文件的管理制度

　　在社會(huì )發(fā)展不斷提速的今天，我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的文件的管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

文件的管理制度1

　　為了加強機要文件的管理,進(jìn)一步規范機要文件的處理程序,結合我院實(shí)際,制定本規定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件,均由機要人員負責收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導個(gè)人和各處、室以外,要根據文件內容、密級和傳閱范圍,送有關(guān)領(lǐng)導或有關(guān)處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來(lái)文進(jìn)行登記,經(jīng)辦公室主任閱處后,送院領(lǐng)導傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導辦理文件傳閱手續。

　　3、院領(lǐng)導在文件的批閱過(guò)程中要做到迅速、及時(shí),不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批,因公出差或參加兩天以上會(huì )議時(shí),應將傳閱文件退還機要室,未看完的文件,待回院后再閱。閱文時(shí),對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領(lǐng)導批示要求職能部門(mén)辦理的文件,機要人員應立即將文件送達承辦單位。承辦單位應及時(shí)將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導。

　　5、對于急件的處理。主管領(lǐng)導需要部門(mén)即刻辦理的急件,也應先退回院機要室,由機要人員按照院領(lǐng)導的批示,立即送職能部門(mén)并辦理文件借閱手續,而不能在傳閱過(guò)程中“橫傳”,以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結束,承辦部門(mén)要在文件處理單上寫(xiě)明處理結果,并簽名和寫(xiě)清楚處理日期后,退回機要室統一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件,各處、室需要暫時(shí)保留備用的,可在機要室辦理借閱手續,但保留期限不得超過(guò)1個(gè)月。

　　7、上級來(lái)文的'復印,按照中央辦公廳和省委辦公廳的規定辦理;凡標有密級的文件不得私自翻印、復制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復制、摘錄時(shí),應按有關(guān)規定經(jīng)批準后辦理。復印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發(fā)到各部門(mén)的機要文件,各單位必須認真管理、清理。使用完后,按照規定時(shí)間,及時(shí)清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領(lǐng)導和工作人員,必須嚴格遵守國家保密條例,嚴防失密、泄密。要維護機要文件的嚴肅性、權威性和保密性。按規定,文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管,對丟失文件或泄密者,要按照有關(guān)規定追究責任。

文件的管理制度2

　　一、檔案人員崗位責任制

　　1、努力學(xué)習政治理論和專(zhuān)業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類(lèi)檔案業(yè)務(wù)培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

　　2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導報告，并根據《檔案法》及有關(guān)規定，追究當事人和直接領(lǐng)導人的行政責任或刑事責任。

　　3、熟悉本單位和本系統業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類(lèi)文件材料的形成過(guò)程，掌握分類(lèi)方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類(lèi)、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規范化的要求，逐步實(shí)現檔案管理的現代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進(jìn)行鑒定，對已到保管期限的`檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，造具銷(xiāo)毀清冊，寫(xiě)出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認真負責地銷(xiāo)毀。

　　6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(cháng)檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢(xún)服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫(xiě)一些有價(jià)值的檔案資料，以滿(mǎn)足各項業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時(shí)、準確地向檔案管理部門(mén)填報機關(guān)檔案工作統計年報及其他調查統計表。

　　10、在做好單位內部檔案管理的同時(shí)，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監督、檢查和指導。

　　二、檔案保管制度

　　1、檔案實(shí)行專(zhuān)人管理，非檔案管理人員不得隨便開(kāi)啟檔案箱、櫥。

　　2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。

　　3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時(shí)歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類(lèi)別排列存放。

　　4、檔案箱、櫥進(jìn)行統一編號，自門(mén)口開(kāi)始從左至右，自上而下編號。

　　5、維護檔案安全，每個(gè)箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲(chóng)劑。

　　6、檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，應在離職前辦理交接手續。

　　三、檔案保密制度：

　　1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內容。

　　2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬(wàn)無(wú)一失。

　　3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。

　　4、不得擅自摘錄、復制檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場(chǎng)所查閱。

　　5、不在普通電話(huà)、明碼電報、通信中涉及檔案機密。

　　四、檔案移交制度：

　　1、檔案室應按有關(guān)規定向上級檔案館移交檔案。

　　2、應移交的檔案包括文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案、會(huì )議檔案等各門(mén)類(lèi)、載體的具有永久、長(cháng)期保存價(jià)值的全部檔案。

　　3、檔案移交時(shí)應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。

　　4、交接雙方必須根據移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接文據上簽字蓋章。

　　5、檔案人員調動(dòng)工作時(shí)，也必須辦理上述移交手續，并經(jīng)分管領(lǐng)導繁體字認證后方可離開(kāi)崗位。

　　五、檔案立卷歸檔制度

　　1、本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成和使用的各種有保存價(jià)值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。

　　2、必須按本部門(mén)立卷歸檔分類(lèi)方案，將各種有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。

　　3、每年將有保存價(jià)值的文件材料，按照“年度”和文件形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類(lèi)準確，合理組卷。

　　4、立卷要做到書(shū)面材料規范，排列順序正確，目錄、頁(yè)碼清楚，標量確切簡(jiǎn)明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀(guān)。

　　5、文書(shū)檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門(mén)類(lèi)檔案按有關(guān)規定按期歸檔。文書(shū)檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門(mén)類(lèi)檔案的移交按有關(guān)規定執行。

