檔案管理規章制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì )中,我們每個(gè)人都可能會(huì )接觸到制度,制度是維護公平、公正的有效手段,是我們做事的底線(xiàn)要求。相信很多朋友都對擬定制度感到非?鄲腊,以下是小編精心整理的檔案管理規章制度,歡迎大家分享。
檔案管理規章制度1
一、本辦檔案材料(包括音像檔案資料,下同)由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科集中統一管理,任何個(gè)人不得私自存放。
二、檔案的收集、整理、移出、銷(xiāo)毀必須按《檔案法》和上級檔案管理部門(mén)有關(guān)規定辦理,嚴禁擅自銷(xiāo)毀或出售檔案。
三、凡是調閱檔案,一律憑單位介紹信,經(jīng)檔案管理人員審核后,方可提供查閱。
四、檔案必須在檔案所在科室內查閱,不得出借,如有特殊情況需出借、復印、抄錄等,須經(jīng)分管副主任同意后方可進(jìn)行。
五、嚴禁檔案使用者私自抄錄、復印、涂改、拆開(kāi)、撕毀檔案。檔案管理人員應當在調閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的.檢查,確保檔案完好無(wú)損。
六、本局全體工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密、保衛制度,杜絕檔案中機密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生,確保檔案安全。
七、檔案存放處要保持清潔衛生,存放檔案要井然有序,排列有系統化,以便調閱。
八、檔案管理人員因工作調動(dòng),須按規定辦理交接手續。
檔案管理規章制度2
一、綜合檔案室負責全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門(mén)按規定立卷后向綜合檔案室移交。
二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房?jì)葯痪、設備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀(guān)、條理系統,編號科學(xué)規范、查找方便。
三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復、整理,保持整潔完好。
四、檔案的接收和移出都必須手續完備,室藏檔案必須賬物相符。
檔案管理規章制度3
一、查閱檔案時(shí),首先由借閱人認真填寫(xiě)查閱檔案登記簿。
二、查閱檔案只限于有關(guān)內容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。
三、如因工作需要借出檔案時(shí),要辦理借閱手續,用完后按期歸還,不得轉借他人使用。對所借的`檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復制,要經(jīng)檔案室同意,重要內容須經(jīng)院辦公室主任批準。在借閱期間發(fā)生的一切問(wèn)題,一律由借閱人負責。
四、醫院檔案主要供本院利用,院外單位或個(gè)人需查閱時(shí),應持介紹信,重要內容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準后,方可查閱。
檔案管理規章制度4
一、凡記錄反映本院職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。
二、各部門(mén)兼職檔案員應根據歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁(yè)號,填寫(xiě)卷內目錄,擬出案卷標題,裝訂。
三、編號抄目要嚴肅認真,案卷標題要簡(jiǎn)明扼要,正確反映卷內內容,由檔案室統一書(shū)寫(xiě)。
四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規格統一,書(shū)寫(xiě)規范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě),也不能用復寫(xiě)紙復寫(xiě)。對不符合要求的要返工重制。
五、每年6月份以前必須完成上年度的'檔案立卷歸檔任務(wù)。
檔案管理規章制度5
一、對檔案要認真進(jìn)行鑒定,確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿(mǎn)的檔案,可確定銷(xiāo)毀。
二、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進(jìn)行。在院辦公室主任的`主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組,負責檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。
三、經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的檔案,必須編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案時(shí),必須由二人以上在指定地點(diǎn)監銷(xiāo),監銷(xiāo)人員必須在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并注明銷(xiāo)毀方式和日期。
五、銷(xiāo)毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)。
檔案管理規章制度6
一、檔案庫房門(mén)窗牢固,及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管,不準隨身攜帶。
二、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進(jìn)入庫房時(shí),必須有本室人員陪同。
三、庫房要配備好“六防”設施(防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強光),庫房?jì)葒澜鼰熀痛娣乓兹家妆锲芳捌渌锲贰?/p>
四、庫房?jì)葯痪吲帕幸R合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內清潔衛生。
五、做好室內外溫濕度記錄,除濕,降溫。
檔案管理規章制度7
為了加強和規范會(huì )計檔案管理,建立健全會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,根據《會(huì )計法》和《會(huì )計檔案管理辦法》的規定,結合本單位工作實(shí)際情況,特制定本制度。
第一條會(huì )計檔案的歸檔范圍。
