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年度采購與付款情況的審計報告
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關(guān)于供應部20**年度采購與付款情況的審計報告
總經(jīng)理：
根據201*年度審計計劃和審計委員會(huì )安排，自2010年4月15日至2010年5月10日，我們審計組對供應部2009年度采購與付款情況進(jìn)行了審計。審計過(guò)程中得到了被審計部門(mén)的積極支持和配合，工作進(jìn)展順利。審計工作已經(jīng)結束，現將審計情況報告如下：
一、 基本情況
為了加強對公司物資采購與付款業(yè)務(wù)的內部控制，規范采購與付款行為，防范采購與付款過(guò)程中的差錯和舞弊，公司根據《企業(yè)內部控制規范》以及國家有關(guān)法律法規，結合公司的實(shí)際情況，制定了《采購與付款內部控制制度》。
物資采購流程分兩大類(lèi)，一類(lèi)是生產(chǎn)物料采購，一類(lèi)是五金物料采購。生產(chǎn)物料的采購，每月11日前生產(chǎn)部根據營(yíng)銷(xiāo)中心銷(xiāo)售預算情況編制需料計劃，供應部在5個(gè)工作日內根據需料計劃經(jīng)過(guò)詢(xún)價(jià)后編制訂貨計劃，報物管部審核總經(jīng)理批準后與客戶(hù)簽訂采購合同;而五金物料的采購，則由使用部門(mén)自行填寫(xiě)申購單，倉庫核實(shí)庫存量及采購量后，由供應部詢(xún)價(jià)，報物管部審核總經(jīng)理批準后與客戶(hù)簽訂采購合同，某些零散的五金備件直接采購。在允許的情況下采用不少于3家以上供應商以資質(zhì)及詢(xún)價(jià)篩選的方式，在合格供方中比價(jià)擇優(yōu)采購，而貨比3家的先后依據是：質(zhì)量、送貨時(shí)間(是否符合我司生產(chǎn)需求)、付款方式、價(jià)格。一般情況下，符合資質(zhì)的供方先將樣板送來(lái)，待公司檢驗合格后，將其確認為可比可選的對象。公司開(kāi)發(fā)供應商的途徑有多種，以上網(wǎng)查詢(xún)搜索或由供應商同行介紹為多。所選擇
的供應商必須按商品的類(lèi)別提供相應的證照復印本，如原料(主料)需有營(yíng)業(yè)執照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品GMP證書(shū)、藥品注冊證;輔料需有營(yíng)業(yè)執照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品注冊證;中藥材需有營(yíng)業(yè)執照、藥品經(jīng)營(yíng)許可證、GSP證書(shū)，且購入的產(chǎn)地保持相對的穩定;進(jìn)口商品遵守《進(jìn)品商品管理辦法》提供進(jìn)口商品注冊證、進(jìn)口藥材批件、進(jìn)品藥品檢驗報告書(shū)。為確保所采購的商品符合標準，質(zhì)管部每年底對供應商進(jìn)行考核評估、更新，并存檔。
供應部在與客戶(hù)簽訂采購合同時(shí)，都明確采購物資的品名、規格、質(zhì)量執行標準、數量、價(jià)格、交貨日期、運輸方式、付款方式、違約責任等要素，并由授權人員代表簽訂。
供方按照合同規定的交貨日期將貨物送達公司倉庫，倉管員根據訂貨計劃簽收貨物，數量差異允許在5%-10%之間，但這種差異合同上沒(méi)有明確說(shuō)明，若差異較大，需請示領(lǐng)導。貨物簽收完畢后，倉管員及時(shí)報檢，在收到檢驗室及質(zhì)管部出具的驗收報告單后，便將該批貨物入賬，若不合格，則通知供應部，一般情況下，供方選擇換貨。
倉庫存放的物料都是分門(mén)別類(lèi)的，部分貴重的藥材放在加鎖的地方，并限制人員接近。
