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書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀

時(shí)間:2024-11-20 02:53:27 書(shū)信 我要投稿
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書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀

  傳統書(shū)信有著(zhù)約定俗成的結構,一般由提稱(chēng)語(yǔ)、時(shí)令語(yǔ)、敘別語(yǔ)、正文、珍重語(yǔ)、請安語(yǔ)和落款敬辭組成。這其中包含著(zhù)豐富的禮儀內容,具有中華民族濃厚的文化色彩。下面是小編整理的書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀,參考一下。

書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀

  一般書(shū)信

  一封信,從信封、信紙的選擇到格式、語(yǔ)言的表達都要注意禮儀。

 。ㄒ唬┬欧馀c信紙

  信封和信紙的紙質(zhì)很重要,必須精心選擇,不能過(guò)于隨意,它是給人的第一印象。過(guò)于隨意,隨便用一張皺巴巴的白紙,軟軟的信封,會(huì )讓人感覺(jué)不被重視。如果是代表公司,最好有專(zhuān)門(mén)用于書(shū)面交流的信封和信紙,并使它們在色彩、標志、格式上統一起來(lái),就像配套的衣服一樣,是單位形象獨具魅力。

  信紙又稱(chēng)信筏,一般選擇16開(kāi)大小,有橫條或者隱條的稿紙,底色可以為白色,也可以為乳白色或者淡藍色。正式的公務(wù)活動(dòng)中的信函最好不帶彩色鑲邊。一般的單位有專(zhuān)用的心筏紙,右下角由本單位的地址、單位電話(huà)和郵編等信息。信紙切忌打格子,除非需要通過(guò)表格說(shuō)明什么問(wèn)題。

 。ǘ┨顚(xiě)信封

  信封上應依次寫(xiě)上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。收信人的地址要準確無(wú)誤,字跡工整清晰。一般來(lái)說(shuō),發(fā)給機關(guān)、團體或單位的信,要先寫(xiě)地址,再寫(xiě)單位名稱(chēng)。收信的地址如是在外省市,一定要寫(xiě)清楚省份。收信人的姓名應寫(xiě)作信封的中間,字體要略大些。姓名要寫(xiě)全,如“王先生收”、“張校長(cháng)收”的寫(xiě)法容易引起不必要的差錯。在姓名后空二格,寫(xiě)上“先生”“女士”等通稱(chēng),后加上“收”、“啟”、 “鑒”等字。尊稱(chēng)一般不寫(xiě)在封面上,因為信封一般是寫(xiě)給無(wú)關(guān)的第三者(郵遞員)看的。若是寄交給旅居某地或者旅館的人,要寫(xiě)上“請留交”;當需要轉交時(shí)可寫(xiě)“煩交”或“轉交”。如直接由第三者轉交,則無(wú)需寫(xiě)郵編和地址等,直接在信封上寫(xiě)明“煩交張明先生收”或是“轉交李娜女士收”。寄件地址寫(xiě)在信封下方靠右的地方,盡量寫(xiě)詳細些,讓收信人一看就知道是誰(shuí)寄來(lái)的,同時(shí)也便于地址有誤或者投遞出錯時(shí)退回此信。最后填好寄信人的郵政編碼。

  海外信函的信封正面的中間寫(xiě)收信人的姓名地址。第一行寫(xiě)收信人的姓名,

  姓名前加稱(chēng)呼;第二行寫(xiě)門(mén)牌和路名;第三行寫(xiě)城市名和郵政編碼;最后一行寫(xiě)國名?梢愿餍袑R,也可以每行外后縮五個(gè)字母。用英文或機到過(guò)通曉的文字書(shū)寫(xiě)。寄件人姓名和地址寫(xiě)在信封正面左上角,順序同收件人姓名地址,出了我國國名必須寫(xiě)“CHINA”外,其余用中文書(shū)寫(xiě)。航空標簽應貼在信封正面右下角。印刷了單位名稱(chēng)的信封不能用來(lái)及國際及港澳臺郵件。