　　6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進(jìn)行質(zhì)量檢查，及時(shí)登記，編目上架。

　　7、檔案室對文書(shū)檔案和其它門(mén)類(lèi)檔案的立卷工作進(jìn)行督促檢查與指導幫助。

　　六、檔案統計制度：

　　1、建立、健全科學(xué)的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質(zhì)量及其管理狀況。

　　2、建立檔案、資料、設備等實(shí)物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。

　　3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時(shí)原始數據登記工作，注意積累統計資料。

　　4、每年對全部檔案資料進(jìn)行全面檢查，并做詳細記錄。

　　5、逐步實(shí)現統計工作完整性，統計分類(lèi)標準化，統計基礎工作規范化。

　　七、檔案的開(kāi)發(fā)利用

　　1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。

　　2、查閱檔案時(shí)必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。

　　3、對檔案的利用要及時(shí)登記。

　　八、檢查與考核

　　1、檔案工作應列入學(xué)校和各部門(mén)工作計劃，并列入有關(guān)人員的職責范圍及工作標準。

　　2、本標準由市社區服務(wù)中心辦公室每年進(jìn)行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員的依據。

文件的管理制度3

　　局辦公室負責我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作，為使行文和收文處理規范化，特規定如下：

　　一、行文

　　(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負責人、分管領(lǐng)導初審后，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導審核，主管區領(lǐng)導簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導會(huì )簽，方可發(fā)出。

　　(二)經(jīng)局領(lǐng)導簽發(fā)的文稿交辦公室統一登記、分類(lèi)編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。

　　(三)行文規則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[XX]23號)有關(guān)規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進(jìn)行。

　　二、收文處理

　　(一)所有發(fā)至我局的'公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導的批示或上級部門(mén)轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領(lǐng)導閱示或送有關(guān)科室辦理。

　　(二)文件按辦件、閱件進(jìn)行分類(lèi)。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見(jiàn)，送局領(lǐng)導批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文，經(jīng)請示局領(lǐng)導后辦理，辦公室根據文件內容、領(lǐng)導批示予以催辦。

　　(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領(lǐng)導批閱。領(lǐng)導不在時(shí)，辦公室應根據文件內容及時(shí)限要求，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導匯報并做好督辦工作。

　　(四)一般公文通過(guò)局內網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專(zhuān)人傳送。

　　(五)凡外出開(kāi)會(huì )、學(xué)習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

　　三、保密文件收發(fā)管理

　　(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷(xiāo)毀，并嚴格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。

　　(二)制發(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據文件、資料的內容和定密范圍，標明密級、保密期限，確定發(fā)送范圍、數量，送局領(lǐng)導審批后印發(fā)。

　　(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準不得擅自擴大傳閱范圍;不準擅自復印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經(jīng)局領(lǐng)導批準，并要妥善保管。

　　(四)復印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會(huì )上營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復印。

　　(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用，并辦理登記、簽字手續。用完后，要及時(shí)歸還。

　　(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對，發(fā)現欠缺要及時(shí)追查，防止丟失。

　　(七)銷(xiāo)毀保密文件、保密資料時(shí)，必須登記造冊，經(jīng)主管局領(lǐng)導批準，送區保密局指定的地點(diǎn)處理，嚴禁將文件出賣(mài)給廢品收購站。

文件的管理制度4

　　1、目的與適用范圍

　　為了確保在質(zhì)量體系運行中的各個(gè)場(chǎng)所使用的文件是有效版本,特制定本制度。

　　本制度適用于《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。

　　2、管理要求

　　2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊》、《程序文件》的歸口管理部門(mén)。

　　2.2《質(zhì)量手冊》、《程序文件》在貫徹實(shí)施過(guò)程中若發(fā)現差距或不符合實(shí)際情況時(shí),各職能部門(mén)要以書(shū)面形式反饋全質(zhì)辦,全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報告,填寫(xiě)文件更改通知單,經(jīng)管理者代表報準后進(jìn)行更改、控版和回收。

　　2.3全質(zhì)辦指定專(zhuān)人負責《質(zhì)量手冊》、《程序文件》按規定范圍進(jìn)行發(fā)放、更改和因收,對其使用和保管進(jìn)行監控。

　　2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊》和《程序文件》的`有關(guān)內容。

　　2.5技術(shù)科負責對《質(zhì)量手冊》、《程序文件》進(jìn)行標準化審查。

　　2.6《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對其進(jìn)行更改、回收等。

　　2.7《質(zhì)量手冊》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準外借,更

　　不準私自提供他人轉抄或復印,若發(fā)現類(lèi)似問(wèn)題,應予以追究責任。

文件的管理制度5

　　1、資料室要確定專(zhuān)人負責歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責任人許可，其它人員不得進(jìn)入。

　　2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續，按期歸還。

　　3、資料室內嚴禁生明火，嚴禁吸煙。

　　4、資料管理員要定期檢查和維護電器及照明線(xiàn)路，定期檢查電源開(kāi)關(guān)和電源插座插頭。

　　5、資料室內要配齊各類(lèi)消防設施，定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設施擺放位置和使用方法。