會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)報告、會(huì )計年度數據備份盤(pán)、會(huì )計核算系統軟件、操作人的密碼等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。具體包括:
。ㄒ唬⿻(huì )計憑證類(lèi)。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì )計憑證。
。ǘ⿻(huì )計賬簿類(lèi)。包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細賬、輔助賬簿、其他會(huì )計賬簿。
。ㄈ┴攧(wù)報告類(lèi)。包括月度、年度財務(wù)報告、其他財務(wù)報告,報告中要有會(huì )計報表、附表、附注及必要的文說(shuō)明。
。ㄋ模┢渌(lèi)。包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊及其他在會(huì )計核算工作中直接形成的對國家和社會(huì )及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì )計核算資料。
第二條會(huì )計檔案的整理。
會(huì )計年度終了后,應將裝訂成冊的會(huì )計檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì )計檔案應按會(huì )計檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門(mén)別類(lèi)地組成幾個(gè)類(lèi)型的案卷,將各卷按順序編號。
。ㄒ唬⿻(huì )計憑證
。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統一登記案卷目錄,每月立卷一份。
。2)分散裝訂:根據憑證的.多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀(guān)。
。3)裝訂封面的所有內容要填寫(xiě)齊全,包括:?jiǎn)挝幻Q(chēng)、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
。ǘ⿻(huì )計賬簿:各種會(huì )計賬簿辦理完年度結賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。
。1)會(huì )計賬簿在辦理完年度結賬后,只在下一行的摘要欄填寫(xiě)“結轉下年”樣,不填其它內容。
。2)會(huì )計賬簿在裝訂前,應按賬簿啟用表的使用頁(yè)數,核對各個(gè)賬戶(hù)賬面是否齊全,是否按順序排列。
。3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后,將本賬面數項填寫(xiě)齊全,撤去賬殼,用堅固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。
。4)會(huì )計賬簿的裝訂順序:
a、會(huì )計賬簿裝訂封面;
b、賬簿啟用表;
c、賬戶(hù)目錄;
d、按本賬簿頁(yè)數,順序裝訂項頁(yè);
e、會(huì )計賬簿裝訂封底。
。5)裝訂后的會(huì )計賬簿應牢固、平整、不得有折角,掉頁(yè)現象。
。6)賬簿裝訂的封口處,應加蓋裝訂人印章。
。7)裝訂后,會(huì )計賬簿的脊背應平整,并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)和編號。
。8)會(huì )計賬簿的編號為一年一編,編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶(hù)明細賬、輔助賬。
。ㄈ⿻(huì )計報表
會(huì )計報表編制完成并按時(shí)報送后,留存報表均應按月裝訂成冊,年度終了統一歸檔保管。
第三條會(huì )計檔案的歸檔保管。
。ㄒ唬┊斈甑臅(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年,期滿(mǎn)后轉入檔案室并由專(zhuān)人保管。
。ǘ⿻(huì )計檔案管理人員負責全部會(huì )計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷(xiāo)毀等一系列工作。
。ㄈC構變動(dòng)或檔案管理人員調動(dòng)時(shí),應辦理交接手續,由原管理人員編制會(huì )計檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。
。ㄋ模┐判越橘|(zhì)會(huì )計資料的歸檔。年度終了,系統管理員將當年賬簿、報表等會(huì )計電算化資料備份并詳細標注,裝盒交檔案室歸檔。包括:會(huì )計年度數據備份盤(pán);同期的操作系統、相關(guān)應用程序軟件及會(huì )計核算系統軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會(huì )計資料。會(huì )計檔案磁性資料保管期限與書(shū)面資料一致。會(huì )計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì )計資料,根據保管期限,由系統管理員定期復制,且應標識清楚,雙份歸檔,異地存放。
第四條會(huì )計檔案的保管期限。
會(huì )計檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類(lèi)。定期保存的會(huì )計檔案其保存期限從會(huì )計年度終了后的第一天算起,分為3年、5年、xx年、15年、25年5類(lèi)。詳見(jiàn)附表一。
第五條會(huì )計檔案的借閱。
。ㄒ唬┙(huì )計檔案清冊和借閱登記清冊。
。ǘ┓残杞钑(huì )計檔案的人員,須經(jīng)領(lǐng)導批準后,方可辦理調閱手續。
。ㄈ┙栝啎(huì )計檔案人員,不得在案卷中標畫(huà),不得拆散原卷冊,更不得抽換。
。ㄋ模┙栝啎(huì )計檔案人員,不得將會(huì )計檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)局領(lǐng)導批準,需要復制會(huì )計檔案的,須經(jīng)局領(lǐng)導批準后方可復制。
第六條會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀。
保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案,除本辦法第七條規定的情形外,按照以下程序銷(xiāo)毀:
。ㄒ唬⿻(huì )計檔案保管期滿(mǎn),由檔案管理人員會(huì )同財務(wù)人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn),編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊,列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數,起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
