檔案室管理制度(精選21篇)
檔案室一般都是存放重要的文件,為維護檔案室的安全,需要制定一套完善的管理制度,那么,下面是CN人才公文網(wǎng)小編給大家整理收集的檔案室管理制度,供大家閱讀參考。
檔案室管理制度 1
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實(shí)防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門(mén)窗是否關(guān)好,電源開(kāi)關(guān)是否關(guān)閉。對所保管的'案卷,半年進(jìn)行一次抽查,年終進(jìn)行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來(lái)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經(jīng)過(guò)嚴格核查和消毒處理后才能進(jìn)庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄,做好溫濕度的調節工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設施要經(jīng)常進(jìn)行檢查,壞了要及時(shí)報告或維修,保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
檔案室管理制度 2
第一條 為了規范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理,各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導,每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng),具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統一管理,任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的,綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設方面的,由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執行(或簽訂)部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí),由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的`其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制,歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房,各部門(mén)應根據保存檔案數量,設置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法,根據分類(lèi)法,編制分類(lèi)目錄;根據需要編制專(zhuān)題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況,確定檔案保存期限,每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案,由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調動(dòng)手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周,必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí),應在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件,歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損,否則,追究當事人責任。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時(shí),要及時(shí)追查,并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要,每三年移交一次,必須保留的盡量留復印件,其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從20xx年十月一日起執行。
檔案室管理制度 3
一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷(xiāo)毀等有關(guān)制度和規定,確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房?jì)葢覓煜嚓P(guān)檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣(mài)和涂改檔案,違者追究法律責任。
五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的`監控與登記工作。
七、每學(xué)期開(kāi)學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
檔案室管理制度 4
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關(guān)法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料,須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和辦公室負責人批準,必要時(shí)報請有關(guān)校領(lǐng)導審批。查閱時(shí)須嚴格履行登記手續,注明查閱目的和內容。
三、未經(jīng)批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷(xiāo)毀,如發(fā)生涉密問(wèn)題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的`重份文件及內部材料,須交由學(xué)校集中銷(xiāo)毀。
六、在校保密委員會(huì )的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規定的,視情節輕重按有關(guān)規定處理。
檔案室管理制度 5
一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書(shū))等有效證件,同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書(shū)。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的`重要檔案,須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時(shí),以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責人或學(xué)校分管領(lǐng)導批準,并辦理外借手續(限5天內歸還);若續借,需辦續借手續。