　　6、工作人員離開(kāi)資料室時(shí)，要鎖好門(mén)窗，切斷室內一切電源。

　　7、室內資料要統一編碼并擺放整齊，室內干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。

　　8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。

　　9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內墻。

文件的管理制度6

　　物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序

　　1.0目的

　　確�，F場(chǎng)所使用的文件和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門(mén)。

　　3.2各部門(mén)(管理處)負責本部門(mén)(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類(lèi)

　　4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

　　4.1.2外來(lái)文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規、條例、通知、來(lái)往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書(shū)刊、聲像類(lèi)、專(zhuān)業(yè)性資料等)

　　4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。

　　4.3文件和資料的受控狀態(tài)

　　4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁(yè)加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進(jìn)行編號。

　　4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。

　　4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現場(chǎng)使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫(xiě)、審批質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門(mén)編寫(xiě);質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導組織改編、編寫(xiě),管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

　　4.5文件和資料的發(fā)布

　　4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門(mén)和數量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門(mén)受控文件如有丟失,可提出書(shū)面申請,說(shuō)明原因和理由,管理者代表批準后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時(shí),由提出部門(mén)人員填寫(xiě)《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進(jìn)行,當原審批人不在職時(shí)可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過(guò)后,由行政部實(shí)施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫(xiě)更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁(yè)、換版后的新文件,應同時(shí)收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

　　4.7文件和資料的`管理

　　4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門(mén)保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時(shí),登記在《借閱登記簿》上,按規定的時(shí)間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見(jiàn)《文書(shū)、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過(guò)五次,修改次數號用'正'字的筆劃數表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類(lèi)推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時(shí)收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統一銷(xiāo)毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁(yè)上蓋上'保留資料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規則》

　　5.2 《文書(shū)、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關(guān)記錄

　　6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質(zhì)量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

文件的管理制度7

　　1、目的：促進(jìn)公司提高管理水平，規范公司程序文件書(shū)寫(xiě)的格式及編號方法，各項制度及文件管理工作規范、科學(xué)，確保文件結構與樣式的統一等制定本規定。

　　4、管理職責：企業(yè)負責人負責質(zhì)量管理體系文件的批準、頒布；質(zhì)量負責人負責審核；各部門(mén)負責人與質(zhì)管部共同起草其部門(mén)的質(zhì)量體系文件，并執行、協(xié)助、配合質(zhì)量管理部開(kāi)展工作。質(zhì)量管理部負責按政策要求起草質(zhì)量管理制度以及解釋、培訓、指導、檢查等；所有文件由人事行政部負責分發(fā)、保管、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀，各程序文件與質(zhì)量文件的系統摘要編寫(xiě)人均須按本規定制訂文件；

　　6、質(zhì)量管理體系文件劃分：質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責、操作規程、檔案、報告、記錄、憑證。

　　6.1.1、管理制度文件：是指企業(yè)為規范內部管理活動(dòng)，對各項管理工作提出具體要求并以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.2、部門(mén)及崗位職責文件：是指企業(yè)為規范經(jīng)營(yíng)行為，明確各部門(mén)及崗位職責，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.3、操作規程文件：是指企業(yè)為規范過(guò)程管理，明確規定其操作程序和要求，以特定形式發(fā)布作為共同遵守的準則和依據；

　　6.1.4、檔案：企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的，作為歷史記錄保存起來(lái)以備查考的文件；

　　6.1.5、報告：是企業(yè)匯報工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議時(shí)使用的`文件；

　　6.1.6、記錄：是闡明所取得的結果或提供所完成活動(dòng)的證據的文件；

　　6.1.7、憑證：是指能夠用來(lái)證明經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生、明確經(jīng)濟責任并據以登記賬簿、具有法律效力的書(shū)面證明；

　　6.1.8、技術(shù)標準：是對產(chǎn)品質(zhì)量、規格、驗收方法等所做的技術(shù)規定，這里主要指藥品標準或其他相應的技術(shù)標準；

　　6.2、文件編號：由公司代碼、文件種類(lèi)代碼、文件順序號、文件版本號：文件順序號按匯編順序號編排，文件順序號、流水號分別由兩位阿拉伯數字組成。

　　用兩位阿拉伯數字表示，新制訂的文件修訂號為“00”，以“01”表示對文件的第一次修訂，以“02”表示第二次修訂，依次類(lèi)推。

　　6.2.6、記錄表格的編碼形式：由公司代碼+由文件種類(lèi)代碼+文件順序號+兩位數流水號組成+版本號。如：XX-SOR-11-01-00表示的是00版本11號操作產(chǎn)生的第一個(gè)表格；

　　6.3、質(zhì)量管理文件的編制和審批程序

　　6.3.1、質(zhì)量管理制度、操作規程、崗位職責由質(zhì)量管理部負責和操作部門(mén)共同起草和修訂，各部門(mén)文件由各職能部門(mén)負責人起草和修訂，所定的各項制度和文件報質(zhì)量負責人審核，經(jīng)企業(yè)負責人批準后執行；

　　6.3.1.1、為提高工作效率，減少簽字，公司決定在每個(gè)質(zhì)量管理制度、操作規程、崗位職責上的文件起草人（姓名）、起草日期、審核人（姓名）、審核日期、批準人（姓名）、批準日期在文件流轉中直接錄入，文件打印出來(lái)后，相應人員同時(shí)在紙質(zhì)《文件審批流轉記錄》上手工簽署姓名及日期；

