電子郵件的商務(wù)禮儀

　　現實(shí)環(huán)境中，我們在待人處事之間，常會(huì )根據對方的言行談吐、用字遣辭來(lái)衡量評估，并推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地，自己也會(huì )因應不同的場(chǎng)合、對象來(lái)表現自己的意見(jiàn)與想法。 在使用Email時(shí)，基本上也是如此，唯一的不同就是只能透過(guò)文字來(lái)傳達感受，我們無(wú)法看到對方的肢體語(yǔ)言、聲調、表情，因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫(xiě)寄發(fā)Email時(shí)，有以下幾點(diǎn)需要特別注意的：

　　.內容簡(jiǎn)單明了

　　大多數的人在看郵件時(shí)，都不太有耐心，而且也沒(méi)有太多的時(shí)間，所以所要表達的內容，盡量簡(jiǎn)單扼要、條理分明，避免長(cháng)篇大論。并善用郵件主旨(Subject)，將主題于主旨內簡(jiǎn)要說(shuō)明，最好不要超過(guò)15個(gè)字，更易讓對方一目了然。

　　.語(yǔ)意清楚：

　　寫(xiě)信是一門(mén)藝術(shù)。所謂戲法人人會(huì )變，只是各有巧妙不同。無(wú)論如何，字句的段落分明、語(yǔ)意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產(chǎn)生誤解或摸不找頭緒。

　　.避免情緒化用詞：

　　建議在情緒不好時(shí)不要寫(xiě)信，此時(shí)的語(yǔ)意的表達上可能會(huì )較激烈，可能會(huì )對雙方關(guān)系造成傷害。建議等心情較平靜的時(shí)候，再來(lái)寫(xiě)信，可能會(huì )比較好點(diǎn)。另外，因為每個(gè)人的背景不同，對于文字表達上的認知也會(huì )有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

　　.適當的引言：

　　在信件往返之間，保留適當的引言，有助于提醒收信人上一次雙方談話(huà)的內容。但若引言太多太長(cháng)的話(huà)，則可能會(huì )造成對方的困擾。

　　.記得署名：

　　對不同的'收信對象，可能會(huì )有不同的署名。但無(wú)論如何，在信件最后署名，以表示對對方的尊重。

　　.文法/錯別字檢查：

　　在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒(méi)有文法錯誤、語(yǔ)意不通或是錯別字的地方。尤其是寫(xiě)給上司和客戶(hù)的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫(xiě)信時(shí)的大原則，另外還有Send To/Copy To/BCC等字段也是要特別注意！總之，Email也是給別人的第一印象，若表現的好，可以有加分的效果；若沒(méi)有把握好，可是會(huì )讓對方打折扣的喔！智邦生活館

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