公司辦公設備管理制度
在日常生活和工作中，我們可以接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是指在特定社會(huì )范圍內統一的、調節人與人之間社會(huì )關(guān)系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會(huì )認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實(shí)施機制三個(gè)部分構成。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編收集整理的公司辦公設備管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
公司辦公設備管理制度1
為了規范公司辦公等設備的使用管理,保證公司的設備正常使用,特制定本規定。
一、電話(huà):
1、公司電話(huà)是聯(lián)系業(yè)務(wù)及溝通各項工作的工具,應注意愛(ài)護,提高效率,通話(huà)要簡(jiǎn)潔、明了,避免長(cháng)時(shí)間占用線(xiàn)路。
2、公司各部門(mén)辦公區域,因工作需要設置電話(huà),須由所需部門(mén)提出書(shū)面申請,經(jīng)公司行政人事部統一辦理,報地產(chǎn)常務(wù)副總經(jīng)理審批后,交工程部實(shí)施。
3、公司各部門(mén)辦公用電話(huà),除行政人事部電話(huà)及傳真機外,其余不具有國際長(cháng)途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長(cháng)途的,應填寫(xiě)長(cháng)話(huà)申請,經(jīng)公司行政人事部備案后指定撥打。
4、不準用公司電話(huà)聊天及處理私人事務(wù)。
5、如查詢(xún)出有違反上述規定者,所發(fā)生費用將以加倍罰款及警告處罰。
二、傳真機:
1、為確保公司傳真機的暢通,未經(jīng)許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內及長(cháng)途電話(huà)。
2、因公事需使用傳真機收、發(fā)傳真的,應填寫(xiě)申請,辦公室備案,并由辦公室文秘負責操作。
三、復印機、電腦、打印機:
1、復印機是公司機要崗位所配備的工具,并由行政人事部指定的專(zhuān)管人員負責操作。因公事需要使用的,應按規定登記,填寫(xiě)用紙規格、張數、內容,使用者應簽名,并經(jīng)部門(mén)負責人批準。
2、復印機由行政部統一監督管理。
3、使用公司復印機、電腦、打印機應遵守操作規程,注意愛(ài)護
四、附則:
本規定由公司行政人事部負責解釋,自頒布之日起施行。
公司辦公設備管理制度2
第一章 總則
第一條 為了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節約費用開(kāi)支,根據公司實(shí)際情況制定本辦法。
第二條 本辦法所指辦公設備包括為完成工作而購買(mǎi)的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動(dòng)硬盤(pán)、u盤(pán)、手機等。
第二章 辦公設備的配備及管理
第三條 因工作需要，確需購買(mǎi)的辦公設備由當事人所在部門(mén)提出申請，報單位領(lǐng)導審批后再購買(mǎi),所購辦公設備要經(jīng)公司機關(guān)有關(guān)部門(mén)備案。(配備人員見(jiàn)附表1)
第四條 新購辦公設備采取公司與個(gè)人按照一定出資比例購買(mǎi)，在規定使用年限后歸個(gè)人所有。在規定使用年限期間，一般情況是公司所有，個(gè)人使用。（見(jiàn)附表1）
第五條 原購辦公設備由所在單位登記后統一在公司綜合工作部備案,原則上在規定使用年限內不再重復購買(mǎi)，達到規定使用年限后，由綜合工作部會(huì )同相關(guān)部門(mén)對其評估后折價(jià)處理，原使用人有優(yōu)先購買(mǎi)權。
第六條 在規定使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個(gè)人負責。
第七條 在辦公設備規定使用年限期間，配備人員因工作需要發(fā)生調動(dòng)的，公司范圍內調動(dòng)辦公設備采取“機隨人走”，公司范圍外調動(dòng)辦公設備上交公司，由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會(huì )同相關(guān)部門(mén)對其評估后折價(jià)處理，原使用人有優(yōu)先購買(mǎi)權。
第八條 在規定使用年限期間，辦公設備的維修與保養由使用人負責，所發(fā)生的費用按照年限費用遞增辦法包干使用,據實(shí)列銷(xiāo)（見(jiàn)附表2）
第九條 辦公設備購買(mǎi)費用按照崗位不同采取不同的出資比例。
1、公司經(jīng)理、書(shū)記的辦公設備購買(mǎi)費用據實(shí)報銷(xiāo)。
2、公司副職領(lǐng)導的辦公設備購買(mǎi)費用在基礎出資比例上個(gè)人降低50%。
3、公司部門(mén)負責人、項目領(lǐng)導班子成員的辦公設備購買(mǎi)費用在基礎出資比例上個(gè)人降低25%。
4、其他崗位人員的辦公設備購買(mǎi)費用按照基礎出資比例。
第三章 附則
第十條 辦公設備由公司財務(wù)部設立專(zhuān)門(mén)帳戶(hù),發(fā)生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷(xiāo)。