　　6.3.1.3、為方便查閱，崗位/制度/操作規程制定文件目錄索引，含文件編號、目錄內容、頁(yè)數、頁(yè)碼、實(shí)施日期、文件狀態(tài)。

　　6.3.2.1、內容應符合《藥品管理法》、《藥品流通監督管理辦法》、新《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管 理規范》及其實(shí)施細則等法律、法規；

　　6.3.2.2、文字應準確、清晰、易懂，條理性強、層次分明、結構緊密、用語(yǔ)規范、內容真實(shí)、完整（不空格、不漏項），不能隨意涂抹，不得用鉛筆填寫(xiě)，沒(méi)有發(fā)生的項目記“無(wú)”或畫(huà)“/”，各相關(guān)負責人簽名處不允許空白，要簽全名；如果發(fā)生錯誤需更改，應用“─”劃去原內容，寫(xiě)上更改后的內容，需在更改處由更改人簽名（章），簽名要全名；日期填寫(xiě)要清晰，年月日用8位數標明，如：170401；

　　6.3.2.3、文件應標明題目、種類(lèi)、以及文件編號和版本號；

　　6.3.2.4、質(zhì)量管理制度應結合公司的實(shí)際情況，可操作性強；

　　6.3.3、制度編號后由打字員打印，打印出的文件清樣交給擬稿人核稿；

　　6.3.4、制度打印后，由人事行政部登記、下發(fā)、簽收；

　　6.3.5質(zhì)量管理部每季度對質(zhì)量管理體系執行情況進(jìn)行檢查考核，做好《質(zhì)量管理體系評審記錄》；

　　6.4.1、質(zhì)量管理體系文件在執行過(guò)程中如需調整，或因與國家法律、法規、政策文件相沖突需修訂時(shí)，由機構負責擬稿，質(zhì)量負責人核稿，經(jīng)企業(yè)負責人批準后由人事行政部發(fā)執行，原制度同時(shí)廢除，修訂原因及變更日期應詳細記錄在《文件修改審批表》中；

　　6.4.3、作廢文件由人事行政部進(jìn)行“作廢”標識，防止誤用，并由人事行政部收回管理；

　　6.5.1、公司制定的制度，由于經(jīng)營(yíng)管理不斷更新或與國家相關(guān)法律、法規政策相違背，已不適應或過(guò)時(shí)，須進(jìn)行撤銷(xiāo)；

　　6.5.2、制度的撤銷(xiāo)是由人事行政部在分發(fā)新文件是回收舊文件，或每年對發(fā)文進(jìn)行一次清理，對不適當或過(guò)時(shí)文件填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀登記表》，經(jīng)質(zhì)量管理部、質(zhì)量負責人同意后進(jìn)行銷(xiāo)毀；

　　6.6、文件的起草、修訂、審核、批準、分發(fā)、保管、以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等應當按照文件管理操作規程進(jìn)行，并保存相關(guān)記錄；

　　6.8、每季度審核、修訂文件、使用的文件應當為現行有效的文本，已廢紙或者失效的文件除留檔備查外，不得在工作現場(chǎng)出現；

　　6.9、非本部門(mén)執行文件，需要供讀時(shí)需向人事行政部登記《文件借閱登記表》，填寫(xiě)文件編號、文件名、借出日期、借用途、歸還時(shí)間。

　　6.10、各崗位獲得與工作內容相對應的必要文件，并嚴格按照規定開(kāi)展工作。

文件的管理制度8

　　某公司文件、檔案管理制度

　　第一章 文件管理制度

　　第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門(mén)與外界來(lái)往的文書(shū)及公司內部各部門(mén)來(lái)往文書(shū),從行文、收發(fā)、歸檔全部過(guò)程的辦理與控制。

　　第二條 公司與外部來(lái)往的文書(shū)的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來(lái)文書(shū)的打印、復制、收發(fā)、登記、分類(lèi)、校對、監印、歸檔管理。

　　第三條 各部門(mén)指定專(zhuān)人負責公司內部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

　　第四條 公司常用公文種類(lèi)為:請示、批復、報告、通知、通告、決定、函、會(huì )議紀要等,要求按公文規定格式行文。

　　第五條 以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。

　　第六條 公司內部行文及對外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

　　第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

　　第八條 打印、復印資料憑部門(mén)負責人簽字的打印、復印申請單,任何人不得打印、復印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。

　　第九條 制發(fā)文件涉及到多部門(mén)時(shí),由主辦部門(mén)與有關(guān)部門(mén)協(xié)商會(huì )簽。

　　第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

　　第十一條 公司重要文件資料及各部門(mén)接收的重要外來(lái)文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

　　第二章 檔案管理制度

　　第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關(guān)部門(mén)分類(lèi)管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門(mén)在各項活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門(mén)、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

　　第十三條 公司綜合管理部設專(zhuān)門(mén)檔案工作,負責管理公司的全部文書(shū)、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

　　第十四條 歸檔資料包括:

　　1、公司與有關(guān)單位的'來(lái)往信件,各種協(xié)議、合同;

　　2、公司會(huì )議記錄、紀要、決定;

　　3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;

　　4、會(huì )議形成的領(lǐng)導講話(huà)、文件;

　　5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;

　　6、公司各部門(mén)的發(fā)文;

