公司電子郵件管理制度

　　隨著(zhù)社會(huì )不斷地進(jìn)步，大家逐漸認識到制度的重要性，制度具有合理性和合法性分配功能。一般制度是怎么制定的呢？下面是小編為大家收集的公司電子郵件管理制度，希望對大家有所幫助。

公司電子郵件管理制度1

　　1.0總則

　　公司開(kāi)通Intemet電子郵件服務(wù)，目的是為了更好地促進(jìn)公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò )，無(wú)論對內對外均不得傳遞與本人工作無(wú)關(guān)的內容，違者視情節輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。

　　2.0郵件服務(wù)器管理

　　辦公室統一管理公司的電子服務(wù)器并負責電子郵件的開(kāi)戶(hù)、使用、維護和監督檢查工作。

　　3.0郵件開(kāi)戶(hù)須知

　　申請電子郵件開(kāi)戶(hù)必須首先填寫(xiě)“電子郵件開(kāi)戶(hù)申請表”，并在并在保密承諾書(shū)一欄中簽字，然后交部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，將申請表交到辦公室郵件管理人員處開(kāi)戶(hù)，郵件管理員開(kāi)戶(hù)完成后填寫(xiě)“電子郵件開(kāi)戶(hù)回執”，并通知申請人�；貓虇紊习�含配置郵件客戶(hù)終端軟件所需信息和用戶(hù)使用規則。

　　4.0電子郵件使用規程

　　4.1用戶(hù)應當定期檢查自己的郵箱，并取走郵件，以保證有戶(hù)的郵箱只占用合理的磁盤(pán)空間。每個(gè)用戶(hù)的郵箱不能大于10M，對于超過(guò)10M的郵箱，管理員有權刪除郵箱中的兩個(gè)月以前的舊郵件，以保證用戶(hù)郵箱在10M以下。由于不遵守此項規定而不能造成的損失由用戶(hù)自己負責。

　　4.2禁止向異地發(fā)送大于2M的電子郵件，嚴禁使用FIDMAIL下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統一訂閱，圖書(shū)室集中管理，申請訂閱者需首先填寫(xiě)“電子雜志訂閱申請表”，然后提交圖書(shū)室訂閱，公司駐外機構可由系統主管審批后另行處理。

　　4.3在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開(kāi)戶(hù)的電子郵件地址，不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉發(fā)有危害社會(huì )安全的言論和政治性評論文章的.郵件及一切無(wú)聊郵件。

　　4.5發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級：需由部門(mén)經(jīng)理同意加密發(fā)送，由部門(mén)對資料的安全負責。

　　4.5.2機密級：由部門(mén)經(jīng)理簽字同意，將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔，并由辦公室負責發(fā)送。

　　4.5.3絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送

　　5.0監督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監管，系統會(huì )自動(dòng)將部分用戶(hù)收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

　　6.0塊規處罰

　　6.1對于異地發(fā)送超過(guò)2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度，處于500—800元的罰款。

　　6.2轉發(fā)有危害社會(huì )安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無(wú)關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現作降薪處理，再次發(fā)現作降職處理，三次發(fā)現作辭退處理。

　　6.3在公司內部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

　　6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現視情節嚴重，處以降薪直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將依法追究其法律責任。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權屬辦公室，如有疑問(wèn)，可向辦公室提出咨詢(xún)。

公司電子郵件管理制度2

　　如何寫(xiě)客戶(hù)服務(wù)信函(電子郵件)

　　信函的目的

　　(1)成功地向客戶(hù)表達你的意圖;

　　(2)有效地促使客戶(hù)采取行動(dòng);

　　(3)處理客戶(hù)所抱怨的問(wèn)題;

　　(4)對客戶(hù)的詢(xún)問(wèn)作出答復;

　　(5)告之公司的相關(guān)事宜。

　　信函的技巧

　　隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，很多企業(yè)的信函都是以電子郵件的形式發(fā)送的。什么時(shí)候企業(yè)需要用服務(wù)信函呢?