。ǘ┚址止茴I(lǐng)導要在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)、
。ㄈ╀N(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí),應由同級檔案機構、財政部門(mén)和審計部門(mén)派人員監銷(xiāo)。
。ㄋ模┍O銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前,應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案。銷(xiāo)毀后,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。
第七條保管期滿(mǎn)但未結清的債權債務(wù)。
原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷(xiāo)毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案,應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。
在建項目尚未完成的會(huì )計檔案,保管期限已滿(mǎn)也不得銷(xiāo)毀。
第八條會(huì )計檔案的移交。移交會(huì )計檔案,雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。
移交會(huì )計檔案時(shí),應當編制會(huì )計檔案移交清冊,列明應當移交的會(huì )計檔案名稱(chēng),卷號、冊數,起止年度和檔案編號,應保管期限,已保管期限等內容。
交接會(huì )計檔案時(shí),交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第九條會(huì )計檔案的保管要采取嚴格的安全措施。
檔案室要做到防火、防盜、防水、防光、防高溫、防塵、防蟲(chóng)、防鼠,磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防雷。重(。┮Y料實(shí)行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放。磁性介質(zhì)資料應定期復制。經(jīng)過(guò)系統整理以后的檔案要入庫上架,排架管理,按全宗號順序依次排列,自左向右,自上而下地進(jìn)行排列,環(huán)境保持通風(fēng)透光。
第十條檔案管理人員做好會(huì )計檔案的保密工作,遵守保密制度。
檔案管理規章制度8
1、物業(yè)檔案建立的內容
業(yè)主入伙資料
業(yè)戶(hù)家庭資料
業(yè)戶(hù)聯(lián)系電話(huà)
包括:正常情況下的聯(lián)系電話(huà)和緊急情況下的聯(lián)系電話(huà),如家庭電話(huà)、單位電話(huà)、手機、呼機、E-mail地址等。
業(yè)戶(hù)室內裝修管理資料
包括:裝修申請表、裝修過(guò)程情況記錄、管線(xiàn)變動(dòng)情況等。
業(yè)戶(hù)日常維修資料
包括:維修、維修回訪(fǎng)等記錄情況。
業(yè)戶(hù)反饋資料
包括:服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)戶(hù)投訴及處理記錄、業(yè)戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)、統計記錄等。
2、物業(yè)檔案管理的具體措施
業(yè)戶(hù)檔案資料是在業(yè)戶(hù)入伙以后逐步建立起來(lái)的,其內容包括業(yè)戶(hù)的'姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理::資料及物業(yè)獨用部分使用及保養維修情況等。
業(yè)戶(hù)檔案的收集
xx物業(yè)設立檔案室,建立相應規章制度,對業(yè)戶(hù)檔案進(jìn)行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴大資料來(lái)源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開(kāi)始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶(hù)一戶(hù)一檔。
業(yè)戶(hù)權籍資料管理
從業(yè)戶(hù)入伙開(kāi)始,應著(zhù)手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶(hù)權籍狀況,為業(yè)戶(hù)需求提供服務(wù)。
業(yè)戶(hù)檔案的整理
各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據資料內容、來(lái)源進(jìn)行分類(lèi),做到條理清晰、便于查閱。
3、業(yè)戶(hù)檔案的歸檔
x廣場(chǎng)xx號樓項目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶(hù)資料每月五日前提交檔案中心。xx物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規律和聯(lián)系,將資料分類(lèi)有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。
4、檔案的利用
為業(yè)戶(hù)服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶(hù)管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
5、業(yè)戶(hù)檔案的管理
業(yè)戶(hù)檔案的使用應有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件::的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時(shí)追究有關(guān)人員的責任。業(yè)戶(hù)檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時(shí)應防止電腦病毒侵入。
檔案管理規章制度9
為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理,進(jìn)一步提高檔案管理水平,保證檔案的系統性與完整性,完善檔案借閱手續,使公司檔案管理達到規范化、合理化、標準化,更好地為公司各項工作服務(wù),結合實(shí)際情況,特制定本制度,具體內容如下:
一、檔案管理的范圍