　　7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

　　8、外單位發(fā)給各部門(mén)的抄送信件;

　　9、公司營(yíng)業(yè)執照、稅務(wù)登記證等重要文件;

　　10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

　　第十五條 檔案的借閱

　　1、借閱檔案要履行借閱手續。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門(mén)負責人及綜合管理部負責人批準。

　　2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)、涂改、不經(jīng)允許不得復印檔案。

　　3、文件復制需經(jīng)綜合管理部負責人批準。

文件的管理制度9

　　為規范學(xué)校文件簽發(fā)程序，提高工作效率，根據上級有關(guān)規定，結合本校實(shí)際，特制xx學(xué)校文件簽發(fā)制度。

　　一、以學(xué)�；驅W(xué)校黨總支名義向上級報送的重要報告、請示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導性文件、決定、規定，經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據校務(wù)會(huì )議或黨總支會(huì )討論決定的結論擬稿，處室(學(xué)部)領(lǐng)導審核，由校長(cháng)或書(shū)記簽發(fā)。

　　二、以學(xué)校名義向上級報送的有關(guān)單項性問(wèn)題的報告和請示，下發(fā)的有關(guān)單項性工作的指示、規定、通知，經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿，處室、學(xué)部主管領(lǐng)導核稿，由分管領(lǐng)導簽發(fā)。政策性較強的應經(jīng)校長(cháng)審閱。

　　三、以辦公室名義上報、下發(fā)的文件、材料等，由辦公室主任簽發(fā)。會(huì )議通知一般由分管領(lǐng)導審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。

　　四、文件簽發(fā)前，一般先由辦公室主要負責人核實(shí)、校正文字。

　　文件處理辦法

　　為規范學(xué)校辦文制度，明確職責分工，提高工作效率，現對學(xué)校文件處理辦法作如下規定：

　　一、收文處理

　　收來(lái)文件由文書(shū)統一簽收、啟封、登記，并分類(lèi)處理。

　　1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機密的傳閱范圍為規定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負責人以上干部，由辦公室負責送閱；其他干部自行到文書(shū)處閱讀。處室、學(xué)部負責人以上干部閱文后應在文件處理單閱文簽名欄簽名。

　　為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應在當天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書(shū)統一歸檔。

　　2、承辦文件。來(lái)文要求承辦、答復的作承辦文件處理。

　　(l)涉及重大事項或幾個(gè)處室、學(xué)部協(xié)作承辦的.文件，由辦公室送校主要領(lǐng)導閱示后，按領(lǐng)導批示處理；屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。

　　(2)要求辦理時(shí)限在二日以?xún)鹊�，作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導外出的，由辦公室直接交處室、學(xué)部負責人閱辦。

　　(3)處室、學(xué)部辦文完畢，需在文件處理單上填寫(xiě)辦理結果，并交辦公室轉作傳閱文件。

　　借閱收來(lái)文件，需填寫(xiě)借閱單，并按時(shí)歸還辦公室。

　　二、內部文件處理

　　黨總支會(huì )議、校務(wù)會(huì )議、校長(cháng)辦公會(huì )議、行政會(huì )議、教職工代表大會(huì )和有關(guān)專(zhuān)項會(huì )議的記錄及全校各種工作計劃、總結、月工作行事歷等，均為內部文件處理，記錄文件在年終統一交辦室歸檔。

　　各處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作計劃在每學(xué)期（學(xué)年）開(kāi)學(xué)前交辦公室，處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作小結（總結）應在學(xué)期（學(xué)年）結束前10天內交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學(xué)校學(xué)期（學(xué)年）工作計劃、總結、行事歷的附件歸檔。各處室（學(xué)部）的有關(guān)文件材料（一式三份）應抄報辦公室。

　　三、外發(fā)文件處理

　　外發(fā)文件為本校上報、下發(fā)的請示、報告、批復、通知、公函、通報及信息簡(jiǎn)報等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導的，由擬文處室或學(xué)部在擬文稿上注明，由辦公室統一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統一編號，并由辦公室視輕重緩急統一交總校文印室打印，各處室、學(xué)部負責文件的校對，辦公室負責除機密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前，辦公室應再作一次校閱，若有誤差，及時(shí)收回更正。

文件的管理制度10

　　物業(yè)公司外來(lái)文件管理規程

　　1、目的

　　通過(guò)對外來(lái)文件的有效管理,以保證分公司現場(chǎng)使用的外來(lái)文件都是最新版本的有效文件。

　　2、適用范圍

　　分公司收到的.上級公司或政府部門(mén)頒發(fā)的各類(lèi)法律、法規、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶(hù)提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細的工作文件等。

　　3、職責

　　3、1行政部負責收集、整理國家政策、法律、法規等行政性文件。

　　3、2工程部負責收集、整理國家標準、行業(yè)規范、操作規程等技術(shù)性文件。

　　3、3物業(yè)部負責收集、整理服務(wù)收費、城建管理等行業(yè)性文件。

　　3、4保安部負責收集、整理消防、治安管理等法律法規文件。

　　3、5分公司總經(jīng)理負責批準外來(lái)文件在分公司的執行。

　　4、實(shí)施程序

　　4、1文件的識別

　　4、1、1根據文件的種類(lèi),分為國家法律法規文件、國家標準和行業(yè)規范、規程、標準等。

　　4、1、2相關(guān)部門(mén)分別負責將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規外來(lái)文件目錄。目錄應列明文件編號、名稱(chēng)、發(fā)布日期。