貨物驗收后，供方提供合法票據給我司，供應部人員復核票據上的內容與采購合同、驗收單上的是否一致，并根據合同上的付款要求填寫(xiě)付款申請單交送財務(wù)部。財務(wù)部?jì)?yōu)先考慮用銀行承兌匯票付款，并對資金計劃、合同約定的付款條件進(jìn)行嚴格審核，經(jīng)總經(jīng)理批準，由出納辦理相關(guān)貨款結算。
公司09年的存貨周轉率為4.71次，比08年的4.11次有明顯提高。09年全年采購額約18,897.65萬(wàn)元，共耗用19,023.10萬(wàn)元。
分析說(shuō)明：
(1)中藥材09年耗用額比08年減少261.62萬(wàn)元下降率6.2%，其中當歸減少259.8萬(wàn)元，占總額的99.3%，原因是當歸從08年的采購單價(jià)41.83元/KG下降到09年的15.13元/KG，雖然09年耗用量比08年增長(cháng)18844.53KG，增長(cháng)18.21%，但還是導致總耗用額下降。除了當歸，還有丹參、皂角刺、防風(fēng)等9種中藥材有這種采購單價(jià)差異情況。
(2)原輔料采購額及耗用額增長(cháng)大的原因是09年將“空心膠囊”歸入輔料中核算，而08年則歸入包裝物中核算。若不考慮“空心膠囊”，09年比08年耗用增長(cháng)不到1%。而“空心膠囊”09年比08年耗用額增長(cháng)2.81%。
(3)包裝物耗用額比08年減少175.36萬(wàn)元下降6.85%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用427.92萬(wàn)元歸入輔料中核算。
分析說(shuō)明：
(1)原輔料耗用額09年比08年減少334.78萬(wàn)元，下降率為4.54%，主要原因是頭孢拉定的耗用額比去年減少 372.97萬(wàn)元。頭孢氨芐的采購單價(jià)則由去年的469.06元/KG下降到317.71元/KG。
(2)包裝物耗用額比08年減少65.08萬(wàn)元下降3.86%，主要原因是09年“空心膠囊”耗用其中215.85萬(wàn)元歸入輔料中核算。
貨款支付情況
分析說(shuō)明：
根據公司的經(jīng)營(yíng)方針優(yōu)先考慮以銀行承兌匯票支付貨款，09年比08年通過(guò)以銀行承兌匯票支付貨款增加8.26%，但是以銀行承兌匯票方式支付沒(méi)有達到采購總額的50%。
二、 審計內容
本次審計采取了抽查的方式進(jìn)行。
(1) 隨意抽查一個(gè)月的訂貨計劃書(shū), 檢查其是否符合當期的采購政策。
原材料的訂貨計劃是否根據當期的需料計劃實(shí)施, 是否按管理制度及權限規定要求辦理審批手續, 是否按預先編號、保管訂貨計劃。
(2) 分析比較需料計劃、庫存量及訂貨計劃, 檢查其是否進(jìn)行合理安排。
(3) 檢查原材料的采購價(jià)格是否經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調查、比較、審批程序決定。 (4) 檢查采購合同條款是否充分，有無(wú)損害公司利益，是否有指定人員審核，是否交財務(wù)部存檔，合同專(zhuān)用章是否經(jīng)過(guò)適當審批。 (5) 檢查是否按需料計劃申請訂貨計劃，跟蹤其實(shí)施過(guò)程，檢查其采購價(jià)格、供應商及審批情況，比較當期實(shí)際生產(chǎn)及庫存狀況。 (6) 審核供應商的發(fā)票與訂貨計劃、采購合同、入庫單的名稱(chēng)、單價(jià)、數量是否一致。
(7) 檢查是否存在超收，超收標準的規定;分析超收原料的價(jià)格與數量是否經(jīng)濟、是否合理。
(8) 查閱詢(xún)價(jià)是否有書(shū)面記錄并存檔，是否作為訂貨計劃審核的依據。 (9) 查閱供應商的檔案是否健全并定期更新;是否定期對供應商進(jìn)行考評、且考評指標是否合理，查閱近期的供應商評價(jià)表，查看是否存在大量得分較低的供應商。
(10)查閱公司是否有關(guān)于采購批準額度的權限規定。