四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規定收費。
五、外國組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料,按國家有關(guān)規定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權,任何單位、個(gè)人無(wú)權公布檔案內容。
檔案室管理制度 6
一、在主管校領(lǐng)導主持下,由校辦、檔案室及有關(guān)部門(mén)負責人與負責該門(mén)類(lèi)的專(zhuān)、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個(gè)人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的'、歷史的和發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)鑒定其價(jià)值,準確把握歸檔范圍和保管權限,有異議時(shí)由鑒定組裁定。
三、檔案達到開(kāi)放期,由鑒定組作出是否向社會(huì )開(kāi)放的決定。
四、檔案保密期滿(mǎn),由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿(mǎn),由鑒定組提出銷(xiāo)毀或延長(cháng)保管期限的意見(jiàn),經(jīng)主管領(lǐng)導批準后,方可存、毀。
六、銷(xiāo)毀檔案前登記造冊(注明題名、數量、鑒定時(shí)間、參加鑒定人員);銷(xiāo)毀時(shí)由3人執行;事后在清冊上注明銷(xiāo)毀日期并簽字;清冊歸檔。
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一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門(mén)窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法 ;做好消防器材的保養更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告,并全力撲救。
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一、檔案的建立
。ㄒ唬┙⒔∪8黝(lèi)檔案,目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導全面分析、總結、部署及調度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據。
。ǘ┤嫦到y地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。學(xué)校檔案按類(lèi)以時(shí)間為續建立,教師的一般人事檔案、一般職務(wù)檔案和業(yè)務(wù)檔案按人頭建立,學(xué)生學(xué)籍檔案按屆、按班分類(lèi)建立。
二、檔案立卷歸檔
。ㄒ唬┓彩潜締挝辉邳h、政、工、團、基建、教學(xué)、財務(wù)活動(dòng)中形成的具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。
。ǘn案人員應按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類(lèi)、裝訂、編制目錄,進(jìn)袋入檔。檔案袋、檔案卷的規格要符合上級有關(guān)部門(mén)統一要求。
。ㄈw檔材料應統一使用規定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)。
。ㄋ模┚碜诒仨氉⒚鞅4嫫谙,凡注明“短期”的`一般以五年為限;注明“長(cháng)期”的由學(xué)校根據實(shí)際需要決定保存期限。
。ㄎ澹┓矙n案資料收集范圍細目中未編入,但確有使用、保存價(jià)值的其他資料,學(xué)?筛鶕枰孕袥Q定是否保存。
三、檔案補充
。ㄒ唬┙搪毠と蚊、考核、晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù),獲得學(xué)位、學(xué)銜,調資,入黨入團,獎懲等材料要及時(shí)收入個(gè)人檔案。
。ǘ┩鈦(lái)文件、函件由檔案人員統一分類(lèi)編號登記,交校有關(guān)領(lǐng)導閱后即立卷歸檔。
。ㄈ┬扔“l(fā)的文件是檔案補充的重點(diǎn),平時(shí)校長(cháng)室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會(huì )、團隊等部門(mén)應將有關(guān)材料分類(lèi)保存,每學(xué)期結束時(shí),集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案傳遞
。ㄒ唬┙搪毠ひ蚬ぷ髡{動(dòng),需要轉遞檔案,必須按上級有關(guān)部門(mén)通知的轉遞項目逐項登記,嚴密包封,并加蓋密封章,通過(guò)機要轉遞,不得公開(kāi)郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
。ㄒ唬┬M馊藛T來(lái)校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案;未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案管理人員仔細核對簽署意見(jiàn);查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
。ǘ┬热藛T借閱業(yè)務(wù)性檔案,學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱,并要辦理登記手續,在規定期限內完好無(wú)損地歸還。
。ㄈ┓参唇(jīng)整理、登記完畢的檔案,一律不得外借或查閱。
六、檔案安全保密
。ㄒ唬﹪朗赜嘘P(guān)保密守則,加強檔案管理人員的組織紀律。
。ǘn案資料室門(mén)窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風(fēng),嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
。ㄈn案管理人員不得將無(wú)關(guān)人員帶進(jìn)檔案資料室,不得外泄檔案中的機密,檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋,應按保密紙處理或銷(xiāo)毀。
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為了進(jìn)一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:
1、嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責;
2、檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續!氨C芫怼钡戎匾牧系.借閱,必須審查審批權限是否符合規定的要求;