本公司所有需要歸檔的文件資料,包括:對公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動(dòng)人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價(jià)值的原始材料,在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產(chǎn)品銷(xiāo)售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調度、設備工裝(模具)管理、能源管理等方面有保存價(jià)值的原始材料。
二、檔案的管理部門(mén)
公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門(mén),負責公司各類(lèi)檔案的管理工作。對公司各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔。各部門(mén)根據工作需要配備專(zhuān)(兼)職檔案管理人員,負責檔案進(jìn)室前的收集、整理和保管工作。各部門(mén)的檔案管理人員應按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍,定期向檔案管理部門(mén)移交檔案,確因工作需要繼續使用的文件資料,原件移交檔案室,使用部門(mén)留存復印件。接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續,維護檔案的完整與安全,使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。
三、檔案的.分類(lèi)
在切實(shí)遵循《中國檔案分類(lèi)法》前提下,根據公司實(shí)際情況,將所涉及的檔案劃分為十大類(lèi):
1、行政管理。
2、人事管理。
3、財會(huì )檔案。
4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理。
5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。
6、基建檔案。
7、外來(lái)文件。
8、聲像檔案。
9、實(shí)物檔案。
10、其他檔案。
財會(huì )檔案是公司財務(wù)工作過(guò)程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。
實(shí)物檔案是公司各類(lèi)活動(dòng)中形成的如模型、樣品、贈品、證書(shū)、獎杯獎旗等實(shí)物。以上十類(lèi)檔案中,每一大類(lèi)檔案內容又要根據需要及實(shí)際情況分成若干小類(lèi)進(jìn)行管理。
四、歸檔要求
1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料,應留復印件,并將復印件與原件一起存檔,并加以說(shuō)明。
3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,并按立卷要求特征及文件內容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目編號。
4、檔案名稱(chēng)的填寫(xiě)要注意內容準確,文字簡(jiǎn)練通順,結構完整,必須揭示卷內文件的內容和成份,并區分保管期限。卷內文件應按問(wèn)題或文件形成的時(shí)間系統地排列,按順序編號,填寫(xiě)“卷內目錄”。目錄各項必須填寫(xiě)清楚(一律使用黑色中性筆填寫(xiě)),字跡工整、清晰,裝訂整齊。
5、檔案盒(袋)內文件的排列:檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結在后;正本在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結論性材料在前,依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
6、文件歸檔份數:一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重復文件,需要辦理銷(xiāo)毀手續。
7、歸檔時(shí)間:部門(mén)或責任人應于相關(guān)工作結束后立即(最遲一周內)將應立卷歸檔的文件整理立卷,向公司檔案管理部門(mén)移交歸檔。
五、檔案的查閱和借閱
1、查閱檔案應填寫(xiě)檔案查閱登記表,寫(xiě)明查閱時(shí)間、查閱內容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內查閱檔案資料,閱后及時(shí)歸還。
2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對其進(jìn)行復制。確有特殊情況必須復制的,應填寫(xiě)檔案資料復制申請單,經(jīng)所在部門(mén)經(jīng)理簽署意見(jiàn)后方可復制。
3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由所在部門(mén)出具借閱申請并由部門(mén)經(jīng)理簽名認可。借出檔案時(shí)應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權限。借閱檔案時(shí)應做到以下幾點(diǎn):
。1)借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴禁擅自打開(kāi)檔案柜翻閱查找。
。2)按規定辦理登記手續,定期歸還,確因工作需要不能按時(shí)返還的,需辦理續借手續,否則按管理規定停止借閱。
。3)要愛(ài)護檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉借他人。
。4)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫(xiě)。
。5)借出和歸還檔案時(shí),應辦理清點(diǎn)手續,由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。
。6)檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事人責任。
。7)調離本單位的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
六、檔案的移交
檔案移交必須辦理移交手續,填寫(xiě)移交清單,經(jīng)移交人簽字,接收方核對簽收。
七、檔案的保管
1、要做好檔案的防火、防蟲(chóng)、防盜、防塵、防陽(yáng)光直射“五防”工作。
2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。
3、檔案管理人員要定期對檔案進(jìn)行安全檢查,發(fā)現問(wèn)題要及時(shí)向領(lǐng)導報告,并采取補救措施。
