P你的體貼。
8、不要動(dòng)不動(dòng)使用“：)”之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻。BusinessE-mail不是你的情書(shū)，所以“：)”之類(lèi)的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強調出一定的輕松氣氛的場(chǎng)合。
四、關(guān)于附件
1、如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;
2、附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;
3、正文中應對附件內容做簡(jiǎn)要說(shuō)明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);
4、附件數目不宜超過(guò)4個(gè)，數目較多時(shí)應打包壓縮成一個(gè)文件;
5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開(kāi)方式，以免影響使用;
6、如果附件過(guò)大(不宜超過(guò)2MB)，應分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送。
五、語(yǔ)言的選擇和漢字編碼
1、只在必要的時(shí)候才使用英文郵件。英文郵件只是交流的工具，而不是用來(lái)炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問(wèn)題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書(shū)。
2、尊重對方的習慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件。如果對方與你的郵件往來(lái)是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。
3、對于一些信息量豐富或重要的`郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問(wèn)題，而影響郵件所涉及問(wèn)題的解決。
4、選擇便于閱度的字號和字體。中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線(xiàn)閱度的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。
六、結尾簽名
每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。
1、簽名信息不宜過(guò)多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話(huà)、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過(guò)多，一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會(huì )與你聯(lián)系。
引用一個(gè)短語(yǔ)作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場(chǎng)合，切記一定要得體。
2、不要只用一個(gè)簽名檔。對內、對私、對熟悉的客戶(hù)等群體的郵件往來(lái)，簽名檔應該進(jìn)行簡(jiǎn)化。過(guò)于正式的簽名檔會(huì )讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個(gè)簽名檔，靈活調用。
3、簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。
七、回復技巧
1、及時(shí)回復E-mail。收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是必不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時(shí)間是2小時(shí)內，特別是對一些緊急重要的郵件。
對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時(shí)間處理，但一般不要超過(guò)24小時(shí)。
如果事情復雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復，那至少應該及時(shí)的回復說(shuō)“收到了，我們正在處理，一旦有結果就會(huì )及時(shí)回復，云云”。不要讓對方苦苦等待，記�。杭皶r(shí)作出響應，哪怕只是確認一下收到了。
如果你正在出差或休假，應該設定自動(dòng)回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。
2、進(jìn)行針對性回復。當回件答復問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡(jiǎn)單的，那樣太生硬了，應該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。
3、回復不得少于10個(gè)字。對方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著(zhù)也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。
4、不要就同一問(wèn)題多次回復討論，不要蓋高樓。如果收發(fā)雙方就同一問(wèn)題的交流回復超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應采用電話(huà)溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。
對于較為復雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過(guò)于冗長(cháng)笨拙而不可閱讀。此時(shí)應即是對之前討論的結果進(jìn)行小結，刪減瘦身，突出有用信息。
5、要區分Reply和ReplyAll(區分單獨回復和回復全體)。如果只需要單獨一個(gè)人知道的事，單獨回復給他一個(gè)人就行了;如果你對發(fā)件人提出的要求作出結論響應，應該replayall，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
如果你對發(fā)件人的提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著(zhù)所有人的面，不停的RE來(lái)RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結果的郵件。
點(diǎn)擊“回復全部”前，要三思而行!
6、主動(dòng)控制郵件的來(lái)往
為避免無(wú)謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、“僅供參考，無(wú)需回復”。
八、正確的使用“發(fā)送”、“抄送”、“密送”
要區分To和CC還有BCC(區分收件人、抄送人、秘送人)。
1、To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問(wèn)題的，理應對郵件予以回復響應;
2、而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒(méi)有義務(wù)對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回E-mail;
3、而B(niǎo)CC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規場(chǎng)合;
4、TO、CC中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門(mén)排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助于提升你的形象!
5、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源;
6、轉發(fā)郵件要突出信息。在你轉發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內部消息轉發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權的接收人;
如果有需要還應對轉發(fā)郵件的內容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著(zhù)頭腦。
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