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合同管理系統解決方案
1、合同管理系統介紹
合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理基礎工作上的重要內容，通過(guò)加強管理，規范企業(yè)合同的簽訂和履行，能夠有效防范風(fēng)險、優(yōu)化管理、降低成本、提高效益。
合同管理系統采用一體化建設模式。通過(guò)我們對各領(lǐng)域合同情況的綜合了解，抽象出不同領(lǐng)域合同信息所共有的核心要素，形成了一個(gè)強大的合同管理系統，其中包括合同擬定、合同審批、合同生效、合同存檔、合同變更、合同履約、合同結算、合同信息的統計分析、集成短息平臺等功能。由于我們的系統提供了大量的擴展性和靈活性，對于新領(lǐng)域的加入，我們可在現有的核心功能基礎上，針對新領(lǐng)域合同信息的特點(diǎn)進(jìn)行系統維護，即可實(shí)現對新領(lǐng)域合同信息及業(yè)務(wù)流程的支持。
2、合同管理系統的功能
合同管理系統的開(kāi)發(fā)，極大地方便合同管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)操作，其主要功能結構如下圖所示：
�。�1）擬定合同草稿階段：為了能夠通過(guò)無(wú)紙化辦公的管理方式，達到提升工作效率、降低管理成本，本系統設計兩種模式的合同文檔錄入，輔助用戶(hù)快速完成合同文檔生成。
一是標準合同：用戶(hù)只需填寫(xiě)合同關(guān)鍵性要素即可自動(dòng)生成合同文檔，如：甲、乙方公司名稱(chēng)等；
二是框架合同：將合同文檔按照通用框架列出，提供備選內容，用戶(hù)通過(guò)選擇框架模板可快速完成自定義合同的生成，如：付款條件、違約條款等。
�。�2）初審合同草稿階段：擬定合同草稿的過(guò)程中，為了預防漏掉合同內容或者合同內容填寫(xiě)不規范，系統可以通過(guò)預審提示輔助起草人完成合同的擬定，避免提交審核后被打回，從而節約時(shí)間成本。系統維護同類(lèi)合同的公共信息，做為電子預審的標準化模板。合同錄入內容與標準化模板進(jìn)行比對，對于存在未填寫(xiě)
或者填寫(xiě)錯誤的，系統給出友好性提示。
�。�3）確定合同內容階段：合同實(shí)現逐級審核功能減少可能產(chǎn)生的法律糾紛，結合公司對合同管理實(shí)際流程實(shí)現如下環(huán)節的審批，例如：合同擬定、合同生效、合同變更和合同結算等。另外，系統存在審批流程，就會(huì )有操作人員的待辦事項，該處增加系統工作平臺，顯示待辦事項功能。
�。�4）合同存檔和合同履約過(guò)程中，可能出現合同變更。合同變更需要走審批流程。
�。�5）合同統計分析：合同文本中涵蓋大量的信息，可以從不同的維度獲取到各類(lèi)統計數據。如：合同執行情況統計、付款計劃情況統計和合同狀態(tài)與金額分布統計等。
�。�6）合同履約階段：該階段即為合同執行階段，對合同中說(shuō)明的責任完成情況進(jìn)行監控。如合同成本、合同時(shí)間、合同范圍、可能存在的風(fēng)險等。
�。�7）合同結算：合同付款和發(fā)票管理可以與財務(wù)系統對接。
�。�8）短信平臺集成：主要實(shí)現兩方面功能。一方面將業(yè)務(wù)過(guò)程中的待辦事項、收付款和審批等信息，通過(guò)短信及時(shí)提醒給操作人員。另一方面可實(shí)現移動(dòng)辦公，接到信息的工作人員可即時(shí)回復信息實(shí)現待辦處理或者通過(guò)短信中的地址鏈接直接進(jìn)入辦公頁(yè)面進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)處理。
�。�9）合同對方的基本信息、評級信息、相關(guān)項目、相關(guān)合同和資金統計等內容維護，對合同對方的資質(zhì)、信譽(yù)和能力進(jìn)行綜合評估，規范了合同對方的管理，也可預測合同對方當前競爭力和未來(lái)近幾年的發(fā)展潛力，為采購或簽訂合同前提供數據參考，避免風(fēng)險。
3、合同管理系統的特點(diǎn)
�。�1) 以客戶(hù)為中心，以合同擬定為線(xiàn)索，提供全方位的合同管理功能；
�。�2) 系統提供了集成短信平臺功能，幫助各崗位人員及時(shí)了解合同進(jìn)展情況及待辦事項處理情況；
�。�3) 系統提供合同擬定、審批、生效、履行和歸檔等環(huán)節的管理，加強企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)的監控力度，避免不必要的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險；
�。�4) 業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)一體化，降低了各個(gè)部門(mén)對接的巨大成本開(kāi)銷(xiāo)；
�。�5) 系統在合同類(lèi)型、合同模版、付款情況、合同變更、流程變化、參數配置、管理人員崗位、各崗位權限等方面提供了大量的擴展性和靈活性。
4、系統適用領(lǐng)域
該系統針對合同管理業(yè)務(wù)而設計，具有較強的實(shí)用性，在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的同時(shí)可以提高合同簽訂效率，幫助各崗位人員及時(shí)了解合同擬定信息及執行信息，提高各部門(mén)對接效率，從而提高企業(yè)對合同的規范管理。 由于該系統設計全面，擴展性、靈活性極強，它可適用于各種涉及簽署合同的領(lǐng)域，如保險領(lǐng)域、銀行領(lǐng)域、政府領(lǐng)域、媒體領(lǐng)域、郵政領(lǐng)域、公共衛生、能源領(lǐng)域、民航領(lǐng)域等，對提高合同管理的規范性、各部門(mén)協(xié)調性、合同履行過(guò)程的風(fēng)險性把控有很大的幫助。
5、系統部署架構及運行環(huán)境
系統部署建議采用集中式部署方式進(jìn)行部署（系統也能支持分布式部署方式），方面機構進(jìn)行統一的業(yè)務(wù)操作和管理，系統采用JAVA Enterprise Edition平臺開(kāi)發(fā)，采用JDK 5.0以上版本，能兼容ORACLE、DB2、SQLServer等數據庫和Tomcat、Weblogic、Websphere等應用服務(wù)器產(chǎn)品，可運行在Windows、Linux、Unix等所有兼容JAVA平臺的操作系統上。
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