物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案

　　為保證事情或工作高起點(diǎn)、高質(zhì)量、高水平開(kāi)展，常常需要提前制定一份優(yōu)秀的方案，方案是書(shū)面計劃，是具體行動(dòng)實(shí)施辦法細則，步驟等。我們應該怎么制定方案呢？以下是小編整理的物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案1

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規服務(wù)文件的有效性,規范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作,特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先,在物業(yè)接管移交時(shí),要力爭全面、準確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術(shù)等原始資料。其次,業(yè)主入住、進(jìn)行房間調配階段,業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪(fǎng)記錄等相關(guān)資料,都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類(lèi)

　　所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后,按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊,做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的.不同,管理內容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。

　　1.工程技術(shù)資料:包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開(kāi)竣工報告、圖紙會(huì )審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案:包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表,進(jìn)出小區人員登記表,業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中,業(yè)主檔案內容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復印件等。

　　3.裝修檔案:包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料:包括維修申請記錄、回訪(fǎng)記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息:包括服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調查統計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪(fǎng)紀錄等。

　　6.本部門(mén)員工管理資料:包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jì)考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料:包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類(lèi)整理好的信息資料,工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計算機檔案雙軌制,使儲存方式多元化,盡可能確保資料轉化為計算機磁盤(pán)儲存,便于查找。同時(shí),還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存,使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存,使此類(lèi)檔案在計算機中按級別檢索,對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方,并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關(guān)內容登記在業(yè)主檔案目錄內,詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數、備注等內容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等,并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔,確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管,檔案室應避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出,以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借,未經(jīng)授權,任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用,內部員工可通過(guò)管理中心內部局域網(wǎng),查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案,借閱原始資料的使用者,應該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱,特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡(luò )方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí),服務(wù)中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應當由專(zhuān)職主管負責每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個(gè)月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀

　　對于作廢或失效文件,相關(guān)人員應在失效文件上標注作廢標記,防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質(zhì),管理人員應該定期對過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀,防止檔案的堆積和混淆。對于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導批準后可進(jìn)行銷(xiāo)毀,但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單,便于備查。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案2

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規服務(wù)文件的有效性，規范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭全面、準確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪(fǎng)記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類(lèi)

　　所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后，按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開(kāi)竣工報告、圖紙會(huì )審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案：包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表，進(jìn)出小區人員登記表，業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪(fǎng)記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調查統計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪(fǎng)紀錄等。

　　6.本部門(mén)員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jì)考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的.歸檔

　　對于所有分類(lèi)整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤(pán)儲存，便于查找。同時(shí)，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類(lèi)檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關(guān)內容登記在業(yè)主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數、備注等內容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管，檔案室應避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可通過(guò)管理中心內部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡(luò )方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應當由專(zhuān)職主管負責每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應該定期對過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導批準后可進(jìn)行銷(xiāo)毀，但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單，便于備查。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案3

　　一、目的

　　規范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責

　　1、事務(wù)部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的.保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書(shū)》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應的文件袋內。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　�、偻ㄓ嶋娫�(huà)聯(lián)絡(luò )方式發(fā)生變化時(shí);

　�、跇I(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

物業(yè)服務(wù)資料業(yè)主檔案管理方案4

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規服務(wù)文件的有效性，規范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭全面、準確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設計單位、施工單位在合作方面的工程建設及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴回訪(fǎng)記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類(lèi)

　　所有原始資料應當統一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后，按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區規劃圖紙、項目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線(xiàn)圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報告、開(kāi)竣工報告、圖紙會(huì )審報告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案：包括業(yè)主及各辦公機構詳細資料登記表，進(jìn)出小區人員登記表，業(yè)主、各辦公機構房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊資料、裝修責任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內設計平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪(fǎng)記錄、維修派工單以及設備、設施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪(fǎng)記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調查統計記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪(fǎng)紀錄等。

　　6.本部門(mén)員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jì)考核及獎罰記錄、員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內部管理規章制度、通知、通報文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類(lèi)整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計算機檔案雙軌制，使儲存方式多元化，盡可能確保資料轉化為計算機磁盤(pán)儲存，便于查找。同時(shí)，還要運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應加密保存，使此類(lèi)檔案在計算機中按級別檢索，對保存在檔案室的原始資料應嚴格控制借閱。

　　3.檔案應編制統一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據檔案盒規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑體一號字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，制作好的檔案標志貼應當貼在檔案盒左側上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒內。按檔案盒內各檔案的排列順序將檔案有關(guān)內容登記在業(yè)主檔案目錄內，詳細、清晰地注明序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數、備注等內容。

　　6.檔案室應配備相應的文件柜、文件盒以及消防器材等，并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)

　　防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管，檔案室應避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權，任何人不得私自復印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的.運用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應當充分發(fā)揮檔案資料的作用，內部員工可通過(guò)管理中心內部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應該按檔案的不同密級經(jīng)相關(guān)負責人批準方可借閱，特殊情況如需查閱須報管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當業(yè)主聯(lián)絡(luò )方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應當由專(zhuān)職主管負責每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應在失效文件上標注作廢標記，防止繼續使用。根據文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應該定期對過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導批準后可進(jìn)行銷(xiāo)毀，但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單，便于備查。

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