4、對于不易繼續保存的檔案資料,應及時(shí)予以復制;對于已破損的檔案資料應及時(shí)予以修復。為做好檔案的提供和利用工作,所有文件資料均應按照其分類(lèi)組卷,并按照其性質(zhì)分為短期、長(cháng)期、永久三類(lèi)分別保管。
5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作,檔案管理部門(mén)除外,其他各部門(mén)人員不得查閱與自己工作內容無(wú)關(guān)的檔案資料。
八、檔案的銷(xiāo)毀
公司對各類(lèi)檔案每二年進(jìn)行一次鑒定。對超過(guò)保管期并經(jīng)鑒定無(wú)保留價(jià)值的檔案做出銷(xiāo)毀處理意見(jiàn),報總經(jīng)理批準后予以銷(xiāo)毀。
檔案管理規章制度10
教師業(yè)務(wù)檔案是教師教學(xué)工作基本情況的重要歷史記錄,其主要內容有:教師登記表;統計考核鑒定(包括:考核鑒定表;教學(xué)檢查聽(tīng)課評議情況等);學(xué)術(shù)水平包括:論文;教材編寫(xiě);科研成果等;專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)動(dòng)態(tài)及獎懲情況等,是教學(xué)管理工作中的重要檔案之一。
1、教師業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)處統一管理,每到學(xué)期、學(xué)年末,根據責任制考核情況,結合教師的`工作實(shí)際進(jìn)行全面考核,分別由教務(wù)處長(cháng)、教學(xué)部填寫(xiě)相應部分。填寫(xiě)力求實(shí)事求是,公正確切。
2、查閱和摘抄教師業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)領(lǐng)導批準,管理員不得泄露檔案中的有關(guān)內容。
3、核簽的教師業(yè)務(wù)檔案所載內容,任何人不得隨意涂改和更換。
4、教師調離學(xué)校時(shí)其業(yè)務(wù)檔案并入本人人事檔案隨調,學(xué)校教務(wù)處可保留其業(yè)務(wù)檔案的復印件作為教學(xué)資料妥善保存。若有單位外調情況時(shí),憑介紹信允許抄錄。
5、教師業(yè)務(wù)檔案屬永久性保存,必須妥善保管,防止蛀爛,填寫(xiě)時(shí)一律用鋼筆或毛筆,字跡清楚工整。
6、教師業(yè)務(wù)檔案是記載衡量教師教學(xué)工作實(shí)績(jì)和水平的原始資料,也是教師晉級、提干、職稱(chēng)評定的重要依據,應嚴格手續,認真對待,不得弄虛作假、含糊敷衍或丟失。
檔案管理規章制度11
第一章基本原則
第一條為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務(wù),根據中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》特制定本制度。
第二條人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分,也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線(xiàn)、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務(wù)的。
第三條人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門(mén)按照黨的政策,在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現、工作實(shí)績(jì)、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開(kāi)發(fā)的重要依據,是反映個(gè)人成長(cháng)歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關(guān)檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章體制、任務(wù)和人事檔案干部
第五條人事檔案是企業(yè)檔案的一個(gè)組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業(yè)務(wù)工作接受公司黨委領(lǐng)導和上級有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檢查指導。
第六條人事檔案室的任務(wù)是貫徹落實(shí)黨和國家關(guān)于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條人事檔案工作人員要認真學(xué)習馬列主義、毛澤東思想,堅持四項基本原則,作風(fēng)正派,責任心強,刻苦鉆研業(yè)務(wù),不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì),努力做好本職工作。
第三章人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條為了使人事檔案能夠真實(shí)地全面地反映個(gè)人全貌,人事檔案室要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門(mén)收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱(chēng)職務(wù)評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jì)的文件材料,充實(shí)檔案內容。具體收集歸檔范圍見(jiàn)附件。
第九條公司各級黨委(總支)、各廠(chǎng)、各處室(科室)要建立主動(dòng)送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類(lèi)材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過(guò)認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實(shí)準確,完整齊全,文清楚,對象明確,手續完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽的,應在蓋章簽后方能歸入人事檔案。
第十一條不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過(guò)鑒別,可分別情況予以處理。凡銷(xiāo)毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專(zhuān)人負責監銷(xiāo)。
第十二條人事檔案材料,須統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。?