第十一條 本辦法自下發(fā)之日起執行，由公司綜合工作部負責解釋。
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第一條因工作需要，各單位可申請領(lǐng)用集團標配的辦公機器及辦公設備。為了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設備申領(lǐng)流程
一、新員工經(jīng)入職培訓后，憑單位人事部門(mén)簽發(fā)的《人員錄用審批表》（見(jiàn)“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領(lǐng)相應的辦公設備。
二、單位辦公室信息技術(shù)員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發(fā)放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進(jìn)行采購。
三、設備到庫后，單位辦公室的信息技術(shù)人員應認真驗收設備后，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態(tài)變更表》（附表2）、《辦公設備狀態(tài)表》（附表3）。
四、設備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與或領(lǐng)用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無(wú)異常，領(lǐng)用人需填寫(xiě)《辦公設備領(lǐng)用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫(xiě)《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第三條辦理設備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門(mén)簽發(fā)的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續。信息技術(shù)員核對《辦公設備狀態(tài)表》，查找離崗人員的全部領(lǐng)用情況，收回設備。
二、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員在共同檢查所歸還設備，在無(wú)損壞、無(wú)缺少配件、無(wú)欠費情況下，領(lǐng)用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價(jià)格賠償、支付所缺的配件價(jià)格（配件價(jià)格由供應商提供）、還清欠費后，設備管理員才可簽字確認，并經(jīng)由單位辦公室負責人蓋章審核后，方可繼續辦理離崗手續。
三、領(lǐng)用人和信息技術(shù)員當場(chǎng)將電子設備做返廠(chǎng)設置，如返廠(chǎng)設置失敗，信息技術(shù)員不得在《離崗通知函》上簽字。
四、辦公設備歸還人、信息技術(shù)員需填寫(xiě)《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第四條辦公設備采購流程
一、各單位辦公室負責設備的采購、登記、發(fā)放與運維工作。各單位根據自身需要向集團指定供應商處進(jìn)行采購。
二、設備發(fā)放時(shí)，信息技術(shù)員與領(lǐng)用人共同檢查設備狀態(tài)是否完好與配件是否齊全。若無(wú)異常，領(lǐng)用人需填寫(xiě)《辦公設備領(lǐng)用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫(xiě)《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》。
第五條機器設備管理流程
一、辦公設備臺賬與盤(pán)點(diǎn)
1、《辦公設備初始表》：當設備購入并出庫后，管理責任即移交至使用單位，就開(kāi)始登記此表。表格反映了固定資產(chǎn)在最初移交到信息中心時(shí)的狀態(tài)，表格中的數據一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設備狀態(tài)變更表》：記錄每一次固定資產(chǎn)相關(guān)狀態(tài)屬性變化情況，是記錄設備資產(chǎn)變化的流水賬，從而觸發(fā)《辦公設備狀態(tài)表》的修改。由各單位辦公室的信息技術(shù)員填寫(xiě)。
3、《辦公設備狀態(tài)表》：表格反映了固定資產(chǎn)的最新?tīng)顟B(tài)，表格中的數據不得隨意修改，修改的唯一依據是《辦公設備狀態(tài)變更表》。由各單位的信息技術(shù)員填寫(xiě)。
4、《辦公設備領(lǐng)用表》：表格記錄了各經(jīng)營(yíng)性單位領(lǐng)用辦公設備的實(shí)際情況。由各單位信息技術(shù)員填寫(xiě)。
5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態(tài)變更表》、《辦公設備狀態(tài)表》、《辦公設備領(lǐng)用表》的原件各單位進(jìn)行存檔。
二、盤(pán)點(diǎn)