　　◆一般來(lái)說(shuō)，在你需要大面積宣傳你的某一項服務(wù)時(shí);

　　◆或者說(shuō)需要向所有的客戶(hù)通報公司的一些服務(wù)和產(chǎn)品時(shí);

　　◆或者說(shuō)告之一些已經(jīng)改善的地方;

　　◆再有就是針對客戶(hù)具有代表性、典型性的投訴。

　　標準的解決方式、解決方案就可能是寫(xiě)服務(wù)信函。很多IT公司，他們自己設有網(wǎng)站，網(wǎng)站每天收到大量郵件。這些郵件是客戶(hù)寫(xiě)過(guò)來(lái)的，需要網(wǎng)站進(jìn)行回復，如果不回復，以后就再也沒(méi)有人給你寫(xiě)信了。網(wǎng)站的一個(gè)重要的工作就是寫(xiě)服務(wù)信函。

　　信函的技巧有點(diǎn)類(lèi)似于滿(mǎn)意度的調查：

　　◆首先要吸引客戶(hù)的注意力。因為人們對廣告的注意力的集中時(shí)間往往只有4-11秒鐘。因此，信函的內容要簡(jiǎn)短，要能夠說(shuō)明意圖。

　　◆另外一個(gè)叫發(fā)出行動(dòng)號召。什么是行動(dòng)號召呢?是對客戶(hù)的一種請求。比如說(shuō)在結尾的時(shí)候說(shuō)："如果您還有什么問(wèn)題的話(huà)，請您直接撥打我們的客戶(hù)投訴熱線(xiàn)，或請您撥打我們的客戶(hù)服務(wù)熱線(xiàn)",或者說(shuō)："如果您感興趣的話(huà)，請在幾月幾號之前到我們店來(lái)進(jìn)行購買(mǎi)。"

　　如何通過(guò)信函告訴客戶(hù)壞消息

　　什么叫告訴客戶(hù)壞消息?就是很多客戶(hù)寫(xiě)信或者打電話(huà)要求索賠、退貨、換貨，企業(yè)又不能滿(mǎn)足這些需求的時(shí)候，就需要寫(xiě)一封信回答客戶(hù)，回這封信時(shí)，就有重要的技巧，是分幾個(gè)步驟完成的。

　　◆第一步叫做鋪墊。得先做鋪墊，不能直截了當地告訴客戶(hù)："對不起，您的要求我們不能滿(mǎn)足".應盡可能委婉地告訴客戶(hù)一些壞消息。比如說(shuō)："親愛(ài)的某某先生，我們已經(jīng)收到了您要求退款的來(lái)信，并且仔細考慮了這件事情",或者"仔細研究了這件事情".這么寫(xiě)的目的是什么呢?就是讓客戶(hù)感到對他很重視。如果直接說(shuō)"我們已經(jīng)收到了您要求退款的來(lái)信，對不起，我們不能退款，按照規定我們不能退",客戶(hù)會(huì )覺(jué)得自己根本不受重視，而先說(shuō)"仔細考慮了這件事情",客戶(hù)會(huì )覺(jué)得自己的要求得到了重視，盡管沒(méi)有被接受，但也受到了重視。

　　◆做完鋪墊以后，開(kāi)始轉折，就是要做好讓客戶(hù)失望的準備。需要用一些中立的事實(shí)，以避免感情沖突。什么叫中立的.事實(shí)?比方說(shuō)"因為您當時(shí)買(mǎi)的是特價(jià)品，因為您買(mǎi)的時(shí)候是最便宜的，所以沒(méi)辦法退貨".要避免使用容易傷害客戶(hù)感情的話(huà)，盡可能用一些中立的事實(shí)語(yǔ)言來(lái)表達。這是告訴他原因，為什么不能夠退。

　　◆然后再重新修好，給客戶(hù)一些補償，重新建立良好的關(guān)系。比如說(shuō)："但考慮到您的實(shí)際情況，我們可以給您調換一部。"最后再給他重新修好的一個(gè)補償。

　　◆最后是行動(dòng)號召，號召客戶(hù)采取行動(dòng)，以結束這封信："假如您方便的話(huà)，請帶上原始發(fā)票到營(yíng)業(yè)廳來(lái)辦理?yè)Q機手續。我們再次感謝您對我們的信任和惠顧，謝謝。"這叫結束語(yǔ)。結束語(yǔ)是一個(gè)行動(dòng)號召。如果你根本就不能滿(mǎn)足客戶(hù)的要求，也要說(shuō)"對于您的損失我們非常遺憾，希望您今后繼續為我們提供寶貴意見(jiàn)，我們會(huì )努力地改善服務(wù)，盡可能做到讓您滿(mǎn)意",類(lèi)似這樣委婉的話(huà)。