3、檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據,不得弄虛作假,出具假證;
4、檔案管理人員切實(shí)做好防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛生。檔案室嚴禁吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網(wǎng)絡(luò )系統;
5、檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對庫房門(mén)、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節假日安全檢查工作,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)處理;
6、借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉借他人,不得帶入公共場(chǎng)所;
7、非檔案管理人員,未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。
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1、檔案室是保管學(xué)校檔案的機要重地,必須嚴格執行檔案室技術(shù)保護管理辦法,認真做好保密和防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等保護工作。
2、非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入。
3、檔案室內應配備空調設備、去濕設備和滅火器材,并有專(zhuān)人定期檢查其效果。
4、檔案室內嚴禁存放與保護檔案無(wú)關(guān)的各種閑雜物品以及易燃物品,室內嚴禁吸煙,不許使用電熱器。
5、檔案室門(mén)窗必須保持堅固,出入應隨手關(guān)門(mén),以確保安全。
6、調閱或出借檔案,應嚴格執行本校制訂的檔案查(借)閱制度。
7、適時(shí)做好檔案室的'通風(fēng)、除濕工作,并經(jīng)常打掃,保持清潔衛生。
8、對檔案室的各類(lèi)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi),排列編號、上架、入框,框架要符合標準。
9、定期檢查檔案保管情況,發(fā)現破損或字跡變化及時(shí)修補復制。
10、對檔案室的檔案,每年進(jìn)行一次檢查核對,并做好記錄,發(fā)現可疑情況應迅速追查。
11、檔案管理人員,臨時(shí)或下班離開(kāi)檔案室,應關(guān)好門(mén)窗,關(guān)掉電燈。
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校舍檔案是維護學(xué)校權益,查勘維修房屋,合理使用校舍,映學(xué)校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理,更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù),根據上級有關(guān)規定,特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義,在思想上重視采取多種方法、途徑加以收集,檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔范圍、時(shí)間、要求。
2、應有積極態(tài)度和主動(dòng)精神,不能坐門(mén)等客。
3、一式二份,正本放教育員會(huì ),副本存學(xué)校。
4、當撤銷(xiāo)學(xué)校的'校舍檔案,應全部移交給市教育員會(huì )。
二、校舍檔案管理
1、邊鑒定邊整理,按要求進(jìn)行分類(lèi)、組卷,文件排列、案卷的裝訂,案卷的排列,案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系,利用原有基礎,便于保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便于保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房,庫房的要求達到“十防”,按要求設置保管設備,材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致,移出檔案要說(shuō)明原因、移往何處、時(shí)間、數量、名稱(chēng)。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點(diǎn)核對,并在交接收據上簽名蓋章,其收據一式三份,交接雙方各一份,會(huì )計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續,外單位查閱或借閱須持介紹信和領(lǐng)導批準手續。
2、查閱或借閱,只允許在檔案室進(jìn)行。
3、查閱或借閱不允許折疊、涂改、轉讓他人閱覽、缺頁(yè)等,嚴守保密規定,歸還時(shí)清點(diǎn)清楚。
4、查閱或借閱時(shí),嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證,措施到位,查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱后不能亂說(shuō),閱覽時(shí)不能隨便翻閱和抄錄。對無(wú)用的材料登記造冊,經(jīng)領(lǐng)導審批后,二人以上人員監銷(xiāo)。
七、清銷(xiāo)
1、清銷(xiāo)之前,首先由管理員定期和不定期對檔案進(jìn)行統計,如發(fā)現確實(shí)因污染、損壞等原因造成無(wú)使用保留價(jià)值,經(jīng)鑒定小組的鑒定同意后方可清銷(xiāo)。
2、清銷(xiāo)應有二人以上人員監銷(xiāo),以防失泄機密。
3、要遵守保密規定,堅持杜絕任意和自銷(xiāo)毀文件或賣(mài)給廢物收購站。
4、學(xué)校檔案室管理制度
1、檔案室是機要重地,非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房?jì)雀鞣N檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學(xué)、合理。
4、庫房?jì)葒澜娣排c保存檔案無(wú)關(guān)的非檔案物品。
5、經(jīng)常清理環(huán)境衛生保持庫房整潔美觀(guān)。
6、庫房?jì)戎梅艤、濕度檢測設置,定期檢查、記錄、分析,庫內溫度應經(jīng)常保持在1424攝氏度,相對濕度保持在45%—60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現破損和字跡模糊及時(shí)修補、復制。
8、檔案管理人員離開(kāi)時(shí)應熄燈、關(guān)好門(mén)窗。