　　4、2文件的轉換

　　行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準。

　　行政部負責把批準轉換的外來(lái)文件原件收集歸檔,并編制《外來(lái)文件清單》。

　　4、3控制發(fā)放

　　行政部對所需要使用的文件加蓋受控章,并負責發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當外來(lái)文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負責更新《外來(lái)文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷(xiāo)毀或處置。

　　5、相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

　　5、1《外來(lái)文件清單》

　　5、2《公文處理辦法》

　　5、3《文稿簽發(fā)單》

　　5、4《文件閱辦單》

　　5、5《發(fā)放文件登記表》

　　5、6《文件借閱登記表》

文件的管理制度11

　　1、主題內容與適用范圍

　　本文件根據我廠(chǎng)產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)、生產(chǎn)類(lèi)型和產(chǎn)品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規定了完整性。

　　本文件適用于變壓器新產(chǎn)品的生產(chǎn)。老產(chǎn)品的工藝整頓也參照執行。

　　2、引用標準

　　gb/t4863-93機械制造工藝基本術(shù)語(yǔ)

　　gb/t6583-1994質(zhì)量保證術(shù)語(yǔ)

　　jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則

　　jb/t9165.1-1998工藝文件完整性

　　3、一般要求

　　3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產(chǎn)、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。

　　3.2本標準所規定的內容應在產(chǎn)品設計、試制、鑒定和生產(chǎn)的各個(gè)階段相應編制完成。

　　3.3產(chǎn)品的生產(chǎn)性質(zhì)是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產(chǎn)。樣機試制主要是驗證產(chǎn)品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產(chǎn)的工藝文件相同。不同的是后者通過(guò)小批試制過(guò)程驗證后的修改補充,更加完善。

　　4、工藝文件種類(lèi)

　　4.1產(chǎn)品結構工藝性審查記錄

　　記錄產(chǎn)品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。

　　4.2工藝方案

　　根據產(chǎn)品設計要求、生產(chǎn)類(lèi)型和企業(yè)的生產(chǎn)能力,提出工藝技術(shù)準備工作具體任務(wù)和措施的'指導性文件。

　　4.3產(chǎn)品零(部〉件工藝路線(xiàn)表

　　產(chǎn)品全部零(部〉件(設計部門(mén)提出外購件的除外〉在生產(chǎn)過(guò)程所經(jīng)過(guò)部門(mén)(科室、車(chē)間、小組和工種〉的工藝流程,供技術(shù)科、供應部使用。

　　4.4焊接工藝卡片

　　用于對復雜零(部〉件進(jìn)行電、氣焊接。

　　4.5特殊工序操作指導卡

　　4.6典型零件工藝過(guò)程卡片

　　用于制造具有加工特性一致的一組零件。

　　4.7標準零件工藝過(guò)程卡片

　　用于制造標準相同、規格不同的標準零件。

　　4.8裝配工藝過(guò)程卡片。

　　4.9工藝守則

　　某一專(zhuān)業(yè)工種所通用的一種基本操作規程

　　4.10工序質(zhì)量分析表

　　用于分析工序質(zhì)量控制點(diǎn)的每個(gè)特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環(huán)境等因素對質(zhì)量的影響程度,以使質(zhì)量處于良好的控制狀態(tài)的一種工藝文件。

　　4.11工序質(zhì)量控制圖

　　用于對工序質(zhì)量控制點(diǎn)按質(zhì)量波動(dòng)因素進(jìn)行分析、控制的圖表。

　　4.12產(chǎn)品質(zhì)量控制點(diǎn)目錄

　　填寫(xiě)產(chǎn)品中所有質(zhì)量控制點(diǎn)的零件圖號、名稱(chēng)及控制點(diǎn)名稱(chēng)等的一種工藝文件。

　　4.13外協(xié)件明細表

　　填寫(xiě)產(chǎn)品中所有外協(xié)件的圖號、名稱(chēng)和加工內容等的一種工藝文件。

　　4.14外購工具明細表

　　填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱(chēng)、規格與精度的一種工藝文件。

　　4.15專(zhuān)用工藝裝備明細表

　　填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部專(zhuān)用工裝的編號、名稱(chēng)等的一種工藝文件。

　　4.16工位器具明細表

　　填寫(xiě)產(chǎn)品在生產(chǎn)過(guò)程中所需的全部工位器具的編號、名稱(chēng)等的一種工藝文件。

　　4.17專(zhuān)用工藝裝備圖樣及設計文件

　　專(zhuān)用工藝應具備完整的設計文件,包括專(zhuān)用工裝設計任務(wù)書(shū)、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說(shuō)明書(shū)(簡(jiǎn)單的專(zhuān)用工裝可在裝配圖中說(shuō)明)。

　　4.18材料消耗工藝定額明細表

　　填寫(xiě)產(chǎn)品每個(gè)零件在制造過(guò)程中所需消艷的各種材料的名稱(chēng)、牌號、規格、重量等的一種工藝文件。

　　4.19材料消耗工藝定額匯總表

　　將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產(chǎn)品匯總填寫(xiě)的一種工藝文件。

　　4.20工藝總結

　　新產(chǎn)品經(jīng)過(guò)試制生產(chǎn)后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進(jìn)行記述,并提出處理意見(jiàn)的一種工藝文件。