 。ㄈ┢胀ㄐ盼牡囊幏陡袷

  信文由稱(chēng)謂、正文、敬語(yǔ)、落款和時(shí)間組成。

  1、稱(chēng)謂。應在第一行頂格寫(xiě),后加冒號,以示尊敬。稱(chēng)謂應當遵循長(cháng)幼有序、禮貌待人的原則,選擇得體的稱(chēng)呼。

  2、正文。正文是信函的主體?筛鶕䦟ο蠛退鰞热莸牟煌,靈活的采用不同的文筆和風(fēng)格。一般包括以下四方面的內容:

 。1)問(wèn)候語(yǔ)。問(wèn)候語(yǔ)要單獨成行,以示禮貌。有“您好”、“近好”、“節日好”等;

 。2)詢(xún)問(wèn)對方近況并談及對方有關(guān)的情況,以表示對對方的重視和關(guān)切;

 。3)回答對方的問(wèn)題和談及自己情況和打算;

 。4)簡(jiǎn)短的寫(xiě)出自己的希望、意愿和再聯(lián)系之事。

  3、敬語(yǔ)。是寫(xiě)信人在書(shū)信結束時(shí)向對方表達祝愿、勉慰之情的短語(yǔ)。多用“此致”、“即頌”、“順!钡仍~語(yǔ)緊接在正文末尾,在下一行的定格出,用“敬禮”、“近安”、“安康”等詞語(yǔ)與前面呼應。

  4、落款及時(shí)間。在信文的最后,寫(xiě)上寫(xiě)信的姓名和寫(xiě)信日期。署名應寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右的位置。一般寫(xiě)給領(lǐng)導或不大熟悉的人。要屬上全名以示莊重、嚴肅;如果寫(xiě)給親朋好友,可以只寫(xiě)名不寫(xiě)姓;署名后可酌情加上稟詞,對長(cháng)輩用“奉”、“拜上”,對同輩用“謹上”,對晚輩用“字”、“白”等詞。

 。ㄋ模⿻(shū)寫(xiě)字跡

  普通書(shū)信作為一種信息、情感溝通的工具,應用手寫(xiě),使用黑色鋼筆、簽字筆顯得更加正式、禮貌,不宜用鉛筆寫(xiě),切忌用紅色筆書(shū)寫(xiě),紅色筆書(shū)寫(xiě)表示與對方絕交。書(shū)寫(xiě)時(shí)最好用楷體或是行書(shū),自己要清晰工整。打印的紙雖清晰美觀(guān),但沒(méi)有手寫(xiě)的讓人感覺(jué)親切,所以私人名義的信要用手寫(xiě),如必須打印,簽名也要用手寫(xiě)。以單位名義寫(xiě)的信、文書(shū)要打印件,表示慎重、正式。

  拓展內容

  公關(guān)書(shū)信禮儀

  所謂文書(shū),指借助于文字而形成的各種書(shū)面材料?煞忠话阈运饺宋臅(shū)和工作性公務(wù)文書(shū)。

  書(shū)信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書(shū)信的格式和要求,有助于更好地發(fā)揮書(shū)信的功能。

  書(shū)信和格式:信文由稱(chēng)謂、正文、敬語(yǔ)、落款及時(shí)間四部分組成。

  稱(chēng)謂:應在第一行頂格寫(xiě),后加冒號,以示尊敬。稱(chēng)謂應尊循長(cháng)幼有序、禮貌待人的原則,選擇得體的稱(chēng)呼。

  正文:正文是信函的主體?筛鶕䦟ο蠛退鰞热莸牟煌,靈活地采用不同的文筆和風(fēng)格。

  1、問(wèn)候語(yǔ)。問(wèn)候語(yǔ)要單獨成行,以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節日好”等。