1、根據各單位的發(fā)放及統計臺賬，各單位辦公室應當于每季度末對辦公設備進(jìn)行局部盤(pán)點(diǎn)，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進(jìn)行全局盤(pán)點(diǎn)。
2、盤(pán)點(diǎn)內容：核對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領(lǐng)用時(shí)是否一致，是否有丟失。
3、在規定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個(gè)人承擔。
4、信息技術(shù)員根據盤(pán)點(diǎn)情況，對于毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門(mén)匯報，經(jīng)集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務(wù)部門(mén)劃價(jià)。
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第一章總則
一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用范圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、復印機、電話(huà)、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。
三、相關(guān)部門(mén)職責。
1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公設備的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養、設備調換等事宜。
2、在總經(jīng)理批準的情況下，一些部門(mén)也可自行購買(mǎi)設備。如安全護衛部可自行購買(mǎi)對講機。
3、設備使用部門(mén)，主要負責辦公設備的申購、使用、保管、維修保養等事宜。
第二章辦公設備日常管理
一、辦公設備的申請和購買(mǎi)。
1、工作人員根據需要提出辦公設備的購買(mǎi)申請，并填寫(xiě)《辦公設備需求單》，報部門(mén)負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經(jīng)理批準；購買(mǎi)設備金額大于20xx元的需董事會(huì )批準。
2、經(jīng)公司領(lǐng)導及董事會(huì )審批后由人力資源及行政管理部專(zhuān)人購買(mǎi)。
二、辦公設備的領(lǐng)用。
1、設備需求部門(mén)根據審批的《辦公設備需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領(lǐng)取。
2、對部門(mén)領(lǐng)取的設備進(jìn)行編號，以便盤(pán)點(diǎn)。
三、辦公設備的使用和保養。
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規范操作使用，各部門(mén)主管負責監督檢查。
2、公司各類(lèi)設備的.保養和維修。由各部門(mén)參照規范，正確使用，注重平時(shí)保養。
3、人力資源及行政管理部對辦公設備運行、保養情況進(jìn)行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進(jìn)行登記備案。
四、辦公設備維修管理
1、設備發(fā)生故障無(wú)法使用時(shí)，設備使用人應報人力資源及行政管理部網(wǎng)管員處理；網(wǎng)管員無(wú)法處理的，可報院技術(shù)支持部；都無(wú)法解決的由人力資源及行政管理部聯(lián)系供應商統一報修。
2、在保修期內的設備，人力資源及行政管理部應聯(lián)系供應商進(jìn)行維修；保修期外的設備，按照最經(jīng)濟可行的報修方案進(jìn)行維修，包括委托維修商來(lái)完成任務(wù)，由部門(mén)主管按照維修的真實(shí)情況，填寫(xiě)設備維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統一管理，主要包括設備名稱(chēng)、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。
2、人力資源及行政管理部應定期統計、匯總維修情況，針對各類(lèi)故障產(chǎn)生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門(mén)加以防范。
六、辦公設備使用監督
1、人力資源及行政管理部負責對辦公設備的使用進(jìn)行不定期的檢查。
2、人力資源及行政管理部對違規使用辦公設備人員有提請處罰的權力。
七、辦公設備的盤(pán)點(diǎn)及賠償
1、人力資源及行政管理部負責對公司所有辦公設備進(jìn)行分類(lèi)，并建立辦公設備管理臺帳，每半年盤(pán)點(diǎn)清查一次，作到賬物相符。
2、在規定的使用年限期間，因個(gè)人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟損失由個(gè)人承擔。
八、辦公設備的報廢處理
1、報廢審核。對于各部門(mén)提交的報廢物品清單，要認真審核，確認不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。
2、對決定報廢的辦公設備，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫(xiě)清用品名稱(chēng)、價(jià)格、數量、及報廢處理的其他有關(guān)事項。
