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公司文件管理制度標準版

時(shí)間:2021-09-02 11:22:57 制度 我要投稿

公司文件管理制度標準版

  在學(xué)習、工作、生活中,越來(lái)越多人會(huì )去使用制度,制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動(dòng)準則。擬起制度來(lái)就毫無(wú)頭緒?以下是小編收集整理的公司文件管理制度標準版,希望對大家有所幫助。

公司文件管理制度標準版

  第一條管理要點(diǎn)

  1、為使文件管理工作制度化、規范化、科學(xué)化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

  2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類(lèi)制度文件、外部傳真文件、政策指導類(lèi)文件、各類(lèi)合同文件等。

  3、制度類(lèi)文件按照公司文檔統一格式進(jìn)行編寫(xiě),統一頁(yè)眉、頁(yè)腳,寫(xiě)明公司全稱(chēng)及文件性質(zhì);正文部分寫(xiě)明題目、時(shí)間、發(fā)文部門(mén)、資料等信息;措辭規范,表達無(wú)歧義。

  4、根據文件屬性、類(lèi)別,對所有文件進(jìn)行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。

  第二條制度規范

  1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷(xiāo)毀等由辦公室人員負責執行。

  2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、公司對內公開(kāi)文件由行政人事部負責起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門(mén)需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門(mén)負責起草,行政人事部負責審核,審核無(wú)誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門(mén)校對,校對無(wú)誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

  5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進(jìn)行分類(lèi)管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門(mén)主管。

  6、各部門(mén)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準后方可借閱。

  7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進(jìn)行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、按時(shí)間、資料、部門(mén)、名稱(chēng)等資料分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、根據存檔時(shí)間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷(xiāo)毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進(jìn)行處理。

  第三條文件管理流程設計

  1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

  3、借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷(xiāo)毀

  (二)文書(shū)管理制度

  第一條管理要點(diǎn)

  1、為確保文書(shū)制發(fā)、處理、管理工作順利進(jìn)行,保證公司內部資料的安全性、完整性,促進(jìn)與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書(shū)在各項工作中的指導作用。

  2、文書(shū)管理范圍包括:一般性文書(shū)(通知、公告、提案意見(jiàn)、會(huì )議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(shū)(學(xué)習資料、各類(lèi)簡(jiǎn)報)、宣傳資料、各類(lèi)應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書(shū)資料。

  3、除通知外,一般性文書(shū)沒(méi)有固定的格式,但務(wù)必標有頁(yè)眉頁(yè)腳,文本資料可根據文書(shū)具體資料進(jìn)行調整。

  4、根據文書(shū)性質(zhì)進(jìn)行編號整理,定期對文書(shū)進(jìn)行歸檔整理,持續紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

  第二條制度規范

  1、根據公司實(shí)際需要及上級安排,起草編寫(xiě)內部公開(kāi)文書(shū),張貼公示學(xué)習。

  2、按照文書(shū)管理范圍,行政人事部的`發(fā)文根據需要填寫(xiě)《發(fā)文簿》,所有文書(shū)原稿均由行政人事部分類(lèi)存檔備查。

  3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習文書(shū),需附上學(xué)習進(jìn)度表;閱讀者需認真學(xué)習并簽名備注。

  4、按時(shí)間、資料等降序排列,整理歸檔,堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。

  5、根據文書(shū)的時(shí)效性和保存的價(jià)值性,對文書(shū)進(jìn)行整理銷(xiāo)毀;須上級審批同意,方可銷(xiāo)毀。

  6、辦公室負責人為第一職責人,若發(fā)現文書(shū)丟失,辦公室人員務(wù)必查明原因,如實(shí)向主管部門(mén)報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。

  7、違反以上規定者按照相關(guān)規定予以懲處。

  第三條流程設計

  起草文書(shū)→填寫(xiě)《發(fā)文簿》(需要時(shí))→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷(xiāo)毀

  (三)檔案管理制度

  第一條管理要點(diǎn)

  1、為了維護檔案的真實(shí)性和可查閱性,使檔案管理更科學(xué)、更專(zhuān)業(yè),及時(shí)分類(lèi)、整理、修改、傳遞文書(shū)資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

  2、檔案管理范圍:公司各類(lèi)證照及各類(lèi)文件、文書(shū)資料、其他應存檔的信息資料。

  3、根據文書(shū)整理和文件整理編號,對對應資料進(jìn)行相應的歸檔、整理、備注,并存入專(zhuān)門(mén)的檔案文件柜保管。

  第二條制度規范

  1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件、批復、定稿等。

  2、所有歸檔文書(shū)材料經(jīng)過(guò)初步整理,根據時(shí)間先后順序再按同一項目文書(shū)材料集中整理,并貼上標簽。

  3、堅持平時(shí)歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。

  4、各部門(mén)需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核透過(guò)后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。

  5、檔案管理人員務(wù)必遵守保密規定,履行保密手續,個(gè)性是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

  6、檔案接收、移交,務(wù)必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

  第三條流程設計

  根據文件、文書(shū)目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

  二、辦公用品管理制度

  第一條管理要點(diǎn)

  1、為了加強辦公用品管理,規范辦公用品管理各項程序,節約辦公經(jīng)費,提高利用效率。

  2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作,權責一致嚴格要求,無(wú)私自挪用現象。

  3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結,出入庫等量、年終查存統計”原則。

  4、辦公用品的采購,應進(jìn)行多方比較,保證性?xún)r(jià)比和質(zhì)量,擇優(yōu)選用,合理開(kāi)支。

  第二條制度規范

  1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

  2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門(mén)將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據各部門(mén)的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門(mén)主管批準,財務(wù)部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據具體實(shí)際進(jìn)行靈活處理,但務(wù)必經(jīng)部門(mén)主管批準。

  3、根據物品所屬類(lèi)別,對辦公用品進(jìn)行及時(shí)出入庫登記,注明名稱(chēng)、數量、規格、單價(jià)、出入庫時(shí)間等,做到賬物相符。

  4、各部門(mén)申領(lǐng)的辦公用品需及時(shí)發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記,事后須及時(shí)補填。

  5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。

  6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

  7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬,每年進(jìn)行一次匯總普查。

  8、管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤(pán)查,核實(shí)庫存,保證出入庫等量。

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