　　【總結】

　　這一講的主要內容：

　　一是客戶(hù)服務(wù)滿(mǎn)意度的調查表格怎么寫(xiě)，它的作用是什么。

　　二是關(guān)于客戶(hù)服務(wù)的信函，特別是你如何把一些信息傳達給客戶(hù)。這些都屬于客戶(hù)服務(wù)的技巧。

公司電子郵件管理制度3

　　1.0總則

　　公司開(kāi)通Intemet電子郵件服務(wù)，目的是為了更好地促進(jìn)公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò )，無(wú)論對內對外均不得傳遞與本人工作無(wú)關(guān)的內容，違者視情節輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。

　　2.0郵件服務(wù)器管理

　　辦公室統一管理公司的電子服務(wù)器并負責電子郵件的開(kāi)戶(hù)、使用、維護和監督檢查工作。

　　3.0郵件開(kāi)戶(hù)須知

　　申請電子郵件開(kāi)戶(hù)必須首先填寫(xiě)“電子郵件開(kāi)戶(hù)申請表”，并在并在保密承諾書(shū)一欄中簽字，然后交部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，將申請表交到辦公室郵件管理人員處開(kāi)戶(hù)，郵件管理員開(kāi)戶(hù)完成后填寫(xiě)“電子郵件開(kāi)戶(hù)回執”，并通知申請人�；貓虇紊习�含配置郵件客戶(hù)終端軟件所需信息和用戶(hù)使用規則。

　　4.0電子郵件使用規程

　　4.1用戶(hù)應當定期檢查自己的郵箱，并取走郵件，以保證有戶(hù)的郵箱只占用合理的磁盤(pán)空間。每個(gè)用戶(hù)的'郵箱不能大于10M，對于超過(guò)10M的郵箱，管理員有權刪除郵箱中的兩個(gè)月以前的舊郵件，以保證用戶(hù)郵箱在10M以下。由于不遵守此項規定而不能造成的損失由用戶(hù)自己負責。

　　4.2禁止向異地發(fā)送大于2M的電子郵件，嚴禁使用FIDMAIL下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統一訂閱，圖書(shū)室集中管理，申請訂閱者需首先填寫(xiě)“電子雜志訂閱申請表”，然后提交圖書(shū)室訂閱，公司駐外機構可由系統主管審批后另行處理。

　　4.3在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開(kāi)戶(hù)的電子郵件地址，不可擅自使用其他任何郵件地址。

　　4.4嚴禁轉發(fā)有危害社會(huì )安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無(wú)聊郵件。

　　4.5發(fā)送保密資料郵件，按資料級別不同分別對待。

　　4.5.1秘密級：需由部門(mén)經(jīng)理同意加密發(fā)送，由部門(mén)對資料的安全負責。

　　4.5.2機密級：由部門(mén)經(jīng)理簽字同意，將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔，并由辦公室負責發(fā)送。

　　4.5.3絕密級：禁止在網(wǎng)上發(fā)送

　　5.0監督檢查工作

　　公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監管，系統會(huì )自動(dòng)將部分用戶(hù)收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監督、檢查和備案。

　　6.0塊規處罰

　　6.1對于異地發(fā)送超過(guò)2M的大郵件，使用FIDMAIL下載軟件或未經(jīng)批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節嚴重程度，處于500—800元的罰款。

　　6.2轉發(fā)有危害社會(huì )安全的言論或政治性評論文章的郵件，以及其他與工作無(wú)關(guān)的郵件的員工，首次發(fā)現作降薪處理，再次發(fā)現作降職處理，三次發(fā)現作辭退處理。

　　6.3在公司內部使用非公司電子郵件地址，罰款200元。

　　6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密，一經(jīng)發(fā)現視情節嚴重，處以降薪直至辭退的處理，造成惡劣影響或損失嚴重的，公司還將依法追究其法律責任。

　　7.0附則

　　本條例的解釋權屬辦公室，如有疑問(wèn)，可向辦公室提出咨詢(xún)。

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