3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第三章辦公設備分類(lèi)管理
一、電腦的使用管理
�。ㄒ唬⿲�(zhuān)人收管
1、每臺電腦指定專(zhuān)人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。
�。ǘ╇娔X的操作規定
1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無(wú)關(guān)的事項，嚴禁使用電腦玩游戲。
2、不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤(pán)，防止病毒入侵。
3、嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機密的文件資料。
�。ㄈ┎《痉雷o
1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò )復制軟件或文檔。
2、對于計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門(mén)自主決定。
3、任何微機不得安裝游戲軟件。
4、軟件使用前要確保無(wú)病毒。
�。ㄋ模┯布Ｗo
1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。
2、拆卸電腦設備時(shí)，必須采取防靜電措施。
3、硬件維護后，必須將所有設備復原。
4、各部門(mén)負責人必須認真落實(shí)本部門(mén)電腦以及配套設備的使用和保養責任。
5、各部門(mén)負責人必須采取必要措施，確保本部門(mén)的電腦以及配套設備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。
6、對于關(guān)鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。
�。ㄎ澹╇娔X的保養
1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開(kāi)前應退出系統并關(guān)閉電源。
2、定期對電腦內的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。
二、電話(huà)的使用管理
1、電話(huà)由人力資源及行政管理部統一負責管理，各部門(mén)主管負責監督并控制使用。
2、每次通話(huà)應簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線(xiàn)、浪費資金。
3、禁止撥打私人電話(huà)。
4、電話(huà)出現故障的可報工程維保部進(jìn)行維修。
三、打印機、復印機的管理
1、為確保復印機的安全運轉，每天開(kāi)機的時(shí)間不宜過(guò)長(cháng)。
2、打印或者復印完成后，必須及時(shí)取走文件，防止失密。
3、禁止打印或復印私人資料。
四、傳真機使用管理
1、傳真機放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門(mén)若需使用時(shí)至此處使用。
2、不得使用傳真傳送個(gè)人資料，機密文件需經(jīng)領(lǐng)導批準。
3、每天下班后，傳真設置成自動(dòng)接收，防止遺漏重要文件。
五、投影儀使用管理
1、投影儀安置于公司會(huì )議室，需要使用部門(mén)向人力資源及行政管理部負責人申請。
2、投影儀用于公司、部門(mén)會(huì )議以及培訓。
六、筆記本電腦
1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門(mén)若需使用時(shí)至此處借用。
2、筆記本電腦用于公司、部門(mén)會(huì )議以及培訓。
3、因工作需要，以個(gè)人名義借用筆記本電腦的需填寫(xiě)《筆記本電腦借用單》。
七、對講機的使用管理
1、對講機主要用于安全護衛部。
2、在上班期間，不得用對講機聊天。
3、對講機專(zhuān)人專(zhuān)用，不得借給無(wú)關(guān)人員使用。
八、其他辦公設備的使用管理
1、專(zhuān)管專(zhuān)用，公司所有辦公設備都要指定專(zhuān)人管理，其他人員使用必須經(jīng)設備負責人同意。
2、辦公設備要定期進(jìn)行養護，以免老化影響使用。
3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過(guò)失造成丟失，要追究責任。
第四章總則
一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權歸辦公室所有。
二、本制度自下發(fā)之日起執行。
公司辦公設備管理制度5
1、目的
為營(yíng)造舒適的辦公環(huán)境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規定。
2、范圍
適用于物業(yè)公司各部門(mén)、各管理處辦公環(huán)境管理。
3、定義:
無(wú)
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門(mén)、各管理處的辦公環(huán)境管理和辦公設施管理進(jìn)行監督。
4.2各部門(mén)、各管理處負責各自辦公環(huán)境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過(guò)程控制
