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文書(shū)管理制度細則解釋
制度名稱(chēng)文書(shū)管理制度受控狀態(tài)
編號
執行部門(mén)監督部門(mén)考證部門(mén)
第一章總則
第1條目的
為使文書(shū)管理制度化、規范化，以增進(jìn)文書(shū)處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。
第2條范圍
本單位各部門(mén)與外界往來(lái)文書(shū)的收發(fā)均由行政管理部負責。
第二章收文
第3條簽收文件時(shí)，要確認收文單位或收件人姓名無(wú)誤后再進(jìn)行簽收。
第4條簽收文件時(shí)，要對文件的份數、標題等內容逐份清查核對，如發(fā)現其中一項不對口，應及時(shí)報告主管領(lǐng)導。
第5條簽收文件應簽寫(xiě)姓名并注明時(shí)間。
第6條文件的登記編號：對收到的文件，要分類(lèi)逐件在《收文登記簿》上詳細登記。登記項目一般包括收到日期、順序編號、來(lái)文單位、發(fā)文字號和文件標題。參加各種會(huì )議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交行政管理部保管，個(gè)人不得存放。
第7條內部制發(fā)文件流轉，由各部門(mén)自行登記、收文、立卷、存檔。
第三章發(fā)文
第8條企業(yè)的文件由行政管理部負責起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā)；企業(yè)本部各部門(mén)的文件由各部門(mén)負責起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。
第9條以各部門(mén)名義撰寫(xiě)的文件，由各部門(mén)自行登記、簽發(fā)。
第10條在企業(yè)日常項目開(kāi)發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項應按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，由主管業(yè)務(wù)部門(mén)書(shū)面或口頭通知執行，一般不用企業(yè)文件的形式發(fā)布。
第四章分文
第11條外來(lái)文件由行政管理部登記收文后，根據業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門(mén)處理。
第12條內部制發(fā)文件流轉時(shí)，由發(fā)文部門(mén)登記簽發(fā)后，直接送收文部門(mén)登記簽收。
第五章會(huì )簽
第13條需多部門(mén)或多人會(huì )簽處理的文件應附上《收文處理單》。
第14條各部門(mén)收到需參與會(huì )簽的文件時(shí)，須本著(zhù)本部門(mén)的職責及時(shí)認真處理并簽署意見(jiàn)。
第15條文件收文后，再依《收文處理單》內所指定的會(huì )簽順序，轉送其他會(huì )簽部門(mén)或某人，若某部門(mén)或某人為最后一個(gè)會(huì )簽單位，則處理后將本文件轉送行政管理部。
第16條重要文件的審核、批示與執行
涉及企業(yè)總體協(xié)調或應由總經(jīng)理審核的文件，由行政管理部匯總簽辦意見(jiàn)，呈總經(jīng)理或交其他授權者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門(mén)予以執行。
第六章立檔
第17條經(jīng)辦理歸檔后的文件應立檔管理。行政文件由辦公室立檔管理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)辦公室立檔管理，次年移交檔案室管理。
第18條立檔按年度、機構、問(wèn)題分類(lèi)立卷，卷中按規定編頁(yè)碼號，卷首有案卷目錄。
第19條文件檔案用卷宗按規定裝訂保存。
第七章文書(shū)日常管理
第20條借閱
�。�1）凡因工作需要借閱文件時(shí)，必須履行手續，一般文件經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。
�。�2）文件借出室外需登記，借閱期間應保證文件的完整與安全，閱后在規定時(shí)間內歸還。
�。�3）翻�。◤陀。┤缧鑿陀∥募�，應經(jīng)領(lǐng)導同意方可復印。
第21條保管
�。�1）文件應妥善保管，防蟲(chóng)、防霉、防丟失，保證文件的安全。
�。�2）所有文件應有專(zhuān)柜存放，加鎖，定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防濕。
�。�3）機密文件按密級保管，不得隨便放置于公共場(chǎng)所，不得私自摘錄或對外泄露。
第22條文件的銷(xiāo)毀
文件的銷(xiāo)毀應請示領(lǐng)導簽字同意，并建賬登記，經(jīng)兩人以上監督銷(xiāo)毀，任何人不得私自銷(xiāo)毀文件。
第八章附則
第23條本制度由行政管理部負責解釋?zhuān)灶C布之日起實(shí)施。
編制日期審核日期批準日期
修改標記修改處數修改日期
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