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一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對,做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的'規定范圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復印程序
提出申請——>有關(guān)領(lǐng)導批準——>檔案室辦理手續——>使用檔案——>歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;
2、要愛(ài)護檔案,不得丟失;
3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;
4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。
檔案室管理制度 13
一、檔案室應以科學(xué)、堅固、安全為基本條件,標準溫度為14—24℃,標準相對濕度為45—60%,應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲(chóng)等設施。
二、庫房的`檔案柜、架按要求進(jìn)行排放,對接收來(lái)的檔案要進(jìn)行分類(lèi)、登記、統計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學(xué)校自動(dòng)化管理系統,根據工作需要要逐步設置計算機、復印機、照相機等現代化管理設備。
四、檔案部門(mén)應對檔案的安全定期組織檢查,記錄在案,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)解決。
五、檔案室工作人員調、換工作時(shí)應有嚴格的交接手續。
六、非工作人員不得擅自進(jìn)入檔案室,節假日加強保衛工作。
七、檔案保管工作,必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事,不得徇私舞弊,玩忽職守。
檔案室管理制度 14
一、檔案員要模范遵守黨和國家的保密規定,自覺(jué)遵守保密紀律。
二、非檔案工作人員未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導批準,不得隨意翻閱檔案。
三、查閱借閱檔案、資料的人員,對檔案、資料必須嚴加保護,不得損壞、折卷、畫(huà)線(xiàn)、圈點(diǎn),更不準抽頁(yè)、撕頁(yè)等。
四、凡經(jīng)過(guò)鑒定的檔案資料,未經(jīng)領(lǐng)導批準不準隨意修補。
五、經(jīng)過(guò)鑒定,需要銷(xiāo)毀的.檔案、材料經(jīng)領(lǐng)導批準,報檔案管理部門(mén)認可后,方可銷(xiāo)毀,不得作廢紙出賣(mài)或其它用處。
六、嚴禁在檔案室吸煙和存放易燃品及其它雜物,搞好衛生,做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠,確保檔案資料的安全。
檔案室管理制度 15
一、成立檔案鑒定小組、鑒定小組由本機關(guān)主要領(lǐng)導任組長(cháng)、成員由檔案人員及有關(guān)部門(mén)的人員組成。
二、鑒定小組以專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標準為準繩,以檔案的保管期限為依據及時(shí)組織對到期檔案進(jìn)行鑒定。
三、鑒定工作結束后,要寫(xiě)出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn),由鑒定小組負責人簽名并注明日期,對無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案及文件材料,要填好銷(xiāo)毀清冊,經(jīng)主要領(lǐng)導批準,并報送有關(guān)檔案部門(mén)備案,然后方可銷(xiāo)毀。
四、對已超過(guò)保管期限檔案或文件材料,重新鑒定后,確有保管利用價(jià)值需要延長(cháng)保管期限的,應重新規定保管期限,其保管期限從第一次鑒定的.年限算起。
五、經(jīng)過(guò)鑒定,對延長(cháng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,要達到劃定保管期限準確,保管單位質(zhì)量達到標準規定,鑒定中發(fā)現檔案不準確、不完整,檔案部門(mén)要及時(shí)向領(lǐng)導匯報,責成有關(guān)部室或責任人負責修改、補充。
六、銷(xiāo)毀檔案時(shí),監銷(xiāo)人員不得少于2人,應由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)派員在指定地點(diǎn)共同監銷(xiāo),監銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀以前,應認真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),銷(xiāo)毀后要在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,并將銷(xiāo)毀情況報告領(lǐng)導。
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一、按照本單位《檔案保管期限表》,對應歸檔的文件材料和已滿(mǎn)保管期限的檔案文件進(jìn)行鑒定,對不需歸檔的`文件和不需繼續保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
二、對是否歸檔文件材料進(jìn)行鑒定時(shí),由檔案工作人員與承辦部門(mén)的文書(shū)人員一同完成;對已滿(mǎn)一定保管期限的檔案鑒定時(shí),應由單位領(lǐng)導主持。
三、鑒定檔案應嚴肅認真,嚴格遵守鑒定原則,堅持逐份鑒定,保證單位利益與國家利益不受損失。
四、銷(xiāo)毀檔案前,應編制待銷(xiāo)清冊,報請單位領(lǐng)導及檔案行政管理機關(guān)批準,不得擅自銷(xiāo)毀檔案。
五、銷(xiāo)毀檔案時(shí),應指派兩名以上監銷(xiāo)人員。銷(xiāo)毀后監銷(xiāo)人員要在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章,注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式。銷(xiāo)毀清冊歸入全宗卷保存。
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一、查閱利用本館開(kāi)放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學(xué)歷證書(shū))等有效證件,同時(shí)填寫(xiě)查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書(shū)。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的'重要檔案,須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時(shí),以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責人或學(xué)校分管領(lǐng)導批準,并辦理外借手續(限5天內歸還);若續借,需辦續借手續。