5.1辦公環(huán)境管理
5.1.1辦公環(huán)境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個(gè)人工作區域內擺放與辦公環(huán)境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開(kāi)辦公區域或外出辦事應隨時(shí)整理好自己的桌面,離開(kāi)座位后要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時(shí)間,應將文件資料全部收入抽屜或文件柜內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區域內禁止吸煙、就餐,吸煙、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸煙名義長(cháng)時(shí)間離開(kāi)辦公位,聚眾聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語(yǔ),不準大聲喧嘩、聊天;辦公時(shí)間不允許做與工作無(wú)關(guān)的事情;業(yè)余時(shí)間不要在辦公區域內進(jìn)行娛樂(lè )性活動(dòng)(公司組織的除外)或接待外來(lái)訪(fǎng)客。
5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區域內嚴禁各類(lèi)推銷(xiāo)員、衣冠不整者及外來(lái)擺放人員隨意進(jìn)入,對來(lái)訪(fǎng)人員,應由前臺接待員進(jìn)行詢(xún)問(wèn)和引導。
5.1.7愛(ài)護辦公設備,出入公司電子門(mén)時(shí),應輕拉輕放;下班前關(guān)閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最后離開(kāi)辦公室的人員應注意關(guān)閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9當室外溫度大于(等于)27oc時(shí),公司將視情況開(kāi)啟空調系統,調節室溫,當室外溫度小于(等于)26oc,空調系統將設置在通風(fēng)狀態(tài)。
5.1.10辦公室將安排專(zhuān)門(mén)人員檢查職員辦公環(huán)境,對未按本規定要求執行的將對其及其部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
5.2.2.1辦公設備為公司財產(chǎn),任何人不得故意損壞及因私使用。
5.2.2.2所有辦公設備應由資產(chǎn)管理員根據價(jià)格進(jìn)行分類(lèi)資產(chǎn)登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
5.2.2.3各使用部門(mén)應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門(mén)應定時(shí)對所有使用中的辦公設備進(jìn)行清潔、檢查和保養;當設備發(fā)生故障時(shí),應及時(shí)通知辦公室系統組進(jìn)行維修處理,不得擅自拆裝。
5.2.2.4電腦類(lèi)設備的管理
5.2.2.4.1電腦類(lèi)設備由辦公室系統組統一管理,其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。
5.2.2.4.2使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關(guān)規定,正確使用電腦。
5.2.2.4.3使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
5.2.2.4.4電腦發(fā)生故障應及時(shí)通知公室系統組進(jìn)行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
5.2.2.4.5公司配置的計算機設備禁止安裝游戲軟件,需要用外來(lái)軟盤(pán)及下載程序的部門(mén)或個(gè)人,以通報形式提交辦公室系統組,統一由系統管理員確定可行性、安裝并操作。
5.2.2.4.6未經(jīng)允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
5.2.2.5傳真機的管理
5.2.2.5.1各管理處及物業(yè)本部須指定專(zhuān)人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進(jìn)行分發(fā),他人如因工需向外發(fā)送傳真,應標明欲傳送地點(diǎn)及傳真號碼,由前臺接待員負責發(fā)送;對收、發(fā)傳真件應做好登記,并注意對內容的保密。
5.2.2.5.2前臺接待員負責傳真紙張的及時(shí)更換及傳真機的日常清潔和保養,發(fā)生故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統組,由專(zhuān)人維修處理,保證傳真機正常工作。
5.2.2.5.3禁止傳送與工作、業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的私人材料。
5.2.2.6復印機的管理
5.2.2.6.1各管理處及物業(yè)本部應指定專(zhuān)人負責復印機的日常使用和管理。
