書(shū)信公函格式范文

　　公函式商函的信文格式包括信頭、標題、函號、稱(chēng)謂、正文、信尾、附件標注、附言等項。下面是小編為你帶來(lái)的書(shū)信公函格式范文，歡迎閱讀。

　　書(shū)信公函格式范文

　　1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由于商務(wù)活動(dòng)的國際交往日益增多,近年來(lái)國內商函采用這種國際通用的信頭格式者日漸增多。信頭出現于信文首頁(yè)的上部,在左上方寫(xiě)收件人地址、單位、職稱(chēng)、職銜、姓名等;右上方寫(xiě)發(fā)信人地址、法定名稱(chēng)、姓名、電話(huà)、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。

　　如:香港九龍觀(guān)塘協(xié)和街78號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區車(chē)公莊大街6號泵業(yè)國際集團 中國雙巴進(jìn)出口總公司董事長(cháng)云曉瓔先生 總經(jīng)理×××電話(huà):傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日

　　有些商業(yè)企業(yè)的信箋印有信頭,發(fā)信時(shí)在專(zhuān)用發(fā)函紙上按表格填寫(xiě)即可。需注意:就目前而言,信頭并非中文商函的必備格式,國內商函往來(lái)多無(wú)信頭。

　　2.標題(事由)標題位置在信頭下方,居中書(shū)寫(xiě);不使用信頭則直接標寫(xiě)在首頁(yè)上方中間。標題用來(lái)標明事由,使收信人通過(guò)標題一目了然就能知道信文的主要內容。商函標題常見(jiàn)有兩種形式:一是由事由加文種名稱(chēng)“函”構成,類(lèi)似于兩項式的公函標題,如“關(guān)于申請商標注冊咨詢(xún)函”。二是先寫(xiě)“事由”二字,加冒號提示,然后直接標寫(xiě)該信件的內容,如“事由:K-35超聲波儀索賠”。

　　3.函號(編號)函號即發(fā)函字號或發(fā)函編號。中文商函的編號常見(jiàn)有兩種形式:一是仿效行政公文發(fā)文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這里的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務(wù)處商函”,“99號”是該公司年度發(fā)函的順序號。但需注意,商函的發(fā)函字號不象行政公文發(fā)文字號那樣有嚴格的要求。二是采用直接編號,如“第23號”。設置函號是為了便于收發(fā)函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或采用何種形式編排函號并無(wú)具體規定。函號的標注位置也沒(méi)有固定、統一的要求,通常出現在標題右下方或信頭的左上方。

　　4.稱(chēng)謂(稱(chēng)呼)稱(chēng)謂是對收信人或收信單位的稱(chēng)呼。稱(chēng)謂的`位置在標題或函號的左下方,單獨占行,頂格書(shū)寫(xiě),后面用冒號。商函比較注重稱(chēng)謂。若收信方是單位,應寫(xiě)全稱(chēng)或單位內的部門(mén)名稱(chēng);若寫(xiě)給個(gè)人,要在公司名稱(chēng)和對方名字之后加職務(wù)銜,以示尊重。如“××商場(chǎng)××總經(jīng)理”、“×××董事長(cháng)”等。不知對方職務(wù)或職稱(chēng)時(shí)可用“負責同志”、“先生”、“女士”、“小姐”等稱(chēng)呼。與港澳臺地區進(jìn)行商務(wù)往來(lái),依照習慣還應在稱(chēng)呼上加一些文言敬語(yǔ),如“×先生惠覽”、“××先生臺鑒”等。商函在稱(chēng)謂之后一般不用寒暄語(yǔ),直接進(jìn)入正文,不必象私函那樣客套寒暄。