(11)查閱公司的質(zhì)量原因造成退貨的.標準及其執行情況，查閱退貨的
“出庫單”，檢查其是否按規定辦理審批手續，退貨是否充分、及時(shí)，供應商是否簽字;退貨是否符合質(zhì)管部的建議，退貨時(shí)是否有質(zhì)管和財務(wù)核查。
三、 審計結果
(1) 訂貨計劃符合當期的采購政策，原材料的訂貨計劃都是根據當期的需料計劃實(shí)施，且每份需料計劃都經(jīng)過(guò)生產(chǎn)部部長(cháng)復核，訂貨計劃則由總經(jīng)理審批，方能與供方簽訂采購合同。供應部將每月的需料計劃、訂貨計劃歸檔。
(2) 原材料的采購價(jià)格均經(jīng)過(guò)市場(chǎng)調查，貨比3家，但部分原材料的供應商只有一家符合我司資質(zhì)要求，最后由領(lǐng)導審批。
(3) 采購合同條款充分，無(wú)損害公司利益，并指定授權人員代表簽訂，保管合同專(zhuān)用章，合同簽訂后交財務(wù)存檔，以便審核、付款。
(4) 一般情況下，訂貨計劃應與生產(chǎn)部的需料計劃一致，但實(shí)際的采購過(guò)程中，訂貨計劃中的品種、數量要比生產(chǎn)需料計劃多，是因為供應部考慮某品種庫存不多，而且日常耗用量比較大，供方也亦將漲價(jià)，為降低采購成本，供應部在沒(méi)有需料計劃的前提下，自行申購，并由領(lǐng)導審批。
(5) 供應商提供合法的票據，發(fā)票上的內容與倉庫收料單上的一致，由于存在超收或少收，所以發(fā)票上的數量與采購合同存在一定的差異。
(6) 公司允許按合同數量的5%-10%的差異標準來(lái)簽收貨物，若在這范圍內都是經(jīng)濟的、合理的，但要是超標，需經(jīng)領(lǐng)導同意才能簽收。而引起這差異的兩個(gè)主要原因是雙方的秤、電子磅存在差異和運輸車(chē)輛空間問(wèn)題。
(7) 詢(xún)價(jià)均有書(shū)面記錄并存檔，是作為編制、審核訂貨計劃的依據。
(8) 供應商檔案健全，按采購類(lèi)別的不同，供應商所提供的有效證照復印本亦不同，每新增一家供應商都配有一套完整的質(zhì)量體系評估報告，并每年底對供應商進(jìn)行一次復評，定期更新。
(9) 公司沒(méi)有明確的關(guān)于采購額度的權限規定，但每張訂貨計劃都有總經(jīng)理批準，合同的簽訂由采購管理員負責。
(10)公司檢驗室根據國家規定的標準及有關(guān)質(zhì)量要求對所有采購的原材料、包裝物進(jìn)行檢驗，并在限期內出具檢驗報告，若有不合格品，憑檢驗報告單通知供方退貨或換貨。在退貨時(shí)，質(zhì)管部與供應部人員在旁核查，但不經(jīng)財務(wù)部。
四、 存在問(wèn)題及審計建議
1. 成本管理工作手段單一，市場(chǎng)信息搜集工作少，供應商管理需進(jìn)一步規范化;
主要問(wèn)題1：
采購員市場(chǎng)信息搜集不夠，市場(chǎng)價(jià)格信息調查工作比重少。價(jià)格信息獲取手段單一，多為供應商傳真報價(jià)基礎上討價(jià)還價(jià)。
建議：
應加強基礎信息工作，尋找價(jià)優(yōu)、質(zhì)高、誠信的供應商。
主要問(wèn)題2：
供應商等級評定工作管理薄弱，每年底對供應商的復評過(guò)于簡(jiǎn)單，主觀(guān)性較強。
建議：
實(shí)地考察，深入了解供應商最新情況，建立并完善供應商管理工作，增加透明度。
主要問(wèn)題3：
部份物料對供應商的依賴(lài)性太強，將直接影響成本高低、質(zhì)量好壞及采購工作效率水平。
建議：
由于公司產(chǎn)品的特點(diǎn)對采購人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也相對較高，日常要做好重要供應商的溝通，不因為時(shí)間要求緊而向質(zhì)量讓步。另外是否建立科學(xué)的產(chǎn)品生產(chǎn)周期，精確計算出從采購到產(chǎn)品下線(xiàn)入庫各環(huán)節所需的時(shí)間，讓公司與供應商之間永遠處于主導的地位。 審計結論：