　　4.21產(chǎn)品工藝文件目次產(chǎn)品所有工藝文件的清單。

　　4.22車(chē)間定置管理圖

　　在車(chē)間定置中,用于表明物品與場(chǎng)地關(guān)系的布置圖。

　　4.23產(chǎn)品制造工藝流程圖

　　是生產(chǎn)對象由投入到產(chǎn)出,經(jīng)過(guò)一定順序排列的檢驗關(guān)系圖。

　　4.24產(chǎn)品檢驗流程圖。

　　4.25油漆工藝卡片。

　　4.26檢驗卡片。

　　根據產(chǎn)品標準、圖樣、技術(shù)要求和工藝規范,對產(chǎn)品及零件、部件的質(zhì)量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性文件。

　　4.27工序質(zhì)量控制點(diǎn)操作指導卡。

　　指導工序質(zhì)量控制點(diǎn)上的工人生產(chǎn)操作的文件。

文件的管理制度12

　　為減少發(fā)文數量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來(lái)文，同級函、電、來(lái)文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的'原則，全公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理。

　　二、公文的簽收

　　1.凡來(lái)公司公啟文件(除公司領(lǐng)導訂啟的外)均由辦公室登記簽收。

　　2. 公文的編號保管

　　(1)、辦公室對上級來(lái)文拆封后應及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類(lèi)登記編號、保管。

　　(2)、公司外出人員開(kāi)會(huì )帶回的文件及資料應及時(shí)送交辦公室進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。

　　3. 公文的閱批與分轉

　　(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室分送承辦部門(mén)閱辦，重要文件應呈送公司領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

　　(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

　　(3)、為加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén)，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)2天(特殊情況例外)。

　　4.文件的傳閱與催辦

　　(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　(2)、閱讀文件應抓緊時(shí)間，當天閱完后應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過(guò)2天，閱后應簽名以示負責。如有領(lǐng)導“批示”，“擬辦意見(jiàn)”，辦公室應責成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)、文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

　　(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門(mén)接到文件、函電應立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關(guān)規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時(shí)歸檔周轉。

文件的管理制度13

　　一、病房護士長(cháng)負責醫療文件的管理，護長(cháng)不在時(shí)，由當班護士負責管理，各班人員均需按管理要求執行。

　　二、住院期間的醫療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。

　　三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會(huì )診或轉院時(shí)攜帶病歷摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病歷次序按規定排列，一周內送病案室保留管理。

　　五、病房交接班記錄，必須按要求書(shū)寫(xiě)，并妥善保管一年，以備查閱。

　　六、病房醫囑本的`保存期限，按各醫院規定，一般不少于一年。

　　七、護士長(cháng)必須定期檢查護理文件書(shū)寫(xiě)質(zhì)量。

文件的管理制度14

　　為了控制公司文件發(fā)放的適當范圍、作廢文件的及時(shí)回收，確保各部門(mén)、車(chē)間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

　　1、文件的發(fā)放：

　　(1)財務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷(xiāo)部辦公室以本部門(mén)名義構成且在本部門(mén)管轄范圍內發(fā)放的文件，各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門(mén)之間發(fā)放實(shí)施的文件，由辦公室安排專(zhuān)人統一發(fā)放和回收。

　　(2)各部門(mén)需辦公室安排發(fā)放文件時(shí)，務(wù)必將文件打印并復印好，由部經(jīng)理書(shū)面寫(xiě)明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

　　(3)任何文件，發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門(mén)的所有文件，由部門(mén)負責人簽字接收。如部門(mén)負責人不在，由部門(mén)在場(chǎng)人員簽名代收。代收人務(wù)必負責及時(shí)將文件轉給部門(mén)負責人。需個(gè)人接收的文件由部門(mén)內部建立“文件發(fā)放回收登記表”，并由個(gè)人親自簽字接收。

　　(4)需發(fā)放到正科長(cháng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習材料等)，發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(cháng)級管理人員，再由正科長(cháng)級管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改，且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀(guān)，由原編制構成的部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經(jīng)理簽字認可)，連同編制構成部門(mén)負責人的'私章送原發(fā)放人，由原發(fā)放人根據原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發(fā)放人根據更改字數多少和繁簡(jiǎn)狀況，可到現場(chǎng)為原件人更改，也能夠收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時(shí)務(wù)必用雙線(xiàn)劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫(xiě)上新字句，并在更改處蓋上原編制構成部門(mén)負責人的私章。

　　3、文件的換頁(yè)：

　　(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改，需換頁(yè)的，由原編制構成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復印好，由其部門(mén)負責人書(shū)面寫(xiě)明換頁(yè)狀況(屬數據性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認可)送原文件發(fā)放人，由原文件發(fā)放人根據原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

　　(2)所有需換頁(yè)的文件，由文件發(fā)放人統一換頁(yè)并注明執行時(shí)間，將原頁(yè)銷(xiāo)毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門(mén)調整、規劃變化等原因，造成原文件資料與新文件資料重復、沖突而失效的，由匯總部門(mén)或新文件編制構成部門(mén)負責人，安排原發(fā)放人予以回收。