　　5.正文正文是商函的核心部分,敘述經(jīng)貿業(yè)務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。正文可分開(kāi)頭、主體、結尾三部分。開(kāi)頭:開(kāi)頭應直截了當、簡(jiǎn)單扼要地說(shuō)明發(fā)函意圖、緣由;復函則要引敘對方來(lái)函,以示復函的針對性。主體:主體表達信函的中心內容。一般是根據發(fā)函緣由詳細地陳述具體事項或是針對所要商洽的問(wèn)題或所聯(lián)系的事項闡明自己的意見(jiàn)。結尾:結尾一般是簡(jiǎn)要概括主體所敘之事,并提出本函的有關(guān)要求,如“希望速予辦理見(jiàn)復”等。有的商函在結尾時(shí)使用一些慣用語(yǔ),如“此致”、“此復”等。也有的商函沒(méi)有結尾。結尾往往就是一兩句話(huà),但卻是點(diǎn)睛之筆,應特別注意它的恰當得體。一般商函沒(méi)有祝頌語(yǔ)。個(gè)別商函如聯(lián)系信、慶賀信,為聯(lián)絡(luò )情感、表示禮儀,常常在結尾使用祝頌語(yǔ),寫(xiě)一些表示祝愿或致敬的話(huà)語(yǔ),如“謹祝商安”、“敬祝健康”等。結尾慣用語(yǔ)和祝頌語(yǔ)可一行書(shū)寫(xiě)也可分兩行書(shū)寫(xiě)。一行書(shū)寫(xiě)時(shí)可緊隨正文,也可以和正文空開(kāi)兩格再寫(xiě);分行書(shū)寫(xiě)時(shí),“謹�！�、“敬�！笨删o隨正文,也可以和正文空開(kāi)兩格再寫(xiě),“商安”、“健康”則轉行頂格書(shū)寫(xiě)或轉行空兩格書(shū)寫(xiě)。

　　6.信尾信尾包括落款、簽章、日期等。落款:落款通常寫(xiě)在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以單位名義發(fā)出的信函,落款可寫(xiě)單位名稱(chēng)或單位內具體部門(mén)名稱(chēng),也可同時(shí)署寫(xiě)信人的姓名,有負責人姓名的還須注明職銜。使用專(zhuān)用發(fā)函紙,則填寫(xiě)日期即可。簽章:簽字和加蓋公章。重要的信函,為鄭重起見(jiàn)要加蓋公章。有發(fā)函人署名的必須親自手簽具名,不能用圖章代替手簽,打印的信件在打印的姓名前面也必須簽署真名,因為商函是重要的憑證。日期:日期一般寫(xiě)在署名的下一行或同一行偏右的位置。發(fā)函日期要寫(xiě)明具體的年、月、日(甚至時(shí))。做為憑據,日期是商函非常重要的一項格式,要求書(shū)寫(xiě)完整,不可省略、遺漏。

　　7.附件標注附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料,如報價(jià)單、發(fā)票、確認書(shū)、單據等。由于文本頁(yè)數多或不便寫(xiě)入正文,這些資料均可作為附件處理,附在信文之后。附件的標注位置可在落款之前也可在落款之后,靠左側寫(xiě)“附件:”或“附:”字樣,然后注明附件的名稱(chēng)和件數。如“附件:安圖公司最新地圖目錄三份”、“附:88號男式真絲睡衣彩色圖片一套”。

　　8.附言如果附言補敘的內容較多,應另寫(xiě)一函,以示尊重。信函寫(xiě)完后,發(fā)現內容有漏、或有補充說(shuō)明之事、或有必須修正之處,可在落款左下方標寫(xiě)“又及:”、“又啟:”、“再者:”、“再啟者:”字樣,然后提行予以補敘,交代有關(guān)事項。也可直接補敘有關(guān)事項,然后標寫(xiě)“又及”、“雙啟”字樣。如“又及:×××經(jīng)理特意囑筆問(wèn)候”、“又啟:來(lái)函可郵寄新址”,或“×××經(jīng)理特意囑筆問(wèn)候。又及”、“來(lái)函可郵寄新址。又啟”。如果附言補敘的內容較多,應另寫(xiě)一函,以示尊重。上述公函式商務(wù)信函的8項格式并不是每件商函所必須具備的,其中標題(事由)、稱(chēng)謂、正文、信尾4項是必有的格式;而信頭、函號(編號)、附件標注、附言4項是或有的格式,寫(xiě)作時(shí)可依實(shí)際需要選用。

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致XX公司商函

　　貴司與我司簽訂的.XX中段一層入口處之協(xié)議，現貴司由于特殊原因要求與我司解除合同。貴司承擔退還我司以交的租金XX萬(wàn)元同時(shí)補償我司XX萬(wàn)元的損失共計XX萬(wàn)元整人民幣�，F我司已同意該司要求，提前解除合同。我司撤離該店后其之前售后服務(wù)轉移至XX地區XX店(全國XX直營(yíng)店面均可提供服務(wù))。雙方簽字蓋章后生效!

　　甲方：xxx

　　乙方：xxx

　　代理人：xxx

　　代理人：xxx

　　日期：xxxx年xx月xx日

　　日期：xxxx年xx月xx日

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