  2、先詢(xún)問(wèn)對方近況和談與對方有關(guān)的情況,以表示對對方的重視和關(guān)切。

  3、回答對方的問(wèn)題或談自己的事情和打算。

  4、簡(jiǎn)短地寫(xiě)出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。

  敬語(yǔ):寫(xiě)信人在書(shū)信結束時(shí)身對方表達祝愿、勉慰之情的短語(yǔ)。多用“此致、即頌、順!钡仍~緊接正文末尾。

  落款及時(shí)間:在信文的最后,寫(xiě)上寫(xiě)信人的姓名和寫(xiě)信日期。署名應寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。一般寫(xiě)給領(lǐng)導或不太熟悉的人,要署上全名以示莊重、嚴肅;如果寫(xiě)給親朋好友,可只寫(xiě)名而不寫(xiě)姓;署名后面可酌情加啟稟詞,對長(cháng)輩用“奉、拜上”,對同輩用“謹啟、上”,對晚輩用“字、白、諭”等詞。

  信封:信封上應依次寫(xiě)上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。

  郵政編碼要填寫(xiě)在信封左上方的方格內,收信人的地址要寫(xiě)得詳細無(wú)誤,字跡工整清晰。發(fā)給機關(guān)、團體或單位的信,要先寫(xiě)地址,再寫(xiě)單位名稱(chēng)。收信人的姓名應寫(xiě)在信封的中間,字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫(xiě)上“同志、先生、女士”等稱(chēng)呼,后加“收、啟、鑒”等字

  寄信人地址、姓名要寫(xiě)在信封下方靠右的地方,并盡量寫(xiě)得詳細周全一些。最后填寫(xiě)好寄信人的郵政編碼。

  公關(guān)傳真禮儀

  第一,必須合法使用。國家規定:任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設備時(shí),均須嚴格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求,認真履行必要的使用的手續,否則即為非法之舉。

  具體而言,安裝、使用傳真設備前,須經(jīng)電信部門(mén)許可,并辦理相關(guān)的一切手續,不準私自安裝、使用傳真設備。

  安裝、使用的傳真設備,必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國外直接所帶入的傳真設備,必須首先前往國家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測,然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續。

  使用自備的傳真設備期間,按照規定,每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費用。

  第二,必須得法使有。使用傳真設備通訊,必須在具體的操作上力求標準而規范。不然,也會(huì )令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機號碼,應被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對象。一般而言,在商用名片上,傳真號碼是必不可少的一項重要內容。

  對于主要交往對象的傳真號碼,必須認真地記好,為了保證萬(wàn)無(wú)一失,在有必要向對方發(fā)送傳真前,最好先用對方通報一下。這樣作既提醒了對方,又不至于發(fā)錯傳真。發(fā)送傳真時(shí),必須按規定操作,并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí),也要注意使其內容簡(jiǎn)明扼要,以節省費用。

  單位所使用的傳真設備,應當安排專(zhuān)人負責。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí),應使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作,單位的傳真機盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線(xiàn)路。

  第三,必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí),必須牢記維護個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題,必須處處不失禮數。

  在發(fā)送傳真時(shí),一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí),更是要謹記這一條。出差在外,有必要使用公眾傳真設備,即付費使用電信部門(mén)所設立在營(yíng)業(yè)所內的傳真機時(shí),除了要辦好手續、防止泄密之外,對于工作人員亦須依禮相待。

  人們在使用傳真設備時(shí),最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后,應當在第一時(shí)間內即刻采用適當的方式告知對方,以免對方惦念不已。需要辦理或轉交、轉送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí),千萬(wàn)不可拖延時(shí)間,耽誤對方的要事。

  書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀之公文種類(lèi)

  1. 命令

  2. 議案

  3. 決定:對重大事項或者重大行動(dòng)做出安排

  4. 指示:對下級機關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導原則

  5. 公告、通告:公告適用于宣布重要事項或者法定事項,通告適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項

  6. 通知:批轉下級機關(guān)的公文,轉發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文;發(fā)布規章;傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執行的事項;任免和聘用干部。

  7. 通報:表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達重要精神或者情況

  8. 報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見(jiàn)或者建議,答復上級機關(guān)的詢(xún)問(wèn)

  9. 請示:向上級機關(guān)請求指示、批準

  10. 批復:答復下級機關(guān)的請示事項

  11. 函:不相隸屬機關(guān)之間互相協(xié)商工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題;向有關(guān)主管部門(mén)請求批準

  12. 會(huì )議紀要:記載和傳達會(huì )議精神和議定事項

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