四、提供利用檔案時(shí),按學(xué)校有關(guān)規定收費。
五、外國組織和人員利用開(kāi)放檔案、資料,按國家有關(guān)規定辦理。
六、查閱利用檔案時(shí)不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權,任何單位、個(gè)人無(wú)權公布檔案內容。
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一、保持環(huán)境衛生,不隨地吐痰,不亂扔垃圾;
二、每天上班提前打掃衛生,做好室內無(wú)垃圾;辦公桌上用品要整潔、有序;
三、保持個(gè)人清潔衛生,衣著(zhù)整齊,上班時(shí)間不準穿拖鞋;
四、及時(shí)做好檔案室辦公用品電腦、打印機、辦公桌椅等的維護及清潔;
五、節假日或重要活動(dòng),要清掃衛生及檔案室,做到窗明幾凈;
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為有效地保存制度,特制度《檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度》。
一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導、有關(guān)職能科室負責人領(lǐng)導和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導小組。定期對檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。
二、根據國家和有關(guān)部門(mén)規定,確定各類(lèi)檔案的保管期限,正確劃分需要保密檔案的密級。
三、對檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次,對部分檔案根據實(shí)際需要確定。通過(guò)鑒定的.檔案,必須寫(xiě)出鑒定報告,注明鑒定意見(jiàn)和日期,并由鑒定領(lǐng)導小組負責簽名。
四、通過(guò)鑒定的檔案,力求達到保定期限準確,保管單位質(zhì)量符合標準,對在鑒定中發(fā)現的問(wèn)題,應及時(shí)責成有關(guān)部門(mén)和人員整改;對已超過(guò)保管期或失去價(jià)值的檔案,必須慎重處理,嚴格掌握,還有一定價(jià)值的檔案可暫封存,待觀(guān)察后再行銷(xiāo)毀。
五、對確定銷(xiāo)毀的檔案,應先造好清冊,提交銷(xiāo)毀報告,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審批后,報送檔案主管機關(guān)備案,在銷(xiāo)毀檔案時(shí)要嚴格執行有關(guān)保密規定。
六、要檔案的保管過(guò)程中,要切實(shí)做好檔案銷(xiāo)毀后的善后工作。
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一、嚴格執行檔案管理辦法、路竣工資料編制管理辦法、路檔案管理制度、公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法交辦發(fā)﹝20xx﹞382號、交通建設項目檔案管理文件匯編等相關(guān)文件有關(guān)檔案規章制度;
二、對本單位的'文書(shū)檔案、項目基建檔案等實(shí)行集中統一管理,任何科室、部門(mén)和個(gè)人不得據為己有,或遲遲不向檔案部門(mén)移交;三、對破損具有長(cháng)期或永久保存價(jià)值的檔案資料需進(jìn)行修復和復制;
四、建立檔案登記統計制度,對檔案資料的收進(jìn)、送出、保管利用等情況進(jìn)行登記和統計;
五、定期對檔案保管工作進(jìn)行檢查,確保檔案資料的安全;
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一、檢測設備技術(shù)檔案管理制度
1、進(jìn)場(chǎng)設備的裝箱單、產(chǎn)品合格證、使用說(shuō)明說(shuō)、隨機備件、圖冊逐臺登記存檔。
2、設備儀器的維護、保養、小修、大修、更換要求記錄及時(shí)準確,不得隨意更改、遺失。
3、做好設備定期檢定的記錄存檔。
4、指定專(zhuān)人負責檔案資料的搜集、整理、保管、借閱,并做到及時(shí)準確。
5、嚴格遵守借閱制度,防止檔案喪失。
6、檔案應妥善保管,不得隨意銷(xiāo)毀。
7、檔案資料力求完整、準確,并做好保密工作。
二、檔案保管制度
1、收進(jìn)的檔案應及時(shí)入庫保管,外借歸還的檔案及時(shí)入庫放回原處,便于查詢(xún)。
2、檔案庫房?jì)葒澜鼰,不能存放腐蝕易燃品。
3、檔案庫房門(mén)窗隨時(shí)加鎖,隨開(kāi)隨關(guān),配備庫房平安設施。
4、檔案庫房要保持清潔,并注意做好防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲(chóng)等,確保檔案的完整和平安。
5、每年對檔案庫房進(jìn)行兩次全面檢查,發(fā)現問(wèn)題及時(shí)處理。
6、檔案人員變動(dòng)時(shí),必須辦理交接手續。
三、資料管理人員崗位責任制
1、負責檢測站所有儀器設備資料和檔案檢定證書(shū)的管理工作及測試報告的管理工作。
2、負責對上級文件、專(zhuān)題報告、標準等文件的歸檔管理。
3、檢測報告、原始記錄按門(mén)類(lèi)歸檔,歸檔檔案內容清楚完整。
4、嚴格執行本站各種文件規定和保密制度。
5、定期清理技術(shù)資料,按規定定期銷(xiāo)毀的資料應列清單,經(jīng)主管負責人批準后再進(jìn)行銷(xiāo)毀。
6、未經(jīng)站長(cháng)批準,本站技術(shù)文件、資料、檔案不準外借或查閱。
7、完成領(lǐng)導交辦的各項工作任務(wù)。
四、原始記錄管理制度
1、原始記錄、原始數據要完整、齊全、準確、清晰無(wú)誤,要建立檔案,由資料室管理。
2、本站檢測的.各種原始數據,記錄和各種資料要及時(shí)歸檔,保存期為三年,到期后,經(jīng)站長(cháng)批準,方能銷(xiāo)毀。
3、原始記錄、測試數據,不得任意更改,如需要更改在更改處蓋上原檢測人手章,否則數據無(wú)效,記錄單作廢。
4、原始記錄,測試數據,要有操作人員和檢測負責人簽字方可生效。
五、檔案人員崗位責任制
1、熱愛(ài)本職工作,熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識,了解本站的業(yè)務(wù)和機構演變歷史。
2、熟悉檔案工作的方針政策,制定各項規章制度,傳達和貫徹上級有關(guān)檔案工作的方針政策、法規、方法等。
3、集中統一管理本站各門(mén)類(lèi)的檔案,嚴格執行檔案管理和保密制度。
4、編寫(xiě)檢索工具和資料,為單位日常工作和領(lǐng)導決策效勞。
5、按照上級的要求,做好檔案統計工作。
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