第四章人事檔案的管理和利用
第十三條人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進(jìn)行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進(jìn)行代管,并按有關(guān)部門(mén)的規定收取管理費。
第十四條對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類(lèi)檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無(wú)誤。
第十五條根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學(xué)地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專(zhuān)用檔案庫房,配置鐵質(zhì)檔案柜。庫房?jì)葢3智鍧,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的'《干部檔案整理工作細則》和有關(guān)規定執行。
第十七條嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話(huà)里泄露檔案內容。
第十八條做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實(shí)現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關(guān)材料應認真核實(shí)簽署意見(jiàn)并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續,有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章檔案的轉遞
第二十一條人事檔案應通過(guò)機要交通渠道轉遞或派專(zhuān)人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專(zhuān)人來(lái)提取,必須持人事或組織部門(mén)出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見(jiàn)方可轉出。有關(guān)部門(mén)同時(shí)把本人的現實(shí)表現、體檢表或技術(shù)檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個(gè)月未見(jiàn)對方退回回執應寫(xiě)信催回,以防丟失。
第二十三條為使人事檔案能夠隨著(zhù)公司的人事變動(dòng),干部職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)調整,公司人力資源處應將人事變動(dòng)情況、干部調動(dòng)單位和任免通知及時(shí)通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時(shí)通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關(guān)部門(mén)應在一個(gè)月以?xún)茸坊貦n案,最多不超過(guò)三個(gè)月。
第二十四條公司員工因辭職、退職、自動(dòng)離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開(kāi)除等,在沒(méi)收到人力資源處轉來(lái)的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關(guān)部門(mén)的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條公司各單位、部門(mén)應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學(xué)生分配單位有變化時(shí)應及時(shí)通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業(yè)部門(mén)審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、黨代會(huì )、人代會(huì )、政協(xié)會(huì )議的工、青、婦等群眾團體代表會(huì )以及民主黨派代表會(huì )的代表登記表和委員的簡(jiǎn)歷表、政績(jì)材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問(wèn)題和審批材料。
6、評聘專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱(chēng))工作中形成的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員任職資格申報表,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)考績(jì)材料以及聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時(shí)參加革命工作時(shí)間等過(guò)程中形成的個(gè)人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(shū)(1—2份系統的)和轉正申請書(shū)、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見(jiàn)及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見(jiàn)。民主評議黨員登記表,優(yōu)秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實(shí)依據材料和審批材料,退黨材料,取消預備黨員資格的組織意見(jiàn);入團志愿書(shū)、申請書(shū)、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個(gè)人結論的意見(jiàn)、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關(guān)的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動(dòng)中形成的各種先進(jìn)人物登記表、審批表、先進(jìn)模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書(shū)。
12、員工的創(chuàng )造發(fā)明、科研成果、著(zhù)作、譯著(zhù)和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動(dòng)中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進(jìn)修、培訓工作中形成的學(xué)生(學(xué)員)登記表、學(xué)習成績(jì)登記表、畢業(yè)登記表,授于學(xué)位的材料,學(xué)歷證明書(shū),學(xué)習鑒定材料。
16、學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)記錄材料。
17、學(xué)生在校期間每學(xué)年的思想品德評定表。
18、畢業(yè)學(xué)生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價(jià)值的材料。
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