5.2.2.6.2正常情況下,復印機按照部門(mén)配備密碼,相應秘密對應限制復印張數,部門(mén)之間密碼不得混用,并將復印材料、廢紙等隨身帶走。
5.2.2.6.3辦公復印時(shí),要正確使用復印機,節約復印紙,復印的材料可雙面復印的盡量避免單面復印;使用后將復印機調整到節能狀態(tài)。
5.2.2.6.4油墨、涂改液未干的資料或需要保密的資料不得使用復印機復印。
復印機使用人員,特別時(shí)復印機管理人員負責復印機的日常清潔和保養,及時(shí)補充紙張和碳粉,使用故障時(shí)及時(shí)通知辦公室系統組,通知專(zhuān)人進(jìn)行維修處理,保證復印機的正常高效使用。
5.2.2.7電話(huà)的管理
5.2.2.7.1辦公電話(huà)應擺放在辦公桌的固定位置(部門(mén)統一位置),話(huà)筒與話(huà)機的連接不得打結,撥打電話(huà)時(shí)聲音不要過(guò)大,以免影響其他同事工作;接聽(tīng)外來(lái)電話(huà)注意bi規范;若來(lái)電話(huà)時(shí)同事不在辦公位,同室其他人員應代為接聽(tīng)。
5.2.2.7.2辦公人員應保管好辦公桌上的電話(huà),并定時(shí)做好清潔工作。
5.2.2.7.3因工作需要撥打長(cháng)途時(shí),應通知前臺總機進(jìn)行轉接并統一登記《長(cháng)途電話(huà)登記簿》后方可撥打。
5.2.2.7.4禁止撥打私人長(cháng)途電話(huà),若職員有特殊情況需撥打長(cháng)途應做好登記,花費自行承擔。
5.2.2.7.5電話(huà)出現故障時(shí)要及時(shí)通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
5.2.2.8打印機的管理
5.2.2.8.1各部門(mén)、各管理處應指定專(zhuān)人負責所屬范圍內打印機的日常使用機管理。
5.2.2.8.2打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用,達到使用壽命時(shí)要及時(shí)更換,同時(shí)注意環(huán)保,使用后的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。
5.2.2.8.3不得使用打印機重復打印文件,如需多份,請打印一份后復印。
5.2.3辦公家私的管理
5.2.3.1員工應自覺(jué)愛(ài)護公司辦公家私,并負責個(gè)人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
5.2.3.2部門(mén)公用辦公家私,應指定專(zhuān)人負責保管;辦公家私出現故障或損壞時(shí),使用人應及時(shí)通知辦公室行政組進(jìn)行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
5.2.4.1影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
5.2.4.2辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。
5.2.4.3辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,并令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢后應檢查設備及相關(guān)附件是否正常,并按正常操作程序關(guān)閉機器、關(guān)掉電源,發(fā)生故障應及時(shí)匯報。
5.2.4.4使用人若將設備搬離原場(chǎng)地,應獲得辦公室系統組人員的同意,并做好《電子設備領(lǐng)(借)用申請表》。
5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋并監督執行。
6、支持性文件
7、質(zhì)量記錄及表格
公司辦公設備管理制度6
(一)電腦
1.行政部根據公司文件類(lèi)別建立完整清晰的目錄及子目錄系統;
2.根據保密原則需要,由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設定統一管理的電腦密碼;
3.員工在所屬部門(mén)目錄下設立個(gè)人子目錄
4.員工不得私設電腦密碼
(二)傳真機、復印機:
1.由公司行政部統一管理與使用
2.建立嚴格的使用登記制度
3.未經(jīng)許可,個(gè)人不得自行操作使用
(三)可運用狀態(tài)維護
行政部負責電腦、傳真機/復印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態(tài)。
公司辦公設備管理制度7
物業(yè)公司辦公設備使用管理作業(yè)指導書(shū)
1.0目的
通過(guò)規范辦公設備的使用管理,保證公司在實(shí)現服務(wù)過(guò)程中辦公設備正常使用。
2.0適用范圍
適用于公司所有的辦公設備。
3.0定義
4.0職責
4.1行政辦公室負責所有辦公設備的采購及調配。
4.2各部門(mén)負責屬本部門(mén)使用的辦公設備的管理。
4.3機電管理部負責電腦、電話(huà)、傳真機、打印機的維護保養。
5.0內容
5.1辦公設備種類(lèi)
復印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過(guò)塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話(huà)等。
5.1.1電腦管理