目前主要物料來(lái)源多為長(cháng)期供應商，價(jià)格上也有一定的穩定，但仍為制約計劃采購的瓶頸，物料成本、質(zhì)量直接關(guān)系到公司效益，因此應加大此方面的工作投入而非下單后的補救。
2. 內控管理有少量缺陷需改進(jìn);
主要問(wèn)題1：
符合公司的實(shí)際情況，更新相關(guān)制度。
建議：
編制采購流程一般操作規范，采購詢(xún)價(jià)控制制度。
主要問(wèn)題2：
所有的來(lái)貨都辦理簽收手續，但因質(zhì)量問(wèn)題導致退貨或換貨的，倉庫并沒(méi)有退貨出庫單，退貨手續并不合理。
建議：
編制采購退回管理制度，明確責任人。
主要問(wèn)題3：
倉庫的收料報告單只有倉管員1人簽字，是否符合規定。
建議：
應采取針對性的措施加以改進(jìn)。
主要問(wèn)題4：
不重視與供應商往來(lái)賬核對。
建議：建立應付賬款對賬制度。
審計結論：
相關(guān)管理存在一定的問(wèn)題，應完善一系列采購管理制度。
五、 內部審計人員的評論
供應部作為公司生產(chǎn)運作管理的關(guān)鍵部門(mén)，基礎信息工作的扎實(shí)程度直接會(huì )影響整個(gè)公司的運作效率和效果，有些是來(lái)自部門(mén)外的，有些是內部管理不到位，要解決這些問(wèn)題光靠本身是不夠的，涉及到
其他相關(guān)部門(mén)的信息管理，辦法是各部門(mén)如何分步改善。此外內控制度管理上還有待完善，靈活性不夠�？傊�，經(jīng)審計后發(fā)現該部門(mén)存貨管理工作基礎工作扎實(shí)，物料管理到位，基本上能完成采購任務(wù)。
六、 對回復的期盼
在審計過(guò)程中得到貴部門(mén)的積極支持和配合，工作進(jìn)展順利，審計工作已經(jīng)結束，現提出有關(guān)部門(mén)審計發(fā)現和建議的詳細資料，我們希望在收到報告之后的7天內作出書(shū)面回復。
七、 供應部的反應
該部對本次審計工作比較重視，能提供審計所需的資料使審計工作得以順利進(jìn)行，基于審計所發(fā)現的問(wèn)題探討后認為：
1. 我部將繼續配合公司信息化管理，加強基礎信息方面工作，對物料采購信息的收集、保存和分析等細化管理。
2. 我部對供應商評定均有進(jìn)行實(shí)地考察，并對其行業(yè)地位、經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、同行口碑、物料供應可行性、供應成本、風(fēng)險評估等進(jìn)行了解和分析。
(審計部意見(jiàn)：供應商的評定應該由質(zhì)管部門(mén)，供應部所說(shuō)的分析沒(méi)有紙質(zhì)文件。)
3. 我部在物料采購上堅持所購物料符合“國家規定標準”為原則，從來(lái)沒(méi)有“因為時(shí)間要求緊而向質(zhì)量讓步”。我部一直努力維系與供應商之間良好的合作關(guān)系，不僅是為了保證物料供應的穩定，也是為了爭取更優(yōu)的價(jià)格，更有利的付款方式，更好的質(zhì)量保障和服務(wù)等等。這種合作關(guān)系是平等、互利的戰略性合作關(guān)系，不應該簡(jiǎn)單地認為誰(shuí)“依賴(lài)”誰(shuí)，誰(shuí)“主導”誰(shuí)。
(審計部意見(jiàn)：建立產(chǎn)品生產(chǎn)周期，了解采購至入庫所需的時(shí)間。)
4. 在內控管理制度規范方面，我部將根據公司的實(shí)際情況，進(jìn)一步完善物料采購流程和制度。
5. 我部對于財務(wù)部定期或不定期的往來(lái)賬核對從來(lái)都是高度重視并積極配合，從未有遺留任何一筆往來(lái)業(yè)務(wù)。
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