　　(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí)，務(wù)必持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門(mén)，對本年度平時(shí)未統一回收的文件、報表等無(wú)效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷(xiāo)毀。

　　5、其它規定：

　　(1)任何部門(mén)以公司名義構成的文件討論稿或正式稿，務(wù)必發(fā)放到董事長(cháng)兼總經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)部經(jīng)理、公司各職能部門(mén)負責人及其他相關(guān)聯(lián)人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面狀況系統地進(jìn)行修改，確保接口部門(mén)的相互配合。

　　(2)無(wú)論部門(mén)或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都務(wù)必在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關(guān)部門(mén)負責人接收后務(wù)必領(lǐng)學(xué)或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí)，須向原發(fā)放部門(mén)提出申請，由原發(fā)放部門(mén)復印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復印下發(fā)，避免文件使用范圍失控，造成有效和無(wú)效版本的混淆。

　　(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門(mén)需留存備查證明的，發(fā)放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員務(wù)必在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

文件的管理制度15

　　一、總則

　　1、技術(shù)文件是本公司的核心秘密，是本公司能夠持續發(fā)展并在市場(chǎng)上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有。

　　2、為規范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術(shù)文件的編制、簽署、更改、保存等相關(guān)的資料，確保技術(shù)文件的正確性及實(shí)施有效的管理，特制訂本制度。

　　3、適用范圍:適用于本廠(chǎng)的技術(shù)文件的管理。

　　二、技術(shù)文件的編制

　　1、技術(shù)文件包括:技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設計圖紙、技術(shù)標準、技術(shù)檔案和技術(shù)資料。

　　具體包括:

　　1)開(kāi)發(fā)計劃階段:方案設計、質(zhì)量保障大綱、設計開(kāi)發(fā)計劃書(shū)、檢驗要求。

　　2)開(kāi)發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產(chǎn)品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫(xiě)文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動(dòng)程序、設計評審記錄表。

　　3)產(chǎn)品調試階段:產(chǎn)品調試手冊、產(chǎn)品焊裝明細表、產(chǎn)品調試記錄、產(chǎn)品驗證記錄。

　　4)產(chǎn)品維護階段:設計開(kāi)發(fā)總結、軟件使用手冊、產(chǎn)品使用手冊。

　　2、技術(shù)文件的技術(shù)要求和數據等必須貼合國家相關(guān)標準和規定要求。

　　3、技術(shù)文件由技術(shù)開(kāi)發(fā)部等相對應部門(mén)編制，各部門(mén)應對技術(shù)文件的準確性、合理性負責。

　　三、技術(shù)文件的提交

　　1、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的整個(gè)周期中，設計人員必須按照技術(shù)文件規范認真進(jìn)行各項文件的編寫(xiě)工作，以保證技術(shù)文件的完整性。

　　2、在產(chǎn)品開(kāi)發(fā)的各個(gè)階段，設計人員都必須按時(shí)提交設計文件，并保存在公司的服務(wù)器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務(wù)器中的文件，保證開(kāi)發(fā)工作的可靠性。

　　3、設計文件的提交以starteam為準，設計人員須按照提交的文件類(lèi)別提交到starteam相應的目錄。

　　4、對于已提交的文件，任何人員不得故意在服務(wù)器上進(jìn)行刪除。

　　四、技術(shù)文件的歸檔

　　1、各相關(guān)負責人負責技術(shù)文件的審核和批準；技術(shù)文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審核三級把關(guān)制度；明確各級的責、權、利。

　　2、技術(shù)文件應保證標題欄中的'編號、名稱(chēng)、日期，設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于歸檔。

　　3、文件簽署分為紙質(zhì)文件簽署、電子文件簽署和光盤(pán)簽署。其中，紙質(zhì)文件簽署須在紙質(zhì)文件上手寫(xiě)簽署，電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進(jìn)行簽署，光盤(pán)簽署則在光盤(pán)封面的標簽上進(jìn)行總體簽署。

　　4、各類(lèi)歸檔文件經(jīng)確認無(wú)誤并且簽署完畢后，方可進(jìn)行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務(wù)器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤(pán)，做封存保管。

　　5、用來(lái)存儲歸檔文件的光盤(pán)或其包裝盒上應貼有標簽，標簽上須注明光盤(pán)的大致信息，如名稱(chēng)、編號、簽署信息等。

　　6、歸檔文件時(shí)，須填寫(xiě)《設計項目歸檔資料清單》，并對歸檔文件進(jìn)行真實(shí)有效型和完整規范性檢驗，檢驗合格后方可給予存檔。

　　五、技術(shù)文件的借閱

　　1、任何員工之間不得私自傳閱技術(shù)文件，不得非法堅持不具權限的文件。

　　2、若因工作需要，須借閱技術(shù)文件，則需報相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫(xiě)《借閱登記表》，然后方可經(jīng)過(guò)獲得的授權從公司服務(wù)器上下載相應的文件進(jìn)行查閱。

　　3、對于借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的秘密。

　　4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時(shí)，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準。

　　5、文件閱覽之后，須在相關(guān)人員的監督下徹底刪除借閱文件，并補充完整《借閱文件記錄表》。

　　六、職責追究

　　各部門(mén)應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據有關(guān)保密規定給予罰金處罰和公司內部記過(guò)處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

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