公司電腦根據其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門(mén)根據崗位的需求,提出書(shū)面申請,經(jīng)公司領(lǐng)導審批后,由機電管理部根據需求選型,行政辦公室負責新機的采購。
1、辦公電腦的管理
(1)各崗位的電腦由所在部門(mén)指定其主要使用人為該電腦管理員,負責該電腦的日常使用,其職責如下:
負責設置、修改該電腦的用戶(hù)密碼,并報公司備案;
負責該電腦的日常管理及報修;
定期對硬盤(pán)進(jìn)行整理,對需要保留的電子文檔進(jìn)行備份,清除垃圾文檔;
定期對電腦進(jìn)行殺毒,對外來(lái)軟件進(jìn)行安全性檢查,確認無(wú)誤后方能使用。
每周填寫(xiě)電腦運行周報。
(2)任何人未經(jīng)許可不得使用他人的電腦。
(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經(jīng)請示批準后,由機電管理部技術(shù)人員實(shí)施。
(4)辦公電腦如需上網(wǎng),須經(jīng)所在部門(mén)提出書(shū)面申請,報請行政辦公室、分管領(lǐng)導批準后,由機電管理部負責接入。不得在網(wǎng)上瀏覽與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)站,下載與工作無(wú)關(guān)的網(wǎng)絡(luò )信息資料。
(5)機電管理部負責辦公電腦及其相關(guān)外部設備的維修,并定期(每月一次)對電腦的使用情況進(jìn)行檢查;根據電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓。
(6)下班后相關(guān)責任人檢查電腦是否正確關(guān)機,正常情況下不得強行關(guān)機。
2、非辦公用電腦的管理
(1)此類(lèi)電腦包括:空調集控、水電抄表、bas、停車(chē)場(chǎng)系統、消防系統、監控系統、咨詢(xún)臺用。
(2)此類(lèi)電腦的日常管理維護由使用部門(mén)負責,機電管理部負責定期保養和問(wèn)題處理。
(3)此類(lèi)電腦的損壞將直接導致服務(wù)受到影響,所以禁止在電腦上進(jìn)行與系統無(wú)關(guān)的操作,禁止使用外來(lái)磁、光盤(pán)。
5.1.2傳真機的管理
1、行政辦公室負責接收公司各類(lèi)傳真,并及時(shí)作好記錄,并及時(shí)通知收件人到行政辦公室辦理簽收。
2、因公對外發(fā)送傳真應辦理登記手續,登記完畢后方可發(fā)送,因私傳真未經(jīng)批準一律不予傳送。
3、使用傳真機時(shí)需要注意,發(fā)送多頁(yè)單張原稿時(shí),其寬度必須一致;原稿上的訂書(shū)釘應先取下,尺寸過(guò)小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發(fā)送,以免卡住或損壞原稿。
4、安裝于普通市內電話(huà)網(wǎng)及普通長(cháng)途電話(huà)線(xiàn)路上的傳真機,一般不能用來(lái)傳送機密文件。
5、不得把傳真機當作復印機使用,下班時(shí)應將傳真機設于自動(dòng)收文狀態(tài)。
6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。
7、傳真機的安裝應平穩,要防止灰塵進(jìn)入機內。為預防事故,安裝時(shí)應接地良好,并設有避雷裝置。使用頻繁的機器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護。
8、傳真機出現重大故障時(shí),應找專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檢修。
9、因公使用長(cháng)途電話(huà)應作好使用登記,注明撥打單位,簡(jiǎn)要描述通話(huà)內容,經(jīng)行政辦公室主任批準后使用。下班后應鎖閉傳真機長(cháng)途功能。
5.1.3辦公電話(huà)管理規定
公司電話(huà)屬于辦公用途,為了保證工作的正常開(kāi)展及業(yè)務(wù)的暢通,加強內部管理,合理控制費用成本,特對辦公電話(huà)管理作如下規定:
(1)報銷(xiāo)額度:詳見(jiàn)《電話(huà)功能及月話(huà)費額度核定表》。
(2)報銷(xiāo)管理
職責:
行政辦公室和機電管理部根據公司批準的《電話(huà)功能及月話(huà)費額度核定表》對辦公電話(huà)功能及話(huà)費進(jìn)行調整和控制。
各部門(mén)電話(huà)功能及月話(huà)費額度調整需按程序申報:部門(mén)經(jīng)理批準→行政辦公室主任審核→分管領(lǐng)導批核→總經(jīng)理批準。
機電管理部負責于每月3日前打印匯線(xiàn)通電話(huà)的話(huà)費統計明細報行政辦公室,行政辦公室負責審核當月話(huà)費額度標準,并于每月5日前將超標話(huà)費明細交財務(wù)部執行扣款;直線(xiàn)電話(huà)月話(huà)費明細由機電管理部根據電信部門(mén)統一扣款日期打印清單報行政辦公室。
行政辦公室不定期抽查電話(huà)清單,如發(fā)現非正常聲訊電話(huà),將按產(chǎn)生話(huà)費的三倍在個(gè)人月工資或部門(mén)月績(jì)效工資中扣罰。
行政辦公室負責考核個(gè)人直線(xiàn)電話(huà)和部門(mén)匯線(xiàn)通電話(huà)額度標準,部門(mén)或班組的直線(xiàn)電話(huà)和個(gè)人匯線(xiàn)通電話(huà)額度標準由部門(mén)負責考核。
直線(xiàn)電話(huà)的月話(huà)費額度管理:
直線(xiàn)電話(huà)不得撥打聲訊電話(huà),如因工作業(yè)務(wù)需要撥打聲訊電話(huà),須使用匯線(xiàn)通電話(huà)。
直線(xiàn)電話(huà)責任到個(gè)人的,月話(huà)費額度超標部分在個(gè)人月工資中扣除。
直線(xiàn)電話(huà)責任到部門(mén)或班組的,月話(huà)費額度超標部分在部門(mén)或班組月績(jì)效工資中扣除。
田園居管理處實(shí)行獨立核算,話(huà)費由部門(mén)自行控制。
匯線(xiàn)通電話(huà)的月話(huà)費額度管理:均以部門(mén)或班組為單位進(jìn)行核算,月話(huà)費額度超標部分在部門(mén)或班組月績(jì)效工資中扣除。
(3)辦公電話(huà)機的保養和維護
嚴禁猛烈拍打話(huà)機叉簧,當撥號后未接通時(shí)應輕輕反叉簧按下1-2秒再重新?lián)芴枴?/p>
通話(huà)完畢應輕輕將話(huà)機擱在電話(huà)機上,不得用力擲話(huà)筒或將話(huà)筒擱在一旁,影響電話(huà)的正常使用。
打電話(huà)時(shí)不得卷繞電話(huà)機繩,以免機繩扭絞后各芯之間混接在一起,產(chǎn)生接口松動(dòng),芯線(xiàn)暗斷等故障,出現話(huà)音時(shí)斷時(shí)續,使通話(huà)受到影響。
在撥號(按鍵)時(shí),應注意用力均勻,不宜用力過(guò)猛過(guò)快,以保持機件情況正常,延長(cháng)使用壽命。
5.1.4打(復)印機的管理
1、打印機管理
(1)用環(huán)保紙進(jìn)行打印時(shí)應注意將環(huán)保紙上的訂書(shū)釘、回形針取下,以免卡住或損壞機器。
(2)分配于其他部門(mén)及管理處使用的打印機由設備所在部門(mén)自行負責維修保養,使用打印機時(shí)應嚴格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印機,一經(jīng)發(fā)現嚴肅處理。
(4)打印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。打印機的安裝應平穩,要防止灰塵進(jìn)入機內。使用頻繁的機器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護。
(5)打印機出現重大故障時(shí),應找專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檢修。
2、復印機管理
(1)公司16/f的復印設備由行政辦負責維護保養,分配于其他部門(mén)及管理處使用的復印機由設備所在部門(mén)自行負責維修保養,使用復印機時(shí)應嚴格按照程序操作。
(2)不得因私使用復印機,一經(jīng)發(fā)現嚴肅處理。
(3)復印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮濕和高溫,不準擅自拆卸。復印機的安裝應平穩,要防止灰塵進(jìn)入機內。使用頻繁的機器要經(jīng)常進(jìn)行清潔維護。
(4)下班時(shí)相關(guān)責任人要檢查復印機電源是否關(guān)閉。
(5)復印機出現重大故障時(shí),應找專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檢修。
5.1.5攝影(像)器材的管理
1、攝影(像)器材由行政辦公室負責維護保養。
2、各部門(mén)需要動(dòng)用攝影(像)器材時(shí)應向行政辦公室主任申請,經(jīng)同意后方可使用,同時(shí)應辦理借用登記,填寫(xiě)《工機具領(lǐng)借用登記表》,使用完畢及時(shí)歸還,若因使用不當或保管不利造成辦公設備損壞或丟失的,按照公司相關(guān)規定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、攝影(像)器材應放在清潔而干燥的地方,避免潮濕和高溫,防止灰塵進(jìn)入機內。每次使用完畢要用專(zhuān)業(yè)擦拭紙進(jìn)行擦拭,并及時(shí)送交保管。
4、所拍攝的內容由行政辦公室統一沖印或刻錄光盤(pán),未經(jīng)允許不得私自外出沖印、刻錄。未經(jīng)允許,嚴禁員工自行拍攝個(gè)人照片及聲像資料。
5.2辦公設備的維護保養
5.2.1機電管理部負責電腦、電話(huà)、傳真機、打印機的維護保養,當辦公設備不能正常運行時(shí),使用部門(mén)應及時(shí)聯(lián)系機電管理部進(jìn)行維修,維修中如發(fā)生零配件改變時(shí),機電管理部應填寫(xiě)《辦公設備維修記錄表》,無(wú)法維修時(shí)填寫(xiě)《設備對外委托維修申請單》報請外修;其他辦公設備可由行政辦公室聯(lián)系專(zhuān)業(yè)公司定期維保,若在使用中出現故障,由行政辦公室聯(lián)系專(zhuān)業(yè)公司及時(shí)修復。
5.3辦公設備的報廢
當價(jià)值在100元以上的辦公設備發(fā)生嚴重損壞或老化,由使用部門(mén)填寫(xiě)《報廢申請單》,經(jīng)相關(guān)技術(shù)人員、使用部門(mén)負責人確認、財務(wù)部審核、分管領(lǐng)導、總經(jīng)理批準后,作廢品處理。
6.0記錄
6.1《工機具領(lǐng)借用登記表》
6.2《辦公設備維修記錄表》
6.3《設備對外委托維修申請單》
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